Die 10 besten Angebots- und Rechnungstools im Test 2026
Beste Software für Angebote und Rechnungen – Shortlist
Das Verwalten von Angeboten und Rechnungen kann wirklich anstrengend sein. Man jongliert mit Tabellenkalkulationen, E-Mails und Dateneingaben – da verliert man leicht den Überblick. Genau hier kommt eine Software für Angebote und Rechnungen ins Spiel, die Sie bei diesen Aufgaben entlastet und Ihnen Zeit verschafft.
Nach meiner Erfahrung machen die richtigen Tools einen riesigen Unterschied. Ich habe verschiedene Softwarelösungen getestet und bewertet, um Ihnen einen objektiven Überblick über die besten Optionen zu geben. Mit diesen Tools sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und optimieren Ihre Arbeitsabläufe.
In diesem Artikel stelle ich Ihnen meine Top-Auswahl vor und hebe die wichtigsten Funktionen hervor, die für Sie und Ihr Team am meisten zählen. Sehen wir uns an, wie diese Tools Sie dabei unterstützen können, Ihre Herausforderungen direkt anzugehen.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Seit 2022 testen und bewerten wir RevOps-Software. Als RevOps-Verantwortliche wissen wir selbst, wie kritisch und schwierig es ist, die richtige Software-Auswahl zu treffen. Wir investieren in gründliche Recherche, um unserer Community fundierte Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene RevOps-Anwendungsfälle getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungskriterien.
Zusammenfassung: Beste Software für Angebote und Rechnungen
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Software für Angebote und Rechnungen zusammen, damit Sie die optimale Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für kreative Unternehmer | Kostenlose Demo + 7-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $29/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für Open-Source-Rechnungsstellung | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $14/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für Agenturen, die Angebote erstellen | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $19/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für die Rechnungsstellung von Freiberuflern | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $6.90/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für Vertragsmanagement | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für internationale Rechnungsstellung | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für die Nachverfolgung von Vertriebsangeboten | 14-tägige kostenlose Testphase | Ab $19/Benutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für die Abrechnung kleiner Unternehmen | 30-tägige kostenlose Testphase | Ab $15/Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für Preisgestaltungskonsistenz | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $75/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für Buchhaltungsfachleute geeignet | Kostenlose Version verfügbar | Ab $39/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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Prisync
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4.7 -
Expedite Commerce
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QuickBooks Online
Visit WebsiteThis rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.4
Bewertungen: Beste Software für Angebote und Rechnungen
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen für Angebote und Rechnungen, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vorteile und Nachteile, Integrationen und idealen Einsatzbereiche jedes Tools, damit Sie die richtige Wahl treffen können.
Am besten für kreative Unternehmer
HoneyBook ist eine Kundenverwaltungs- und Rechnungsstellungssoftware, die speziell für kreative Unternehmer und Freiberufler entwickelt wurde. Sie unterstützt Projektmanagement, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, damit Sie Ihr Geschäft effizienter führen können.
Warum ich HoneyBook gewählt habe: Es richtet sich an kreative Fachleute, die eine einheitliche Plattform für das Management von Kundenbeziehungen benötigen. Die Software bietet anpassbare Vorlagen für Angebote und Verträge, sodass Ihr Markenauftritt stets konsistent bleibt. Zahlungserinnerungen können automatisiert werden, was den manuellen Aufwand für Nachverfolgungen verringert. Mit der Projektverfolgungsfunktion behalten Sie Fristen und Projektergebnisse immer im Blick.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen automatisierte Arbeitsabläufe, Kommunikationswerkzeuge für Kunden sowie eine mobile App. Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen, mit Ihren Kunden in Verbindung zu bleiben und Ihre Projekte auch unterwegs zu verwalten. Die Plattform bietet zudem einen integrierten Terminplaner, mit dem Sie Meetings unkompliziert koordinieren können.
Integrationen umfassen QuickBooks, Google Kalender, Zapier, Gmail, Outlook, Slack, Zoom, Asana und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Effiziente Projektverfolgung
- Integriertes Terminplanungs-Tool
- Mobile App für den mobilen Zugriff
Cons:
- Einschränkungen beim Kundensupport
- Eingeschränkte Funktionen für große Teams
Am besten geeignet für Open-Source-Rechnungsstellung
Invoice Ninja ist eine Open-Source-Software für Rechnungsstellung und Abrechnung, die speziell für Freiberufler und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Werkzeuge zur Erstellung von Rechnungen, zur Verfolgung von Ausgaben und zur Verwaltung von Zahlungen.
Warum ich Invoice Ninja gewählt habe: Es ist ideal für Anwender, die bei ihrer Rechnungsstellung auf die Flexibilität von Open Source setzen. Sie können Rechnungen individuell an Ihr Branding anpassen und so einen professionellen Eindruck hinterlassen. Die Plattform unterstützt mehrere Zahlungsanbieter, sodass Sie unterschiedliche Kundenwünsche abdecken können. Dank der Funktionen zur Ausgabenverwaltung behalten Sie Ihre Unternehmensfinanzen fest im Blick.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen Zeiterfassung, Aufgabenmanagement und Ausgabenverwaltung. Diese Funktionen helfen Ihnen, abrechenbare Stunden im Blick zu behalten und Ihre Aufgaben effizient zu verwalten. Die Plattform bietet außerdem wiederkehrende Rechnungen, um Ihre Abrechnungsprozesse zu automatisieren.
Integrationen umfassen Zapier, Slack, Pipedream und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Open-Source-Flexibilität
- Anpassbare Rechnungsvorlagen
- Mehrere Zahlungsanbieter
Cons:
- Begrenzte Optionen im Kundensupport
- Erfordert technisches Know-how für Anpassungen
Am besten für Agenturen, die Angebote erstellen
Proposify ist eine Angebotsmanagement-Software, die für Vertriebs-, Marketing- und Betriebsprofis in der Beratungs- und Bauindustrie entwickelt wurde. Sie unterstützt Nutzer dabei, optisch ansprechende Angebote und Kostenvoranschläge zu erstellen, Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Interaktion mit Angeboten zu verfolgen.
Warum ich Proposify ausgewählt habe: Es ist speziell für Agenturen konzipiert, die einen zuverlässigen Weg benötigen, um Angebote effizient zu verwalten. Der Drag-and-Drop-Editor vereinfacht die Angebotserstellung, während wiederverwendbare Vorlagen Ihrem Team Zeit sparen. Die Nachverfolgung der Angebots-Interaktionen gibt Ihnen Einblick, wie Kunden mit Ihren Dokumenten umgehen. Die Integration mit CRM-Systemen stellt sicher, dass Ihre Angebotsprozesse mit Ihrer Vertriebsstrategie abgestimmt sind.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen anpassbare Vorlagen, automatisierte Workflows und Engagement-Tracking. Diese Funktionen helfen Ihnen, professionelle Angebote schnell und effizient zu erstellen. Die Plattform bietet außerdem eine zentrale Inhaltsbibliothek, die einen einfachen Zugriff auf häufig benötigte Materialien ermöglicht.
Integrationen umfassen HubSpot, Zapier, Microsoft Teams und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbare Angebotsvorlagen
- Detaillierte Engagement-Analysen
- Einfache CRM-Integration
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Nicht-Designer
- Einarbeitungsaufwand für neue Nutzer
Am besten geeignet für die Rechnungsstellung von Freiberuflern
FreshBooks ist eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die speziell für Freiberufler, kleine Unternehmen und selbstständig Tätige entwickelt wurde. Sie ermöglicht die professionelle Erstellung von Rechnungen, die Nachverfolgung von Ausgaben und individuell anpassbare Zahlungsoptionen.
Warum ich FreshBooks ausgewählt habe: Es ist ideal für Freiberufler, die effiziente Lösungen für Rechnungsstellung und Buchhaltung benötigen. Die Plattform bietet Ausgabenverfolgung und Steuerberechnungen, was den Stress in der Steuerzeit verringert. Mit der Rechnungsstellung sorgen Sie für einen professionellen Auftritt bei Ihren Kunden. Zudem unterstützt FreshBooks anpassbare Zahlungsoptionen, um unterschiedlichen Kundenanforderungen gerecht zu werden.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Zu den Funktionen gehören Zeiterfassung, Projektmanagement und maßgeschneiderte Zahlungsoptionen. Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihre Projekte zu organisieren und abrechenbare Stunden zu verfolgen. Die Plattform bietet außerdem Steuerberechnung, um Ihre Buchhaltung zu vereinfachen.
Integrationen sind unter anderem Zapier, Slack, Mailchimp, Trello und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Effiziente Zeiterfassungsfunktion
- Vereinfacht Steuerberechnungen
- Individuell anpassbare Zahlungsoptionen
Cons:
- Begrenzte Berichtsfunktionen
- Einarbeitungszeit für neue Nutzer
Bonsai
Am besten für Vertragsmanagement
Bonsai ist eine Business-Management-Software, die für Freiberufler und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet Lösungen für Vertragsmanagement, Rechnungsstellung und Zeiterfassung, damit Sie Ihr Unternehmen effizient führen können.
Warum ich Bonsai gewählt habe: Es ist ideal für diejenigen, die starke Funktionen im Vertragsmanagement benötigen. Die Plattform stellt anpassbare Vertragsvorlagen zur Verfügung, damit Ihre Vereinbarungen klar und professionell sind. Sie können die Zeit für Projekte nachverfolgen und so eine genaue Abrechnung sicherstellen. Außerdem unterstützen die Rechnungsfunktionen von Bonsai dabei, einen gleichmäßigen Cashflow aufrechtzuerhalten.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen automatisierte Erinnerungen, Ausgabenverfolgung und Projektmanagement. Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihre Finanzen im Blick zu behalten und mehrere Projekte effektiv zu managen. Die Plattform bietet zudem ein Kundenportal, in dem Ihre Kunden ihre Verträge und Rechnungen einsehen können.
Integrationen beinhalten QuickBooks, Zapier, Xero und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Leistungsstarke Werkzeuge für das Vertragsmanagement
- Anpassbare Vorlagen für Verträge
- Effiziente Zeiterfassung
Cons:
- Begrenzte fortgeschrittene Funktionen
- Lernkurve bei komplexen Aufgaben
Am besten geeignet für internationale Rechnungsstellung
Zoho Invoice ist eine Rechnungssoftware, die speziell für Freiberufler und kleine Unternehmen entwickelt wurde. Sie unterstützt das Erstellen von Rechnungen, die Nachverfolgung von Ausgaben und das Management von Zahlungen weltweit.
Warum ich Zoho Invoice ausgewählt habe: Es ist ideal für Unternehmen, die internationale Rechnungsstellung benötigen. Die Software unterstützt mehrere Währungen und erleichtert so die Zusammenarbeit mit internationalen Kunden. Sie können Rechnungen individuell an Ihr Unternehmensdesign anpassen und sorgen so für ein professionelles Erscheinungsbild. Automatisierte Zahlungserinnerungen helfen dabei, pünktliche Zahlungen zu erhalten, ohne ständig nachfassen zu müssen.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen Zeiterfassung, Ausgabenmanagement und wiederkehrende Abrechnung. Diese Funktionen unterstützen Sie bei der Finanzverwaltung und der Automatisierung von Abrechnungsprozessen. Die Plattform bietet außerdem ein Kundenportal für einfachen Zugriff auf Rechnungen und Zahlungsübersichten.
Integrationen beinhalten Zoho CRM, Zoho Books, PayPal, Stripe, Slack, Office 365, Dropbox, OneDrive und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt mehrere Währungen
- Effizientes Ausgabenmanagement
- Kundenportal-Zugang
Cons:
- Komplexe Add-on-Struktur
- Integrationsprobleme mit Nicht-Zoho-Tools
Am besten geeignet für die Nachverfolgung von Vertriebsangeboten
Proposable ist eine Angebotsmanagement-Software, die sich an Vertriebsteams und Unternehmen richtet, die ein effektives Nachverfolgen von Angeboten benötigen. Sie erleichtert die Erstellung, Auslieferung und Überwachung von Angeboten, sodass Sie Abschlüsse effizienter tätigen können.
Warum ich Proposable ausgewählt habe: Es ist speziell für Teams konzipiert, die Angebotsinteraktionen genau verfolgen möchten. Die Plattform bietet Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn Kunden Angebote ansehen oder damit interagieren, wodurch Sie sofortige Einblicke erhalten. Sie können Vorlagen individuell an Ihre Marke anpassen und so Konsistenz gewährleisten. Außerdem ermöglicht Proposable eine einfache Zusammenarbeit im Team, was den Erstellungsprozess verbessert.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen detaillierte Analysen, anpassbare Vorlagen und Kollaborationswerkzeuge. Diese Funktionen helfen Ihnen, Einblicke in die Leistung Ihrer Angebote zu gewinnen und eng mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten. Die Plattform stellt zudem elektronische Signaturen bereit, um den Freigabeprozess zu beschleunigen.
Integrationen umfassen Salesforce, HubSpot, Pipedrive und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Nachverfolgung von Angeboten
- Individuell anpassbare Angebotsvorlagen
- Einfache Zusammenarbeit im Team
Cons:
- Vorlagen wirken manchmal generisch
- Begrenzte Workflow-Automatisierung
Clientary ist eine Rechnungs- und Abrechnungssoftware, die für kleine Unternehmen und Freiberufler entwickelt wurde. Sie unterstützt bei der Rechnungserstellung, Zeiterfassung und Kundenverwaltung und bietet eine einfache Möglichkeit, Abrechnungsprozesse zu verwalten.
Warum ich Clientary gewählt habe: Es ist ideal für kleine Unternehmen, die effiziente Abrechnungslösungen benötigen. Die Software bietet anpassbare Rechnungsvorlagen, die zu Ihrer Marke passen. Zudem verfügt sie über eine Zeiterfassungsfunktion, um eine genaue Abrechnung Ihrer Dienstleistungen zu gewährleisten. Mit dem integrierten Kundenmanagement können Sie organisierte Aufzeichnungen Ihrer Kundeninteraktionen pflegen.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen Projektmanagement, Ausgabenverfolgung und Angebotserstellung. Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihre Projekte und Ausgaben effizient zu verwalten. Die Plattform bietet zudem Berichtstools, die Ihnen Einblicke in Ihre Geschäftsentwicklung geben.
Integrationen umfassen Stripe, Zapier und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Effiziente Zeiterfassung
- Projektmanagement-Funktionen
- Detaillierte Berichtstools
Cons:
- Grundlegende Berichtsfunktionen
- Mobile Nutzung ist eingeschränkt
GoProposal ist eine Angebots- und Preisgestaltungssoftware, die für Buchhaltungs- und Steuerberatungskanzleien entwickelt wurde. Sie hilft dabei, konsistente Angebote zu erstellen, die Preisgestaltung zu verwalten und die Einhaltung von Branchenstandards sicherzustellen.
Warum ich GoProposal ausgewählt habe: Es richtet sich an Kanzleien, die Wert auf einheitliche Preisgestaltung und Angebotsverwaltung legen. Die Software bietet ein Tool, das sicherstellt, dass alle Dienstleistungen korrekt abgerechnet werden. Sie können Ihre Angebote individuell an Ihre Marke anpassen und damit einen professionellen Eindruck hinterlassen. Außerdem wird die Einhaltung von Branchenstandards unterstützt, was potenzielle Fehler in Angeboten reduziert.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen einen Angebotsgenerator, automatisierte Nachverfolgungen und Compliance-Management. Diese Funktionen helfen Ihnen, detaillierte Angebote zu erstellen und sicherzustellen, dass sie den Branchenstandards entsprechen. Die Plattform bietet außerdem einen Preisrechner für eine genaue Abrechnung der Dienstleistungen.
Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, Zapier, Sage, Senta und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Sichert Preisgestaltungskonsistenz
- Tools für Compliance-Management
- Detaillierter Preisrechner
Cons:
- Speziell für Steuerprofis zugeschnitten
- Begrenzte Design-Flexibilität
Ignition
Am besten für Buchhaltungsfachleute geeignet
Ignition ist eine Angebots- und Abrechnungssoftware, die für Buchhaltungsfachleute entwickelt wurde, um deren Mandantenmanagement zu automatisieren. Sie übernimmt Angebote, Verträge, Rechnungsstellung und Zahlungen, verbessert den Cashflow und reduziert Verwaltungsaufwand.
Warum ich Ignition ausgewählt habe: Es ist auf Buchhaltungsfachleute zugeschnitten, die Mandantenbeziehungen verwalten müssen. Automatische Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung sorgen dafür, dass Sie pünktlich bezahlt werden. Mit der Plattform können Sie mühelos personalisierte, gebrandete Angebote erstellen. Sie verfolgt außerdem Mandanteninteraktionen, um Einblicke in die Leistungsfähigkeit Ihrer Angebote zu gewinnen.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen automatisierte Rechnungsstellung, gebrandete Angebote und die Nachverfolgung von Mandanteninteraktionen. Diese Funktionen helfen Ihnen, Ihre Mandantenmanagementprozesse zu optimieren. Die Plattform bietet außerdem Vertragsmanagement, sodass alle Mandantenvereinbarungen organisiert bleiben.
Integrationen umfassen Xero, QuickBooks, Zapier, MYOB, HubSpot, Slack und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Automatisierter Abrechnungsprozess
- Erstellung gebrandeter Angebote
- Einblicke in Mandanteninteraktionen
Cons:
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
- Einarbeitungszeit für neue Nutzer
Weitere Software für Angebote und Rechnungen
Hier sind einige weitere Software-Optionen für Angebote und Rechnungen, die es zwar nicht auf meine Shortlist geschafft haben, die aber trotzdem einen Blick wert sind:
- SmartVault
Am besten für sichere Dokumentenspeicherung
- Proposally.ai
Am besten geeignet für KI-basierte Einblicke in Angebote
Wie ich Angebots- und Rechnungstools bewerte
Ich bewerte jedes Tool anhand zweier Ebenen: den Kernfunktionen, die überhaupt erst zur Aufnahme auf die Liste führen, und den Alleinstellungsmerkmalen – wie zum Beispiel CPQ-Logik oder CRM-Synchronisierung –, die die besten Lösungen vom Rest abheben.
Kernfunktionalitäten (Mindestanforderungen für diese Liste)
Wenn ich Tools für meine Liste auswähle, bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (Funktionalität nicht vorhanden) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede der unten genannten Kernfunktionen. Anschließend berechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools als Prozentsatz. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um in Betracht gezogen zu werden.
- Angebotserstellung & Vorlagen: Ich achte auf einen flexiblen Editor mit wiederverwendbaren Inhaltsblöcken und dynamischen Preistabellen, damit Vertriebsmitarbeitende ein Angebot für mehrere Dienstleistungen zusammenstellen können, ohne es jedes Mal komplett neu aufzubauen.
- Rechnungserstellung: Jedes Tool sollte professionelle Rechnungen mit detaillierten Positionen, Steuerberechnung und Mehrwährungsfähigkeit erstellen—alles Dinge, die relevant werden, sobald Kund:innen in verschiedenen Regionen abgerechnet werden.
- Konvertierung vom Angebot zur Rechnung: Ich bewerte, wie reibungslos ein akzeptiertes Angebot in eine Rechnung übergeht und prüfe, ob Preise, Positionen und Kundendaten automatisch übernommen werden oder ob eine manuelle Neueingabe erforderlich ist.
- Elektronische Signatur & Freigabeworkflows: Hier achte ich auf integrierte E-Signatur und anpassbare Freigabeprozesse, da Angebote häufig erst nach rechtlicher oder finanzieller Prüfung verschickt werden dürfen.
- Zahlungsabwicklung: Die Tools sollten sich mit Zahlungsanbietern wie Stripe oder PayPal verbinden lassen, sodass Kund:innen direkt aus der Rechnung heraus bezahlen können – inklusive Statusverfolgung und automatisierten Zahlungserinnerungen.
- CRM- & Buchhaltungsintegrationen: Ich prüfe, ob eine native, bidirektionale Synchronisation mit Plattformen wie Salesforce, HubSpot, QuickBooks oder Xero möglich ist, damit Abschluss- und Abrechnungsdaten im gesamten Revenue-Stack konsistent bleiben.
Sobald ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, wodurch sich die einzelnen Plattformen abheben.
Unterscheidungsmerkmale (Was einzelne Anbieter hervorhebt)
So vergleiche und kontrastiere ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Konfigurierbare Preislogik ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal. Ich achte darauf, ob sich Rabattgrenzen und Produkt-Bündelungsregeln festlegen lassen, sodass Deal-Desk-Teams selbst komplexe Angebote konfigurieren können, ohne durch Freigabeprozesse ausgebremst zu werden. Auch Angebotsanalysen sind wichtig; durch die Nachverfolgung von Öffnungsraten und Zeit bis zur Unterschrift erhält das Revenue Operations Team echte Einblicke, wo Angebote stagnieren. Ein gebrandetes Kundenportal rundet das Ganze ab, indem es Käufern einen zentralen Ort bietet, um Angebote einzusehen, zu unterschreiben und Rechnungen nach ihren eigenen Vorstellungen zu bezahlen.
Über die Funktionen hinaus
Sicherheit und Compliance spielen in meiner Bewertung eine große Rolle, da Angebote und Rechnungen sensible Finanzdaten enthalten. Ich prüfe, ob SOC-2-Zertifizierung, PCI-DSS-Konformität und rechtlich verbindliche E-Signaturstandards eingehalten werden. Auch Preistransparenz ist wichtig – ich schaue nach, ob die Anbieter klar die Kosten pro Benutzer oder pro Dokument aufschlüsseln und ob Staffelpreise ohne versteckte Gebühren möglich sind. Schließlich berücksichtige ich Größe und Branchenfokus des Unternehmens, denn eine Agentur, die fünf Angebote pro Woche verschickt, hat ganz andere Anforderungen als ein SaaS-Unternehmen, das pro Quartal Hunderte von Verlängerungsangeboten kalkuliert.
So wählen Sie eine Software für Angebote und Rechnungen aus
Man verliert sich schnell in langen Funktionslisten und komplizierten Preisstrukturen. Damit Sie bei Ihrer individuellen Softwarewahl den Überblick behalten, habe ich Ihnen eine Checkliste mit den wichtigsten Faktoren zusammengestellt:
| Faktor | Darauf sollten Sie achten |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Kann die Software mit Ihrem Unternehmen wachsen? Prüfen Sie, ob sie steigende Mengen an Rechnungen und Angeboten unterstützen kann, wenn Ihr Kundenstamm wächst. |
| Integrationen | Lässt sich die Software in Ihre vorhandenen Systeme wie CRM, Buchhaltung oder Zahlungsabwicklung integrieren? Achten Sie darauf, dass sie problemlos in Ihren aktuellen Technologiestack passt. |
| Anpassbarkeit | Können Sie die Software an Ihre Geschäftsprozesse anpassen? Suchen Sie nach Möglichkeiten, Vorlagen und Abläufe individuell zu gestalten. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist die Benutzeroberfläche intuitiv? Prüfen Sie, ob Ihr Team das Tool ohne aufwändiges Training oder Support schnell einsetzen kann. |
| Implementierung und Onboarding | Wie lange dauert die Inbetriebnahme? Erkundigen Sie sich, ob der Anbieter Unterstützung beim Onboarding, Schulungsmaterialien und einen reibungslosen Umstieg vom aktuellen System bietet. |
| Kosten | Wie hoch sind die Gesamtkosten? Berücksichtigen Sie Abo-Gebühren, mögliche Zusatzkosten und stellen Sie sicher, dass der Preis langfristig ins Budget passt. |
| Sicherheitsstandards | Sind Ihre Daten und Kundeninformationen geschützt? Achten Sie auf Verschlüsselung, Datensicherung und die Einhaltung von Branchenstandards wie der DSGVO. |
| Support-Verfügbarkeit | Welchen Support bietet der Anbieter? Stellen Sie sicher, dass bei Bedarf zuverlässige Hilfe über Kanäle wie Chat, E-Mail oder Telefon verfügbar ist. |
Was ist eine Software für Angebote und Rechnungen?
Angebots- und Rechnungserstellungssoftware bezeichnet digitale Tools, die Unternehmen dabei unterstützen, Verkaufsangebote und Kundenrechnungen zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Diese Plattformen werden häufig von Vertriebsteams, Freiberuflern, Beratern und Kleinunternehmern genutzt, um professionelle Angebote zu präsentieren und Zahlungen strukturierter nachzuverfolgen.
Typische Funktionen umfassen anpassbare Vorlagen, Preistabellen, elektronische Signaturen, Online-Bezahlmöglichkeiten sowie grundlegende Kundenverwaltung. Einige Plattformen bieten zudem Workflow-Automatisierung wie Zahlungserinnerungen oder Statusverfolgung, jedoch setzen nicht alle Tools stark auf Automatisierung.
Insgesamt hilft Angebots- und Rechnungserstellungssoftware Unternehmen dabei, die Kommunikation mit Kunden zu standardisieren, die Abrechnungsgenauigkeit zu verbessern und einen besseren Überblick über den Fortschritt von Geschäften sowie den Zahlungsstatus zu behalten.
Funktionen
Bei der Auswahl einer Angebots- und Rechnungserstellungssoftware sollten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen achten:
- Anpassbare Vorlagen: Ermöglichen die Erstellung individueller Angebote und Rechnungen im eigenen Markenstil für einen professionellen Auftritt.
- Automatisierte Abrechnung: Unterstützt den Rechnungsprozess, indem Rechnungen automatisch anhand vordefinierter Kriterien erstellt werden, wodurch manueller Aufwand reduziert wird.
- Integration elektronischer Signaturen: Ermöglicht schnelle Freigaben, da Kunden Dokumente elektronisch unterzeichnen können – dies beschleunigt den Arbeitsablauf.
- Kundenverwaltung: Hilft, Kundenkontakte und -interaktionen zu organisieren sowie sämtliche Kommunikation und Transaktionen leicht auffindbar zu halten.
- Zeiterfassung: Erfasst abrechenbare Stunden für präzise Rechnungsstellung – besonders hilfreich für Freiberufler und dienstleistungsorientierte Unternehmen.
- Unterstützung mehrerer Währungen: Erlaubt Transaktionen in verschiedenen Währungen und erleichtert so die Zusammenarbeit mit internationalen Kunden.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Informieren Sie unmittelbar, sobald Kunden auf Angebote reagieren, sodass Sie zeitnah nachfassen können.
- Ausgabenverwaltung: Überwacht und kategorisiert Ausgaben, um die Finanzen übersichtlich zu halten und die Budgetplanung zu unterstützen.
- Analyse-Tools: Bieten Einblicke in die Performance von Angeboten und Finanzdaten und unterstützen damit strategische Entscheidungen.
- Integrationsfähigkeit: Verbindet sich mit anderer Software wie CRM- und Buchhaltungstools, wodurch ein reibungsloser Workflow über mehrere Plattformen hinweg ermöglicht wird.
Vorteile
Die Implementierung einer Angebots- und Rechnungserstellungssoftware bietet Ihrem Team und Unternehmen zahlreiche Vorteile. Folgendes können Sie erwarten:
- Zeitersparnis: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungs- und Angebotserstellung, wodurch mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten bleibt.
- Höhere Genauigkeit: Verringern Sie manuelle Fehler bei Rechnungen und Angeboten durch automatisierte Abrechnung und Vorlagen.
- Professionelles Auftreten: Anpassbare Vorlagen für Angebotssoftware sorgen dafür, dass alle Dokumente Ihr Unternehmen professionell repräsentieren.
- Verbesserter Cashflow: Funktionen wie automatisierte Abrechnung und elektronische Signaturen helfen, schneller bezahlt zu werden, da der Rechnungsprozess vereinfacht wird.
- Bessere Kundenbetreuung: Alle Kundeninteraktionen, Zahlungsmethoden und Transaktionen werden übersichtlich strukturiert, was die Pflege stabiler Kundenbeziehungen erleichtert.
- Besser fundierte Entscheidungen: Analyse-Tools liefern Einblicke in Finanz- und Angebotsdaten und unterstützen so strategische Geschäftsentscheidungen.
- Weltweite Reichweite: Dank Mehrwährungsunterstützung können Sie problemlos internationale Kunden bedienen und Ihre Marktchancen erweitern.
Kosten & Preise
Für die Auswahl einer Angebots- und Rechnungserstellungssoftware ist es wichtig, die verschiedenen Preismodelle und Tarife zu verstehen. Die Kosten unterscheiden sich je nach Funktionen, Teamgröße, Erweiterungen und mehr. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über häufige Tarife, deren durchschnittliche Preise sowie typische enthaltene Funktionen bei Softwarelösungen zur Angebots- und Rechnungserstellung:
Planvergleichstabelle für Angebots- und Rechnungserstellungssoftware
| Tariftyp | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | $0 | Basisrechnungserstellung, Kundenverwaltung und limitierte Vorlagen. |
| Persönlicher Tarif | $5-$25/user/month | Anpassbare Vorlagen, automatisierte Abrechnung und grundlegende Analysen. |
| Business-Tarif | $30-$60/user/month | Mehrwährungsunterstützung, erweiterte Analysen und Integration elektronischer Signaturen. |
| Enterprise-Tarif | $70-$120/user/month | Individuelle Integrationen, dedizierter Support und umfassende Berichtstools. |
Häufig gestellte Fragen zu Angebots- und Rechnungsoftware
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Angebots- und Rechnungssoftware:
Wie wählen Sie eine Angebots- und Rechnungssoftware, die zu Ihrem Workflow passt?
Schauen Sie sich an, wie Ihr Team aktuell Angebote verschickt, nachfasst und die Abrechnung erledigt. Sie benötigen ein Tool, das Abläufe vereinfacht und nicht noch weitere Schritte hinzufügt. Achten Sie darauf, wie Vorlagen funktionieren, wie schnell Sie Dokumente erstellen können und ob das Tool Ihren Freigabeprozess unterstützt. Stellen Sie sicher, dass es sich gut mit den anderen Apps verträgt, auf die Sie täglich angewiesen sind.
Kann Angebots- und Rechnungssoftware mit Ihrem bestehenden CRM integriert werden?
Die meisten Tools bieten eine native CRM-Integration, aber der Umfang variiert. Überprüfen Sie, ob Kontaktdaten, Deal-Phasen und Angebotsaktivitäten automatisch synchronisiert werden. Sie sollten herausfinden, wie die Aktualisierungen in beiden Systemen ablaufen, damit Ihr Team Informationen nicht doppelt pflegen muss. Testen Sie die Integration, wenn es einen kostenlosen Plan oder eine Testphase gibt.
Lassen sich Nachfassaktionen durch Angebots- und Rechnungssoftware automatisieren?
Viele Plattformen ermöglichen Ihnen, Erinnerungen zu automatisieren, wenn ein Angebot angesehen, unterschrieben oder ignoriert wird. Sie können in der Regel Zeitregeln festlegen, sodass Ihr Team nicht jeden Kontaktpunkt manuell verfolgen muss. Achten Sie darauf, dass die Automatisierungsoptionen nicht zu starr für Ihre Abläufe sind. Sie brauchen Einstellungen, die Sie selbst anpassen können, ohne einen Entwickler zu benötigen.
Wie halten Sie Ihre Preise in der Angebots- und Rechnungssoftware aktuell?
Die meisten Tools bieten Ihnen die Möglichkeit, einen Service- oder Produktkatalog mit einem Preistabellen-Feature anzulegen, das Ihr Team nach Bedarf aktualisieren kann. Sie sollten überprüfen, wie oft Preise synchronisiert werden, wenn Sie ein externes System anbinden. Achten Sie auf klare Berechtigungen, sodass nur befugte Personen Preise ändern können. Das verhindert, dass Ihr Team veraltete oder inkonsistente Zahlen verschickt.
Auf welche Sicherheitsmerkmale sollten Sie bei Angebots- und Rechnungssoftware achten?
Achten Sie auf grundlegenden Schutz wie Verschlüsselung, Benutzerberechtigungen und Aktivitätenprotokolle. Ihr Team sollte kontrollieren können, wer Dokumente ansehen, bearbeiten oder versenden darf. Prüfen Sie genau, wie das Tool Signaturen und Dokumentenzugriff regelt – besonders, wenn Kunden über geteilte Links Dateien erhalten. Fragen Sie nach, ob der Anbieter die für Ihre Branche erforderlichen Standards erfüllt.
Wie übertragen Sie bestehende Angebote und Rechnungen in ein neues Tool?
Die meisten Plattformen ermöglichen das Hochladen von Vorlagen oder das Konvertieren Ihrer Dokumente in wiederverwendbare Formate. Beginnen Sie damit, nur die häufig verwendeten Dokumente zu übernehmen, damit die Einrichtung nicht zu lange dauert. Testen Sie jede Vorlage, um sicherzustellen, dass das Format korrekt übernommen wird. Funktioniert alles, führen Sie das neue System in Etappen ein, um Verwirrungen zu vermeiden.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade dabei sind, sich über Angebots- und Rechnungssoftware zu informieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, bei dem Ihre spezifischen Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine engere Auswahl an Software-Lösungen zur Überprüfung. Auf Wunsch begleitet Sie der Berater durch den gesamten Kaufprozess – inklusive Preisverhandlungen.