Die 10 besten Kontaktmanagement-Software im Test 2026

Squaretalk ist eine cloudbasierte Contact-Center-Plattform, die Sprach-, Messaging- und Kontaktmanagement-Tools kombiniert, um verteilte Vertriebs- und Supportteams zu unterstützen. Sie ist für Organisationen konzipiert, die zentrale Transparenz über Kontaktaktivitäten wünschen und gleichzeitig Flexibilität über Kommunikationskanäle hinweg beibehalten möchten.

Warum ich Squaretalk gewählt habe: Squaretalk hat mich durch sein integriertes Kontaktmanagement überzeugt, mit dem Sie Kundendaten und vergangene Interaktionen in Echtzeit abrufen können – ohne während des Gesprächs das Tool wechseln zu müssen. Mir gefallen auch die Lead-Nachverfolgungsfunktionen und die Möglichkeit, Anrufweiterleitungen und Workflows individuell an die Teamstruktur anzupassen. In der höheren Tarifstufe können Sie KI-Tools für Stimmungsanalyse, Gesprächszusammenfassungen und automatisch generierte Messaging-Vorlagen hinzufügen, die wertvolle Erkenntnisse für Ihre Outreach-Aktivitäten bieten.

Hervorzuhebende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen KI-generierte Gesprächszusammenfassungen, intelligente Lead-Erfassung und -Verfolgung sowie individuell anpassbare IVR- und Anrufverteilungs-Workflows. Je nach Tarifstufe können Sie außerdem Predictive Dialing, Spam-Erkennung und WhatsApp-Messaging aktivieren.

Integrationen umfassen Zendesk, Telegram, Freshdesk, Zoho, Hubspot, Salesforce, Mailchimp und Microsoft Teams.

Zendesk Sell ist ein Vertriebs-CRM, das Ihrem Team Werkzeuge bietet, um Kontakte zu verwalten, Kommunikation zu verfolgen und Geschäfte an einem Ort zu organisieren. Es ist darauf ausgelegt, Unternehmen jeder Größe zu unterstützen, die ihre Lead- und Kundeninteraktionen effektiver managen möchten. Über das Dashboard können Sie Gespräche verfolgen, Kontaktdetails einsehen und Aufzeichnungen über jeden Austausch speichern.

Warum ich Zendesk gewählt habe:

Sie können Ihre Kontakte übersichtlich organisieren und nach Leads, Unternehmen, Telefonnummern, Verträgen oder Geschäften segmentieren. So lassen sich automatisierte Pipelines erstellen, die Kundendaten erfassen und Ihr Team mit der richtigen Zielgruppe in Kontakt halten. Das Dashboard ist einfach zu bedienen, sodass Ihr Team schnell auf die benötigten Funktionen zugreifen kann, ohne zusätzliche Schritte gehen zu müssen. Vorgefertigte Berichte bieten Ihnen zudem sofortige Einblicke und sparen Zeit bei Einrichtung und Anpassung.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen ein Kommunikationszentrum, das Interaktionen über Anrufe und Nachrichten hinweg nachverfolgt, vordefinierte Berichte, die gängige Vertriebsanforderungen abdecken, und eine Listenverwaltung, mit der Sie Kunden nach wichtigen Details segmentieren können. Sie können außerdem automatisierte Pipelines erstellen, um Leads durch Ihren Vertriebsprozess zu führen.

Integrationen umfassen Slack, HubSpot, Mailchimp, Zoho CRM, Jira, Microsoft Outlook, Google Workspace, QuickBooks, Trello und Zapier.

CloudTalk ist eine cloudbasierte Anruf- und Kommunikationsplattform, die Kontaktmanagement-Funktionen direkt ins System integriert. Damit können Sie Kontaktdetails, Anrufhistorien, Nachrichten, Tags und Notizen zentralisieren, sodass Ihr Team nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln muss.

Warum ich CloudTalk ausgewählt habe: Ich habe mich für CloudTalk entschieden, weil es Ihren gesamten Anruf- und Nachrichtenfluss direkt mit den Kontaktprofilen verknüpft und so Kontext und Kontinuität ohne zusätzlichen Aufwand bietet. Jeder Kontaktdatensatz zeigt vollständige Anrufhistorien, Nachrichten, Notizen sowie Integrationen zu bereits verwendeten Tools, sodass Sie alles an einem Ort sehen. Das System unterstützt zudem Tags und benutzerdefinierte Felder, damit Sie Kontakte nach Ihrer Unternehmenslogik filtern, segmentieren oder priorisieren können.

Besondere Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die Nachverfolgung von Anrufaktivitäten, wobei jeder eingehende, ausgehende und verpasste Anruf automatisch mit Zeitstempel und verknüpfter Aufzeichnung protokolliert wird. So behalten Sie die Interaktionen im Blick, ohne manuelle Einträge vornehmen zu müssen. Außerdem ermöglicht die Notiz- und Anhangsfunktion, die Ergebnisse von Anrufen, weitere Schritte oder Kundenpräferenzen direkt im Kontaktdatensatz zu dokumentieren und schafft damit eine lebendige Kommunikationshistorie.

Integrationen umfassen HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Salesforce, MS Dynamics, OdooCRM, Intercom, Zendesk, Salesloft, Outreach, Bullhorn und monday.com.

Zoho CRM ist eine Kundenbeziehungsmanagement-Plattform, die für kleine Teams entwickelt wurde, die große Kontaktlisten verwalten müssen. Sie hilft Ihrem Team, Kundenaktivitäten über mehrere Kanäle hinweg zu verfolgen, und stellt Werkzeuge bereit, um Menschen direkt dort zu erreichen, wo sie sich aufhalten. Sie können Anrufe, E-Mails, Live-Chats und Gespräche in sozialen Medien an einem Ort verwalten.

Warum ich Zoho CRM ausgewählt habe:

Sie können Kunden über Kanäle wie LinkedIn, Chat, E-Mail und Telefon erreichen, ohne die Werkzeuge wechseln zu müssen. Jede Kontaktdatei wird automatisch aktualisiert, sodass Ihr Team immer die neuesten Details für die nächste Interaktion parat hat. Das Multikanal-Setup erleichtert es, mit Menschen in Kontakt zu treten und stärkere Beziehungen aufzubauen. Gefallen haben mir auch die Gamification-Funktionen, die Ihr Team mit Trophäen und Abzeichen belohnen können, um Motivation und Leistung zu steigern.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Workflow-Automatisierung, die bei Routinetätigkeiten Zeit spart, Analysen, die zeigen, wie Ihre Vertriebspipeline performt, und Lead-Scoring, das Ihrem Team hilft, sich auf die richtigen Chancen zu konzentrieren. Sie können Dashboards auch individuell anpassen, sodass jedes Teammitglied die für seine Rolle relevantesten Informationen sieht.

Integrationen umfassen Google Workspace, Microsoft 365, Mailchimp, QuickBooks, Slack, Zapier, Trello, DocuSign, Shopify und LinkedIn.

Nimble bringt sozialen Kontext in Ihr CRM und hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen, Beziehungen kanalübergreifend zu pflegen. Es ist ideal für Teams, die sich stark auf soziale Medien verlassen, um potenzielle Kunden anzusprechen und Interaktionen zu verfolgen.

Warum ich Nimble gewählt habe

Ich habe mich für Nimble wegen der starken sozialen Integration entschieden, die Ihre Kontakte mit aktuellen sozialen und geschäftlichen Informationen anreichert. Der einheitliche Posteingang der Plattform fasst die gesamte Kommunikation zusammen, sodass Ihr Team nie den Überblick über Gespräche verliert. Die automatische Kontaktanreicherung hält Profile stets aktuell und ermöglicht ein besseres Verständnis jeder Beziehung.

Nimble Hauptfunktionen

• Kontaktanreicherung: Aktualisieren Sie Datensätze mit den neuesten Online-Informationen.
• Einheitlicher Posteingang: Alle Nachrichten in einer Oberfläche anzeigen.
• Soziale Medien Integration: Profile und Interaktionen plattformübergreifend verbinden.
• Interaktionsverfolgung: Kommunikationshistorie einfach überwachen.
• Kontaktorganisation: Beziehungen kategorisieren und segmentieren.

Nimble Integrationen

Integrationen umfassen Gmail, Outlook, Hootsuite, Mailchimp, HubSpot, QuickBooks, Xero, Zendesk, Evernote und Microsoft 365.

Affinity ist eine CRM-Plattform für Teams, die sich auf beziehungsorientierte Geschäftsabschlüsse und Networking konzentrieren. Sie richtet sich in erster Linie an Investmentfirmen, Finanzinstitute und professionelle Dienstleister. 

Warum ich Affinity ausgewählt habe: Die Relationship Intelligence-Funktion von Affinity ermöglicht es den Nutzern, Beziehungsdaten zu analysieren und zu visualisieren, um bessere Entscheidungen zu treffen. Die Plattform bietet ein solides Kontaktmanagement mit automatischer Kontaktverfolgung, sodass Sie Ihr Netzwerk immer im Blick behalten. Die Pipeline-Management-Funktion ermöglicht es, Geschäftsabschlüsse nachzuverfolgen und gemeinsam daran zu arbeiten. 

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die automatisierte Verfolgung von Kundenkontakten, was Ihrem Team hilft, stets aktuelle Aufzeichnungen über die Customer Journey zu führen. Das Relationship Intelligence Dashboard bietet wertvolle Einblicke für die Lead-Generierung und wie Ihre Kontakte interagieren. Zusätzlich ermöglichen Pipeline-Management-Tools das einfache Nachverfolgen von Deals und die unkomplizierte Zusammenarbeit.

Integrationen umfassen Gmail, Outlook, Slack, LinkedIn, Zapier, Mailchimp, Calendly, HubSpot und Salesforce.

vcita ist eine Unternehmensverwaltungsplattform, die speziell auf kleine Dienstleistungsanbieter zugeschnitten ist und ihnen hilft, Kundeninteraktionen zu verwalten und Geschäftsabläufe zu optimieren. Sie richtet sich an Freiberufler, Berater und Kleinunternehmer und bietet Werkzeuge für Kundenmanagement, Terminplanung und Zahlungen. 

Warum ich vcita gewählt habe: vcita ist ideal für Dienstleister, da es einen All-in-One-Ansatz für das Management von Kundeninteraktionen und Geschäftsvorgängen verfolgt. Das System verfügt über Funktionen wie Online-Terminplanung, mit der Ihre Kunden problemlos Termine buchen können. Die Plattform bietet außerdem Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, um finanzielle Transaktionen zu vereinfachen. Mit Kommunikationswerkzeugen für die Kunden sorgt vcita dafür, dass Sie effizient mit Ihren Kunden in Kontakt bleiben.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen die Online-Terminplanung, sodass Kunden direkt über Ihren Kalender Termine buchen können. Das Modul für Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung unterstützt Sie dabei, finanzielle Transaktionen reibungslos zu verwalten. Zusätzlich halten Sie Kommunikationswerkzeuge für Kunden im Kontakt und verbessern die Servicequalität.

Integrationen umfassen QuickBooks, Google Kalender, Zoom, PayPal, Square, Stripe, Mailchimp, WordPress, Facebook und Wix.

Covve ist ein persönliches CRM, das für Fachleute entwickelt wurde, die wertvolle Beziehungen pflegen und ausbauen möchten. Es richtet sich in erster Linie an Einzelpersonen und kleine Teams, die eine zuverlässige Möglichkeit suchen, Kontakte und Networking-Aktivitäten zu verwalten. 

Warum ich Covve ausgewählt habe: Covve bietet Kontaktmanagement-Funktionen wie automatische Kontaktaktualisierungen und Erinnerungen, damit Ihre Datenbank immer aktuell bleibt. Besonders hervorzuheben ist der Visitenkartenscanner, mit dem Sie Kontakte digitalisieren können. Die Plattform stellt außerdem Einblicke und Analysen bereit, damit Sie Ihre Networking-Muster besser verstehen. Diese Funktionen machen Covve zu einer einzigartigen Wahl für alle, die Wert auf eine dynamische Kontaktliste legen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen einen leistungsfähigen Visitenkartenscanner, mit dem Sie Ihre Kontakte einfach digitalisieren und organisieren können. Automatische Kontaktaktualisierungen sorgen dafür, dass Ihr Adressbuch immer auf dem neuesten Stand ist. Sie können zudem Erinnerungen zum Kontaktieren einstellen, um starke berufliche Beziehungen aufrechtzuerhalten.

Integrationen sind unter anderem Zapier, Microsoft 365, Mailchimp, Gmail, Google Workspace, QuickBooks, Xero und Capsule.

Close ist eine CRM-Plattform, die für Vertriebsteams entwickelt wurde, die effizientes Lead-Management und Kommunikationstools benötigen. Sie richtet sich in erster Linie an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Vertriebsprozesse verbessern und schneller Abschlüsse erzielen möchten. 

Warum ich Close ausgewählt habe: Close bietet vertriebsorientierte Funktionen wie integriertes Telefonieren, mit dem Ihr Team direkt aus der Plattform heraus mit Leads in Kontakt treten kann. Die E-Mail-Automatisierung vereinfacht das Nachfassen und sorgt für eine konsistente Kommunikation mit potenziellen Kunden. Das Lead-Management-System ermöglicht eine einfache Nachverfolgung und Organisation von Verkaufschancen. Diese Funktionen machen Close zu einer attraktiven Option für Teams, die ihre Vertriebsaktivitäten optimieren möchten.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen integriertes Telefonieren, das es Ihrem Team ermöglicht, direkt aus dem CRM anzurufen. Die E-Mail-Automatisierung sorgt für zeitnahe und konsistente Nachverfolgung von Leads. Das Lead-Management-System ermöglicht zudem eine effektive Nachverfolgung und Organisation von Verkaufschancen.

Integrationen umfassen Zapier, Slack, Gmail, Google Kalender, Zoom, Mailchimp, Zendesk, HubSpot, Salesforce und Pipedrive.

Law Ruler Software ist eine spezialisierte CRM-Lösung für Anwaltskanzleien. Sie konzentriert sich darauf, die Mandantenaufnahme und das Fallmanagement zu vereinfachen. Hauptsächlich dient sie juristischen Fachkräften, indem sie Funktionen bietet, die dabei helfen, Mandantenbeziehungen zu verwalten und Routineaufgaben zu automatisieren. 

Warum ich Law Ruler Software ausgewählt habe: Law Ruler Software richtet sich mit seinen auf Anwaltskanzleien zugeschnittenen Mandantenaufnahme- und Managementfunktionen gezielt an juristische Praxen. Es bietet automatisierte Erinnerungen per SMS und E-Mail, damit Ihre Kanzlei stets mit Mandanten in Verbindung bleibt. Die Plattform umfasst außerdem Werkzeuge für das juristische Fallmanagement, mit denen Sie Akten und Dokumente organisieren können. Durch das speziell auf juristische Fachkräfte abgestimmte Erlebnis unterstützt Law Ruler Software Kanzleien dabei, die Mandantenkommunikation effektiv zu verwalten.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatisierte SMS- und E-Mail-Erinnerungen, die Ihre Mandanten informiert und eingebunden halten. Die Mandantenaufnahmeformulare erleichtern das Sammeln aller notwendigen Informationen von neuen Mandanten. Werkzeuge für das Fallmanagement unterstützen Sie bei der Organisation von Akten und Dokumenten.

Integrationen umfassen Clio, QuickBooks, Zapier, LawPay, Microsoft Office 365, Gmail, RingCentral und Slack.