So wählen Sie CPQ-Software aus: 9 Kriterien, die Sie beachten sollten
CPQ-Software optimiert Vertriebsstrategien, indem sie Produktkonfigurationen automatisiert und Echtzeit-Preisübersicht bietet.
Stellen Sie sicher, dass die CPQ-Software mit CRM- und ERP-Systemen integriert werden kann, um Datensilos zu vermeiden und den Vertrieb zu optimieren.
Wählen Sie ein CPQ-Tool, das Anpassungen für individuelle Geschäftsabläufe und Produktkonfigurationen ermöglicht.
Achten Sie auf CPQ-Anbieter, die effektives Onboarding, Schulungen und einen reaktionsschnellen Kundensupport bieten.
Wählen Sie CPQ-Tools mit mobiler Unterstützung, um Ihrem Vertriebsteam effizientes Arbeiten an unterschiedlichen Standorten zu ermöglichen.
CPQ-Software—kurz für Configure, Price, Quote (Konfigurieren, Preisfestlegung, Angebotserstellung)—ist eine Softwarelösung, die Vertriebsteams dabei hilft, komplexe Produktkonfigurationen schnell zu automatisieren, dynamische Preisgestaltung anzuwenden und präzise Angebote zu erstellen.
Für CROs ist sie unverzichtbar, weil sie Arbeitsabläufe rationalisiert, sich in CRM- und ERP-Systeme integriert und die Echtzeit-Transparenz bietet, die zur Optimierung von Verkaufsstrategien und Steigerung der Profitabilität notwendig ist.
Dieser Leitfaden richtet sich an Vertriebsleiter und Operations-Manager, die fundierte Entscheidungen treffen wollen. Wenn Sie bereit sind zu erfahren, wie Sie CPQ-Software auswählen, sind Sie hier richtig. Lassen Sie uns eintauchen und die beste Lösung für Ihr Team finden.
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9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl von CPQ-Software achten sollten
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung eines CPQ-Tools diese Faktoren, damit die Lösung mit den Zielen und Anforderungen Ihres Teams übereinstimmt:
1. Flexibilität der Tarife
Ihre CPQ-Plattform sollte mit Ihrer Organisation mitwachsen können. Suchen Sie nach Anbietern, die skalierbare Tarife anbieten, mit denen sich Funktionen oder Nutzer problemlos hinzufügen lassen, ohne die Abläufe zu stören. Fragen Sie, wie sich die Preisstruktur bei Upgrades verändert und wie sich das auf die Profitabilität auswirkt.
2. Datenzugriff und Berichterstattung
Ein leistungsstarkes CPQ-System sollte Echtzeit-Analysen und anpassbare Dashboards bieten, um Kennzahlen wie Angebotsgenauigkeit, Abschlussquoten und Umsatztrends zu überwachen. CROs verlassen sich auf diese Erkenntnisse, um bessere Entscheidungen über Preisstrategien und Verkaufsprozesse zu treffen.
3. Integration in Ihre IT-Landschaft
Stellen Sie sicher, dass die CPQ-Software sich nahtlos in Ihr CRM, ERP-Systeme und andere Vertriebstools integrieren lässt. Eine reibungslose Integration verhindert Datensilos, hält Kundendaten über alle Plattformen hinweg konsistent und hilft Ihren Vertriebsteams, effizienter zu arbeiten.
4. Onboarding und Support
Ein effektives Onboarding verkürzt die Einarbeitungszeit Ihres Vertriebsteams erheblich. Achten Sie darauf, dass CPQ-Anbieter praxisnahe Schulungen, Webinare und einen reaktionsschnellen Kundensupport anbieten. Ein reibungsloser Start bedeutet schnellere Akzeptanz und weniger Verwaltungsaufwand. Ziehen Sie in Erwägung, mit aktuellen Nutzern zu sprechen, um deren Zufriedenheit mit dem Support einzuschätzen. Bei der Bewertung von CPQ-Software-Lösungen kann die Qualität des Anbietersupports maßgeblich für den Implementierungserfolg sein.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Flexible Berechtigungseinstellungen sind entscheidend für Datensicherheit und reibungslose Abläufe. Ihre gewählte CPQ-Lösung sollte es ermöglichen, Rollen entsprechend der Team-Hierarchie zuzuweisen – Beispielsweise können Vertriebsmitarbeiter Angebote erstellen, während Preisregeln nur von Managern angepasst werden. Testen Sie diese Funktion, indem Sie während einer Demo verschiedene Nutzerrollen anlegen und die Benutzerfreundlichkeit bewerten.
6. Branchenspezifische Compliance
Wenn Ihr Unternehmen in einer regulierten Branche tätig ist, prüfen Sie bitte, ob die CPQ-Plattform Compliance-Anforderungen wie die DSGVO oder HIPAA unterstützt. Compliance mindert nicht nur Risiken, sondern schafft auch Vertrauen und verbessert das Kundenerlebnis insgesamt. Bitten Sie die Anbieter um Dokumentationen oder Zertifikate als Nachweis der Compliance und konsultieren Sie bei Bedarf Ihr Rechtsteam.
7. Anpassungsoptionen
Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Wählen Sie ein CPQ-Tool, das Anpassungsoptionen für Workflows, Vorlagen und Produktkonfigurationen bietet. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihrem Vertriebsteam, individuelle Angebote zu erstellen, die auf die einzigartigen Bedürfnisse Ihrer Kunden zugeschnitten sind. Testen Sie während einer Probephase die Anpassungsfunktionen, um herauszufinden, wie einfach sie sich an Ihre Anforderungen anpassen lassen. Bitten Sie den Support um Beispiele für außergewöhnliche Anpassungen, die sie für andere Kunden umgesetzt haben.
8. Automatisierungsfunktionen
Die beste CPQ-Software reduziert manuelle, fehleranfällige Aufgaben, indem sie Freigaben automatisiert, Preisregeln anwendet und den Angebot-zu-Kasse-Prozess beschleunigt. Für CROs bedeutet Automatisierung, dass das Vertriebsteam sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie den Abschluss von Geschäften und die Pflege von Kundenbeziehungen konzentrieren kann.
9. Mobile- oder Multi-Standort-Unterstützung
Moderne Vertriebsorganisationen agieren häufig standortübergreifend. Achten Sie darauf, dass Ihr CPQ-System eine benutzerfreundliche mobile App bietet, damit Ihr Vertriebsteam jederzeit professionelle Angebote erstellen und auf Kundenanfragen reagieren kann – schnell und konsistent. Testen Sie bei einer Demo die mobile Benutzeroberfläche und erkundigen Sie sich nach eventuellen Einschränkungen gegenüber der Desktop-Version. Überlegen Sie, wie Ihr Team die Software unterwegs einsetzen möchte, und stellen Sie sicher, dass deren Bedürfnisse erfüllt werden.
Wie Sie CPQ-Software auswählen: Ein 5-Schritte-Framework
Die richtige CPQ-Software auszuwählen, bedeutet, die Bedürfnisse Ihres Teams zu verstehen und zu bewerten, wie verschiedene Tools diese erfüllen. Es geht darum, eine Lösung zu finden, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert und Ihre Ziele unterstützt. Hier finden Sie eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei einer fundierten Entscheidung hilft:
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen
Beginnen Sie damit, die Anforderungen Ihres Teams festzulegen, um sicherzustellen, dass die gewählte CPQ-Software diese effektiv abdeckt. So gehen Sie bei diesem ersten Schritt vor:
Stakeholder-Input + Schmerzpunkte
Beziehen Sie wichtige Beteiligte wie Vertrieb, Finanzen und IT mit ein, um Schmerzpunkte im aktuellen Angebotsprozess zu identifizieren – etwa Verzögerungen bei der Angebotserstellung, inkonsistente Preisstrategien oder fehlende Echtzeit-Einblicke. Diese Grundlagen helfen dabei, unverzichtbare Funktionen zu priorisieren.
Abgleich mit internen Richtlinien
Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen mit internen Richtlinien und Unternehmenszielen übereinstimmen. Berücksichtigen Sie Anbieterpräferenzen, Sicherheitsprotokolle und die Einhaltung von Vorschriften. So passt die Software reibungslos in Ihre vorhandenen Abläufe und erfüllt alle notwendigen Standards.
Unterscheiden Sie unverzichtbare Funktionen
Unterscheiden Sie zwischen unverzichtbaren und "nice-to-have"-Funktionen. Unverzichtbar sind beispielsweise Integrationen mit Ihrem CRM oder automatisiertes Pricing. Nett wären etwa optische Anpassungen oder fortgeschrittene Analysen. Diese Unterscheidung hilft Ihnen, bei der Bewertung den Überblick zu behalten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Über welche Beschwerden oder Hindernisse wird am häufigsten gesprochen?
- Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passen aktuelle Systeme zu den internen Richtlinien?
Schritt 2: Recherchieren Sie CPQ-Software-Anbieter
Starten Sie Ihre Anbietersuche, indem Sie verschiedene Quellen nutzen, um den besten Anbieter für Ihre Anforderungen zu finden:
Machen Sie einen Überblick über die Anbieterlandschaft
Suchen Sie nach CPQ-Anbietern mit nachgewiesener Erfolgsbilanz in Ihrer Branche. Vergleichen Sie deren Funktionalitäten, Integrationsmöglichkeiten und Preisstrukturen. Berücksichtigen Sie, wie jeder Anbieter komplexe Konfigurationen handhabt und wie skalierbar die Lösung für zukünftiges Wachstum ist.
Vergleichen Sie Tools basierend auf Unternehmensgröße
Überlegen Sie, wie jedes Tool zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Anforderungen passt. Manche Software eignet sich besser für kleine Teams, während andere für große Unternehmen konzipiert sind. Bewerten Sie, ob Sie die Implementierung outsourcen oder lieber eigene Modelle im Haus aufbauen möchten. Mit diesem Ansatz stellen Sie Skalierbarkeit und Relevanz für Ihre Abläufe sicher.
Kernunterschiede identifizieren
Konzentrieren Sie sich darauf, was jeden Anbieter besonders macht, beispielsweise dessen Unterstützung bei der Implementierung oder die Benutzerfreundlichkeit. Achten Sie auf Flexibilität bei der Abbildung spezieller Anwendungsfälle – das kann für spezialisierte Branchen entscheidend sein. Dokumentieren Sie diese Unterschiede, um Vergleiche zu erleichtern.
Ergebnisse dokumentieren
Führen Sie detaillierte Notizen zu den Stärken und Schwächen jedes Anbieters. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um Ihre Gedanken zu strukturieren und nichts zu übersehen. Diese Dokumentation ist äußerst wertvoll, wenn Sie Ihre Auswahl eingrenzen und eine endgültige Entscheidung treffen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool am stärksten?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und Systemlandschaft?
- Welche Unterstützung und Dokumentation gibt es?
- Wie flexibel ist das Tool für spezielle Anwendungsfälle?
- Was sind häufige Lob- oder Kritikpunkte?
Top CPQ-Software zur Auswahl
Hier ist meine Liste der 10 besten verfügbaren CPQ-Softwareoptionen, um Ihnen den Einstieg in Ihre Suche zu erleichtern:
Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für CPQ-Software und nehmen Sie Kontakt auf
Grenzen Sie Ihre Optionen ein und treten Sie mit potenziellen Partnern in Kontakt, um die richtige Lösung zu finden:
Anbieter shortlistieren
Wählen Sie auf Basis Ihrer bisherigen Recherche 2–4 Anbieter aus. Konzentrieren Sie sich auf jene, die Ihre Anforderungen und Prioritäten am besten erfüllen. Diese Shortlist sollte Anbieter enthalten, die passende Funktionen und Unterstützung im Einklang mit den Zielen Ihres Teams bieten. Mit einer kleinen Auswahl können Sie die Optionen leichter vergleichen und gründlich bewerten.
Senden Sie eine RFI oder RFP
Erwägen Sie, eine Request for Information (RFI) oder eine Request for Proposal (RFP) zu senden, um detaillierte Informationen zu erhalten. Eine RFI hilft Ihnen, die Fähigkeiten der Anbieter zu verstehen, während eine RFP konkrete Lösungen für Ihre Anforderungen bietet. Nutzen Sie diese Dokumente, um Klarheit über Preise, Funktionen und Implementierungszeiträume zu gewinnen.
Führen Sie Demos durch und stellen Sie Fragen
Vereinbaren Sie Demos mit Ihren ausgewählten Anbietern und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Achten Sie während der Demos auf die Benutzeroberfläche, die Bedienungsfreundlichkeit und darauf, wie die Software Ihre Herausforderungen löst. Fragen Sie nach bestimmten Funktionen wie Automatisierungsmöglichkeiten oder einfacher Integration, um sicherzustellen, dass die Software Ihre Anforderungen erfüllt.
Nutzen Sie einheitliche Bewertungskriterien
Wenden Sie bei allen Anbietern dieselben Bewertungskriterien an, um objektiv zu bleiben. Dazu können Kosten, Funktionsumfang, Support und Nutzerfeedback zählen. Einheitliche Kriterien erleichtern faire Vergleiche und helfen Ihnen, die beste Lösung für Ihr Team zu finden.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine reale Kundengeschichte präsentieren, die mit unserer vergleichbar ist?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche Funktionen erfordern ein Upgrade?
- Wie funktioniert Ihr Preismodell?
- Wie lange dauern Ihre typischen Implementierungen?
Schritt 4: Ein überzeugendes Business Case erstellen
Verwandeln Sie Ihre Anbieterauswahl in einen überzeugenden Business Case, der bei Ihrem Führungsteam auf Resonanz stößt:
Schmerzpunkte und Ergebnisse zusammenfassen
Stellen Sie die Herausforderungen, mit denen Ihr Team konfrontiert ist, sowie die erwarteten Ergebnisse durch die Einführung von CPQ-Software klar heraus. Heben Sie hervor, wie die Software Ineffizienzen beseitigen, Fehler reduzieren und Vertriebsprozesse verbessern kann. Verwenden Sie Aufzählungspunkte für mehr Übersichtlichkeit und konzentrieren Sie sich auf die spezifischen Vorteile, die CPQ-Software Ihrem Team bietet.
Kostenschätzungen und Zeitpläne präsentieren
Holen Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume von Ihren bevorzugten Anbietern ein. Präsentieren Sie diese übersichtlich, zeigen Sie sowohl die Anfangsinvestitionen als auch laufende Kosten auf. Verlinken Sie bei Bedarf zu Ressourcen wie CPQ-Preisübersichten, um Kontexte zu schaffen. Geben Sie geschätzte Zeitpläne für Bereitstellung und Schulung an, um ein umfassendes Bild des Gesamtaufwands zu vermitteln.
ROI und Risiken kommunizieren
Erklären Sie den Return on Investment, indem Sie Effizienzsteigerungen und finanzielle Vorteile detailliert darstellen. Heben Sie die Risiken hervor, die entstehen, wenn keine Lösung eingeführt wird – zum Beispiel anhaltende Ineffizienzen oder entgangene Umsätze. Verwenden Sie Praxisbeispiele, um mögliche Einsparungen und Verbesserungen der operativen Abläufe zu veranschaulichen.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird damit gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts tun?
- Was sind die finanziellen und betrieblichen Vorteile?
- Wie schnell können wir mit Ergebnissen rechnen?
- Wie wirkt sich das auf den Arbeitsalltag unseres Teams aus?
Schritt 5: Ihre CPQ-Software implementieren und Nutzer einbinden
Sorgen Sie mit diesen Schritten für eine reibungslose Einführung und erfolgreiche Implementierung Ihrer ausgewählten CPQ-Software:
Rollout-Plan kommunizieren
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan klar an alle betroffenen Benutzer. Teilen Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und die relevanten Informationen für jedes Teammitglied. Nutzen Sie E-Mails, Meetings oder interne Plattformen, um sicherzustellen, dass alle den Prozess verstehen. Klare Kommunikation minimiert Verwirrung und schafft Erwartungen.
Interne Verantwortliche benennen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Kontaktpersonen für den Rollout. Diese Personen koordinieren mit dem Anbieter und kümmern sich um interne Fragen oder Probleme. Mit definierten Ansprechpartnern wird Verantwortlichkeit geschaffen und die Nutzer erhalten feste Ansprechpartner für Unterstützung.
Für Schulung und Akzeptanz sorgen
Stellen Sie sicher, dass Teams die Schulung absolvieren und das Tool einheitlich anwenden. Bieten Sie Trainings, Workshops oder Online-Module an, um alle Nutzerbedürfnisse abzudecken. Überwachen Sie die Teilnahme und fördern Sie Rückmeldungen, um eventuelle Lernlücken zu schließen. Kontinuierliche Schulung sorgt dafür, dass alle Anwender mit der neuen Software vertraut sind.
Feedbackschleifen etablieren
Richten Sie während des Rollouts Feedbackschleifen ein, um Nutzereindrücke zu sammeln und den Prozess zu verbessern. Nutzen Sie Umfragen, Meetings oder direkte Kommunikation, um Rückmeldungen zu erhalten. Arbeiten Sie mit Ressourcen des Anbieters zusammen, um Anliegen zu adressieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Feedback hilft dabei, die Implementierung optimal an die Anforderungen anzupassen.
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Roll-out verantwortlich?
- Wie wird der frühe Erfolg gemessen?
- Wie wird Nutzerfeedback gesammelt?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
Wie es weitergeht
Wenn Sie gerade dabei sind zu recherchieren, wie Sie die richtige CPQ-Software auswählen, kontaktieren Sie einen SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
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