iPaaS vs. PaaS: Vollständiger Leitfaden + Anwendungsfälle
Haben Sie über Jahre hinweg verschiedene Datenmanagement-Lösungen angesammelt, ohne dass eine echte Integration gelungen ist? Das durchschnittliche Großunternehmen nutzt unglaubliche 130 SaaS-Anwendungen, wobei die Anzahl und die Kosten davon jährlich um mehr als 33 % steigen.
Diese Cloud-Anwendungen kommunizieren nicht immer gut miteinander, und es ist unmöglich, ganz von vorn zu beginnen und Ihr Ökosystem neu aufzubauen. Integrations-Plattform als Service (iPaaS) löst dieses Problem – und das auf bemerkenswert clevere Weise.
Cloud-Dienste und der Stand der Anwendungsintegration
Um zu verstehen, was iPaaS für Sie leistet, ist es hilfreich, sich zunächst einen Überblick über Ihre aktuellen Geschäftsprozesse zu verschaffen. Stellen Sie sich iPaaS wie die oberste Schicht einer Reihe verschachtelter Boxen vor, durch die Sie sich nach oben bewegen müssen, je komplexer Ihre Workflows werden.
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IaaS
Auf der untersten Ebene, also in der innersten verschachtelten Box, befindet sich Infrastruktur als Service (IaaS). Dies ist die erste echte Investition in Automatisierung, die viele Unternehmen tätigen – und ein guter Startpunkt. Wenn die vor Ort genutzte Hardware und Software eines kleinen Unternehmens nicht mehr ausreicht, ist es typisch, die bestehenden Altsysteme Schritt für Schritt durch Cloud-Computing zu ersetzen. Große Anbieter wie Google können Sie von der Last befreien, einen Haufen brummender Server im eigenen Rechenzentrum zu betreiben, indem sie Ihnen von ihren Maschinen aus erweiterte Funktionalität und moderne Betriebssysteme bereitstellen.
Das kann die Workflows enorm beschleunigen und ist für viele Firmen die erste Erfahrung mit echter Skalierbarkeit. Allerdings beginnen hier auch viele Schwierigkeiten mit zunehmender Datensilos und Echtzeit-Kollaboration, da die ständig wachsende Zahl an Anwendungen schneller anwächst, als man es für möglich gehalten hätte. Im Laufe der Zeit wachsen Ihre Anforderungen meist über ein diskretes Set einzelner Pay-as-you-go-Apps hinaus, die jeweils für verschiedene Zwecke konfiguriert wurden und nur selten Daten effizient teilen können.
PaaS
Plattform als Service (PaaS) ist für viele Anwender der nächste Schritt nach oben. Das ist die nächstgrößere Box, in der Ihre IaaS-Vorlagen liegen. Auf dieser Stufe beginnen Sie damit, speziell entwickelte Betriebssysteme und Entwickler-Tools für Spezialaufgaben einzubinden. Diese zusätzliche Komplexität kann die Datenintegration potenziell noch weiter erschweren, bietet aber zugleich Chancen, Prozesse mit fortgeschritteneren, individuellen Integrationen zu vereinfachen.
SaaS
Wenn Sie über die zweite Box hinausgewachsen sind, ist Software als Service (SaaS) der typische nächste Schritt im Geschäftsbetrieb. Hierbei handelt es sich um fortgeschrittene Softwareanwendungen, die auf Ihren darunterliegenden PaaS- und IaaS-Infrastrukturen aufsetzen. Man kann es als die spannenden Zusatzfunktionen sehen, die Sie herunterladen oder nutzen können, um richtig anspruchsvolle Arbeiten zu erledigen – sobald Sie in die Netzwerkinfrastruktur investiert haben, die den Betrieb solcher Anwendungen über Ihren Dienstleister ermöglicht.
iPaaS
Integrations-Plattform als Service (iPaaS) ist eine Suite von Integrationslösungen, die all das oben Genannte zusammenführt und Ihnen ermöglicht, all die komplexen Aktivitäten in einer einzigen Low-Code-Oberfläche zu integrieren. Das heißt, sie fungiert als oberste Box in der Hierarchie, verknüpft alles darunter und verbindet Ihre alten On-Premises-Systeme, IoT-Geräte, mobile Apps, Cloud-Lösungen und Entwicklungswerkzeuge miteinander, als wären die neuen Datenflüsse von Anfang an so konzipiert worden.
Vorteile von iPaaS
Der offensichtlichste Vorteil einer iPaaS-Lösung ist die Skalierbarkeit. Während frühere Integrationslösungen stets das Risiko hatten, umständlich und zu komplex zu sein – was die Erweiterung deutlich erschwerte, je mehr Ihre Anforderungen wuchsen –, erspart die praktische Benutzeroberfläche einer Middleware jede Menge Ärger. Letztlich ist das eine weitere Schicht der Cloud-Integration, die Ihre vorherigen Ebenen miteinander verknüpft und einfache, übersichtliche Datenflüsse zwischen ihnen ermöglicht.
iPaaS-Anwendungsfälle
Um besser zu verstehen, wie iPaaS funktioniert, hilft es, sich verschiedene Nutzungsszenarien vorzustellen, in denen iPaaS nützlich sein kann.
Integrationsflüsse
Angenommen, Sie betreiben einen kleinen E-Commerce-Shop und erfassen Bestellungen immer noch manuell, sobald sie eingehen. Sie haben ein System zur Bestandsverwaltung, eine App für die Bestellabwicklung und Benachrichtigungen per Slack. Je nach den eingesetzten Anwendungen ist es irgendwo zwischen zeitaufwendig und unmöglich, diese zu verbinden. Mit einer der recht einfach zu handhabenden iPaaS-Plattformen am Markt können Sie aber alles so verknüpfen, dass jede neue Bestellung direkt an Ihr Bestandsmanagementsystem weitergeleitet wird – und Ihnen eine Benachrichtigung schickt, damit Sie sich sofort darum kümmern können.
Niedrigschwellige Korrekturen
Ein Kunde hat versehentlich das falsche Produkt bestellt oder zunächst nur eins bestellt, möchte aber eigentlich zwei in verschiedene Adressen verschicken und für eins davon eine Geschenkrechnung haben. Und könnten Sie bitte noch den Benutzernamen und das Passwort ändern? Der Kunde ist aus dem System ausgesperrt, hat die falsche Kreditkarte genutzt, möchte die Garantieverlängerung abschließen und eine Beschwerde über Ihre Warteschleifenmusik einreichen.
Das sind eine Menge Aufgaben, und in einer Umgebung ohne iPaaS könnte Ihr Kundenservice-Mitarbeiter zwischen 10 oder mehr Anwendungen hin- und herwechseln müssen, um alles zu erledigen – möglicherweise muss er dabei sogar an einen Spezialisten eskalieren. Eine solide iPaaS-Oberfläche macht all das jedoch einfach. Ist sie ohne Programmieraufwand (No-Code), kann Ihr Mitarbeiter alle erforderlichen Aktionen über ein einziges System ausführen, auf dem er geschult wurde, die benötigten Änderungen durchführen, dem Kunden beim Gespräch Geschenkgutscheine als Upsell anbieten und sicherstellen, dass die Änderungen über das gesamte von Ihnen verwendete Cloud-Ökosystem hinweg mit einem einzigen Tastendruck übernommen werden.
Intelligentere Sicherheit
Ihr Kundenservice-Center hat über hundert Mitarbeitende, von denen jeder vorher in einem Dutzend verschiedener Apps gearbeitet hat. Es gab eine App zur Kunden-ID, eine für Abrechnung, eine für Bestellungen, eine weitere zur Erstellung von Störungstickets, eine für interne Notizen und so weiter. Jede einzelne dieser Apps greift auf ziemlich sensible Kunden- und Unternehmensdaten zu, die Sie privat halten möchten. Also muss jeder für jedes System ein einzigartiges Passwort haben – was nahezu tägliche Anrufe bei der IT wegen hunderter Passwortzurücksetzungen garantiert. Wenn Sie alles über ein iPaaS-System vernetzen, erhalten Ihre Mitarbeitenden einen einzigen Anmeldepunkt; sie brauchen dann nur noch „P4ssw0rd!“ als einheitliches Passwort zu verwenden. Die Anzahl der Zurücksetzungsanfragen sinkt so von Hunderten auf etwa ein Dutzend am Tag.
Zentralisiertes Management
Wenn Sie für mehrere Abteilungen zuständig sind, gibt es möglicherweise ein Kundenservice-Team, das nur Kundenanliegen bearbeitet, ein Vertriebsteam, das andere Apps nutzt, eine Personalabteilung, die sich um Benefits und Freistellungen kümmert, ein Supervisor-Team für die Einsatzplanung und so weiter. Wäre es nicht großartig, alles auf einen Blick zu sehen? Mit der Integration all Ihrer 130 Apps über iPaaS ist das möglich. Sie können beispielsweise Ihren besten Verkäufer beim Geschäftsabschluss beobachten, Bestellungen durch den Erfüllungsprozess verfolgen, sehen, wie wenige davon überarbeitet oder erstattet werden müssen, Ihrer Top-Kraft einen zusätzlichen Urlaubstag schenken, diesen als Freistellung oder Bonus im System vermerken und eine Benachrichtigung erhalten, sobald er eingelöst wird. Und das alles über eine einzige Oberfläche – ob vom Büro oder mobil – sodass nahezu alle Ihre Aufgaben effizienter ablaufen.
Nachteile von iPaaS
Der Umstieg auf iPaaS ist natürlich nicht zu 100% perfekt. Wäre er das, hätte es schon jedes Unternehmen weltweit eingeführt. Es gibt Schwächen und bestimmte Umgebungen, in denen dies nicht die beste Lösung zur Cloud-Integration ist.
Kosten
Das Thema Preis steht immer im Raum – und iPaaS ist nicht kostenlos. Wenn Sie noch alles vor Ort (on-premise) oder mit einem kleinen IaaS-Engagement bewältigen können, lohnt sich eine vollständige iPaaS-Suite möglicherweise noch nicht für Sie.
Umstellungszeit
Jede Änderung – egal wie klein – ist eben doch eine Änderung und erfordert ein ordentliches Change Management, Zeit und Investition, um sich daran zu gewöhnen. Auch wenn eine iPaaS-Oberfläche sehr wahrscheinlich eine einfache Drag-and-Drop-Lösung ist, ist es doch ein weiteres System, in das alle eingearbeitet werden müssen. Teams müssen sich erst mit der neuen Architektur vertraut machen – dabei gibt es eine Lernkurve. Ist dies kein akutes Problem, neigen Sie womöglich dazu, die Umstellung immer wieder hinauszuzögern, weil es nie der richtige Zeitpunkt ist, eine Woche geringerer Produktivität in Kauf zu nehmen, bis sich alle angepasst haben.
iPaaS vs. PaaS
iPaaS und PaaS heißen ähnlich, aber das war‘s mit der Ähnlichkeit auch schon. Für Einsteiger kann das verwirrend sein, doch diese beiden Ansätze verfolgen sehr unterschiedliche Zwecke, arbeiten auf verschiedenen Ebenen und eignen sich für unterschiedliche Anwendungsfälle.
PaaS ist im Grunde ein Werkzeug, mit dem ein Dritter Hardwarezugänge und Software-Werkzeuge über eine Internetverbindung bereitstellt. Es verbindet kleine bis mittelgroße Unternehmen mit stabiler IT-Infrastruktur, Standard-Betriebssystemen und einer Sicherheitssuite, die oft weiterentwickelter ist, als sie es allein erreichen könnten. Auf dieser Ebene nutzen Sie weiterhin handelsübliche Anwendungen wie Office Suite oder SQL Server, und die Entwicklerwerkzeuge sind vermutlich stark eingeschränkt in ihren individuellen Anpassungsmöglichkeiten.
Wenn Sie sich für iPaaS interessieren, haben Sie PaaS bereits hinter sich gelassen und verwenden maßgeschneiderte Anwendungen in einer individuellen Cloud-Umgebung. Es gibt wahrscheinlich verschiedene Schnittstellen zu integrieren, unterschiedliche Systeme, Dutzende oder sogar Hunderte Mitarbeitende, die jeweils ihre eigene Software nutzen und vielleicht noch ein paar Mobilgeräte und eine öffentliche Website. Über iPaaS können Sie all das für eine monatliche oder jährliche Gebühr miteinander verbinden, unbegrenzt eigene Softwarelösungen nutzen und sämtliche Hierarchieebenen bis zur untersten verschachteln, bis Sie sich mit Ein-Klick-Funktionen und einer (fast) programmierfreien Oberfläche wohlfühlen.
Vielfältige Integration
Das heißt aber nicht, dass Sie nur das eine oder das andere System verwenden müssen. Wie erwähnt, handelt es sich um unterschiedliche Ansätze mit unterschiedlichen Nutzern und Abläufen – sie verfolgen verschiedene Zwecke. Es gibt keine Regel, die besagt, dass Sie nicht beide nutzen dürfen. Sie könnten zum Beispiel Ihre Firmenfinanzen in einem sicheren PaaS-Ökosystem mit den bestmöglichen Sicherheits-Tools hosten.
Völlig davon losgelöst könnten Sie ein zweites PaaS-System für Ihre regulatorischen Berichte mit fortgeschrittener Rechnungslegungs- und Steuersoftware betreiben. Jedes dieser Systeme kann ein eigenes „Silo“ darstellen, was Fehler durch Menschenhand und Dateninkonsistenzen begünstigt. Man kann sie aber ebenso gut über iPaaS verknüpfen, damit die Systeme sich gegenseitig aktualisieren und ein Tastendruck in einer Abteilung auch in der anderen sichtbar wird.
Wie weit reicht iPaaS?
Dieses Konzept, Netzwerke über eine gemeinsame iPaaS-Sprache zu verknüpfen, ist so leistungsstark, dass Sie immer wieder neue Anwendungsmöglichkeiten dafür entdecken werden. Angenommen, Sie arbeiten im E-Commerce und stellen die von Ihnen angebotenen Artikel nicht selbst her. Sie kooperieren mit großer Wahrscheinlichkeit mit Wiederverkäufern außerhalb Ihres Unternehmens. Es wäre eine enorme Zeitersparnis, wenn Sie Ihre Online-Verkaufsanwendung mit den Auftragsabwicklungs- und Bestandsverwaltungssystemen dieser Partner integrieren könnten.
Das kann wirklich schwierig und risikoreich sein, wenn jeder unterschiedliche Systeme und Anwendungen verwendet. Besonders herausfordernd wird es, wenn Sie nichts über deren Sicherheitsstandards wissen, und es ist teuer, alle Partner zu überprüfen, bevor Sie ihnen Zugang zu Ihrem Vertriebssystem gewähren. Mit iPaaS hingegen haben Sie einen einzigen Kontaktpunkt, der aktuelle Sicherheitsstandards anwendet und Änderungen im gesamten Partnernetzwerk weitergibt – und das bei voller Kontrolle und Überwachung des Datenaustauschs.
Immer einen Schritt voraus
Die Entscheidung, iPaaS in Ihre Systeme zu integrieren, sollte Ihnen leichtfallen. Wenn Sie es brauchen, wissen Sie es ganz sicher. Abonnieren Sie unseren Newsletter und bleiben Sie regelmäßig informiert über alle Themen rund um Revenue Operations, Leadership und mehr. Extra-Punkte gibt es, wenn Sie dafür die iPaaS-Newsletter-Anmelde-App Ihres Unternehmens nutzen.