Die 16 wichtigsten CRM-Funktionen, auf die Sie 2026 achten sollten
Die besten CRM-Systeme optimieren Ihre Abläufe, liefern datengestützte Erkenntnisse und helfen Ihren Teams, mehr Umsatz zu generieren. Ein CRM sollte als gängiges Tool für alle Go-to-Market (GTM)-Teams dienen und Kundendaten aus Vertrieb, Marketing und Customer Success vernetzen.
Die 16 unten aufgeführten CRM-Funktionen umfassen grundlegende, erweiterte und Drittanbieter-Integrationen, um Ihre Teams besser abzustimmen und Ihr Unternehmen zu stärken.
Kernfunktionen eines CRM
Ein CRM ist eine Softwarelösung, die Unternehmen hilft, Interaktionen mit potenziellen und bestehenden Kunden zu verwalten und zu pflegen – über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg. Wird diese Datenverwaltung zentral im CRM abgebildet, ergeben sich deutliche Vorteile: effizientere Workflows und höhere Conversion-Raten.
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Unabhängig von der gewählten Software sind diese Kernfunktionen das absolute Minimum, um einen Return on Investment (ROI) aus Ihrem CRM zu erzielen.
Kontaktmanagement
Die Grundlage jedes CRM ist die Fähigkeit, Kundeninformationen zu speichern und zu verwalten. Dazu gehören Kontaktdaten, Kaufhistorie, Kommunikationspräferenzen und weitere relevante Informationen.
Ein leistungsstarkes Kontaktmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, detaillierte Kundenprofile anzulegen, Ihre Zielgruppe zu segmentieren und jede Interaktion individuell zu gestalten.
Vorteile: Verbesserter Kundenkontakt, personalisierter Service, mehr Verkaufschancen.
Pipeline-Management
Für Vertriebsteams ist ein CRM unverzichtbar für das Management der Vertriebspipeline. Unterkategorien dieses Bereichs sind Lead-Erfassung, Deal-Tracking, Vertriebsprognosen und Chancenmanagement. Diese Funktionen unterstützen Vertriebsmitarbeitende dabei, Leads zu priorisieren, Beziehungen zu pflegen und Abschlüsse schneller zu erzielen.
Vorteile: Höhere Vertriebseffizienz, bessere Conversion-Raten, verbesserte Vertriebsprognosen.
CRM-Erfolgsgeschichte: Grammarly implementierte eine neue Salesforce-Instanz, um träge Vertriebszyklen und komplexe Prozesse zu optimieren. Das neue CRM verbesserte die MQL-Konvertierung um 30 % und verkürzte den Vertriebszyklus von 60–90 Tagen auf 30 Tage.
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Kundenservice und Support
Ein CRM-System gibt Ihrem Kundenservice-Team die Tools an die Hand, um Anfragen zu lösen und exzellenten Support zu leisten. Typische Funktionen sind Ticketing-Systeme, Verwaltung der Wissensdatenbank und Live-Chat-Funktionen.
Vorteile: Höhere Kundenzufriedenheit, schnellere Lösungszeiten, stärkere Kundenloyalität.
Psst! Werfen Sie einen Blick darauf, wie Unternehmen mit CRM-Systemen effizienter gewachsen sind.
Erweiterte CRM-Funktionen
Im B2B-SaaS werden selbst diese „fortgeschrittenen“ Funktionen zunehmend zum Standard. Es reicht nicht mehr aus, nur Kundendaten zu sammeln – sie müssen auch verwertbar sein und effiziente, umsatzgenerierende Aktivitäten ermöglichen.
Marketing-Automatisierung (nativ)
Marketing-Automatisierung hilft Ihnen, Marketingaufgaben wie E-Mail-Kampagnen, Social-Media-Posts und Lead-Nurturing zu automatisieren.
Dadurch kann sich Ihr Marketingteam auf strategische Aufgaben konzentrieren und die Wirksamkeit der Kampagnen erhöhen. Viele CRMs bieten native Marketing-Automatisierungsfunktionen, wie beispielsweise den Marketing Hub in HubSpot.
Vorteile: Optimierte Marketing-Workflows, gezielteres Targeting, höherer ROI bei Kampagnen.
Analytik und Berichte
Moderne CRM-Systeme bieten leistungsstarke Analyse- und Berichtsfunktionen, mit denen Sie Kundendaten in umsetzbare Erkenntnisse verwandeln. Sie können CRM-Berichte zur Vertriebsleistung, zum Kundenverhalten, zum Marketing-ROI und mehr erstellen. Diese Daten dienen der Trend-Identifikation, Prozessoptimierung und datenbasierten Entscheidungsfindung.
Vorteile: Datenbasierte Entscheidungen, bessere Leistungsverfolgung, Identifikation von Wachstumspotentialen.
Workflow-Automatisierung
CRM-Systeme können wiederkehrende Aufgaben automatisieren, wie das Versenden von Follow-up-E-Mails, Zuweisung von Leads und das Aktualisieren von Kundendatensätzen. Dadurch wird Ihrem Team mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten verschafft und die Gesamt-Effizienz gesteigert.
Vorteile: Erhöhte Teamproduktivität, weniger manuelle Fehler, verbesserte Prozesskonsistenz.
Integrationsmöglichkeiten
Integrationen sind ein entscheidender Faktor bei der Auswahl eines CRM. Die Software muss mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur harmonieren und in der Lage sein, sich mit neuer Technologie zu synchronisieren. Viele CRM-Anbieter verfügen über einen eigenen Integrations-Marktplatz, Plug-ins und Drittanbieter-Apps.
Marketing-Automatisierung (Drittanbieter)
Wenn Sie ein CRM wählen, das keine integrierten Funktionen zur Marketing-Automatisierung bietet oder Sie fortschrittlichere MarTech benötigen, ist es entscheidend, dass Ihr CRM sich nahtlos mit der gewünschten Plattform verbindet. Zu wissen, worin der Unterschied zwischen CRM und Marketing-Automatisierung besteht, hilft Ihnen bei einer fundierten Entscheidung.
Vorteile: Kampagnen-Tracking, Nachverfolgung von Lead-Quellen, verbesserter Marketingprozess
E-Mail-Integration
Die Integration Ihres CRM mit Ihrem E-Mail-System gewährleistet eine nahtlose Kommunikation und Datenverfolgung. E-Mails können automatisch im CRM protokolliert werden, sodass Sie Konversationen nachvollziehen und wertvolle Kundenerkenntnisse gewinnen können.
Vorteile: Verbesserte Verwaltung von E-Mails, bessere Nachverfolgung der Kommunikation, zentralisierte Kundeninformationen.
Social-Media-Integration
Wenn Sie Ihr CRM mit Social-Media-Plattformen verbinden, können Sie Markenerwähnungen überwachen, mit Kunden in sozialen Netzwerken interagieren und Social-Media-Kampagnen direkt aus dem CRM heraus steuern.
Vorteile: Höhere Markenbekanntheit, verbesserte Möglichkeiten zum Social Listening, stärkere Kundenbindung.
Drittanbieter-Anwendungen
Ein leistungsfähiges CRM sollte sich nahtlos mit anderen Geschäftstools wie ERP (Enterprise Resource Planning), E-Commerce-Plattformen und Buchhaltungssoftware verbinden lassen. So entsteht ein einheitliches Geschäftssystem, in dem Daten frei zwischen den Anwendungen fließen und Prozesse effizienter werden.
Vorteile: Einheitliche Geschäftsprozesse, verbesserte Datenqualität, bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
CRM-Barrierefreiheitsfunktionen
Sie brauchen ein CRM, das so arbeitet wie Ihr Team. Wenn Sie eine verteilte Belegschaft haben, sind Remote- und mobiler Zugriff unerlässlich, damit das Team die CRM-Software wie vorgesehen nutzt.
Mobiler Zugriff
Ein CRM-System mit mobilem Zugriff ermöglicht es Ihrem Team, Kundendaten zu erfassen, Leads zu verwalten und Datensätze unterwegs zu aktualisieren. Die Vorteile eines mobilen CRM umfassen mehr Flexibilität und Produktivität für Teams – überall und jederzeit, besonders für Außendienst- oder Vertriebsteams.
Cloud-basiertes CRM
Cloud-basierte CRM-Systeme werden auf entfernten Servern betrieben und machen lokale Softwareinstallationen überflüssig. Diese Lösung ist leicht skalierbar, kostengünstiger und ermöglicht den Fernzugriff.
Cloud-basierte CRMs sind heute bei SaaS-Unternehmen am weitesten verbreitet, allerdings treffen Sie in individuellen CRM-Konfigurationen oder in Branchen mit hohen Anforderungen an die Datensicherheit manchmal auf lokale Serverlösungen.
Vorteile: Skalierbarkeit für Unternehmenswachstum, geringere IT-Kosten, Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung.
Anpassbarkeit und Skalierbarkeit
Auch wenn Sie kein vollständig maßgeschneidertes CRM benötigen, hat Ihr Unternehmen vermutlich individuelle Anforderungen, die Standardlösungen nicht abdecken. Die Wahl eines CRM mit Anpassungsoptionen oder Add-ons sorgt dafür, dass Sie mit Ihrem Geschäft wachsen können und langfristig Kosten sparen.
Einige meiner bevorzugten skalierbaren und anpassbaren CRMs sind:
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Anpassbare CRM-Optionen
Ein gutes CRM sollte anpassbar sein, um Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Sie sollten in der Lage sein, Workflows zu konfigurieren, benutzerdefinierte Felder zu erstellen und Dashboards zu personalisieren, damit sie Ihren einzigartigen Vertriebsprozess und Kundendaten widerspiegeln.
Vorteile: Verbesserte Benutzerfreundlichkeit für Ihr Team, bessere Abstimmung mit Geschäftsprozessen, erhöhte Benutzerakzeptanz.
Skalierbarkeit
Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte Ihr CRM-System mit Ihnen wachsen. Achten Sie auf Skalierungsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, Benutzer hinzuzufügen, die Speicherkapazität zu erhöhen und neue Anwendungen zu integrieren, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln. So bleibt Ihr CRM während der gesamten Unternehmensentwicklung ein wertvolles Asset.
Vorteile: Langfristiger Wert und Investitionsschutz, Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen, macht Ihre CRM-Lösung zukunftssicher.
CRM-Sicherheitsfunktionen
Datensicherheit
Kundendaten sind ein wertvolles Gut und jedes CRM-System, das Sie wählen, muss der Datensicherheit Priorität einräumen. Achten Sie auf Funktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates, um sicherzustellen, dass Ihre Kundendaten vor unbefugtem Zugriff und Datenpannen geschützt sind.
Vorteile: Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, Schutz vor Datenpannen, baut Vertrauen und Sicherheit bei Kunden auf.
Benutzerrechte
Ein leistungsfähiges CRM-System ermöglicht es Ihnen, Benutzerrechte und Zugriffsebenen zu definieren. So wird sichergestellt, dass ausschließlich autorisierte Nutzer auf bestimmte Daten und Funktionen zugreifen können. Dies erhöht die Sicherheit und die Nachvollziehbarkeit innerhalb Ihres Unternehmens.
Vorteile: Verbesserte Datensicherheit, mehr Verantwortlichkeit, verringertes Risiko des unbefugten Datenzugriffs.
Stärken Sie Ihre GTM-Teams mit den richtigen CRM-Funktionen
Nehmen Sie sich Zeit, Ihr aktuelles CRM-System zu evaluieren und zu prüfen, ob es diese Funktionen bietet. Falls nicht, ziehen Sie in Betracht, Angebote von CRM-Anbietern anzufordern, die besser zu Ihren Geschäftsanforderungen passen.
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