Vertragslebenszyklus-Management: 6 Phasen + Beste Praktiken
Das Corporate Legal Operations Consortium berichtet, dass 68 % der Vertragsprofis mindestens einmal pro Woche nach einem abgeschlossenen Vertrag suchen. Selbst wenn es nur fünf Minuten dauert, das benötigte Dokument zu finden, sind das mehr als vier Stunden pro Jahr, die Sie mit der Suche auf Ihrer Festplatte und dem Wühlen durch Papierstapel verbringen, um wichtige Informationen zu finden. Zum Glück optimiert das Vertragslebenszyklusmanagement die Abläufe nicht nur beim Auffinden, sondern auch beim Erstellen und Ausführen von Verträgen.
Wir vom CRO Club setzen uns leidenschaftlich dafür ein, Unternehmen dabei zu helfen, ihr Umsatzpotenzial zu maximieren. Es ist jedoch schwierig, die Umsätze zu steigern, wenn Zeit für Aktivitäten wie das Suchen von Vertragsunterlagen oder das Nachverfolgen von Verpflichtungen draufgeht. Daher haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, damit Sie Ihren eigenen CLM-Prozess implementieren und die häufigsten Engpässe im Vertragsmanagement vermeiden können.
Was ist das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)?
Das Vertragslebenszyklusmanagement, häufig als CLM abgekürzt, bezeichnet die Verfolgung eines Vertrags über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg – vom Vorschlagsstadium bis zur Vertragsablauf- oder Verlängerungsphase. CLM ist einer der wichtigsten Bereiche der Vertragsverwaltung, da es sicherstellt, dass jede Partei eines Vertrags ihre Zusagen einhält.
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Das Vertragslebenszyklusmanagement minimiert außerdem Risiken, da es die Einhaltung staatlicher Vorschriften erleichtert und wichtige Fristen im Blick behält. Fast jedes Unternehmen kann von CLM profitieren, insbesondere Unternehmen mit eigenen Rechts- oder Beschaffungsteams.
Phasen des Vertragslebenszyklusmanagement-Prozesses
Der Vertragsmanagement-Lebenszyklus beginnt mit der Vertragserstellung, auch Authoring genannt, und endet mit der Vertragsverlängerung. Allen Beteiligten sollte bewusst sein, was in jeder Phase geschieht, auch wenn sie nicht in jeden Aspekt der Vertragserstellung und Umsetzung direkt involviert sind.
Vertragserstellung und Authoring
Beim Authoring geht es darum, die Bedingungen und Konditionen einer Vereinbarung schriftlich festzuhalten – oder auf dem Bildschirm, wenn Sie elektronische Unterschriften nutzen möchten. Was Sie im Vertrag festhalten, hängt davon ab, was Sie mit der anderen Partei besprochen haben. Ein gut formulierter Vertrag umfasst in der Regel essenzielle rechtliche Anforderungen:
- Namen der Vertragsparteien (Personen oder Unternehmen)
- Preise (Gesamtbetrag, Stückpreis, Stundenpreis, usw.)
- Meilensteine
- Zahlungsbeträge und Fälligkeitstermine (z.B. vier Zahlungen von jeweils $2,500 fällig am 1. Mai, 1. Juni, 1. Juli und 31. Juli)
- Verfallsdatum
- Was passiert, wenn eine der Parteien gegen den Vertrag verstößt (z.B. Verzugszinsen, Vertragsbeendigung)
Vertragsverhandlung
Nachdem Sie einen Vertrag aufgesetzt haben, müssen Sie die Bedingungen aushandeln, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. Jede Partei möchte ihr eigenes Risiko minimieren und vorteilhafte Vertragskonditionen erzielen, weshalb Sie besonders während dieser Phase des Vertragsmanagement-Lebenszyklus aufmerksam sein sollten.
Sie möchten beispielsweise einem Lieferanten 25 % im Voraus zahlen und den Rest erst nach Qualitätskontrolle der Waren bezahlen. Der Anbieter hingegen fordert möglicherweise eine Anzahlung von mindestens 50 %. In der Verhandlungsphase werden diese Punkte geklärt, um eine Vereinbarung zu finden, mit der alle leben können.
Im Laufe der Verhandlungen sind manchmal Kompromisse notwendig. Wenn Sie nur 25 % anzahlen möchten und der Lieferant 50 % fordert, könnten Sie sich ggf. auf 35 % einigen. Es ist auch wichtig, für sich selbst eine Grenze zu setzen, ab der Sie nicht länger bereit sind, weitere Kompromisse einzugehen.
Vertragsfreigabe
Nachdem Sie sich auf die Bedingungen geeinigt haben, folgt die Vertragsfreigabe. Jede an der Genehmigung beteiligte Person sollte die Daten sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass alles mit den Verhandlungsergebnissen übereinstimmt.
Zum Überprüfungsprozess eines Vertrages gehört oft das sogenannte Redlining – das Überarbeiten und Kommentieren des Vertrags. Redlining ist normalerweise ein kollaborativer Schritt, sodass Sie gemeinsam mit anderen Beteiligten am neuen Vertrag arbeiten sollten, bis er unterschriftsreif ist.
Vertragsabschluss
Wenn Sie noch keine CLM-Lösung nutzen, müssen Sie womöglich mehrere Kopien des Vertrags ausdrucken und von allen Parteien unterzeichnen lassen. Alternativ können Sie einen Vertrag ausdrucken, einscannen und dann per E-Mail versenden – oder Sie nutzen einen Dienst wie DocuSign, um elektronische Unterschriften einzuholen.
Software zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus macht diesen Prozess deutlich einfacher. Anstatt mehrere gedruckte oder gescannte Kopien zu verwenden, können Sie den Vertrag bequem erstellen und an alle Parteien zur elektronischen Unterzeichnung senden.
Vertragsüberwachung
In der Phase der Vertragsüberwachung müssen Sie sicherstellen, dass sich alle Parteien an die Bedingungen der Vereinbarung halten. Häufig ist dies die schwierigste Phase im Lebenszyklus des Vertragsmanagements – sogar schwieriger als die Verhandlung!
Der Überwachungsprozess ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, beinhaltet jedoch meist den Vergleich der Leistungen der anderen Partei mit den im Vertrag festgelegten Bedingungen. Wenn Sie zum Beispiel einen Vertrag mit einem IT-Unternehmen abschließen, enthält die Vereinbarung in der Regel Bestimmungen zu Systemzuverlässigkeit und Verfügbarkeit. Erfüllt das Unternehmen diese Bedingungen nicht, kann dies zu einem nichtigem Vertrag führen, der Sie zu einer Gutschrift oder anderen Maßnahmen berechtigt.
Die Überwachung ist besonders schwierig, wenn Sie kein Vertragsmanagement-System haben, da Sie Zeit damit verbringen müssen, den Vertrag zu suchen und darin nach den gewünschten Informationen zu blättern. Mit einer leistungsstarken Softwarelösung finden Sie den Vertrag in Sekundenschnelle und nutzen die Suchfunktion, um wichtige Meilensteine und Änderungen schnell zu finden.
Vertragsverlängerung
Am Ende eines Vertrags möchten Sie die Geschäftsbeziehung mit der anderen Partei möglicherweise fortsetzen. Sie können entweder die Bedingungen des ursprünglichen Vertrags beibehalten oder neue Konditionen aushandeln. In manchen Fällen verlängert sich der Vertrag auch automatisch.
Engpässe im Vertragsmanagement, die Sie kennen sollten
Wie Sie wissen, sind Engpässe Probleme, die Ihren Arbeitsablauf verlangsamen oder sogar lahmlegen. Wenn Sie Ihr Umsatzpotenzial maximieren möchten, sollten Sie möglichst viele Engpässe beseitigen. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Probleme im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus des Vertragsmanagements.
Gegenparteien benötigen Zeit für die Prüfung
Wir haben bereits gesagt, dass jeder den Vertrag gründlich prüfen muss. Dieser Prüfprozess ist zwar wichtig, kann aber zu einem Engpass werden. Ohne CLM-System müssen Sie eventuell Vertragskopien per Post versenden oder per E-Mail an mehrere Personen schicken – beides verzögert den Ablauf.
Verzögerungen durch die Rechtsabteilung
Obwohl Verträge wichtig sind, haben Unternehmensjuristen zahlreiche Aufgaben. Sie sind etwa damit beschäftigt, die Marke des Unternehmens zu schützen, eine Übernahme zu verhandeln oder externe Anwälte zu koordinieren. Während sie sich um diese Angelegenheiten kümmern, prüfen sie nicht Ihre Verträge. Deshalb stellt die Rechtsabteilung oft einen Engpass im Vertragsmanagement-Prozess dar.
Schwierigkeiten bei der Aufbewahrung von manuellen Verträgen
Ohne ein Vertragsmanagement-Tool ist es schwierig, wichtige Dokumente bei Bedarf schnell aufzufinden. Gibt es ein zentrales Archiv mit Papierausdrucken, muss jemand vor Ort in Kisten oder Schränken nach dem richtigen Vertrag suchen. Selbst bei einem digitalen Vertragsarchiv kann eine gewisse Unordnung herrschen, sodass Teammitglieder tausende elektronische Dateien durchsuchen müssen.
Ineffektive Präsentationsmethoden
Viele Unternehmen machen den Fehler, lange Verträge zu erstellen und diese zur Prüfung per E-Mail an alle zu schicken. Das führt aus mehreren Gründen zu einem Engpass: Erstens sehen manche Empfänger ihre E-Mails nicht sofort, was die Prüfung verzögert. Zweitens ist die Durchsicht eines sehr langen Vertrags für viele abschreckend. Einzelne Empfänger könnten schon wegen des Umfangs beschließen, die Vertragsprüfung für einige Tage aufzuschieben.
Mangelnder Einblick in den Vertragsprozess
Viele Menschen sind am Lebenszyklus des Vertragsmanagements beteiligt, aber nicht alle sind Vertragsexperten. Ihr leitender Vertriebsmitarbeiter beispielsweise ist vielleicht Experte im Umgang mit Salesforce und darin, unterschiedliche Geschäftsanforderungen zu erfüllen, verfügt aber über keine formale Ausbildung in der Vertragsprüfung oder in der Verhandlung vorteilhafter Bedingungen. Genau hier können Schulungen im Vertragsmanagement helfen, Wissenslücken zu schließen.
Selbst wenn alle Beteiligten umfangreiche Vertragserfahrung haben, ist nicht immer klar, wie der Status jedes einzelnen Vertrags ist – allein aus Mangel an Transparenz im Prozess. Wenn ein Vertrag beispielsweise auf dem Schreibtisch des unternehmensinternen Juristen liegt, wissen andere Geschäftsanwender oft nicht, wie es damit weitergeht, bis die juristische Prüfung abgeschlossen ist.
Best Practices für das Management des Vertragslebenszyklus
Effektives Vertragsmanagement ist für Organisationen jeder Größe entscheidend. Mit diesen Best Practices können Sie den Prozess vereinfachen.
Workflows automatisieren
Wie wir oben bereits hervorgehoben haben, nehmen manuelle Prozesse viel Zeit in Anspruch, die besser für umsatzgenerierende Aktivitäten genutzt werden könnte. Um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, ist es wichtig, Arbeitsabläufe so weit wie möglich zu automatisieren. Eine leistungsstarke Lösung für das Vertragslebenszyklus-Management kann Ihnen helfen, umständliche Prozesse zu eliminieren und dafür sorgen, dass alle Beteiligten den Überblick behalten. Besonders dann, wenn Sie wissen, worauf Sie bei einer Vertragsmanagement-Software achten sollten, um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.
Eine Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu automatisieren, besteht darin, eine Klauselbibliothek mit gängigen Vertragsbedingungen anzulegen. Statt die gleichen Klauseln bei jedem neuen Vertrag wieder neu zu verfassen, können Sie Standardbedingungen aus Ihrer eigenen Bibliothek übernehmen. Vertragsautomatisierungstools sind besonders für diese Art der Optimierung hervorragend geeignet.
Vorlagen standardisieren
Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie einen neuen Vertrag abschließen. Verwenden Sie einfach Vertragsvorlagen, die mit Standardinformationen wie den Kontaktdaten Ihres Unternehmens, den Namen wichtiger Mitarbeiter und typischen Meilensteinen vorausgefüllt sind.
Nahtlose Zusammenarbeit
Manuelle Prozesse behindern auch eine effektive Zusammenarbeit, da sie alles verlangsamen und es schwierig machen, dass mehrere Personen einen Vertrag gleichzeitig prüfen und überwachen können. Verbessern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie eine cloudbasierte CLM-Lösung implementieren, auf die Teammitglieder von überall mit einer Internetverbindung zugreifen können.
Transparenz in allen Phasen
Ein Mangel an Transparenz kann Ihrem Unternehmen erheblich schaden, insbesondere wenn dadurch ein Vertragsbruch verursacht wird. Um dies zu verhindern, verpflichten Sie sich zu Transparenz in jeder Phase. Ein CLM-System kann Sie dabei unterstützen, indem es einfach macht, die aktuellste Version des Vertrags oder die letzte bearbeitende Person zu identifizieren.
Richtige Nachbetreuung
Viele Menschen glauben, dass das Unterzeichnen eines Vertrags der letzte Schritt im Lebenszyklus ist – dabei ist es das, wie Sie wissen, nicht. Sie müssen regelmäßig nachfassen, um sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen eingehalten werden. Es ist auch wichtig, das Ablaufdatum und mögliche Verlängerungsfristen im Blick zu behalten.
Rechtssicherheit und Schutz
Regierungen erlassen ständig neue Gesetze oder ändern bestehende, was die Einhaltung der rechtlichen und regulatorischen Vorgaben zusätzlich erschwert. Leider ist es keine gute Lösung, unterschriebene Verträge in überquellenden Aktenordnern zu lagern, wenn Sie Wert auf Compliance legen.
Eine Möglichkeit, die Rechtskonformität Ihres Unternehmens sicherzustellen, ist der Einsatz von CLM-Software für Rechts- und Zugriffssicherheit. Mit einer solchen Software lassen sich Zugriffsberechtigungen einfach verwalten und nachvollziehen, wer Änderungen an einem Vertrag vorgenommen hat.
CLM-Software kann helfen
Software für das Vertragslebenszyklusmanagement kann viele der in diesem Leitfaden genannten Probleme lösen, die Effizienz steigern und es erleichtern, das Umsatzpotenzial Ihres Unternehmens voll auszuschöpfen. Mit dieser Art von Software können Unternehmen jeder Größe ein zentrales Archiv für Verträge und andere Dokumente schaffen – das Drucken von Papierverträgen und das Finden von Aufbewahrungsorten ist damit nicht mehr nötig.
Cloudbasierte CLM-Software fördert zudem die Zusammenarbeit, da Stakeholder Verträge weltweit einsehen und unterzeichnen können. Manche Systeme verfügen sogar über mobile Apps, sodass Teammitglieder Verträge auch unterwegs prüfen können.
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