Una Introducción a las Operaciones de Ingresos (RevOps) para Pequeñas Empresas
No importa lo grande o exitosa que sea una empresa, siempre hay margen de mejora—solo pregúntale al Grupo Air France/KLM, que perdió el 23% de sus ingresos en 2021. Aquí entra RevOps para pequeñas empresas, un enfoque que impulsa el crecimiento de los ingresos alineando tus actividades de ventas, marketing y atención al cliente. Las operaciones de ingresos no son una varita mágica que genera dinero cada vez que la agitas, pero sí es una excelente manera de aumentar la transparencia y evitar que los detalles críticos se pierdan por el camino.
En el equipo de RevOps, nos especializamos en ayudar a empresas de todos los tamaños a maximizar sus ingresos y optimizar sus procesos internos. Hemos preparado esta guía para ayudarte a entender qué es RevOps, por qué es beneficioso para las pequeñas empresas y cómo puedes implementarlo en tu propia organización. Así que prepárate un café y acomódate, porque estamos a punto de hacer crecer los ingresos de tu empresa y aumentar su eficiencia.
¿Qué son las operaciones de ingresos?
Muchas empresas tienen departamentos separados para ventas, marketing y atención al cliente. Los empleados de cada departamento van a lo suyo, sin saber lo que sucede en el resto de la oficina. Eso es un problema.
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¿Por qué? Porque crea pequeños “silos” de personas que se enfocan en alcanzar objetivos departamentales en lugar de trabajar juntos por las metas de la empresa. Por ejemplo, atención al cliente puede estar preocupada únicamente por reducir su tiempo promedio de llamadas, mientras que marketing se centra en mejorar la tasa de clics en los correos electrónicos de la empresa.
Cuando los equipos de ventas, marketing y atención al cliente trabajan en silos, también es más difícil ofrecer una experiencia de cliente excelente. Los vendedores le dicen una cosa al cliente, atención al cliente otra distinta, y al final todos terminan estresados.
A nivel organizativo, este enfoque tradicional de negocio también dificulta maximizar los ingresos y minimizar los gastos. Si los empleados de un departamento no saben lo que están haciendo los de otro, no tienen toda la información necesaria para tomar decisiones acertadas. Esto puede afectar tanto a la efectividad de las ventas como de los ingresos.
La solución: RevOps
Las operaciones de ingresos, o RevOps, son una estrategia diseñada para eliminar los silos interdepartamentales, aumentar la transparencia y maximizar el potencial de ingresos de una empresa. Lo consigue integrando los esfuerzos de los equipos de ventas, marketing y éxito del cliente, y asegurando que ventas y finanzas tengan acceso a los mismos datos, fomentando así la colaboración.
¿Es relevante RevOps para una startup?
Si gestionas una empresa unipersonal, puede que no necesites una estrategia RevOps. Al fin y al cabo, no tienes que preocuparte por lo que hacen otros departamentos si eres la única persona que participa en el negocio. Sin embargo, las startups con unos pocos empleados probablemente se beneficiarán.
Aquí tienes algunas señales de que deberías desarrollar una estrategia RevOps para tu pequeña empresa:
- Tus equipos de marketing, ventas y éxito del cliente no están alineados.
- Los empleados están confundidos por los flujos de trabajo de tu empresa.
- Tu pila tecnológica es inexistente o está llena de errores.
- No tienes un CRM para llevar el seguimiento de los datos de los clientes.
- Tienes un sistema CRM, pero nadie lo está usando.
3 beneficios de RevOps para pequeñas empresas
Adoptar una estrategia RevOps tiene muchos beneficios potenciales. No convertirá tu negocio en una máquina de generar dinero de la noche a la mañana, pero te ayudará a optimizar tus operaciones de ventas y marketing, eliminar ineficiencias y aumentar tus ingresos con el tiempo.
Crecimiento empresarial predecible
Es difícil dirigir una empresa cuando nunca sabes cuánto dinero vas a ganar de un mes a otro (y la mayoría de los vendedores trabajan con pagos de comisión, después de todo). Algunas industrias lo tienen aún peor en cuanto a la previsibilidad. Si vendes productos relacionados con la Navidad, por ejemplo, seguramente tu equipo trabaje a tope durante el cuarto trimestre y luego tenga mucho menos trabajo que hacer durante los otros 9 meses del año.
Cuando no puedes contar con una cantidad de ingresos segura cada mes, es difícil tomar decisiones relativas a marketing, ventas, manufactura y desarrollo de productos. Al fin y al cabo, necesitas guardar algo de dinero en el banco para mantener el negocio funcionando y cubrir otros gastos empresariales. No quieres gastar $50,000 en una máquina nueva en febrero y luego que tus ingresos caigan un 30% en marzo.
Una buena estrategia de RevOps y unos excelentes líderes de RevOps te permitirán escalar tu negocio, haciendo que el crecimiento de ingresos sea más predecible.
Mejor alineación del equipo
¿Recuerdas cuando dijimos que los silos son malos para el negocio? Lo decíamos en serio. RevOps aporta mayor transparencia, mejora la colaboración y ofrece a los miembros del equipo una visión más completa del negocio. Aquí tienes un ejemplo:
Imagina que tienes un empleado responsable de encontrar prospectos y otro encargado de hacer el seguimiento a esos prospectos. Ahora piensa en qué pasaría si nunca hablaran entre sí ni se hicieran preguntas sobre su trabajo. Ninguno recibiría nunca la retroalimentación necesaria para mejorar la calidad de los prospectos o convertir más oportunidades en ventas, y tus ingresos se verían afectados.
Una buena estrategia de RevOps utiliza paneles de control y otras herramientas para asegurarse de que los empleados tengan acceso a los datos de ventas, marketing y soporte al cliente. Cuando todos están alineados, pueden tomar mejores decisiones.
Mayor retención de clientes
Aunque RevOps depende en gran medida de la automatización, facilita agregar un toque personal a las interacciones con el cliente. Por ejemplo, tu equipo de ventas puede compartir información con tu especialista en onboarding, lo que da como resultado una experiencia de incorporación personalizada para cada cliente.
RevOps también brinda a los miembros del equipo acceso a información de llamadas telefónicas, correos electrónicos y encuentros presenciales pasados, lo que les permite brindar un mejor servicio. ¿Alguna vez has tenido que hacer varias llamadas por el mismo problema, solo para repetir una y otra vez la misma información a diferentes agentes de servicio al cliente? ¡Qué fastidio! Con RevOps, cada miembro del equipo tiene una visión completa del ciclo de vida del cliente, haciendo que sea fácil ponerse al día en cuestión de segundos al responder el teléfono.
Como resultado, uno de los principales beneficios de implementar una estrategia de RevOps es una mayor tasa de retención de clientes. Adquirir un cliente nuevo cuesta mucho más que retener uno existente, así que reducir la tasa de cancelación ayuda a maximizar tus ingresos y mantener los gastos de tu negocio bajo control.
Cómo implementar Revenue Operations
Bien, ya estás convencido de que RevOps tiene cierto mérito. ¿Y ahora? Forma un equipo de RevOps y sigue estos pasos.
Audita el viaje del cliente
Primero, revisa cada aspecto del viaje del cliente para identificar los puntos críticos de dolor. Mientras realizas la auditoría, asegúrate de que los clientes avancen en el proceso de compra de una forma lógica. Busca maneras de optimizar el tráfico de tu sitio web y aumentar las tasas de conversión.
Desarrolla y mapea tu estrategia
Como recordatorio, un equipo de go-to-market (GTM) es responsable de llevar nuevos productos al mercado. RevOps debe apoyar a los miembros de GTM mientras determinan cuánto cobrar por el producto, qué canales de marketing usar y cuáles estrategias de venta son las más efectivas.
Durante esta etapa del proceso, crea un mapa que ayude a tu equipo GTM con la adquisición y el onboarding, un panel que muestre cuellos de botella o puntos de dolor, y colas de tareas para mantener el seguimiento de las ventas entrantes y salientes.
Optimiza
RevOps no es una estrategia que se configura y se olvida. Debes programar reuniones regulares, identificar cuellos de botella y planificar la adopción continua de la estrategia. Tu enfoque no está grabado en piedra, así que no temas hacer cambios basados en la retroalimentación de los empleados y en las mejores prácticas comprobadas.
Cómo construir una pila tecnológica básica para RevOps
Para implementar una estrategia sólida de RevOps, necesitas una pila tecnológica potente y flexible, con una deuda técnica mínima (deuda técnica). Si tienes un presupuesto ajustado, empieza con estas tres herramientas y amplía según sea necesario. Tendrás todo lo necesario para capturar prospectos, procesar transacciones de ventas y encargarte de cualquier otro proceso de ingresos en tu empresa.
Software CRM
El software de gestión de relaciones con clientes, mejor conocido como CRM software, facilita la recopilación, almacenamiento, recuperación y análisis de datos. Dado que RevOps busca alinear las actividades de varios departamentos, necesitas un software CRM que brinde a los miembros del equipo una visión de lo que hacen sus colegas. ¿Por qué? Porque aumenta la transparencia, permitiendo que cada departamento tome mejores decisiones.
Aquí tienes un ejemplo. Si un cliente se retrasa en sus pagos, no tiene sentido que tu equipo de ventas lo llame para intentar venderle un plan de servicio o un accesorio del producto. Pero, ¿qué sucede si Finanzas nunca informa a Ventas que el cliente está atrasado? Tus vendedores no tendrán la información necesaria para administrar su tiempo de manera eficiente.
Los sistemas CRM también aumentan la eficiencia, uno de los principales objetivos de RevOps. Si los empleados usan cuatro o cinco herramientas diferentes para distintos aspectos de su trabajo, están desperdiciando mucho tiempo. El software CRM reúne casi todo lo necesario en un solo lugar. Salesforce y Hubspot son dos de los sistemas CRM más populares del mercado.
Software de inteligencia de ingresos
El software de inteligencia de ingresos facilita la captura de transacciones de ventas y ayuda a los vendedores a anticipar las necesidades de sus clientes. El paquete de software adecuado también puede ayudarte a acelerar el ciclo de ventas, haciendo que tus ingresos sean más predecibles. Algunas opciones de software de inteligencia de ingresos incluyen Revenue.io, Hubspot Sales Software, Salesforce y SalesLoft.
Herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen una visión global de lo que está sucediendo en cada proyecto de tu empresa. En vez de preguntarte cómo va un proyecto o preocuparte porque un colega pueda saltarse un hito importante, los miembros del equipo pueden usar estas herramientas para delegar tareas, establecer plazos, estimar costos de proyectos e identificar posibles inconvenientes.
Si aún no tienes en uso algún tipo de herramienta de gestión de proyectos, revisa Asana o Basecamp. monday.com también ofrece herramientas de gestión de proyectos como parte de su plataforma integral.
Métricas para medir el éxito de RevOps
Una vez implementada tu estrategia de RevOps, es importante evaluar los resultados para determinar si necesitas realizar cambios. Asegúrate de monitorear estas métricas:
- Crecimiento de ingresos vs. abandono: El crecimiento de ingresos te muestra cuánto aumentaron o disminuyeron los ingresos en un período de tiempo determinado. El abandono indica el porcentaje de clientes que dejaron de usar tu producto durante un período específico.
- Costo de adquisición de clientes: CAC describe cuánto dinero inviertes para adquirir un nuevo cliente.
- Valor de vida del cliente: CLV, también conocido como el valor neto del cliente, te ayuda a estimar cuánto dinero generarás con cada cliente mientras mantenga una relación con tu empresa.
- Tasa de conversión: CVR indica qué porcentaje de visitantes realizó una acción deseada al visitar una de tus páginas web. Esa acción puede ser hacer clic en un enlace, registrarse para una prueba gratuita, descargar un e-book gratuito o realizar una compra.
Únete a la revolución de RevOps
Si has tenido dificultades para alinear tus esfuerzos de ventas, marketing y éxito del cliente, ahora es el momento de diseñar una estrategia de RevOps y animar a los miembros de tu equipo a adoptarla. Comprender las diferencias entre Revenue Operations vs Sales Operations puede ser un paso crucial. El CRO Club está aquí para apoyarte en cada paso del proceso de implementación, así que suscríbete a nuestro boletín para obtener valiosos consejos, herramientas y técnicas.
