10 Passaggi per una Strategia di Business Intelligence di Successo
Se hai già familiarità con la business intelligence, sai già che utilizza analisi avanzate dei dati per comprendere cosa succede alla tua azienda e alle sue prestazioni. Costruire una buona strategia di business intelligence è molto simile a condurre una piccola operazione di ricognizione interna, usando una serie di dati a cui probabilmente hai già accesso. L'obiettivo è dare un senso alle grandi quantità di dati sparsi in vari luoghi e trasformarli in analisi comprensibili e utilizzabili.
Ovviamente, prima di iniziare a usare una strategia BI per prendere decisioni intelligenti, risparmiare tempo e denaro, ridurre i rischi e acquisire un vantaggio competitivo, è utile prima gettare le basi. Ed ecco che entra in gioco questo articolo, la tua roadmap per costruire una strategia BI di successo.
Cos'è una strategia di Business Intelligence?
Una strategia di business intelligence è il piano su come dare senso ai set di dati disponibili per la tua azienda. Probabilmente la tua azienda raccoglie molte informazioni, e una buona strategia BI è un metodo sistematico per organizzarle, leggerle, sviluppare da esse intuizioni utili e poi prendere decisioni basate sui dati stessi. Esempi di dati sparsi che la tua azienda probabilmente riceve potrebbero essere:
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- Dati di vendita
- Feedback dai social media
- Risposte dei clienti a chiamate di assistenza e supporto tecnico
- Dati finanziari interni
- Buste paga dei dipendenti, fogli presenze e qualsiasi altro dato dalle risorse umane, come giorni di malattia e ferie
- Dati di magazzino
- Informazioni simili raccolte dalla concorrenza, come i numeri di vendita pubblicamente disponibili o le spese pubblicitarie
Quando hai un set di dati che pensi contenga informazioni utili, la tua strategia BI è il metodo formale che utilizzi per analizzarlo e arrivare a una visualizzazione dei dati che faccia emergere chiaramente le intuizioni chiave. Questo di solito comporta la creazione di un team BI composto da stakeholder principali, dal CFO o CIO a fornitori, responsabili delle risorse umane, esperti di analisi dati e persino utenti finali, che partecipano a riunioni strutturate in cui le informazioni vengono analizzate in modo significativo.
L'obiettivo è sviluppare un modello predittivo che spieghi cosa sta facendo la tua organizzazione e, si spera, ottenere previsioni migliori rispetto a un semplice approccio casuale.
Perché dovrei avere una strategia di Business Intelligence?
L'uso di strumenti di analisi dei dati strutturati per evidenziare indicatori chiave di prestazione vale sicuramente lo sforzo richiesto. Una volta che i tuoi team sono operativi, emergono molte intuizioni sorprendenti che possono guidare decisioni aziendali molto migliori. Quando ti abitui ad agire in questo modo, noterai diversi vantaggi della BI. La tua roadmap di business intelligence può aiutarti nei seguenti modi.
Prendi decisioni informate
Prendere decisioni è il compito principale di chi dirige, e se lo fai alla cieca è come lanciare freccette su una tavola con scritto SÌ e NO. Le analisi di business avanzate supportano i processi decisionali e ti tengono ancorato ai fatti in un modo che altrimenti non sarebbe possibile nelle organizzazioni in crescita. In un solo giorno potresti dover prendere decisioni su politiche HR, comunicazione social, iniziative di conformità, reportistica verso gli enti regolatori e perfino se nella sala relax ci debba essere latte normale o di soia.
Supponi, ad esempio, di dover decidere se passare a un orario di lavoro 4/10, invece di mantenere gli attuali 5/8. Senza una strategia BI per analizzare dati dei fogli presenze e indicatori di prestazione chiave, stai praticamente indovinando in base alla sensazione. Ma cosa succederebbe se mettessi i tuoi dati attraverso le fasi di automazione della business intelligence che hai implementato, e queste indicassero che nel customer care i dipendenti rendono molto di più a fine turno rispetto all'inizio, ma si assentano più spesso rispetto a quelli delle vendite?
In questo caso potresti prendere in considerazione un orario 12 ore di lavoro/24 ore di riposo, visto che così massimizzi sia il tempo produttivo che il tempo libero dei tuoi operatori del servizio clienti. Di conseguenza, vedresti migliorare le tempistiche nelle chiamate e calare il tasso di assenteismo. Questa è una buona decisione aziendale, e non lo avresti mai immaginato senza aver permesso al team BI di analizzare in profondità i dati.
Risparmia tempo e denaro
Riprendendo l'esempio precedente, hai deciso di passare a un orario 12/24 per il customer service. Ora devi mettere in atto la tua decisione. Ovviamente ci sono modi più o meno efficaci per farlo, ma esiste un metodo davvero migliore degli altri?
Le aziende che vogliono apportare un cambiamento così importante a volte assumono consulenti esterni per pianificare e gestire la loro strategia di trasformazione digitale. È inutile dire che questo è estremamente costoso e richiederà la vostra attenzione per mesi. D'altra parte, affidare l'incarico a qualcuno interno potrebbe richiedere lo stesso tempo e quel responsabile non potrà occuparsi delle sue altre attività mentre si dedica alla riorganizzazione dei turni.
È proprio in questi casi che il vostro team BI viene in soccorso esaminando i dati e trovando il curriculum (tramite parole chiave ricercabili) di uno dei vostri analisti finanziari, che in passato ha lavorato come project manager. Lei è appena rientrata dal congedo di maternità (informazione fornita dalle Risorse Umane) e non ha ancora iniziato a occuparsi delle tasse di quest'anno. Il monitoraggio delle chiamate in entrata mostra che marzo è un mese tranquillo per le richieste al servizio clienti e che ricevete meno chiamate durante la notte.
Forti di queste informazioni, chiedete alla vostra ex project manager di occuparsi del cambio di orario prima che inizi effettivamente la stagione fiscale. Pianificate il primo nuovo turno per l'inizio di marzo e avviate la transizione con le squadre notturne per mantenere il carico leggero fino a quando tutti non si saranno adattati. Poi utilizzate le dashboard finanziarie per confrontare il costo effettivo con quanto avreste speso per assumere consulenti aziendali.
Mitiga i Rischi
Una gestione intelligente dei rischi è un altro vantaggio di avere una strategia di business intelligence. Quando definite gli obiettivi aziendali per il prossimo futuro, inevitabilmente correrete alcuni rischi. Le iniziative future diventano molto più prevedibili se potete "vedere il futuro". Una strategia di business intelligence non può arrivare a tanto, ma può informare la vostra pianificazione.
Supponiamo che abbiate deciso di adottare il nuovo orario e siate a metà della transizione. Nonostante la vostra migliore pianificazione, le cose non stanno andando bene e un numero maggiore del previsto di operatori del servizio clienti lascia l'azienda o si lamenta del cambiamento. I vostri stakeholder principali tengono d’occhio le metriche e producono una serie di tappe facilmente rappresentabili in grafico per aiutarvi a monitorare il progetto. Se il tasso di abbandono raggiunge livelli specifici, è un segnale per rallentare il cambio d’orario o interrompere la transizione in anticipo. Se i numeri rimangono vicini al limite accettabile, potete procedere con sicurezza, poiché le fonti di dati prevedono un ritorno alla normalità dopo la transizione. In ogni caso, state affrontando rischi ben definiti con consapevolezza e mantenete il controllo per tutta la durata del processo.
Avere un Vantaggio Competitivo
In un settore affollato e competitivo, anche un piccolo vantaggio può darvi quella marcia in più che consente nel tempo di superare i concorrenti. Se la concorrenza non utilizza strumenti BI avanzati per gestire il processo decisionale, è probabile che commetterete meno errori, e meno gravi, e potreste persino individuare nuove opportunità che gli altri non vedono.
Passi per Costruire una Strategia di Business Intelligence di Successo
I vantaggi di una BI di successo sono chiari, ma come si fa a realizzarli nella pratica? Ecco 10 passaggi che quasi qualsiasi azienda può seguire per sviluppare sistemi BI di successo e renderli parte integrante del business.
Passo 1. Valuta la Tua Situazione Attuale
Non puoi fare nulla finché non sai a cosa stai andando incontro. Utilizza la conoscenza interna della situazione della tua azienda e dei suoi obiettivi futuri per valutare dove ti trovi e quale tipo di informazioni ti servono per guidarti. Questo orienterà molte delle decisioni che prenderai durante la strutturazione dei team e la pianificazione dei nuovi flussi di lavoro. Fai un giro negli impianti, esamina i tuoi file Excel e parla con i responsabili dei reparti per identificare obiettivi prioritari e trovare punti in cui mancano informazioni.
Passo 2. Seleziona uno Sponsor e gli Stakeholder
Le persone che scegli per formare i team BI devono essere intelligenti, motivate e abbastanza disciplinate da adottare un approccio sistematico all’analisi dei dati. Scegli una persona di cui ti fidi per guidare il team. Di solito si tratta di un dirigente di livello C con molta esperienza nella gestione di gruppi e team. Dai a questo sponsor ampio margine di manovra nella composizione del resto della squadra, ma assicurati che includa rappresentanti di ogni team coinvolto nel progetto. Questi stakeholder lavoreranno a stretto contatto.
Passo 3. Metti Insieme il Tuo Team BI
Metti tutti intorno a un tavolo, ordina delle pizze e inizia con le presentazioni. Se stai cambiando i turni, come nell’esempio che usiamo, le figure chiave da includere sono lo sponsor—che immaginiamo sia il tuo chief operating officer—che riferirà direttamente a te. Gli stakeholder del team comprenderanno il responsabile del servizio clienti, qualcuno delle risorse umane, un responsabile della pianificazione dal reparto operativo, un rappresentante sindacale se presente e magari qualcuno del reparto legale con esperienza specifica sul diritto del lavoro e sulla conformità per i dipendenti non esenti.
Nota: A seconda della piattaforma che scegli (passaggio successivo), potresti anche voler investire nella formazione, ad esempio in un corso Power BI o un corso Tableau per il tuo team.
Passo 4. Scegli la Tua Piattaforma BI
È l'anno corrente, e tutto è digitale. Qualunque cosa stia facendo la tua squadra, anche se gli obiettivi di performance aziendale sono semplicemente passare al latte di soia nell'area caffè, hai bisogno di un software di business intelligence che offra modelli self-service e un’ottima usabilità anche per i non esperti. Se hai bisogno di qualche suggerimento affidabile, abbiamo elencato le nostre raccomandazioni per le migliori piattaforme di revenue intelligence.
Fase 5. Considera Sicurezza, Privacy e Conformità
Proprio adesso, da qualche parte nel mondo, un gruppo audace di hacker sta cercando di mettere le mani sui tuoi dati. I piani della tua azienda per il futuro non sono qualcosa che vuoi condividere, quindi ti servono cifratura e una buona sicurezza IT. Se gestisci dati finanziari dei clienti, assicurati di utilizzare solo software certificati SSAE 18, poiché potrebbe essere un requisito legale.
Fase 6. Raccogli, Pulisci e Analizza i Tuoi Dati
Spazzatura in entrata, spazzatura in uscita. Lo hai già sentito, ma qui conta più che mai. Pulisci i tuoi dati prima che passino sotto il tritacarne della BI, altrimenti i risultati non avranno nessun senso. Non hai bisogno, per esempio, dei numeri di telefono di casa di tutti i dipendenti solo per modificare una pianificazione: elimina quelli e tutte le altre informazioni superflue. Una dipendenza innata dalla qualità dei dati è uno degli svantaggi della BI.
Fase 7. Usa le Visualizzazioni dei Dati
Parte della strategia BI consiste nel definire come presentare le intuizioni sviluppate dal team. Crea una dashboard di business intelligence utilizzando modelli di visualizzazione dati: sono semplici, intuitivi e ti permettono di esaminare grandi quantità di dati a colpo d’occhio. Questo rende molto più facile per tutti gli stakeholder e i membri del tuo team BI capire esattamente cosa stanno osservando.
Fase 8. Identifica i Tuoi KPI
Individua fin dall’inizio i tuoi indicatori chiave di performance (KPI) e le principali tappe di progetto, e resta fedele a quelli. Quando dovresti sapere come il cambiamento di schedule influenzerà il morale? Quando dovresti capire quanto costerà? Qual è il ROI di tutta questa operazione? Tieni aggiornati questi dati: sono il feedback che ti serve per essere sicuro di procedere nella direzione giusta.
Fase 9. Prevedi Ostacoli e Trova Soluzioni
Come disse un famoso pugile: "Tutti hanno un piano finché non prendono un pugno in testa." Sappiamo che la business intelligence e i dati sono ben diversi dal pugilato, ma la citazione si applica a qualsiasi piano. Prevedi in anticipo ostacoli, errori e svantaggi noti della BI, e predisponi un piano per gestire gli inevitabili crash del computer, perdite di dati e carenze nella formazione.
Fase 10. Esegui Revisioni Annuali
Se non inserisci feedback e valutazione nella struttura BI, non saprai mai se sta funzionando. Esegui revisioni annuali (o anche più frequenti, ad esempio trimestrali) dei dati, del team e dei processi stessi per assicurarti di restare sulla buona strada. Ancora una volta, controlla il ROI che stai ottenendo e continua il percorso di ottimizzazione per migliorare nella presa di decisioni guidate dai dati.
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