Wie viel kostet ein CRM?
Die Preise variieren je nach Funktionen wie Automatisierung, Arbeitsabläufen und dem von Ihnen gewählten Kundensupport-Team. Vergleichen Sie diese Elemente, um die beste Lösung für Ihre Vertriebsteams zu finden.
Die anfänglichen Kosten zeigen nicht das vollständige Bild. Achten Sie auf Zusatzkosten wie zusätzlichen Speicherplatz, Apps oder Premium-Kundensupport, die die Gesamtausgaben erhöhen.
Konzentrieren Sie sich auf den ROI und die Skalierbarkeit. Wählen Sie eine CRM-Lösung, die Ihre Vertriebsprozesse optimieren, mit kleinen Unternehmen wachsen und sich gleichermaßen an Start-ups und Großunternehmen anpassen kann.
Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Kundendaten zentralisiert, Interaktionen erfasst und bei der Verwaltung der gesamten Vertriebspipeline hilft. Für CROs ist es unverzichtbar, da es die Transparenz, Analysen und Automatisierung bietet, die erforderlich sind, um Teams auszurichten, Vertriebsprozesse zu optimieren und ein planbares Umsatzwachstum voranzutreiben.
CRM-Anbieter sind die Unternehmen, die CRM-Plattformen entwickeln und bereitstellen und CROs die Tools und Unterstützung bieten, die sie benötigen, um Kundendaten zu verwalten, Vertriebsprozesse zu optimieren und den Umsatzbetrieb effektiv zu skalieren. Viele CRM-Anbieter veröffentlichen keine Preise, was für zusätzliche Verwirrung sorgt.
In diesem Leitfaden erläutere ich typische Kosten, CRM-Preismodelle und mögliche versteckte Gebühren. Außerdem gebe ich dir Tipps zur Bewertung des ROI, damit du fundierte Entscheidungen treffen kannst.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Der CRM-Preis- und Kostenrechner des CRO Club
Möchtest du die Kosten eines CRM schnell schätzen? Probiere unseren Kostenrechner aus:
Welche Faktoren beeinflussen die CRM-Preise?
Bei der Auswahl einer CRM-Software können Faktoren wie die Anzahl der Benutzer, die Funktionen und Gebühren für die Einführung den entscheidenden Unterschied machen. Hier eine Übersicht:
| Faktor | Wie er die Preise beeinflusst |
| Enthaltene Benutzerplätze | Die Anzahl der Benutzer kann die Kosten erhöhen, wobei jeder zusätzliche Benutzerplatz $10–$50/Monat kostet. |
| Pipeline-Phasen | Mehr Vertriebsphasen erfordern möglicherweise höhere Tarife und erhöhen die Kosten um $20–$100/Monat. |
| Berichtsfunktionen | Erweiterte Analyse-, Übersichtsoberflächen- oder Vertriebsprognosefunktionen kosten häufig zusätzlich $20–$50/Monat. |
| Anpassung | Die Anpassung mit benutzerdefinierten Daten, Berechtigungen oder Arbeitsablaufautomatisierung kann Einrichtungsgebühren von $500–$2000 verursachen. |
| Support-Level | Premium-technischer Support oder der Zugang zu einem Supportteam rund um die Uhr kann zusätzlich $50–$200/Monat kosten. |
Preismodelle verstehen
Bei der Auswahl eines CRM-Preismodells ist es wichtig, die verfügbaren Preismodelle zu verstehen. Diese Modelle, etwa pro Benutzer oder auf Basis eines individuellen Angebots, unterscheiden sich von den Gesamtkosten und können dein Budget beeinflussen. Sehen wir uns die verschiedenen Modelle an, auf die du stoßen könntest:
| Preismodell | So funktioniert es | Darauf solltest du achten |
| Pro Benutzer/Benutzerplatz | Abrechnung auf Grundlage der Anzahl der Benutzer oder Benutzerplätze | Die Kosten können schnell steigen, wenn deine Vertriebsteams wachsen |
| Nach Nutzung | Gebühren, die an das Volumen des Vertriebszyklus oder an Vertriebsprognosefunktionen gekoppelt sind | Eine intensive Nutzung kann zu unerwarteten Ausgaben führen |
| Tarif mit mehreren Stufen | Einsteiger- vs. Profi- vs. Unternehmenstarif. Prüfe den Funktionsumfang und den Zugang zur Marketingautomatisierung. | Stelle sicher, dass der von dir gewählte Tarif alle erforderlichen Funktionen umfasst |
| Individuelles Angebot | Auf deine spezifischen Anforderungen zugeschnitten; Verhandlungen erforderlich. | Die monatliche Abrechnung ist flexibel; ein Jahresabonnement ist oft günstiger, erfordert jedoch eine höhere Bindung der Kreditkarte |
| Nach Nutzung oder jährlich | Die monatliche Abrechnung ist flexibel; ein Jahresabonnement ist oft günstiger, erfordert jedoch eine höhere Bindung der Kreditkarte | Achte auf die Bindung und die möglichen Einsparungen durch jährliche Zahlungen |
Typische Preise nach Unternehmensgröße
Die CRM-Preise steigen mit der Unternehmensgröße und wirken sich auf die Budgetplanung und den Funktionszugang aus. Wenn du verstehst, wie sich die Kosten je nach Größe unterscheiden, kannst du die beste Lösung für dein Team auswählen:
| Unternehmensgröße | Typischer Preisbereich | Üblicherweise enthalten | Häufige Anwendungsfälle & Anbieter |
| Kleine Unternehmen | $20–$100/Monat | KI-gestützte Analysen, Pipeline-Management, Projektmanagement und außerdem erstklassige Kundenerfahrung | Einfache Verkaufsverfolgung, Zoho CRM, HubSpot, Freshsales |
| Mittelgroße Unternehmen | $100–$500/Monat | Anwendungen, Prognosen, moderater Kundensupport | Wachsende Vertriebsteams, Salesforce, Pipedrive, Insightly |
| Große Unternehmen | $500–$1000/Monat | KI-gestützte Analysen, Pipeline-Management, Projektmanagement und ebenfalls erstklassige Kundenerfahrung | Komplexe Verkaufsprozesse, Microsoft Dynamics, SugarCRM, NetSuite |
| Konzerne | $1000+/Monat | Individuelle CRM-Software aus einer Hand, durchgängige Integrationen, fortschrittliche Authentifizierung | Management auf Konzernebene, Oracle CRM, SAP, Salesforce Enterprise |
Versteckte Kosten und Zusatzkosten, auf die Sie achten sollten
Wenn Sie sich für CRM-Preise entscheiden, können versteckte Kosten unerwartet auftreten und Ihr Budget stärker als erwartet belasten. Beispielsweise können Einführungsgebühren überraschend anfallen, und Premium-Support kann unerwartete monatliche Kosten verursachen.
Und während Sie versteckte CRM-Kosten berücksichtigen, sollten Sie auch fragen: Wie viel kostet Vertragsmanagementsoftware? Denn wenn Ihr Vertragswerkzeug in Ihr CRM integriert werden muss, sollten diese Lizenz- und Integrationskosten in Ihrem Gesamtbudget berücksichtigt werden.
Darauf sollten Sie achten:
| Versteckte Kosten/Zusatzkosten | Beschreibung |
| Einführungs-/Einrichtungsgebühren | Die Ersteinrichtung kann zusätzliche Kosten verursachen. Einige Anbieter wie Salesforce berechnen Gebühren für die Systemkonfiguration und den Datenimport. |
| Schulungen oder Zertifizierungen | Laufende Schulungen können kostenpflichtig sein, wie bei den Zertifizierungsprogrammen von HubSpot, die Ihre Gesamtkosten erhöhen können. |
| Premium-Kundensupport | Eine schnellere Antwort vom Supportteam bedeutet häufig zusätzliche Gebühren. Anbieter wie Zoho CRM bieten kostenpflichtige Stufen an. |
| Integrationen über den Standardumfang hinaus Zusätzliche Anwendungen/Mobilanwendungen | Das Hinzufügen von Integrationen, die nicht im Basispaket enthalten sind, kann zusätzliche Gebühren verursachen, wie es bei den umfangreichen Integrationsoptionen von Microsoft Dynamics der Fall ist. Für soziale Medien, Massen-E-Mails oder Webformulare |
| Überschreitung von Nutzungsgrenzen | Zusätzliche Benachrichtigungen, API-Aufrufe oder Nachfassaktionen (ein häufiges Vorkommnis bei Anbietern wie Pipedrive). |
| Mindestvertragslaufzeiten | Bindungen, die Start-ups oder gemeinnützige Organisationen belasten. Einige Anbieter wie SAP verlangen Mindestvertragslaufzeiten und binden Sie damit an ein bestimmtes Ausgabenniveau, das möglicherweise nicht zu Ihren sich ändernden Anforderungen passt. |
| Compliance- oder rechtliche Aktualisierungen | Die Einhaltung von Branchenvorschriften kann Aktualisierungen erfordern, für die einige Anbieter Gebühren berechnen, wie bei den compliancebezogenen Erweiterungen von Oracle CRM. |
Arten der CRM-Preisgestaltung: Abonnementpläne und Auslöser für Upgrades
Die CRM-Preisgestaltung folgt häufig einem Abonnementmodell mit abgestuften Plänen, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Limits bieten:
- Inklusivleistungen der Pläne: Basis = Kontakte + E-Mail-Marketing. Pro/Unternehmen = Marketingautomatisierung, Workflow-Automatisierung, Verkaufsprognosen und Kundenreisen. HubSpot und Zoho CRM informieren transparent über ihre abgestuften Angebote.
- Auslöser für Upgrades: Mehr Anwendungen, eine höhere Nutzerzahl oder fortschrittliches Pipeline-Management. Salesforce erfordert häufig Upgrades für umfangreichere Funktionen. Nutzerlimits, der Zugriff auf Funktionen oder Integrationsobergrenzen bestimmen oft, wann Sie ein Upgrade benötigen. Salesforce verlangt beispielsweise ein Upgrade für fortschrittlichere Berichte und Automatisierung.
- Jährliche gegenüber monatlicher Abrechnung: Die monatliche Abrechnung bietet Flexibilität; Jahresabonnements sichern Einsparungen. Insightly und Pipedrive bieten klare Preisinformationen mit jährlichen Einsparungen.
- Transparenz: Anbieter wie Zoho CRM und HubSpot gehen offen mit ihren Preisplänen um, während andere Verhandlungen voraussetzen.
Um übermäßige Ausgaben zu vermeiden, sollten Sie die Anforderungen Ihres Teams mit den in jedem Plan angebotenen Funktionen abgleichen. Stimmen Sie Ihre Wahl auf Ihre aktuellen Anforderungen ab, um unnötige Upgrades zu vermeiden.
Maximierung des ROI Ihrer CRM-Investition
Der ROI sollte Ihre Kaufentscheidungen für ein CRM leiten, da seine Nachverfolgung dazu beiträgt, sicherzustellen, dass sich Ihre Investition langfristig auszahlt. Sie müssen die Vor- und Nachteile eines CRM abwägen und eine fundierte Entscheidung treffen. So geht's:
Eingesparte Zeit
Automatisierung und Workflows reduzieren manuelle Verkaufsprozesse. Überlegen Sie, welche manuellen Prozesse dieses CRM ersetzen wird und wie viel Zeit Ihr Team dadurch einsparen könnte. Bitten Sie Anbieter, diese zeitsparenden Funktionen anhand eines typischen Anwendungsfalls zu demonstrieren. Diese Bewertung hilft Ihnen, mögliche Produktivitätssteigerungen zu messen und die Investition zu rechtfertigen.
Fehlerreduzierung
Bessere Berechtigungen und Validierungskontrollen. Die Reduzierung manueller Übergaben oder Berechnungen mit einem CRM kann kostspielige Fehler minimieren. Ermitteln Sie, wo derzeit Fehler auftreten und wie dieses System sie reduzieren könnte. Bitten Sie Anbieter zu zeigen, wie Datenvalidierung und -kontrolle auf der gesamten Plattform funktionieren. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, die Auswirkungen des CRM auf Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu bestimmen.
Vermeidung von Compliance-Verstößen
Integrierte Prüfungs- und Authentifizierungsfunktionen. CRM-Funktionen, die gesetzlichen, finanziellen oder branchenspezifischen Standards entsprechen, können das Risiko von Geldstrafen oder Prüfungen reduzieren. Erkundigen Sie sich nach den in die Plattform integrierten Compliance-Funktionen und danach, ob sie Ihre spezifischen Branchenanforderungen unterstützt. Bitten Sie um Beispiele dafür, wie das CRM dazu beigetragen hat, Compliance-Lücken zu vermeiden. Das Verständnis dieses Aspekts stellt sicher, dass Ihr System die erforderlichen Vorschriften erfüllt.
Teamübergreifende Einführung oder Konsolidierung
Ersetzen Sie isolierte Apps durch eine ganzheitliche CRM-Lösung. Bewerten Sie, ob dieses Tool andere Anwendungen ersetzen könnte und welche Teams es tatsächlich nutzen würden. Bitten Sie Anbieter um Beispiele erfolgreicher Einführungen in verschiedenen Abteilungen. Dies hilft Ihnen, das Potenzial des CRM zur Vereinheitlichung von Prozessen und zur Kostensenkung einzuschätzen.
Fragen an Anbieter während Preisvorführungen
Vorführungen sind Ihre beste Gelegenheit, Preise zu klären, den Leistungsumfang zu prüfen und unerwartete Kosten zu vermeiden. Bereiten Sie sich mit Fragen vor, um sicherzustellen, dass Sie jeden Aspekt des Angebots verstehen, und erwägen Sie die Erstellung einer Ausschreibung für CRM-Preise, um alle wichtigen Punkte abzudecken. Hier sind wichtige Fragen, die Sie stellen sollten:
- Wie sind die Preispläne strukturiert und wie hoch sind die CRM-Kosten pro Nutzer?
- Unterstützen Sie Marketingautomatisierung, Benachrichtigungen und Workflow-Automatisierung?
- Worin unterscheiden sich die Funktionen der einzelnen Tarife?
- Gibt es Nutzungsobergrenzen und was passiert, wenn wir diese überschreiten?
- Welche Gebühren für die Einführung sind enthalten und wie werden sie abgerechnet?
- Kann ich per Kreditkarte, PayPal oder Rechnung bezahlen?
- Bieten Sie Rabatte für gemeinnützige Organisationen oder Start-ups an?
- Integrieren Sie sich mit Salesforce, Zoho CRM oder anderer CRM-Software?
- Können Sie Fallstudien oder häufig gestellte Fragen von ähnlichen Käufern teilen?
- Können wir zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung wählen und gibt es Bedingungen für die Verlängerung?
- Wie rechnen Sie zusätzliche Nutzer oder Funktionen während der Vertragslaufzeit ab?
- Gibt es versteckte Gebühren, über die wir Bescheid wissen sollten?
Tipps zur Verhandlung von CRM-Preisen
Preise sind oft verhandelbar, und eine gute Vorbereitung verschafft Ihnen einen Vorteil, wenn es darum geht, bessere Angebote zu erhalten. Mit starken Verhandlungstaktiken kann Ihr Team günstige Preise und Vertragsbedingungen erreichen und gleichzeitig die erforderlichen Funktionen beibehalten. Hier sind einige Tipps, die Sie bei Ihrem Verhandlungsprozess unterstützen:
- Wettbewerber vergleichen: Vergleichen Sie die CRM-Preise verschiedener Anbieter wie Zoho CRM, HubSpot und Salesforce. Nutzen Sie diese Informationen, um mit Anbietern zu verhandeln, und zeigen Sie ihnen, dass Sie die Marktpreise kennen.
- Rabattmöglichkeiten: Fragen Sie nach Angeboten für gemeinnützige Organisationen, Start-ups oder jährliche Verpflichtungen. Einige Anbieter bieten Sonderkonditionen an, um die Kundenbindung zu stärken, wodurch sich die Kosten erheblich senken lassen.
- Pilotprogramme: Testen Sie Apps und Workflows, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Tarif entscheiden. Dieser Ansatz kann während des Testzeitraums manchmal zu vergünstigten Konditionen führen.
- Verlängerungs- und Bindungsklauseln: Vermeiden Sie langfristige Bindungen und bewerten Sie Ihre Situation bei jedem Verkaufszyklus neu. Stellen Sie sicher, dass Sie die Flexibilität haben, Ihre Anforderungen neu zu bewerten und die Bedingungen neu zu verhandeln, bevor der Vertrag verlängert wird.
- Gemeinsamer Einkauf: Nutzen Sie den Einkauf, um die CRM-Kosten zu senken. Wenn Sie sich mit anderen Abteilungen oder Unternehmen zusammenschließen, können Sie Ihre Kaufkraft erhöhen und bessere Preisangebote erhalten.
Wie es weitergeht
Wenn Sie CRM-Preise recherchieren, wenden Sie sich an einen SoftwareSelect-Berater, um kostenlose Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens besprochen werden. Sie erhalten:
- Eine Auswahlliste der besten CRM-Optionen, die auf Ihre Vertriebsprozesse zugeschnitten sind.
- Unterstützung beim Vergleich von CRM-Kosten, CRM-Preismodellen und CRM-Preisstufen.
- Beratung zur Integration mit Apps, Zoho CRM oder Salesforce.
- Umfassende Unterstützung während des Onboardings, der Verhandlung und der Einführung.
