Was ist Vertragsmanagement? Vollständiger Grundlagenratgeber
Für Unternehmen, die von ihren Verträgen leben und sterben, ist es wichtig, diese korrekt zu regeln. Das Vertragsmanagement ist ein häufig übersehener Teil eines guten Geschäftsmanagements, obwohl es wohl eine der wichtigsten Fähigkeiten ist, die Ihr Unternehmen haben sollte. Nicht umsonst engagieren viele große Unternehmen einige der bestbezahlten Anwälte Amerikas, um für ihre Verträge verantwortlich zu sein. Es ist wirklich eine große Sache.
Was ist also Vertragsmanagement? Es handelt sich um einen Satz von Praktiken, mit denen Sie sicherstellen, dass all Ihre Verträge klar, präzise, durchsetzbar und im Falle eines Streits vor Gericht Bestand haben. Ein Vertragsmanagement-System (Contract Lifecycle Management) hilft Ihnen dabei, alle notwendigen Details zu berücksichtigen und stellt zahlreiche Werkzeuge bereit, damit Sie alles richtig machen.
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement, manchmal auch Vertragsverwaltung genannt, ist die Arbeit, die Ihr Managementteam leistet, um solide Verträge zu entwerfen, sie in der Phase vor der Unterzeichnung zu entwickeln, um sie in einen guten Zustand zu bringen, und die Einhaltung der Vereinbarungen nach der Unterzeichnung zu überwachen. Verwechseln Sie dies nicht mit Vertragsverhandlungen – dort feilschen Sie und die Gegenseite über die Vertragsbedingungen und Liefergegenstände – oder mit Compliance-Management, bei dem Ihr Team darauf achtet, dass Ihr Unternehmen einen Vertrag oder eine gesetzliche Vorschrift einhält.
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Um es anschaulicher zu machen: Stellen Sie sich vor, Sie führen ein Sanitärunternehmen und haben gerade einen Auftrag von einem Generalunternehmer für den Hausbau erhalten. Der Generalunternehmer verlangt, dass Sie ausschließlich PEX-Rohre und keine aus PVC oder Kupfer verwenden. Ob das akzeptabel ist oder nicht, liegt im Zuständigkeitsbereich der Einkaufsabteilung und der Verhandlungsführer – nicht beim Vertragsmanager.
Die Aufgabe des Managers besteht darin, nach der Einigung über die Rohrwahl dafür zu sorgen, dass dieser Teil der Vereinbarung klar und verbindlich im Vertrag festgehalten wird. Danach übergibt ein guter Contract-Management-Profi die Vertragsüberwachung an jemand anderen – oft den Compliance-Manager oder den Beauftragten für die Einhaltung der Vorschriften, oder wie diese Rolle auch immer in Ihrem Unternehmen heißt, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen zu gewährleisten.
Der Vertragsmanager ist nicht nur ein Korrekturleser. Diese Person ist in der Regel für den gesamten Vertragslebenszyklus von der Initiierung bis zum Abschluss verantwortlich. Sie könnte zum Beispiel diejenige sein, die den Deal mit dem Generalunternehmer ursprünglich vorgeschlagen hat und nach Ablauf für die Verlängerung des Vertrags zuständig ist. Vor allem in kleineren Unternehmen ist es sogar möglich, dass der Vertragsmanager gleichzeitig auch Verhandlungsführer und Compliance-Beauftragter ist – auch wenn diese Rollen streng genommen voneinander zu trennen sind.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Warum muss es so eine große Sache sein, einen Vertrag aufzusetzen, zu unterschreiben und durchzusetzen? Kennen Sie das Sprichwort: „Der Teufel steckt im Detail“? In Geschäftsverträgen ist das besonders zutreffend – vor allem dort, wo ein cleveres Juristenteam Millionen sparen oder herausholen kann, nur wegen eines kleinen juristischen Mangels in einem Absatz eines 14-seitigen Vertrags.
Ganze Unternehmen sind für ihr langfristiges Fortbestehen auf ein erfolgreiches Vertragsmanagement angewiesen – es lohnt sich also, jemanden Gutes dafür zu bezahlen, damit Ihre Verträge Sie nicht eines Tages böse überraschen.
Stellen wir uns vor, dieser Generalunternehmer engagiert Ihr Unternehmen, um für ihn die Sanitärinstallationen durchzuführen. Anfangs läuft alles wunderbar, aber nach etwa 3 Monaten gibt es ein Problem in der Lieferkette und Ihre PEX-Rohre kommen nicht an. Jetzt stehen Sie vor einer schwierigen Entscheidung.
Sie könnten den Auftrag verzögern, was laut Vertrag eine Geldstrafe nach sich ziehen könnte, oder Sie verwenden die auf Lager befindlichen PVC- oder Kupferrohre, um den Zeitplan einzuhalten – was ebenfalls einen Vertragsbruch darstellen würde. Wie auch immer, Sie haben ein Problem, nur weil ein LKW nicht rechtzeitig in Ihrem Lager angekommen ist. Was sollen Sie tun?
Hier rettet effektives Vertragsmanagement Ihren Kopf. In der Verhandlungsphase hätte Ihr Vertragsmanager fragen müssen, was in exakt diesem Fall passiert. Idealerweise sollte es irgendeine Art von Alternativlösung bei nicht zu vertretenden Vertragsverletzungen geben – oder zumindest eine Konfliktlösungsoption. Es ist die Aufgabe Ihres Vertragsmanagers, eine solche Regelung bereits bei Vertragsschluss einarbeiten zu lassen, damit im Vorfeld für alle klare Erwartungen herrschen.
Das Fazit: Schützen Sie Ihr Unternehmen! Verstehen Sie die Faktoren, die einen Vertrag unwirksam machen können.
Wer ist für das Vertragsmanagement verantwortlich?
Der gesamte Prozess des Vertragsmanagements ist komplex, und Sie benötigen wirklich einen Spezialisten, der sich fast ausschließlich dieser Aufgabe widmet. Ihr Vertragsmanager könnte ein Jurist sein, muss es aber nicht. Möglicherweise setzen Sie dabei auf die erfahrenste Führungskraft im Unternehmen – vorausgesetzt, diese hat zuvor mit rechtlich verbindlichen Verträgen gearbeitet. Im weiteren Sinne könnte man sogar sagen, dass grundsätzlich jeder Teil des Teams Vertragsmanagement sein kann.
Die konkreten Abläufe und Zuständigkeiten im Vertragsmanagement unterscheiden sich zwischen Unternehmen und sogar je nach Projekt, aber legen Sie sich nicht zu sehr auf Formalitäten fest. Jeder, der sinnvolle Beiträge leisten kann, sollte sich eingeladen fühlen, mitzuarbeiten, damit Ihre Verträge gut werden.
Nochmals das Beispiel des Sanitärunternehmens: Im Extremfall könnten verschiedene Mitarbeiter das Netzwerk aufbauen und die Geschäftsbeziehungen initiieren (Vertrieb), die Konditionen aushandeln (Verhandlungsführer), die Unterlagen vor der Unterzeichnung prüfen (Contract Administration) und die Regelungen sowohl intern (Compliance) als auch extern (Rechtsabteilung) durchsetzen.
Natürlich könnte all das auch nur eine einzelne Person betreffen. Vielleicht führen Sie einen Ein-Mann-Betrieb als Klempner, dann sind Sie für alles verantwortlich. Ihr Unternehmen könnte ein halbes Dutzend lizenzierter Klempner, deren Helfer und eine Empfangskraft beschäftigen. Das bedeutet, dass Sie entweder den Vertragsverwaltungsprozess gemeinsam nutzen oder diesen an eine professionelle Firma auslagern. Sobald Sie es jedoch mit sehr komplexen Verträgen zu tun haben, lohnt es sich möglicherweise, ein eigenes Team für das Vertragslebenszyklusmanagement im Haus zu haben.
Den Vertragsverwaltungsprozess verstehen
Ganz gleich, wie Sie die Vertragsfreigabe verwalten, sollten bestimmte Arbeitsabläufe Teil des Prozesses sein. Das grundlegende Vertragslebenszyklusmanagement gliedert sich in sechs Phasen, die sich praktisch in drei vorvertragliche und drei nachvertragliche Phasen unterteilen lassen. In jeder Phase sollten alle relevanten Beteiligten eingebunden werden, selbst wenn sie nur zuhören und sich auf dem Laufenden halten, um ihre eigene Arbeit zu einem späteren Zeitpunkt besser informiert durchführen zu können.
Vorvertragliche Phasen
Vertragserstellung
Mit dem Vertragsentwurf beginnt alles. Dieser kann sehr formell ablaufen, etwa wenn Sie sich um einen Regierungsauftrag bewerben oder als Zulieferer für einen großen Konzern auftreten möchten. Es kann auch ganz informell sein, etwa wenn Ihr Freund Entwicklungsarbeit an seiner Website benötigt. Für die meisten Unternehmen liegt die Vertragserstellung irgendwo dazwischen: Das Vertriebsteam entwickelt Leads und erzielt vorläufige Einigungen, anschließend wird die Datei an das Vertragsmanagementsystem für die nächsten Schritte übergeben.
Im genannten Beispiel würden Sie wahrscheinlich den Generalunternehmer auf einer Messe oder einer anderen Netzwerkveranstaltung treffen und ein Gespräch beginnen (informell). Vielleicht rufen Sie ihn kalt an und fragen, ob er Arbeit für Sie hat (halb-formell). Sie könnten sich auch für Installationen in öffentlichen Schulen bewerben. In diesem Fall müssten Sie vermutlich einen Vergabeprozess durchlaufen, bevor es zur Vertragsphase kommt (formell).
Vertragsverhandlung
Wie auch immer der Kontakt zustande kommt – irgendwann geht es in die Verhandlung. Auch hier gibt es große Unterschiede. Rein technisch gesehen erfüllen Sie bereits einen Vertrag, wenn Sie im Supermarkt Brot kaufen: Sie (der Kunde) machen ein Angebot zum Kauf des Brotes zum angegebenen Preis, der Laden nimmt das Angebot an, und Sie zahlen. Geschäftliche Verträge sind in der Regel formeller, und bei allem, was länger als ein Jahr läuft oder mehr als $1.000 kostet, sollte man das unbedingt schriftlich festhalten mit den wichtigsten Vertragsbestandteilen.
Für manche Geschäfte gibt es Standardverträge. Fahren Sie einen Krankenwagen, zahlt Medicaid den Betrag pro Meile – da gibt es nichts zu verhandeln. Bei anderen Geschäften gibt es etwas Spielraum, aber nicht viel. Wenn Sie zum Beispiel Silizium-Lieferungen für Intels Mikrochips übernehmen, ist das keine besonders flexible Aufgabe – hier verhandelt man vielleicht nur über Umfang, Preise und Durchsetzungsbestimmungen.
Kleinere Unternehmen können oft flexiblere Verträge abschließen. Sie schließen vielleicht einen Vertrag über Klempnerarbeiten mit dem Generalunternehmer, aber entweder Sie oder er besorgen das Material, zahlen Versicherungen, kümmern sich um die Kunden usw. Meist können Sie freie Konditionen zu Preisen, Zahlungsdetails, Wahl zwischen Schiedsgericht und Mediation usw. aushandeln. Hier kann Ihr Team für Vertragsverhandlungen wirklich glänzen.
Eine besondere Erwähnung verdient hier eine Art Zwischenphase im Vertragslebenszyklus: das Editieren. Kein Dokument ist im ersten Entwurf perfekt – und ein rechtsverbindliches Papier, das jemanden ein Vermögen kosten kann, sollte vor der Unterschrift wirklich fehlerfrei sein. Gute Vertragsmanagement-Software hilft enorm, mit Standardvorlagen, die wenig Nachbearbeitung brauchen, aber Sie sollten jemanden haben, der die Texte redigiert und den gesamten Vertrag prüft. Das kann eines Tages sehr wichtig sein.
Vertragsfreigabe
Wenn der Vertrag aufgesetzt, verhandelt und überarbeitet ist, steht die Freigabe an. Ihr Vertragsmanager sowie andere Beteiligte müssen Zeit haben, alles zu prüfen, bevor ein neuer Vertrag unterzeichnet wird. Die Freigabe kann aus einer zentralen Stelle – etwa der Rechtsabteilung – erfolgen, oder breit verteilt über verschiedene Interessengruppen. Wenn es nur ein Verantwortlicher ist, stellen Sie sicher, dass er sich gründlich Zeit nimmt und mit den relevanten Personen in Ihrem Haus spricht, bevor die Freigabe zur Unterschrift erfolgt.
In Ihrem Klempnerunternehmen reicht der Verhandlungsführer den Servicevertrag an das Management weiter, das die endgültige Freigabe erteilt. Es folgt eine einwöchige Prüfphase. Jetzt ist ein guter Moment, mit dem Einkaufsleiter zu sprechen und abzuklären, ob die vom Auftraggeber gewünschten PEX-Rohre zu den vorgeschlagenen Preisen zu beschaffen sind, oder andere Details bezüglich Verzögerungen und Lieferketten zu klären. Klären Sie diese Punkte vor der Freigabe, denn nachher ist es meist zu spät.
Nachvertragliche Phasen
Überwachung
Ihre CLM-Arbeit geht weiter, auch nachdem die Verträge unterschrieben sind – ob persönlich oder per elektronischer Signatur. Jeder Vertrag enthält Bedingungen, manche einfach, manche komplex – und jemand muss dafür verantwortlich sein, dass alles ordnungsgemäß erfüllt wird. Auch hier kann das Ihr Vertragsmanager sein, oder bei größeren Unternehmen übernehmen Rechts- und Compliance-Abteilungen diese Aufgabe.
Nehmen wir an, Ihr befreundeter Generalunternehmer hat zugestimmt, einen bestimmten Betrag pro Haus zu zahlen und zwar jeweils einen Monat im Voraus, bevor die Arbeit beginnt. Sollte im August die Zahlung ausbleiben, muss Ihr Überwachungsteam schnell reagieren. Ein Anruf im Büro des Generalunternehmers ergibt, dass es ein Problem mit der Bankverbindung gibt und die Zahlung nicht wie vorgesehen durchgegangen ist.
Ihr Vertrag könnte eine Klausel enthalten, die den Auftragnehmer mit einer Geldstrafe belegt oder es Ihnen erlaubt, Ihre Mitarbeiter aus dem Kreditrahmen des Auftragnehmers zu bezahlen, bis das Problem gelöst ist. Ein solcher Verstoß könnte Ihnen sogar ermöglichen, den Vertrag fristlos zu kündigen, ohne dass Ihnen daraus Nachteile entstehen.
Vertragsverlängerung
Die meisten Verträge laufen irgendwann aus. Vielleicht stört Sie das nicht, oder Sie möchten eine erfolgreiche Zusammenarbeit fortsetzen. In mancher Hinsicht ist die Verlängerung einfacher als der Abschluss eines Erstvertrags, weil Sie bereits zusammenarbeiten und wissen, was Sie erwartet. In anderer Hinsicht kann sie jedoch auch komplizierter werden – etwa wenn Sie einen anderen Preis verhandeln oder eine Klausel aufnehmen möchten, die im ursprünglichen Vertrag nicht vorhanden war.
Abschluss
Der Sinn des gesamten CLM-Prozesses ist es, zum Abschluss zu gelangen. Im Idealfall sollte dies jedoch nicht das Ende, sondern lediglich eine Etappe im vollständigen Zyklus aus Initiierung, Verhandlung, Umsetzung, Überwachung und Verlängerung sein. Es liegt an Ihnen, wie Sie den Vertrag abschließen – zum Beispiel, wer Ihr Unternehmen vertraglich verpflichten darf – aber es empfiehlt sich, dass die Person unterschreibt, die den Prozess betreut hat. Bei der Nutzung von Online-Vorlagen kann diese meist auch eine elektronische Unterschrift aus der Ferne anwenden, falls Sie Ihr Vertragsmanagement an jemanden außerhalb Ihres Büros vergeben.
Lösungen für das Vertragsmanagement können helfen
Ganz gleich, wie groß oder klein Ihre Verträge sind oder um welche Art Vertrag es sich handelt – mit moderner Vertragsmanagement-Software lassen sich zeitaufwändige Prozesse durch Automatisierung effizienter gestalten. Tatsächlich gibt es zahlreiche Vorteile von Vertragsmanagement-Software. Denken Sie an intelligente Online-Vorlagen, die Ihnen helfen, Ihre gewünschten Vertragsbedingungen zu optimieren, innerhalb von Minuten statt Tagen Änderungen vorzunehmen, individuelle Zusatzvereinbarungen einzufügen und Flaschenhälse zu beseitigen, die den gesamten Vertragszyklus gefährden können. Diese Vorlagen legen die üblichen Vertragselemente in einem leicht verständlichen Format dar, das auf einen Blick Sinn ergibt, und unterstützen Sie mit übersichtlichen, verständlichen Berichten bei der täglichen Überwachung der Vertragserfüllung.
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