Was ist Lead-Retrieval? Der vollständige Leitfaden

Phil Gray

on May 21, 2026

Lead-Retrieval ist ein wesentliches Werkzeug, um potenzielle Kundendaten zu erfassen, Leads zu qualifizieren und das Lead-Management zu verbessern. Erfahren Sie mehr über die Tools, die Sie mit Ihrer restlichen Technologie verbinden können, um auf Messen und Veranstaltungen schneller mehr Leads zu erfassen.

Wenn Sie hoffen, Ihre geschäftlichen Beziehungen zu einer Vielzahl von Kunden zu beleben, kann die Teilnahme an oder das Ausrichten einer Messe, Konferenz, Fachausstellung oder einer anderen Veranstaltung Sie mit vielen potenziellen Kontakten in direkten Kontakt bringen. Ob es sich um eine virtuelle, persönliche oder hybride Veranstaltung handelt – Sie werden zahlreiche Gelegenheiten haben, neue Leads zu generieren und Ihr Geschäft voranzutreiben.

Leider kommt es oft zu einem Bruch, wenn der Kontakt zu einem Lead auf einer Veranstaltung hergestellt und später nachgefasst werden soll. Manchmal werden die Kontaktdaten nicht zuverlässig erfasst, oder die Nachverfolgung erfolgt zu spät, um noch von Bedeutung zu sein. Es gibt jedoch eine Lösung, um sicherzustellen, dass Sie hochwertige Leads gewinnen, diese mit Ihrem Team teilen und alle auf Kurs bleiben, starke Beziehungen aufzubauen: Lead Retrieval.

Erfahren Sie hier, wie Sie mit Lead Retrieval den bestmöglichen Return on Investment aus den Veranstaltungen erzielen, an denen Sie teilnehmen, und lernen Sie wichtige Fakten kennen.

Was ist Lead Retrieval?

Lead Retrieval ist der Prozess der Erfassung von Leads auf einer Veranstaltung. Während früher Bleistift und Papier das bevorzugte Mittel zur Erfassung von Lead-Daten waren, gibt es heute zahlreiche Lead Retrieval Plattformen, die Ihnen die Werkzeuge und Strategien an die Hand geben, mit denen Sie die Datenerfassung verbessern und besser mit Ihren Vertriebs- und Marketingteams zusammenarbeiten können.

Statistiken zeigen, dass etwa zwei Drittel der auf Messen und Veranstaltungen erfassten potenziellen Leads nie nachverfolgt werden. Mit einer Lead Retrieval App können Sie jedoch sicherstellen, dass Sie die richtigen Leads erfassen, deren Daten anreichern, sie qualifizieren und bewerten, und die Listen an das richtige Team weitergeben, das sie zum passenden Zeitpunkt kontaktiert. So können Sie Leads, die auf Veranstaltungen gewonnen wurden, nahtlos in Ihr Lead Management System und den Lead-Tracking-Prozess überführen.

Wie funktioniert es?

Ich habe Papiervordrucke bereits als geeignete Methode zur Lead-Erfassung ausgeschlossen. Heute sollten Sie sich auf Technologie verlassen, um Lead Retrieval zu optimieren und Ihre Leads zu qualifizieren. Egal, ob Sie eine Hardware- oder softwarebasierte Plattform nutzen: Sie scannen QR-Codes, Barcodes, Identifikationsnummern, NFC-fähige Ausweise oder sogar Visitenkarten mit Ihrer App, um die Kontaktdaten eines Leads zu erfassen.

Diese Informationen können enthalten:

Firmenname
Berufsbezeichnung
Bürotelefon
E-Mail-Adresse

Da diese Daten in der Regel während des Registrierungsprozesses gesammelt werden, können Sie diese Informationen auch durch eine Integration mit dem Managementsystem des Veranstalters erhalten. Sie möchten aber vielleicht auch auf eigene Tools und das Gespräch vor Ort setzen, um ein umfassenderes Bild Ihres Leads zu gewinnen.

Der Ablauf

Ihr erster Schritt ist das Erfassen der Lead-Daten per Scannen des Ausweises oder Codes mit Smartphone, Tablet oder Handscanner. Anschließend können Sie Leads direkt vor Ort qualifizieren, indem Sie nach dem Gespräch Notizen in der App hinzufügen. Auch das Versenden von individuellen Umfragen und personalisierten Inhalten ist direkt möglich, um weitere Informationen zu erhalten.

Wenn Sie genügend Daten gesammelt haben, ist es Zeit für die Nachverfolgung nach der Veranstaltung über die Integration mit Ihrem CRM-System. Übermitteln Sie die Daten an Vertrieb und Marketing, um einen persönlicheren Ansatz für Ihr Verkaufsgespräch zu ermöglichen. Die meisten Lead Retrieval Plattformen synchronisieren sich in Echtzeit mit CRM-Lösungen, sodass Ihr Team die Informationen viel schneller erhält. In der Regel können Sie die Daten auch nach Excel exportieren.

Schließlich wird Ihre Lead Retrieval Plattform Teil Ihres Reporting-Ökosystems mit wichtigen Kennzahlen wie der Gesamtzahl gescannter Leads, durchschnittlicher Lead-Qualität oder der Anzahl von Leads aus derselben Organisation. Umfassende Suchfunktionen in Ihren Reporting-Tools ermöglichen es Ihnen, Leads nach relevanten Kennzahlen zu filtern, zu gruppieren und zu segmentieren und sorgen so für ausgereifte Marketingstrategien.

Lead Retrieval Optionen

Da Sie die Barcodes der Teilnehmer scannen, um Ihre Leads zu generieren, haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihre endgültige Liste zu erstellen: Hardware- und Software-Lösungen.

Hardwarebasiertes Lead Retrieval wird normalerweise von einem Drittanbieter bereitgestellt, bei dem Sie auch einen Scanner mieten, der die Lead-Daten an den Anbieter überträgt. Einige der heute verfügbaren Scanner sind RFID-Geräte, Mikro-Scanner und Profi-Scanner. Sie scannen die Daten zum Anbieter, dieser sammelt, organisiert und sendet Ihnen die Lead-Informationen später zu.

Softwarebasierte Lead Retrieval-Lösungen hingegen bieten Ihnen etwas mehr Zugriff, Flexibilität und Kontrolle. Diese Plattformen sind in der Regel mit Smartphones und Tablets kompatibel, sodass Ihr Team die Teilnehmerausweise mit eigenen Geräten scannen kann. Zudem erhalten Sie sofortigen Zugriff auf die Teilnehmerdaten und Ihr Team kann direkt Notizen zu Teilnehmern machen und die Informationen exportieren.

Ablauf mit Lead Retrieval Tools

Laden Sie die mobile App von Ihrer Hardware- oder Softwarelösung herunter
Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit der mobilen App
Richten Sie Ihren Aussteller- oder Sponsorenstand ein
Sprechen Sie mit den Teilnehmern und scannen Sie deren Ausweise, um Kontaktinformationen zu erhalten
Qualifizieren Sie den Vertriebskontakt anhand benutzerdefinierter Parameter oder Fragebögen
Exportieren Sie Lead-Informationen aus dem Lead-Retrieval-System in ein CRM oder eine Tabellenkalkulation
Lassen Sie das Vertriebsteam zum passenden Zeitpunkt Kontakt mit dem Lead aufnehmen

Es gibt einige weitere Schritte, die Sie während dieses Prozesses unternehmen können, wie z. B. die Anmeldung durch Anreize und Bestenlisten zu gamifizieren, um mehr Besucher anzulocken oder direkt in der App Notizen hinzuzufügen, um zusätzliche Informationen über potenzielle Kunden festzuhalten. Je mehr Veranstaltungen Sie durchführen, desto besser können Sie Ihre Abläufe optimieren und verbessern, um noch effektivere Lead Retrieval Ergebnisse zu erzielen.

Vorteile von Lead Retrieval Tools

Die wichtigsten Vorteile von Lead Retrieval bestehen darin, dass Sie Daten in großem Umfang sammeln, die Zusammenarbeit im Team vereinfachen und das Erlebnis für die Teilnehmer verbessern können. Mit einem Lead Retrieval-Gerät auf Android oder iOS erfassen und synchronisieren Sie Daten schneller und präziser. Die meisten Apps ermöglichen auch das Bearbeiten von Informationen und das Hinzufügen von Notizen, damit andere Teammitglieder nach Abschluss der Lead-Qualifizierung reibungslos übernehmen können.

Lead Retrieval-Lösungen sind auch für Teilnehmer und Veranstalter ideal, da sie das Schreiben, das Mitführen von Visitenkarten oder andere zeitaufwendige Austauscharten überflüssig machen. Machen Sie die Datenerfassung mit einem schnellen Scan so nahtlos und unauffällig wie möglich.

Nächste Schritte

Falls Sie noch keine Lead Retrieval-Lösung zur Optimierung Ihrer Leadgenerierung nutzen, ist es an der Zeit, verschiedene Tools im Vergleich zu prüfen, um das passende Angebot für Ihr Team zu finden. Wenn Ihr Leadmanagementprozess bereits vollständig ist, sollten Sie den RevOps Newsletter abonnieren, um Updates und Einblicke von Experten zu bekommen, die über die neuesten Trends und Entwicklungen in Ihrer Branche berichten.