Eigene CRM-Software entwickeln? 6 Kostenfaktoren, die Sie 2026 erwarten sollten

Kaufen oder selbst entwickeln?

Was ist eine individuelle CRM-Software?

Individuelle CRM-Software ist eine digitale Plattform, die von Grund auf entwickelt wird, um die spezifischen Geschäftsprozesse und Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Sie können eine Software genau darauf zuschneiden, wie Sie ein CRM nutzen möchten, mit üblichen CRM-Funktionen wie Kontaktmanagement, Marketingautomatisierung und Vertriebsprozess-Management-Tools. Sie können aber auch benutzerdefinierte Felder, spezielle Dashboards, individuelle Berichte und andere einzigartige Analysemöglichkeiten einrichten.

Können Sie Ihre eigene CRM-Software entwickeln?

Sie können in Ihrem Unternehmen auf jeden Fall eine individuelle CRM-Entwicklung in Angriff nehmen. Doch Sie sollten gut abwägen, ob dies der beste Ansatz ist, um Ihre Geschäftsanforderungen zu erfüllen, und ob die Vorteile einer individuellen CRM-Lösung die Kosten rechtfertigen. Klar, Sie können Ihr eigenes CRM entwickeln … aber sollten Sie es tun?

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Sollten Sie eine individuelle CRM-Software entwickeln?

Die Entwicklung einer CRM-Software kann komplex, zeitaufwendig und teuer sein. Hier sind einige Faktoren, die Sie vor Beginn eines solchen Projekts bedenken sollten:

• Haben Sie umfassend recherchiert, welche CRM-Softwarelösungen verfügbar sind?

• Haben Sie ein einzigartiges Geschäftsmodell, einen speziellen Vertriebsprozess oder besondere Anforderungen im Kundensupport?
• Haben Sie ein internes Entwicklerteam, oder müssten Sie die Arbeit auslagern?
• Wäre es ein Gemeinschaftsprojekt zwischen Entwicklern, Vertrieb, Marketing und Ihrem Customer-Experience-Team?
• Ist die Entwicklung einer Softwareplattform die beste Nutzung der Zeit Ihrer Teammitglieder?
• Ist Ihr Team in der Lage, eine CRM-Lösung zu entwickeln, die mit Ihrem Unternehmenswachstum skalierbar ist?
• Könnten Sie anstelle einer kompletten Entwicklung einen Low-Code-Builder einsetzen, um das Projekt zu unterstützen?
• Haben Sie eine Übergangslösung, um Ihre Teams während der Entwicklung der individuellen CRM-Lösung zu unterstützen?

Gehen Sie gründlich vor und denken Sie sorgfältig darüber nach. Sie könnten einige dieser Fragen auch an Ihr Team weitergeben und deren Meinung einholen.

Am Ende des Tages möchten Sie ein Tool, das Ihre Prozesse optimiert und das Kundenbeziehungsmanagement erleichtert. Falls die Entwicklung einer eigenen CRM-Lösung das Potenzial hat, Ihre Kundenzufriedenheit und -bindung deutlich zu verbessern, könnte dies die richtige Entscheidung für Sie sein!

Was sind die Vorteile eines individuellen CRM-Systems?

Es gibt zahlreiche Vorteile von CRM-Software, aber der wichtigste Vorteil einer eigenen CRM-Lösung ist, dass Sie selbst bestimmen, wie sie funktioniert und welche Funktionen sie enthält. Es handelt sich um eine maßgeschneiderte Lösung, die exakt auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten ist – und Sie können sie so einrichten, dass sie sich in Ihren bestehenden Technik-Stack integriert.

Das sind zwei wichtige Punkte, denn eine Studie von Gartner aus dem Jahr 2022 zeigte, dass ein Mangel an Integrationen und das Nichterfüllen der versprochenen Vorteile zu den Hauptgründen gehörten, warum sich Unternehmen nach einer anderen CRM-Plattform umgesehen haben.

Neben diesen zentralen Faktoren gibt es noch weitere Vorteile einer individuellen Lösung:

• Vollständige Kontrolle über die Sicherheit Ihrer Kundendaten.
• Speicherung Ihrer Daten lokal oder in einer eigenen cloudbasierten Speicherlösung.
• Vermeidung komplexer Preisgestaltungen und zusätzlicher Kosten für Zusatzmodule usw.
• Direkte Anbindung Ihres CRM an Ihre anderen Apps und Tools über APIs.
• Implementierung individueller operativer CRM-Tools wie Workflow-Vorlagen und Aufgabenautomatisierung.
• Einrichtung genauer, in Echtzeit arbeitender Reporting-Dashboards zur Überwachung und Prognose wichtiger Kennzahlen.

Dies sind nur einige der potenziellen Vorteile einer individuellen Lösung. Möglicherweise gibt es in Ihrem Geschäftsumfeld noch weitere spezifische Vorteile. Achten Sie jedoch darauf, auch mögliche Risiken und Kosten bei Ihrer Entscheidung zu berücksichtigen.

Wie viel kostet eine individuelle CRM-Lösung?

Die Kosten für die Entwicklung eines individuellen CRM hängen von verschiedenen Faktoren ab, auf einige davon sind wir bereits eingegangen. Hier zur Übersicht einige Kostenfaktoren, die das Projektbudget beeinflussen:

1. Ob Sie sich für ein internes oder externes Software-Entwicklungsteam entscheiden.
2. Der Umfang und die Komplexität des Projekts sowie Ihr Ansatz im Projektmanagement.
3. Welche Art von CRM-Software Sie entwickeln möchten und welche Funktionen Sie integrieren wollen – umfasst es Lead-Management, Vertriebsautomatisierung, einen Helpdesk, E-Mail-Marketing-Tools oder alles zusammen?
4. Zusätzlicher Verwaltungsaufwand, der mit der Verwaltung eines Softwareentwicklungsprojekts einhergeht. Dazu können beispielsweise Abrechnung und Rechnungsstellung, Projektmanagement, Dokumentation, die Verwaltung von Tools usw. zählen.
5. Ob die Plattform eine fortlaufende Wartung durch Ihr Software-Entwicklungsteam erfordert.
6. Ob die Verwaltung der Plattform zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand von Ihren Teams für Entwicklung, Marketing, Kundenservice oder Vertrieb erfordert.

Beachten Sie, dass es bei den Gesamtkosten nicht nur auf die anfänglichen Ausgaben für die Entwicklung der CRM-Software ankommt. Softwareprodukte benötigen fortlaufende Wartung und Updates. Mit der Zeit kann ein selbst entwickeltes Tool zu einem Klotz am Bein und teuer werden – und Ihr Team von anderen, möglicherweise wichtigeren Aufgaben abhalten.

Wie viel kostet eine vorgefertigte CRM-Software?

Wenn Sie sich für den Kauf einer vorgefertigten Software entscheiden, können die Kosten für eine CRM-Lösung stark variieren. Die meisten Anbieter bieten unterschiedliche Preisstufen an, die in der Regel irgendwo zwischen $10-$30
pro Nutzer und Monat beginnen. Einige hochgradig anpassbare CRM-Plattformen haben individuelle Preismodelle, insbesondere wenn Sie sich für CRM-Tools auf Enterprise-Niveau interessieren.

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	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Mailchimp	Am besten geeignet für marketingfokussierte CRM-Workflows	Kostenloser Plan + 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $13/Monat (jährliche Abrechnung) Get Custom Pricing	Website
2	monday CRM	Ideal zur Verwaltung Ihres gesamten Vertriebszyklus	14-tägige kostenlose Testversion, aber es gibt auch einen kostenlosen Tarif für bis zu zwei Nutzer Book Demo	Ab $10/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung Get Custom Pricing	Website
3	Attio	Am besten für individualisierbare CRM-Lösungen	14-tägige kostenlose Testphase	Ab $29/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	Creatio CRM	Am besten für No-Code-CRM-Automatisierung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $40/Monat (5 Nutzer)	Website
5	Salesforce CRM	Bestes anpassbares CRM	30-tägige kostenlose Testversion	Ab $25/Nutzer/Monat	Website
6	Salesflare	Am besten für automatisierte Lead-Verfolgung	30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $29/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)	Website
7	MRPeasy	Am besten für kleine Hersteller	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $49/Nutzer/Monat (bis zu 10 Nutzer)	Website
8	Capsule	Am besten geeignet für smarte, einfache CRM-Lösungen	14-tägige kostenlose Testphase + gratis Tarif verfügbar	Ab $18/Nutzer/Monat (bei jährlicher Abrechnung)	Website
9	Zoho CRM	Am besten für Remote- und Hybrid-Teams	15-tägige kostenlose Testphase	Ab $14/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung	Website
10	SimplyDepo	Am besten für B2B-Bestellmanagement	Kostenlose 60-Tage-Testversion verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Davon abgesehen gibt es auch mehrere Optionen für kostenlose CRM-Software, die zu 100 % funktional für kleine Unternehmen und Start-ups sein kann. Viele Software-Lösungen bieten zudem kostenlose Testversionen an, sodass Sie diese ausprobieren können, bevor Sie Ihre Kreditkartendaten eingeben.

Wie baut man eine individuelle CRM-Software?

Also, Sie haben sich entschieden, ein CRM für Ihr Unternehmen zu bauen. Wo fängt man an? Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen sollten, um ein reibungsloses Projektmanagement und ein qualitativ hochwertiges Ergebnis sicherzustellen:

1. Befragen Sie Ihre Nutzer

Beginnen Sie bei Ihren Endnutzern. Je nach Geschäftsmodell und Unternehmensstruktur kann das Ihr Vertriebsteam, Ihr Marketingteam, Ihr Customer-Success-Team oder eine Kombination davon sein. Finden Sie heraus, was deren wichtigste Bedürfnisse sind und in welcher Reihenfolge. Überlegen Sie, welche Tools und Funktionen den größten Einfluss auf deren Alltag haben werden. Denken Sie daran: Sie wollen eine Plattform bauen, die die Arbeit erleichtert – nicht erschwert.

2. Definieren Sie den Projektumfang

Mit den Einblicken Ihrer Nutzerbasis können Sie die Projektplanung angehen! Definieren Sie, wie Erfolg aussieht und welche Ziele und Ergebnisse Sie mit Ihrem Vorhaben erreichen möchten. Es ist sehr wichtig, Ihr Software-Entwicklungsteam jetzt einzubinden und auch die Endnutzer-Teams über den Umfang des Projekts zu informieren. Mit dem Projektplan in der Hand können Sie das Vorhaben in kleinere Aufgaben, Zeitpläne und Meilensteine aufteilen.

3. Starten Sie mit einem MVP und entwickeln Sie weiter

Es ist besser, mit etwas Kleinem zu beginnen und darauf aufzubauen, anstatt zu versuchen, in Ihre erste Version jede Funktion zu integrieren. Übertreiben Sie es nicht – sorgen Sie zunächst dafür, dass der Kern der Funktionalität stabil und effektiv läuft, bevor Sie zusätzliche Features hinzufügen. Nutzer-Feedback ist außerdem unverzichtbar, wenn Sie ein beliebtes und wertvolles Produkt schaffen wollen. Deshalb sollten Sie regelmäßig Rückmeldungen bei Ihren Teammitgliedern einholen, damit Sie die Plattform entsprechend weiterentwickeln können.

4. Seien Sie bei der Wartung proaktiv

Denken Sie daran: Einer der größten versteckten Kostenfaktoren einer individuellen Lösung ist deren Wartung. Wenn Sie sich für eine maßgeschneiderte CRM-Software entscheiden, stellen Sie sicher, dass Ihr Team bereit und in der Lage ist, technische Schulden frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich anhäufen. Planen Sie gegebenenfalls regelmäßige Audits ein, um Nutzerfeedback zu sammeln und die nächsten Entwicklungsschritte gezielt festzulegen.

DIY-Enthusiasten: Viel Erfolg beim Aufbau Ihrer individuellen CRM-Software

CRMs sind – ähnlich wie maßgefertigte Aufbewahrungslösungen im eigenen Zuhause – etwas sehr Persönliches. Manchmal reicht die Standardlösung aus dem Möbelhaus einfach nicht! Es ist aber wichtig, vorher Maß zu nehmen und die richtigen Bausteine zu beschaffen, bevor Sie loslegen.

Mit etwas Glück hat dieser Artikel einige potenzielle Risiken, Vorteile oder Überlegungen aufgezeigt, an die Sie beim Aufbau eines eigenen CRM-Systems vielleicht noch nicht gedacht haben. Hoffentlich ist Ihre Entscheidung, wie Sie weiter vorgehen möchten, dadurch ein wenig klarer geworden. Was auch immer Sie wählen, behalten Sie Ihre Teammitglieder im Blick. Letztendlich werden sie diejenigen sein, die das System nutzen, daher sollte es ihre Bedürfnisse unterstützen.

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