Che cos’è la Business Intelligence? La Guida Definitiva per il RevOps
Quindi hai sotto controllo le tue analisi e sei abbastanza sicuro di raccogliere le informazioni giuste per prevedere dove sta andando la tua azienda. Ma che cos'è la business intelligence? Se non lo sai, allora hai un punto cieco che ti sta costando soldi, e potrebbe essere ancora più grave. La business intelligence combina analisi dei dati intelligenti con big data in tempo reale per darti un quadro di ciò che sta realmente accadendo nella tua organizzazione, invece di ciò che ti aspetti dovrebbe accadere. Capire il concetto è come crescere un paio di occhi in più per vedere cosa sta realmente succedendo alla tua azienda.
Questo articolo parla di business intelligence, di come funziona e del perché dovresti interessartene. L'obiettivo è insegnarti alcuni semplici modi per cambiare il feedback interno al fine di ottenere una visualizzazione dei dati migliore (e realmente utile) e migliorare il processo decisionale. Alla fine, dovresti avere alcuni spunti pratici da mettere in atto una volta tornato in ufficio che cambieranno il modo in cui vedi le tue analisi aziendali.
Che cos'è la Business Intelligence?
Partiamo da che cos'è la business intelligence e da come si differenzia dalle business analytics che già utilizzi. Per cominciare, non si tratta di idee completamente diverse, poiché sia la business intelligence sia le business analytics sono modi per ottenere una visione chiara di ciò che fa la tua azienda e di come vanno le cose per vendite, fidelizzazione, magazzino, ecc.
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Entrambe utilizzano big data e tecniche avanzate di data mining per raccogliere informazioni importanti e trasformarle in un quadro generale. Tipicamente, entrambe presentano i dati in modo comprensibile su una sorta di dashboard interattiva e sia le business analytics che la business intelligence sono strutturate per creare chiarezza dal caos casuale di una grande azienda con attività sparse ovunque.
La differenza è il fattore tempo. Le business analytics sono una tecnica per effettuare proiezioni accurate che dovrebbero valere nel futuro, mentre una buona business intelligence riguarda la visione di quello che sta accadendo adesso, nel presente immediato. Mentre una buona analisi di tre mesi fa ti diceva cosa aspettarti dalle vendite di questo trimestre, una buona business intelligence ti dice se stai raggiungendo quegli obiettivi o dove potresti aver sbagliato.
Questo ti permette di individuare i piccoli problemi quando sono ancora tali, invece di restare a grattarti la testa a fine anno fiscale chiedendoti perché hai guadagnato la metà di quanto avevi previsto. È una questione abbastanza importante che il Dipartimento degli Interni aiuta effettivamente le piccole imprese a configurare i loro strumenti BI.
Per avere un'idea più chiara di come tutto ciò si inserisce nel tuo business, pensa a come molte aziende oggi siano disperate nel cercare di assumere e trattenere persone valide. Le tue business analytics delle risorse umane hanno previsto che spendendo $100.000 nel reclutamento otterrai il 110% dei lavoratori di cui hai bisogno quest'anno e forse circa il 9% non funzionerà per vari motivi, lasciandoti una forza lavoro coperta al 101%. Così investi i soldi, pubblichi alcuni annunci e fai vari colloqui e assunzioni. Poi, a fine anno, scopri di essere sotto organico e devi rifiutare del lavoro perché il personale rimasto già fa doppi turni. Cosa è successo?
Si scopre che il tuo ufficio era troppo freddo e un bel po' di persone hanno dato le dimissioni perché non lo sopportavano. Sì, sembra assurdo, ma a volte è proprio così semplice. L'hai scoperto solo il 15 aprile, però, perché durante tutto l'inverno hai seguito il modello analitico invece di monitorare in tempo reale l'abbandono e fare interviste approfondite per capire perché proprio il personale d'ufficio, e non i tecnici esterni, stava lasciando il lavoro. Questo evidenzia alcune delle principali sfide della business intelligence che le organizzazioni affrontano oggi.
Le interviste di uscita sono una forma molto semplice di raccolta di business intelligence. Se le avessi fatte, e avessi avuto buoni strumenti per trasferire tali informazioni al management, avresti potuto regolare il termostato a settembre e risparmiare $50.000 sul reclutamento dell'anno successivo. In questo esempio, gli esempi di business intelligence ti mostrano cosa sta realmente accadendo adesso, man mano che si sviluppa la situazione, e perché la realtà si discosta dalle previsioni.
Tipi di Strumenti BI
Questo è solo un esempio molto semplice di feedback in tempo reale che si trasforma in cambiamenti concreti capaci di farti risparmiare una fortuna. La business intelligence nell’era moderna è andata ben oltre la domanda e risposta di base delle interviste di uscita. E ovviamente l’altro lato della medaglia è un buon reporting. Tutti i vantaggi della business intelligence non ti serviranno a nulla se le sue intuizioni non arrivano a qualcuno che può agire di conseguenza.
Gli strumenti di business intelligence che usi per raccogliere e presentare i dati varieranno a seconda del settore in cui operi, delle metriche di tuo interesse e, francamente, del tuo livello di familiarità con la tecnologia. È bello investire nell’ultimo dashboard big data che promette il tracciamento al secondo delle scorte che si muovono nei magazzini su tre continenti, ma se non ne sai leggere i risultati, tanto vale andare a caso. Ecco alcuni dei metodi più popolari per ottenere la business intelligence, sia per raccoglierla che per leggerla in modo comprensibile.
Fogli di calcolo
Quando dico fogli di calcolo, il tuo primo pensiero andrà sicuramente a Microsoft Excel e Google Sheets, e non è un errore. I fogli di calcolo tradizionali sono strumenti straordinari per visualizzare enormi quantità di dati, infinitamente scalabili, in un formato grafico semplice. Devi monitorare 50 elementi contemporaneamente? Aggiungi colonne. Ottieni input da 15 fonti? Aggiungi righe. Vuoi passare da dati sulle commissioni di vendita, tracciamento del personale, costi generali e il prezzo che stai pagando per il filo di rame? Aggiungi alcune schede e lavora in un unico documento.
Hai bisogno di sapere qual è il rendimento medio dei fili di rame che stai acquistando, indicizzato su una delle 37 linee di prodotti che vendi e che li utilizzano? È un gioco da ragazzi. Basta inserire il prezzo del filo nella Colonna A, la quantità utilizzata per prodotto nella Colonna B, aggiungere righe per ogni prodotto e chiedere all'uomo magico nel computer di calcolare la media nella Colonna C per ogni riga. Poi esporta tutto al tuo responsabile della logistica, così ti può spiegare cosa stai guardando.
I primi fogli di calcolo erano grandi libri cartacei in cui dovevi scrivere con una penna d'oca o simili. Più tardi, erano programmi che tenevi sul tuo computer e copiavi fisicamente su floppy disk (ah, bei tempi). Oggi è tutto sul cloud, e condividi i tuoi fogli con le persone rilevanti della tua azienda in tempo reale. Ti basta accedere, inserire i numeri o consultare i dati aggiornati dal riepilogo di questa mattina, ed ecco che hai perfettamente sotto controllo i numeri che ti interessano.
Software di reporting
I software di reporting rappresentano un gradino sopra ai fogli di calcolo cloud per il monitoraggio della business intelligence. Come i fogli di calcolo, questi programmi sono un modo pratico e intuitivo per tenere traccia dei numeri che ti interessano, ma su un sistema costruito attorno alle tue esigenze, piuttosto che su un foglio adattato. Alcuni di questi strumenti sono veri e propri divoratori di dati. Uno di essi, datapine, permette a tutti nella tua azienda di inserire dati da qualsiasi divisione o sede, raccogliere tutto in categorie e mostrare ogni cosa come preferisci.
Puoi anche passare alla modalità SQL ed eseguire query personalizzate, oppure lasciare che l'interfaccia utente faccia tutto per te. Alla fine quasi certamente ti faranno scaricare l'app, altrimenti non potrai personalizzare l'interfaccia, ma per il resto è come avere Spock come ufficiale scientifico che legge i dati rilevanti e accelera il processo decisionale con il software BI mobile.
Software di visualizzazione dei dati
Ok, da qui si sale ancora. Il software di visualizzazione dei dati è un po' come quello di reporting, tranne che non ha l'opinione migliore di te come essere umano intelligente. I buoni programmi di visualizzazione sono fondamentalmente sistemi e app di reporting che vantano un team di designer incredibili, davvero impegnati nell'output e nell'interfaccia per rendere la business intelligence il più facile possibile da capire.
Supponiamo che tu abbia una montagna di dati da fornitori, venditori, feedback dei clienti, enti regolatori e dal tuo team di servizi finanziari. Secondo le loro analisi predittive, dovresti poter chiedere un prestito per comprare rame prima che il prezzo salga, e poi ripagare gli interessi con i soldi che ti pagano per le tue caffettiere musicali. Ma quando rappresenti tutto in uno strumento come Tableau, puoi vedere che le vendite su Amazon sono lente, gli aumenti dei tassi di interesse ti hanno imposto rimborsi impegnativi e i report di vendita più rigidi del solito portano resistenza nella chiusura dei contratti, suggerendo una clientela in calo.
Con tutte queste informazioni mostrate nella pagina principale della dashboard, dici a chi si occupa di finanza di lasciar perdere i prestiti, dici alla logistica di trovare rame più economico, dici alle vendite di ideare nuovi obiettivi e a R&S di rivalutare, magari migliorando le caffettiere con un orologio digitale integrato. Hai preso una serie di decisioni aziendali, tutte basate su una rappresentazione della tua impresa che non avresti avuto senza visualizzazione rilevante e relazionale di dati importanti provenienti da molteplici fonti. Alcuni dei migliori strumenti per questo sono:
- Google Charts
- Tableau
- Grafana
- Chartist
- FusionCharts
- Datawrapper
- Infogram
- ChartBlocks
Online Analytical Processing (OLAP)
Molto interessante, ti starai dicendo, ma come faccio a sapere quali dati guardare in primo luogo? Non sarà una questione di garbage-in/garbage-out? Chi ti dice quali dati sono rilevanti per prendere decisioni e quali sono irrilevanti?
È qui che entra in gioco la Online Analytical Processing. Pensa all’OLAP come a un ricercatore intelligente che non dorme mai e che sa sempre dove trovare le informazioni rilevanti. Indipendentemente dal tipo di organizzazione che gestisci, è probabile che tu stia già conservando dati da diverse fonti, come feedback diretti, traffico web, sistemi interni, dati di vendita, ecc. Un buon strumento OLAP analizza queste fonti e le convoglia nel tuo software di visualizzazione o reportistica, adottando un approccio big data all’analisi e al monitoraggio in tempo reale, proprio come se avessi un esperto in ogni campo che ti chiama ogni giorno per dirti cosa sta succedendo.
Data Mining
Gli strumenti di data mining completano il tuo OLAP andando a recuperare e raccogliere i dati grezzi di cui hai bisogno per prima cosa. Pensa alle applicazioni di data mining come agli agenti di polizia sul territorio. Quando il tuo sistema OLAP (il tenente) invia i suoi detective a fare delle indagini, sono i programmi di data mining che indossano l’impermeabile, prendono il taccuino e iniziano a fare domande.
Il tuo OLAP deve raccogliere dati da vendite, ricerche di mercato e inventario? Sarà il tuo software di data mining a prelevare direttamente quei dati dai database per ottenere le cifre reali sulle vendite, le risposte dei clienti ai questionari e le informazioni di magazzino sul turnover dei prodotti. Prima di poter prendere decisioni intelligenti e basate sui dati, hai bisogno dei dati stessi. Il data mining è uno degli strumenti di BI che lavora silenziosamente in background per fornire alle tue piattaforme di business intelligence le informazioni grezze di cui hanno bisogno per fare il loro mestiere.
Benefici della Business Intelligence
Ci sono molti vantaggi legati alle soluzioni di business intelligence. Anche se abbiamo già approfondito i componenti del machine learning e le varie piattaforme di BI, potresti ancora non essere convinto del tutto di adottarle. E non nego che ci siano delle sfide nell’implementazione della BI. Ma, secondo me, i vantaggi superano di gran lunga gli svantaggi.
Quindi perché la business intelligence è così importante e perché è necessaria anche se già usi l’analisi predittiva e hai buone intuizioni?
Ecco quattro motivi:
Una Visione Olistica
Innanzitutto, una buona business intelligence ti offre una visione olistica di come stanno andando le cose. Sei tu il capo, ricordi? Devi avere una panoramica generale. In passato, questo significava che o rischiavi di perdere di vista i dettagli allargando troppo la prospettiva, oppure ti concentravi troppo sui particolari e non vedevi più l’insieme. Gli strumenti di BI self-service ti mostrano i dettagli nel loro contesto, così sei quasi intuitivamente consapevole di come stanno andando le cose.
Maggiore Efficienza Organizzativa
Le diverse parti della tua organizzazione devono comunicare tra loro per portare a termine qualunque compito. Gli incontri casuali nei corridoi non sono sufficienti per la condivisione delle informazioni in un’azienda moderna, e persino le riunioni strutturate hanno comunque un valore limitato. L’intelligenza artificiale integrata nelle applicazioni di BI utilizza il machine learning per raccogliere i dati rilevanti e recapitarli alle persone che ne hanno bisogno. I guadagni in termini di efficienza parlano da soli.
Decisioni Aziendali Guidate dai Dati
L’intuizione ha senza dubbio il suo posto nel business, e probabilmente sei pure portato, ma senza dati stai solo facendo delle ipotesi. Le decisioni guidate dai dati partono dai dati stessi, e tutto il senso dei software di business intelligence è proprio quello di presentarteli in una forma comprensibile. Sapere cosa stai facendo giorno dopo giorno rappresenta un vantaggio competitivo rispetto alle aziende concorrenti.
Esperienza Cliente Migliorata
Le soluzioni di BI possono essere sorprendentemente intelligenti, e lo dimostrano risolvendo problemi che non si sono ancora verificati. Un approccio intelligente a vendite, marketing, supply chain, sistemi di consegna—quello che vuoi—collabora per evitare lamentele dei clienti prima ancora che si presentino. Tuttavia, è importante comprendere anche le criticità della business intelligence prima dell’implementazione. Il tuo sistema BI potrebbe aver evidenziato un problema alla tua interfaccia web mesi prima e, risolvendolo in anticipo, hai evitato che migliaia di visitatori si trovassero davanti a quel problema e presentassero reclami.
3 Passi Verso la Business Intelligence
Una volta che hai compreso le fasi della business intelligence, è più facile decidere cosa automatizzare. Ecco i passaggi più comuni:
Fase 1: Raccolta dei Dati
Puoi raccogliere dati da moltissime fonti. Inizia pianificando di alimentare il tuo software BI con dati estratti dal maggior numero di fonti possibile. I buoni dati aziendali possono provenire da:
- Sondaggi, questionari, sondaggi di opinione, ecc.
- Dati di vendita
- Software per il monitoraggio dell’inventario
- Smart meter
- Metriche di performance
- Scansioni IBM POS e altri sistemi di campo
- Fondamentalmente tutto ciò che ti può venire in mente
Fase 2: Analisi dei Dati
Gli scienziati dei dati hanno bisogno di dati e, una volta ottenuti, devono comprenderne il significato mentre affrontano le sfide comuni della business intelligence. Non serve una squadra di analisti per gestire cose relativamente semplici, come le paghe in un foglio di calcolo, ma per tutto ciò che è più complicato di un semplice registro, scegli strumenti di analisi affidabili come quelli elencati sopra. Potresti anche considerare una formazione, come seguire un corso di business intelligence.
Fase 3: Presentazione dei Dati
Output, output, output. Se vuoi comprendere quello che hai, devi leggerlo fin dall'inizio in una forma comprensibile. Scegli un buon strumento di visualizzazione dei dati adatto agli ambienti aziendali moderni. Le infografiche sono perfette per questo scopo, così come i classici grafici e diagrammi. La scelta dipende dalle tue preferenze, e i buoni strumenti di analisi offrono una vasta gamma di opzioni per la visualizzazione.
Mettere Tutto Insieme
In sintesi, cos'è la business intelligence? È l'insieme di strumenti di analisi dei dati che usi per comprendere l'azienda moderna che gestisci e prendere decisioni intelligenti su come procedere. Iscriversi alla newsletter della RevOpsTeam è un'altra scelta intelligente, e dovresti farlo subito per restare aggiornato sulle ultime tecniche, strumenti e tendenze che possono dare al tuo brand il vantaggio competitivo di cui ha bisogno per prosperare.
