5 Möglichkeiten zur Verbesserung des SaaS-Ausgabenmanagements mit RevOps
Sowohl die heutigen CROs als auch Führungskräfte in Unternehmen verstehen, wie entscheidend SaaS-Anwendungen für den Erfolg ihres Unternehmens sind. Mit der richtigen Software und den richtigen Mitarbeitern können Unternehmen die Produktivität ihrer Belegschaft schrittweise verbessern und sich einen Wettbewerbsvorteil in ihrem Markt verschaffen.
Angesichts dieser steigenden SaaS-Ausgaben ist es für Finanz- und Umsatz-Operations-Teams wichtiger denn je, strategische Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse zu etablieren, die dazu beitragen, die Rendite der Investitionen (ROI) für Ihr Unternehmen zu maximieren.
Mein Name ist Mohammed, und ich leite die Strategie für Vertriebstechnologien bei TELUS, einem der führenden kanadischen Telekommunikations- und Technologieunternehmen. Seit fast einem Jahrzehnt kann ich aus nächster Nähe beobachten, wie die SaaS-Ausgaben in den Bereichen Marketing, Vertrieb und inzwischen auch Kundensupport stark zugenommen haben.
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Dieser Investitionsboom hat die Fähigkeit einiger Unternehmen, schnell und effizient zu wachsen, enorm gesteigert. Leider hat er sich durch schlechtes Ausgabenmanagement und verschwendete Investitionen auch negativ auf andere ausgewirkt.
In diesem Artikel gehe ich darauf ein, was Ausgabenmanagement umfasst, untersuche den aktuellen Stand der SaaS-Ausgaben und zeige fünf Möglichkeiten auf, wie Sie das SaaS-Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens aus der Perspektive von Umsatz-Operations verbessern können.
Was ist SaaS-Ausgabenmanagement?
SaaS-Ausgabenmanagement ist der strategische Prozess zur Optimierung und Kontrolle der Ausgaben Ihres Unternehmens für SaaS-Anwendungen. Dazu gehören alle Aspekte der Beschaffung, der Lieferantenbeziehungen und der Verhandlung.
Effektive Praktiken des Ausgabenmanagements gehen über das traditionelle Konzept der Kostensenkung hinaus. Effektive Praktiken konzentrieren sich auch auf die positiven Potenziale. Deshalb ist es entscheidend, in Ressourcen und Mitarbeiter zu investieren, die sich auf Befähigung und operative Prozesse konzentrieren.
Umsatzbefähigung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter mit dem Wissen und den Fähigkeiten ausgestattet sind, um neue Softwareanwendungen zu übernehmen. Ihr Team für den technischen Betrieb wiederum stellt sicher, dass die Systeme jederzeit effizient funktionieren. Beide Ressourcen spielen eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass die Ausgaben für SaaS-Anwendungen zum Wachstum, zur Effizienz und zum Vertrieb des Unternehmens beitragen.
Aktueller Stand der SaaS-Ausgaben
Unternehmen werden heute mit einer endlosen Anzahl an SaaS-Optionen überschwemmt, die jeweils transformative Vorteile versprechen. Wie bei allen guten Dingen neigen Unternehmen auch dazu, diese Anwendungen im Laufe der Zeit anzusammeln.
Wie der Bericht Status von SaaSOps zeigt, starten junge Unternehmen (mit einem bis zwei Jahren) im Durchschnitt typischerweise mit 29 SaaS-Anwendungen. Diese Zahl steigt auf 103, sobald sie drei bis sechs Jahre alt sind.
Angesichts des Wachstums der SaaS-Ausgaben ist es kein Wunder, dass auch die Verkäufe von Software für das SaaS-Ausgabenmanagement stark gestiegen sind. Laut Business Research Insights wird der Umsatz des Marktes für Software zum SaaS-Ausgabenmanagement im Jahr 2028 624 Millionen USD erreichen, bei einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 21,2 % im Zeitraum von 2023 bis 2028.
Verborgene SaaS-Ausgaben
Angesichts dieses Wachstums lässt sich leicht erkennen, wie Komplexitäten entstehen, wenn diese Anwendungen nicht ausreichend genutzt werden, überflüssig werden oder nicht wirksam in eine umfassendere Technologie-Roadmap integriert sind. Das Ergebnis sind verborgene Ausgaben, die möglicherweise nicht sofort erkennbar sind. Hier sind einige der häufigsten SaaS-Ausgaben, die Sie im Blick behalten sollten:
Redundanz
Dies kommt nur allzu häufig vor, insbesondere in Vertriebs-, Marketing- und Kundenerfolgsteams. Wenn verschiedene Geschäftsbereiche unabhängig voneinander ähnliche Tools einführen, zahlen Unternehmen letztlich für sich überschneidende Funktionen.
Ohne eine zentrale Kontrolle durch Umsatz-Operations werden redundante Systeme Ihre Kosten erheblich erhöhen und können sogar die Produktivität senken.
Nutzung
Die Nutzung ist bei SaaS-Ausgaben sehr häufig ein übersehener Kostenfaktor, der zu einer Verschwendung von Ressourcen führt. Allzu oft verfügen Teams nicht über die erforderliche Schulung und Befähigung, um Tools vollständig zu nutzen. Dies führt zu einer schlechten Nutzung und einer sinkenden Rendite der Investitionen (ROI).
Strategische Unterstützung
Änderungsmanagement ist eine entscheidende Funktion, um sicherzustellen, dass Sie verschwendete Kosten reduzieren und Ihren ROI maximieren. Als Bestandteil jedes guten Änderungsmanagementplans fehlen häufig die Unterstützung und der Rückhalt durch die Führungsebene, was die Fähigkeit Ihres Unternehmens beeinträchtigen kann, neue Anwendungen vollständig anzunehmen und zu nutzen.
Ausgaben von unten nach oben
Da viele Unternehmen zu einem produktorientierten Wachstumsmodell (PLG) übergehen, kommt es immer häufiger vor, dass Geschäftsbereiche und Einzelpersonen einzelne Lizenzen per Kreditkarte kaufen, anstatt einen formellen Beschaffungsprozess zu nutzen.
Da sich das Kaufverhalten weiterentwickelt, ist es entscheidend, dass Ihr Unternehmen über bewährte Verfahren verfügt, um diese neue Art des Technologiekaufs zu verwalten.
5 Möglichkeiten zur Verbesserung des SaaS-Ausgabenmanagements durch RevOps
Als Framework kann Umsatzoperationsmanagement dabei helfen, Ihre Strategie für das SaaS-Ausgabenmanagement in Ihre übergeordnete Umsatzstrategie zu integrieren. RevOps konzentriert sich darauf, Vertrieb, Marketing und Kundenerfolg durch Menschen, Prozesse, Daten und Technologie aufeinander abzustimmen und gleichzeitig sicherzustellen, dass SaaS-Preise wettbewerbsfähig bleiben.
Indem diese grundlegenden Prinzipien in Ihre Strategie für das Ausgabenmanagement integriert werden, können Unternehmen sicherstellen, dass die Systeme, in die sie investieren, sich direkt auf umfassende Geschäftsinitiativen auswirken. RevOps kann dazu beitragen, Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren und so eine effiziente Nutzung des Technologie-Stacks sicherzustellen. Außerdem ist RevOps der Bereich, der dabei helfen kann, die Auswirkungen (ROI) auf SaaS-Kennzahlen zu bewerten.
Hier sind meine 5 wichtigsten Möglichkeiten, wie Umsatzoperationsmanagement Ihr SaaS-Ausgabenmanagement verbessern kann:
1. Ihre Beschaffungsstrategie definieren
Als Unternehmensfunktion kann RevOps dabei helfen, die Beschaffungsstrategie für SaaS-Anwendungen zu definieren. Im Rahmen dieser Strategie kann Ihr RevOps-Team dabei helfen, sich auf Ziele zur Kostensenkung zu konzentrieren. Dazu gehört beispielsweise, wie Sie mengenbasierte Rabatte nutzen oder Vertragsbedingungen am besten aushandeln können.
Auch das Risikomanagement sollte Bestandteil Ihrer Beschaffungsstrategie sein. Konzentrieren Sie sich auf Faktoren wie Datensicherheit, Compliance und die Stabilität von Anbietern.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Vereinbarungen rechtlich belastbar sind. Erfahren Sie, wodurch ein Vertrag ungültig werden kann.
2. Ihre Verträge zentralisieren
Als RevOps-Team sollten Sie darauf hinarbeiten, Ihr Vertragsmanagement zu zentralisieren, um die richtige Tragfähigkeit und Kontrolle sicherzustellen. Da Markteinführungsteams Dutzende von Tools nutzen, wird dies ohne die passende Plattform zunehmend schwieriger.
Eine Lösung für das Vertragsmanagement kann diese Strategie unterstützen und Ihrer Organisation dabei helfen, den Verlängerungsprozess zu optimieren, Verhandlungsbedingungen zu verstehen und Compliance-Standards einzuhalten.
3. Ausgaben von unten nach oben kontrollieren
Der Vorteil, Ihren Mitarbeitenden den schnelleren Kauf von Lösungen zu ermöglichen, kann sich positiv auf das Wachstum auswirken. Die Kehrseite ist jedoch, dass unkontrollierte Ausgaben auch negative Auswirkungen auf die Gesamtleistung Ihres Unternehmens haben können.
Bei neuen Möglichkeiten zum Kauf von Technologie, etwa durch PLG, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation über klare Richtlinien verfügt, die befolgt werden müssen. Sorgen Sie dafür, dass Genehmigungsabläufe unter Einbeziehung relevanter Beteiligter vorhanden sind, um unkontrollierte Softwareausgaben zu verhindern.
4. In die Umsatzbefähigung investieren
Schulungen und Befähigung haben schon immer eine zentrale Rolle bei der Maximierung der Softwarenutzung gespielt. Traditionell hatten jedoch nicht alle Umsatzteams den Vorteil, Lernfachleute an ihrer Seite zu haben.
Durch den Fokus auf den Abbau von Silos nimmt die Umsatzbefähigung eine breitere Perspektive ein und umfasst alle umsatzorientierten Teams. Diese Teams sind Ihre Geheimwaffe, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Mitarbeitende über die Fähigkeiten, das Wissen und die Ressourcen verfügen, um neue Software effektiv einzuführen.
Dieses Team unterstützt Sie bei der Umsetzung von Nutzungsrichtlinien, der Erstellung von Befähigungsmaterialien wie Benutzerhandbüchern und der Integration regelmäßiger Technologieschulungen. Die Umsatzbefähigung versetzt Benutzer in die Lage, die Funktionen neuer Software vollständig zu nutzen, und trägt dazu bei, den ROI zu steigern.
5. Konsolidieren, wo es möglich ist
Als Teil Ihrer Strategie für das Ausgabenmanagement kann Ihr Umsatzoperations-Team dazu beitragen, dass Technologieprüfungen regelmäßig durchgeführt werden. Technologieprüfungen bieten Ihrer Organisation die Möglichkeit, einen Schritt zurückzutreten, die aktuelle Softwarelandschaft zu bewerten und technische Schulden zu identifizieren.
Im Rahmen dieser Prüfung sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Technologie-Stack auf Überschneidungen und Redundanzen untersuchen. Dabei sollten Sie nach Überschneidungen bei Funktionalitäten suchen, die möglicherweise nicht mehrfach vorhanden sein müssen. Als zentralisierte Funktion mit einem Überblick über sämtliche Technologien, die von Marketing, Vertrieb und Kundensupport genutzt werden, kann RevOps eine entscheidende Rolle dabei spielen, verschwenderische Ausgaben zu reduzieren und die Nutzung vorhandener Technologien zu maximieren.
Das RevOps-Framework aktivieren
Da Unternehmen ihre Abhängigkeit von SaaS-Produkten weiter verstärken, wird das SaaS-Ausgabenmanagement zu einer strategischen Notwendigkeit. Damit Investitionen in SaaS-Lösungen sich direkt auf den Umsatz auswirken, muss das Umsatzoperationsmanagement in die übergeordnete Finanzmanagementstrategie dieser Plattformen integriert werden.
Durch die Definition einer umfassenden Strategie für das SaaS-Ausgabenmanagement mithilfe von strukturierten Phasen der Ausgabenanalyse werden Organisationen in der Lage sein, ihre Ausgaben zu optimieren und das Umsatzwachstum ganzheitlich voranzutreiben. Die Integration des Ausgabenmanagements in das Rahmenwerk für Umsatzprozesse stellt sicher, dass die finanzielle Verantwortung gewahrt wird, während die Organisationen ihre Unternehmensziele erreichen.
