So erstellen Sie eine Tabelle zur Interessentenverfolgung
Ganz gleich, ob Sie eine erfahrene Führungskraft im Vertrieb sind, gerade eine neue Position antreten oder sogar den vom Gründer geführten Vertrieb übernehmen: Eine Tabelle zur Nachverfolgung von Vertriebskontakten ist ein Werkzeug, das Sie schnell erstellen können, um die Ergebnisse Ihrer Vertriebsaktivitäten sofort zu verbessern.
Ich bin seit über 10 Jahren im Vertrieb tätig. Ich habe aus erster Hand erlebt, wie ein herausragender Vertriebsmitarbeiter ohne Nachverfolgungsmethode von einem durchschnittlichen Vertriebsmitarbeiter geschlagen wird, der einen Prozess zur Nachverfolgung von Interessenten verwendet.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie mit einer Nachverfolgungstabelle beginnen, einen kleinen Prozess rund um diese Tabelle aufbauen und sie effektiv nutzen, um Ihr Unternehmen wachsen zu lassen.
Was ist eine Tabelle zur Nachverfolgung von Vertriebskontakten?
Eine Tabelle zur Nachverfolgung von Vertriebskontakten ist ein Werkzeug, das hauptsächlich von Personen und Teams aus Vertrieb, Marketing und Geschäftsentwicklung verwendet wird, um potenzielle Kunden zu beobachten und zu verwalten. Betrachten Sie sie als ein kleines Werkzeug für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM).
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Für Unternehmen, die gerade erst anfangen, für Personen, die ihre Dienstleistungen verkaufen, oder sogar für Verkäufer hochpreisiger Angebote, die nicht viele Interessenten haben, kann eine Nachverfolgungstabelle ein großartiges Werkzeug sein. Sie ist im Wesentlichen kostenlos und hat nicht die steilen Lernkurven der meisten CRM-Systeme.
Wer sollte eine Nachverfolgungstabelle verwenden?
Sie ist besonders nützlich für kleine Unternehmen, die mit dem Sammeln von Vertriebsdaten beginnen möchten, aber weder die Kosten noch den Aufwand für die Einrichtung komplexer Software zur Vertriebsnachverfolgung, eines CRM-Systems oder eines Systems zur Verwaltung von Leads auf sich nehmen möchten.
Typischerweise wird diese Tabelle entweder in Excel oder Google Tabellen erstellt. Cloudbasierte Projektmanagementsoftware wie ClickUp und Monday.com eignet sich ebenfalls gut für die Erstellung von Tabellen zur Nachverfolgung von Interessenten.
Selbst wenn ein Team über ein umfassendes CRM-System verfügt, sind Nachverfolgungstabellen für Terminvereinbarer weiterhin hilfreich, um ihre Vertriebskennzahlen zu verfolgen und ihre Ziele zu erreichen. Vertriebsleiter können sicherstellen, dass ihre Vertriebsmitarbeiter im direkten Kundenkontakt pro Tag oder Woche ausreichend sinnvolle Aktivitäten durchführen, ohne Zeit für Mikromanagement oder die Überprüfung von Kalendern aufwenden zu müssen.
Oben sehen Sie ein Beispiel für eine äußerst effektive Tabelle zur Nachverfolgung von Anrufen, die in einer teilautomatisierten Kampagne zur Kontaktaufnahme für meine Terminvereinbarer verwendet wird. Hier verfolgen sie täglich ihre neuen und fortschreitenden Kontaktpunkte im Vertrieb. Dazu gehören Direktnachrichten, Nachrichten, E-Mails und Anrufe.
Dieses Werkzeug hilft dem Terminvereinbarer, organisiert zu bleiben, und ermöglicht vor allem meinem Vertriebsleiter, den Fortschritt unseres gesamten Teams für die Terminvereinbarung jeden Morgen in etwa 20 Minuten zu überprüfen.
Welche Daten sollten erfasst werden?
Wichtige Spalten und Informationen
Zu den Spalten können beispielsweise Lead-ID, Unternehmensname, Name des Ansprechpartners, E-Mail-Adresse des Ansprechpartners, Telefonnummer des Ansprechpartners, Branche, Lead-Quelle, Datum des Erstkontakts, Datum des letzten Kontakts, Status, Priorität und Notizen gehören. Erfassen Sie jedoch mindestens:
- Kontaktinformationen
- Vorname
- Nachname
- Unternehmensname
- Unternehmensdetails
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Adresse
- LinkedIn-Profil
- Andere Profile in sozialen Medien
- Interaktionsverlauf
- Interessegrad
- Status des Gesprächs/Interessenten
- Verhandlungsphase
- Nächste Schritte
- Interessiert
- Anruf
- Angebot
- DND
Verbesserung der Qualität der Nachverfolgungsdaten
Konsistenz ist entscheidend
Achten Sie bei der Eingabe der Daten für jeden Interessenten in die Tabelle auf Genauigkeit und Vollständigkeit, um den Nutzen des Nachverfolgungssystems zu erhalten. Wenn Sie Vertriebsleiter sind, stellen Sie sicher, dass Ihr Vertriebsteam in einheitlichen Datenstandards geschult ist, damit alle Daten für eine spätere Überprüfung problemlos zusammengeführt werden können.
Nutzen Sie die Funktionen zu Ihrem Vorteil
Nutzen Sie Datenvalidierungsfunktionen in Ihrer Tabellenkalkulationssoftware, um die Datenintegrität zu gewährleisten (z. B. Dropdown-Menüs für Status und Priorität).
Google Tabellen verfügt jetzt über schnelle Vorlagenfunktionen, die mithilfe von „@dropdown“ die bedingte Formatierung Ihrer Tabelle schnell erstellen.
Die Verwendung dieser Funktionen (so weit wie möglich) anstelle von einfachem Text ist eine gute Idee. Einträge im Klartext enthalten typischerweise viele Rechtschreib- und Syntaxfehler, die die Zusammenführung von Daten erschweren können.
Beispiel:
- Erstellen Sie für den Status eine Dropdown-Liste mit Optionen wie Neu, Kontaktiert, Interessiert, Nicht interessiert, Konvertiert.
- Für die Priorität können die Optionen Hoch, Mittel und Niedrig verwendet werden.
So erstellen Sie eine Tabelle zur Nachverfolgung von Interessenten
1. Definieren Sie Ihre Ziele und KPIs
Beginnen Sie damit, zu klären, was Sie mit dieser Tabelle erreichen möchten. Verfolgen Sie die Leadgenerierung, Verkaufsabschlussquoten oder Nachfassaktionen bei Kunden? Ihre Ziele bestimmen, welche Daten Sie aufnehmen müssen.
2. Richten Sie die Tabellenstruktur ein
Erstellen Sie anhand des obigen Abschnitts als Leitfaden Ihre Tabelle mit Spalten, die Ihnen helfen, die erforderlichen Informationen zu jedem Interessenten zu erfassen. Befolgen Sie die Grundprinzipien des Interessentenmanagements, um die Grundlage für Ihren Erfolg zu schaffen.
3. Füllen Sie die Tabelle aus
Beginnen Sie damit, die Tabelle mit Daten zu Ihren aktuellen Interessenten zu füllen. Dies kann manuell erfolgen oder durch den Import von Daten aus anderen Systemen, wenn Sie von einer anderen Methode zur Nachverfolgung wechseln.
4. Richten Sie die bedingte Formatierung ein
Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um den Status und die Priorität von Interessenten leichter visuell zu beurteilen. Legen Sie beispielsweise für Interessenten mit hoher Priorität einen roten Hintergrund und für Interessenten mit niedriger Priorität einen grünen Hintergrund fest oder sortieren Sie nach „Datum des letzten Kontakts“, um die ältesten Einträge zuerst anzuzeigen.
Ein Hinweis zur Spalte „Zuletzt kontaktiert“ – lernen Sie aus meinen Fehlern.
Das mag wie ein winziges Detail erscheinen, aber wenn Sie sich noch nicht für ein CRM entschieden haben, verspreche ich Ihnen, dass dieses winzige Detail Ihnen STUNDEN voller Frustration ersparen wird. Die Spalte „Zuletzt kontaktiert“ ist eine automatisierte Möglichkeit zu sehen, wen Ihr Vertriebsteam kürzlich kontaktiert hat. Hier ist die Sache: Ich garantiere Ihnen, dass Ihr Vertriebsteam die Spalte nicht nach jedem Anruf oder jeder Nachricht ausfüllen wird – das werden sie einfach nicht tun. Versuchen Sie es also gar nicht erst.
Stattdessen habe ich ein hilfreiches Skript für Google Tabellen eingefügt, das die „Spalte zuletzt aktualisiert“ automatisch aktualisiert, wenn eine der anderen Spalten in derselben Zeile geändert wird. Ich habe festgestellt, dass dieses kleine Stück Code äußerst hilfreich ist, da es den Vertriebsmitarbeitern die Notwendigkeit nimmt, daran zu denken, ihre zuletzt aktualisierte Zelle einzugeben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Installation des Skripts in Google Tabellen
Öffnen Sie Ihre Google-Tabelle.
- Gehen Sie zu Erweiterungen → Apps Script.
- Löschen Sie sämtlichen Code im Skripteditor und ersetzen Sie ihn durch das folgende Skript:
- Ändern Sie das Array watchColumns, sodass es die 1-basierten Indexnummern der Spalten enthält, die Sie auf Änderungen überwachen möchten.
- Ändern Sie dateColumn in die Spaltennummer, in der das Datum bei Änderungen erscheinen soll.
- Speichern Sie das Skript mit dem Speichersymbol oder über Datei → Speichern und geben Sie Ihrem Projekt einen Namen.
- Schließen Sie den Tab „Apps Script“ und kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück.
Verwenden Sie diesen Codeblock im Tab „Apps Script“, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Sie müssen lediglich die Spalten aktualisieren und die kommentierten Hinweise hinter den // löschen.
function onEdit(e) {
// Legen Sie die Spalten fest, die auf Änderungen überwacht werden sollen
const watchColumns = [2, 3]; // Beispiel: Spalte B und C überwachen (das sind 2 und 3 beim 1-basierten Index)
const dateColumn = 4; // Die Spalte, in der das Datum eingetragen werden soll (in diesem Fall D, also 4)
const range = e.range;
const sheet = range.getSheet();
if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {
// Datum in der festgelegten „dateColumn“ eintragen, wenn eine überwachte Spalte bearbeitet wird
const row = range.getRow();
const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);
dateCell.setValue(new Date());
}
}
5. Filter- und Sortieroptionen erstellen
Aktivieren Sie für jede Spalte Filter, damit Benutzer die Daten einfach durchsuchen können, beispielsweise um alle Interessenten anzuzeigen, die sich in einer bestimmten Phase des Verkaufsprozesses befinden, oder diejenigen, die einem bestimmten Vertriebsmitarbeiter zugewiesen sind.
Was ist ein Datenschnitt?
Ein Datenschnitt ist eine interaktive Symbolleiste, mit der Sie Ihre Tabelle anhand bestimmter Werte und Daten durchsuchen können. Sie können damit die in Ihrer Tabelle sichtbaren Informationen über ein leicht zugängliches Widget ändern.
Ich mag Datenschnitte sehr. Sie ermöglichen die Bearbeitung von Daten direkt auf der Seite.
6. Ein Schulungsmodul für Ihr Team erstellen
Die Schulung eines neuen Vertriebsteams im effektiven Umgang mit einer Tabelle zur Interessentenverfolgung kann in eine Reihe von Lernmodulen gegliedert werden. Hier finden Sie vorgeschlagene Titel und einen kurzen Überblick über jedes Modul, um den Schulungsprozess zu unterstützen:
Einführung in die Interessentenverfolgung
- Die Tabelle zur Interessentenverfolgung verstehen
- Bewährte Verfahren für die Dateneingabe
- Leads verwalten und aktualisieren
- Filter und Sortierung zur Analyse verwenden
- Berichte und Erkenntnisse
- Praktische Anwendung und Rollenspiele
- Frage-Antwort- und Feedbackrunde
7. Überprüfen & analysieren
Einer der großen Vorteile der Verwendung von Google Sheets ist die einfache Synchronisierung mit Google Looker Studio. Dieses Tool ermöglicht es einer Vertriebsleitung, klarere Gespräche über die Vertriebsleistung zu führen und mithilfe von Visualisierungen Trends einfacher und effektiver zu verfolgen.
Wer ist beteiligt?
Nachdem Sie Ihre Tabelle entweder in Excel oder Sheets erstellt haben, benötigen Sie Personen, die Ihren Vertriebsprozess durchführen. Nachfolgend finden Sie die typischen Personen, Rollen und Funktionen, soweit sie sich auf die Tabelle beziehen.
Vertriebsmitarbeiter
In jedem Geschäftsprozess, der Vertrieb umfasst, fungiert der Vertriebsmitarbeiter als Bindeglied zwischen den Angeboten des Unternehmens und den Bedürfnissen der Kunden. Er spielt nicht nur bei der Umsetzung von Vertriebsstrategien eine wichtige Rolle, sondern auch bei deren Gestaltung auf Grundlage direkter Marktinformationen. Seine Zustimmung stellt sicher, dass er motiviert und proaktiv handelt – Eigenschaften, die für die bestmöglichen Vertriebsergebnisse entscheidend sind.
Vertriebsmitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihren Teil der Tabelle täglich auszufüllen. Je weniger und einfacher die KPIs sind, desto besser.
Für einen typischen Vertriebsprozess würde ich mein Team Folgendes verfolgen lassen:
- Anrufe pro Tag
- Anrufe mit qualifizierten Leads pro Tag
- Gesamter qualifizierter Vertriebstrichter
- Gesamtumsatz
- Verhältnis von qualifizierten Leads zu abgeschlossenen Verkäufen
Diese KPIs sollten in ein Hauptdashboard der Tabelle integriert werden, das vollständig offen einsehbar ist, damit alle Vertriebsmitarbeiter sehen können, wie die anderen abschneiden.
Vertriebsleiter
Eine Sache kann ich über einen Vertriebsleiter gar nicht oft genug sagen: Er sollte fast nie der beste Verkäufer sein. Denken Sie an Michael Scott aus Das Büro. Ein großartiger Verkäufer, aber ein schrecklicher Vorgesetzter.
Ein Vertriebsteam zu leiten bedeutet, dafür verantwortlich zu sein, dass das gesamte Team seine KPIs erreicht. Das bedeutet, Frühindikatoren kontinuierlich zu überwachen, Vertriebsmitarbeiter mit Schwierigkeiten zu coachen und neue Strategien zur Verbesserung der abgeschlossenen Verkäufe zu entwickeln.
Für den Vertriebsleiter ist es sehr wichtig, die Tabelle zur Nachverfolgung genau einzuhalten, damit das Team seine Vertriebsziele erreicht. Indem er sicherstellt, dass die Dateneingabe korrekt und rechtzeitig erfolgt, kann er jedes Risiko von Mikromanagement ausschließen – oder, wie ich es nenne, den „Tod der Moral“.
Wenn Vertriebsdaten zeigen, dass ein Vertriebsmitarbeiter seine Aufgaben über den KPI-Vorgaben erfüllt, sollte der Vertriebsleiter ihn einfach in Ruhe lassen. Erst wenn diese KPIs zu sinken beginnen, sollte er eingreifen und direkt mit dem Mitarbeiter arbeiten, um dessen Zahlen zu verbessern.
Vertriebsverantwortlicher
Wahrscheinlich sind Sie Inhaber eines kleinen Unternehmens. Falls das zutrifft, sind Sie vermutlich auch der Vertriebsverantwortliche Ihres Unternehmens. Bei von Gründern geführten Vertriebsteams ist es entscheidend, einige Schritte zu befolgen:
- Legen Sie mit einem separaten, ausschließlich dem Vertrieb gewidmeten Meeting mindestens einmal pro Woche den Ton und die Beständigkeit Ihres Teams fest. Machen Sie Vertriebsmeetings nicht zu einem Teil allgemeiner Besprechungen.
- Halten Sie Vertriebsmeetings kurz und zielgerichtet. Marcus Chan hat ein gutes Buch mit dem Titel „Verkaufsgeheimnisse für sechsstellige Umsätze“ geschrieben, in dem Sie einige wirklich praxisnahe Tipps für die Durchführung eines effektiven Vertriebsmeetings finden.
- Delegieren Sie die einfachen Erfolge. Wenn Sie der Gründer sind, besteht Ihre Aufgabe in der Betreuung wichtiger Kunden und dem langfristigen Aufbau dieser Beziehungen. Ihre Aufgabe besteht NICHT darin, der beste Verkäufer zu sein. Übergeben Sie die besten Leads und Kunden an Ihr Vertriebsteam, um Moral und Zusammenhalt zu stärken.
Wenn Sie Inhaber sind, lesen Sie unseren Artikel „So halten Sie Leads organisiert (und schaffen in 3 Schritten die Voraussetzungen für den Erfolg Ihres Vertriebsteams)“, um hilfreiche Tipps für den Einstieg in die Lead-Organisation mit Ihrem Team zu erhalten.
Tipps und Fehler, die bei der Nachverfolgung von Interessenten vermieden werden sollten
Tipps
1. Schnellstmöglich in ein E-Mail-Marketing-System (EMS) integrieren
E-Mail ist eines der wirkungsvollsten Vertriebsinstrumente. Ein Tool wie ActiveCampaign oder MailChimp sollte umgehend eingesetzt werden. Mithilfe von Automatisierungen über Zapier können Sie relevante Kontaktinformationen einfach in das EMS übertragen, ohne sie doppelt eingeben zu müssen.
2. Wo möglich automatisieren
Nutzen Sie Formeln und Funktionen, um Berechnungen zu automatisieren, beispielsweise die Anzahl der Tage seit dem letzten Kontakt, und so Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu reduzieren.
3. Regelmäßig Sicherungskopien erstellen
Cloudbasierte Tabellen wie Google Tabellen werden immer gesichert. Deshalb bevorzuge ich Tabellen gegenüber Excel für meine Vorlagen zur Nachverfolgung.
Zu vermeidende Fehler
1. Überkomplizierung
Halten Sie die Tabelle einfach und benutzerfreundlich. Vermeiden Sie zu viele Felder, komplexe Formeln und unübersichtliche Layouts.
2. Uneinheitliche Dateneingabe
Standardisieren Sie die Dateneingabe durch klare Richtlinien und verwenden Sie Dropdown-Menüs, um Fehler zu minimieren. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder in der korrekten Verwendung der Tabelle geschult sind.
3. Aktualisierungen und Wartung vernachlässigen
Aktualisieren und pflegen Sie die Tabelle regelmäßig, damit sie relevant und nützlich bleibt. Führen Sie eine Sicherungsstrategie ein, um Datenverlust zu verhindern.
Wann benötige ich eine Software zur Verwaltung von Interessenten?
Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen dem Tabellenmodell entwachsen ist
- Steigendes Interessentenvolumen: Die Verwaltung einer großen Anzahl von Interessenten über Tabellen kann umständlich und fehleranfällig werden. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Interaktionen oder Aktualisierungen effizient nachzuverfolgen, ist dies ein Zeichen für einen Wechsel. Einer der Vorteile einer Software zur Vertriebsnachverfolgung besteht darin, dass sie auch bei größeren Interessentenvolumen helfen kann.
- Bedarf an Echtzeit-Datenzugriff: Wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig auf Informationen zu Interessenten zugreifen und diese verwalten müssen, können Tabellen einschränkend sein und Echtzeitaktualisierungen möglicherweise nicht effektiv unterstützen.
- Komplexe Vertriebsprozesse: Wenn Vertriebsprozesse komplexer werden und mehrere Kontaktpunkte sowie individuell angepasste Nachfassaktionen umfassen, sind Tabellen möglicherweise nicht mehr in der Lage, diese effektiv zu verwalten.
- Einschränkungen bei Berichten und Analysen: Wenn fortgeschrittene Analysen und Berichte erforderlich sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen, und Tabellen zu einfach sind, um diese Erkenntnisse zu liefern, kann ein CRM-System notwendig sein.
So wechseln Sie von einer Tabelle zu einem CRM- oder Interessentenverwaltungssystem
- Ermitteln Sie Ihren Bedarf: Finden Sie heraus, was Sie in einem CRM benötigen, indem Sie die Probleme Ihres aktuellen Tabellensystems identifizieren und Funktionen festlegen, die diese beheben.
- Wählen Sie das richtige CRM: Wählen Sie ein CRM aus, das zu Ihrem Budget passt, mit Ihrem Wachstum skalierbar ist, sich in Ihre bestehenden Tools integrieren lässt und benutzerfreundlich ist.
- Planen Sie die Datenmigration: Bereiten Sie Ihre Daten für die Migration vor, indem Sie bestehende Daten bereinigen (Duplikate entfernen und Fehler korrigieren) und festlegen, welche Daten übertragen werden müssen.
- Schulen Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die das CRM verwenden werden, in dessen effektiver Nutzung geschult sind. Dies kann mehrere Schulungen oder fortlaufende Unterstützung erfordern.
Der Wechsel von einer einfachen Tabelle zu einem dedizierten CRM- oder Interessentenverwaltungssystem stellt einen bedeutenden Schritt bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen und der Steigerung der Vertriebseffektivität dar, insbesondere wenn ein Unternehmen wächst und seine Prozesse komplexer werden.
Das Verfolgen von Interessenten – die Grundlage für nachhaltiges Wachstum
Bei einer Tabelle zur Verfolgung von Interessenten geht es nicht nur darum, den Überblick darüber zu behalten, mit wem Sie gesprochen haben. Sie schafft vielmehr die Grundlage für nachhaltiges Wachstum. Mit Funktionen wie automatisierten Erinnerungen zur Nachverfolgung, Statusaktualisierungen und der Priorisierung vielversprechender Interessenten wird diese Tabelle zu einem Mini-CRM, das speziell auf die individuellen Bedürfnisse von Start-ups zugeschnitten ist.
Während Sie die Details zu jedem Interessenten eingeben, können Sie beobachten, wie Ihre Geschäftsinformationen wachsen. So können Sie Ihre Verkaufsmethoden spontan verfeinern und sich auf das konzentrieren, was wirklich funktioniert. Außerdem ist dies eine hervorragende Möglichkeit für Ihr gesamtes Team, bei den Vertriebszielen auf dem gleichen Stand zu bleiben, den aktuellen Status zu verstehen und gemeinsam auf die Zielvorgaben hinzuarbeiten.
Der spätere Wechsel von einer Tabelle zu einem vollwertigen CRM wird deutlich einfacher, sobald Sie diese Prozesse etabliert haben. Es ist mehr als nur ein Werkzeug – es ist Ihr früher Wegweiser auf dem weiten Meer des Unternehmertums, der Sie zu systematischeren, datengestützten Vertriebserfolgen führt. Beginnen Sie mit diesem einfachen Schritt und schaffen Sie die Grundlage für fortschrittliche Vertriebsabläufe, die Ihr Unternehmen voranbringen werden. Lassen Sie die Reise zu Wachstum und Effizienz beginnen!
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