So bleiben Verkaufs-Leads in 3 Schritten organisiert
Wir alle haben schon einmal Verkäufe verloren, weil Kontaktdaten von Leads verloren gegangen sind. Das ist frustrierend und eine enorme Zeitverschwendung. Ich werde mein erstes CRM nie vergessen. Es war in Excel gebaut, einigermaßen nutzbar, aber voller Fehler. Das ist jetzt über 12 Jahre her... lange bevor es die tollen Cloud-CRMs gab, die wir heute haben.
Unser Excel-CRM funktionierte, bis wir etwa $600.000 Umsatz erreichten – dann brach es komplett zusammen. Wir haben alle unsere Daten und sämtliche Kundendaten verloren. Um sie zu retten, mussten wir hunderte Rechnungen und Quittungen durchgehen und alle Informationen zurück in ZWEI Excel-CRMs 'kratzen', glaubt es oder nicht. Zu dieser Zeit habe ich Google Sheets und Cloud-Speicher entdeckt.
Seitdem implementiere ich CRMs und schule Verkaufsteams darin, wie sie CRMs richtig nutzen, um mit ihren Kunden und Interessenten in Kontakt zu bleiben. Meiner Meinung nach sind Cloud-CRMs heute so günstig und einfach zu starten, dass Unternehmen jeder Größe einen großen Fehler machen, wenn sie von Anfang an darauf verzichten.
Also, tauchen wir ein und lüften gemeinsam die Geheimnisse, wie Sie Ihre Leads vorbildlich organisieren, damit Ihnen nie wieder eine Chance entgeht!
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Was ist ein Sales Lead?
Leads sind potenzielle Kunden, die bei richtiger Pflege und Verwaltung in tatsächliche Verkäufe oder zahlende Kunden umgewandelt werden können. Ich bin ein großer Verfechter der Theorie, dass Leads nicht gleichbedeutend mit Interessenten sind. Ein Interessent wird aus einem Lead erst durch einen intelligent gestalteten und gut umgesetzten Verkaufsprozess entwickelt.
Warum ist die Verfolgung von Sales Leads wichtig?
Vertriebsleads sind für jedes Unternehmen unerlässlich, treiben das Wachstum voran und sichern langfristigen Erfolg. Die meisten Unternehmen haben Umsatzprobleme durch einen Mangel an Leads, und viele Firmen stolpern bei der Lead-Verfolgung und -Verwaltung.
Der Umgang mit Sales-Leads erfordert einen systematischen Ansatz. Ihre schiere Menge kann überwältigend sein, ohne dass es eine Obergrenze gibt, wie viele ein Unternehmen im Laufe der Zeit sammeln kann. Aber wenn sie effizient organisiert werden, kann das Vertriebsmanagement-Team diese Leads leichter in echte Kunden verwandeln.
Ganz im Sinne von RevOps unterstützt eine strukturierte Organisation sowohl die Mitglieder des Vertriebsteams als auch das Marketing-Team. Indem die Quellen kategorisiert werden, aus denen die Leads stammen, kann das Marketing seine Inhalte und seinen Ansatz besser steuern.
Effiziente Organisation fördert eine bessere Lead-Verfolgung. Die wichtigsten Informationen über jeden Interessenten ordentlich und griffbereit zu halten, beschleunigt den Prozess der Lead-Nachverfolgung. Diese Priorisierung ist entscheidend, damit qualifizierte Leads nicht verloren gehen.
Alle RevOps-Verantwortlichen sollten bedenken, dass jedes Unternehmen anders ist. Beginnen Sie entweder damit, eine Demand-Gen- und Demand-Capture-Strategie zu erstellen oder zu verstehen, wie diese aussehen. Was bei einem Unternehmen funktioniert, kann bei einem anderen unzureichend sein. Deshalb ist es so wichtig, das Lead Management System zu identifizieren, das am besten zu den Unternehmenszielen passt.
Wie hält man Leads organisiert?
1. Verwenden Sie ein Lead-Management-System
Egal, ob Sie bereits ein eigenes CRM-System haben oder gerade erst mit einfachen Google Sheets oder Excel-Tabellen starten, es ist wichtig, Leads systematisch zu verwalten, sobald sie eingehen. Schauen wir uns an, wie das geht:
Das Customer Relationship Management (CRM)-System Ihres Unternehmens
CRMs sind, richtig eingesetzt, für die Entwicklung von Leads unerlässlich, denn sie sorgen für Ordnung, Automatisierung und einen reibungslosen Ablauf, sodass sich Vertriebsmitarbeiter auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.
Das mächtigste Element eines CRMs ist die Lead-Management-Software. Neue Leads, die vom Marketing an den Vertrieb gebracht werden, werden gespeichert, qualifiziert und durch intelligente Lead-Routing segmentiert und entlang der Sales-Pipeline weitergeleitet.
RevOps-Verantwortliche nutzen Lead-Management-Software, um zu steuern:
- Marketingkampagnen
- Lead-Nurturing-Kampagnen
- Vertriebskampagnen
- Erstellung von Metrik-Dashboards
- Automatisierung von Workflows
- Analyse von Lead-Daten
- Überwachung des Verkaufszyklus
- Unterstützung des Abonnenten-Wachstums
- Und vieles mehr
Eine erfolgreiche CRM-Implementierung automatisiert dutzende von Aufgaben und verschafft dem Vertriebsteam viele Stunden zusätzliche Zeit. Allerdings ist eine erfolgreiche Implementierung oft nicht so einfach zu erreichen, wie es die Marketingabteilungen der CRM-Anbieter suggerieren.
Für RevOps-Profis ist es zwingend notwendig zu verstehen, welches Ziel durch die Einführung eines CRMs verfolgt wird. Das erfolgreiche Onboarding eines neuen CRMs oder das Aufrüsten eines bestehenden Systems bedeutet häufig, ein Vielfaches der monatlichen Abogebühr für Berater, Implementierer und externe Dienstleister zu investieren. Egal ob Sie sich für ein großes CRM wie Hubspot oder Salesforce entscheiden oder für eine kleine Boutique-Lösung – Sie sollten wissen, dass Sie erhebliches Kapital und Zeit investieren werden, um Ihr System aufzubauen.
Ich empfehle jedem RevOps-Profi, zunächst einen Strategen mit Erfahrung in der Implementierung und Verwaltung von CRM-Systemen einzustellen, um die Bedürfnisse Ihrer Organisation zu besprechen. Sobald eine Strategie festgelegt ist, können ein Implementierungsbudget und ein Zeitplan erstellt werden und die eigentliche Integration des CRM kann beginnen.
Wenn Sie RevOps-Profi sind und ein CRM suchen, das Ihren Anforderungen entspricht, lesen Sie gerne zwei unserer weiteren Artikel über die beste Lead-Management-Software und die beste kostenlose Lead-Management-Software.
Google Tabellen oder Microsoft Excel
Google Tabellen, eine weit verbreitete und benutzerfreundliche Plattform, ist eine kostengünstige Lösung für Start-ups und kleine Unternehmen, die effektives Lead-Management ohne die hohen Kosten spezieller CRM-Software suchen. Für größere Organisationen würde ich es jedoch nicht empfehlen, da Sie wahrscheinlich mehr Zeit und Geld darauf verwenden, ein Netzwerk aus Web-Apps und Zapier-Integrationen zu erstellen, als Sie bei der Einführung eines dedizierten CRM-Systems aufwenden würden. In diesem Fall könnte unsere Liste der besten kostenlosen CRM-Software nützlich für Sie sein.
Ein Wort der Warnung: Tabellenbasierte CRMs haben Schwierigkeiten, sich mit E-Mail-Marketing-Systemen wie ActiveCampaign zu integrieren. Es ist möglich, aber es kann umständlich und frustrierend sein.
Was Google Tabellen im Bereich Lead-Management besonders macht, ist die von Natur aus kollaborative Arbeitsweise sowie die Integration mit anderen Anwendungen. So kann zum Beispiel ein Google-Formular zur Lead-Erfassung erstellt werden, das die Antworten direkt in Ihr Tabellenblatt einträgt, sodass kein Lead verloren geht. Zudem bietet der umfangreiche G Suite Marketplace zahlreiche Erweiterungen und Add-ons, die den Lead-Management-Prozess verbessern. Diese Integrationen reichen von der Automatisierung von E-Mail-Nachfassaktionen bis hin zur Nutzung von Google Scripts & Google Sheets API für individuelle Automatisierungen.
Wenn Unternehmen wachsen und das Lead-Management komplexer wird, entsteht häufig der Bedarf für ein dediziertes CRM. Dennoch bietet Google Tabellen für viele, die gerade erst mit dem Vertrieb beginnen oder deren Vertriebsprozess noch einfach ist, ein unschlagbares Gleichgewicht aus Einfachheit, Zusammenarbeit und Funktionalität.
2. Leads nach Qualität kategorisieren
Lead-Segmentierung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Lead-Management. Die Segmentierung muss nicht erst beginnen, nachdem der Kontakt zu Leads hergestellt wurde. Während sie mit Ihrer Organisation interagieren, sollten Sie Ihre Leads in drei Hauptkategorien organisieren – kalt, warm und heiß – um Ihren Ansatz individuell anzupassen und effektiver mit ihnen zu interagieren. Hier ein genauerer Blick auf die einzelnen Kategorien:
Kalte Leads
Das Ansprechen kalter Leads erfordert in der Regel einen Einstiegspunkt wie Erstkontakt-Kampagnen, Kaltakquise oder einführende E-Mails. Ein sehr häufiges Problem ist meiner Meinung nach, dass die meisten Vertriebsteams in dieser Phase direkt mit dem Verkaufsabschluss starten wollen, anstatt sich die Zeit zu nehmen, den Lead zunächst zu erwärmen.
Denken Sie daran: Ein 'Lead' ist ein Mensch. Er oder sie hat eigene Bedürfnisse, Probleme und Wünsche. Finden Sie heraus, wie diese drei Faktoren aussehen, bevor Sie versuchen, etwas zu verkaufen.
Kalte Leads kaufen selten sofort. Was sie möchten, ist lernen. Ermöglichen Sie Ihrem Vertriebsteam, sich von Ihren Mitbewerbern abzuheben, indem es lehrt und berät – anstatt wie alle anderen einfach zu verkaufen.
Warme Leads
Warme Leads sind im Vertriebsprozess einen Schritt weiter als kalte Leads. Sie haben bereits ein gewisses Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung gezeigt, zum Beispiel durch die Anmeldung zu einem Newsletter, das Herunterladen eines Whitepapers oder die Teilnahme an einem Webinar.
Sie kennen Ihr Unternehmen und haben sich mit Ihren Inhalten auseinandergesetzt, sind jedoch möglicherweise noch nicht kaufbereit. Warme Leads profitieren besonders von Nurturing-Kampagnen. Sie sollten warme Leads je nach Inhalten, für die sie sich interessieren, und angebotenen Produkten weiter segmentieren.
Heiße Leads
Heiße Leads sind bereit für den Kauf. Sie haben nicht nur Interesse an Ihrem Produkt gezeigt, sondern auch eine klare Kaufabsicht signalisiert, etwa durch die Anforderung einer Demo, das Hinzufügen eines Produkts zum Warenkorb oder indem sie Preisinformationen anfragen.
Da sie kurz vor dem Abschluss stehen, ist es entscheidend, bei heißen Leads schnell zu handeln. Ihre Lead-Management-Strategie sollte Maßnahmen enthalten, um heiße Leads zu erkennen und deren Bedarf sofort zu nutzen. Wenn Ihr Vertriebsteam nicht bereit ist zuzuschlagen, wird es ein Mitbewerber tun!
Bieten Sie schnelle Rückmeldungen, spezielle Angebote oder Anreize und sorgen Sie für einen reibungslosen Verkaufsprozess. Jegliche Verzögerung oder ein Stolperstein könnte dazu führen, dass Ihnen ein fast sicherer Abschluss entgeht.
3. Speichern Sie Lead-Informationen zur Qualifizierung
Leads nach den gesammelten Kontaktdaten zu kategorisieren, ist der beste Weg, um Ihre Leads für die Konversionsphase des Verkaufsprozesses zu qualifizieren. Nachfolgend finden Sie eine Liste einiger klassischer Datenfelder, die für jeden einzelnen Lead erforderlich sind. Tools wie LinkedIn, ZoomInfo, Leadhype und Apollo.io sind hervorragende Möglichkeiten für Ihre SDRs, fehlende Informationen in Ihrem CRM nachzupflegen.
- Persönliche Daten
- Telefonnummer
- Berufsbezogene Daten
- Lead-Quelle
- Stufe im Verkaufstrichter
- Kaufbereitschaft
- Geschätzte Deal-Größe
- Aktivitätsprotokoll & Follow-Ups
- Empfehlungsentwicklung
Details über potenzielle Kund:innen festzuhalten ist wichtig. Dadurch kann das Vertriebsteam einen Lead-Scoring-Plan erstellen, mit dem gute Chancen früher in der Verkaufspipeline identifiziert werden. Einer der Vorteile der Lead-Erfassung ist die Möglichkeit, Leads von Veranstaltungen schnell zu qualifizieren.
Es ist wichtig, die Daten aktuell und nützlich zu halten. Wenn Sie Ihr RevOps-Team aufbauen, sollten Sie bedenken, dass früher oder später ein:e Data Professional hinzugezogen werden sollte, um Datensätze zu bereinigen und robustere Berichte und Automatisierungen zu erstellen, damit die Daten frisch bleiben. Ein einfaches Beispiel ist, zweimal im Jahr eine Nurture-E-Mail zu senden, in der um aktualisierte Informationen im Austausch gegen einen wertvollen Inhalt gebeten wird. Vielleicht eine exklusive Podcast-Aufnahme?
Zuletzt ist Schulung entscheidend. Vertriebsteams müssen wissen, warum sie hochwertige Daten speichern sollten und nicht nur Leads einfach in eine Tabelle kippen. Für provisionsbasierte Vertriebler:innen ist die Geschwindigkeit zum Abschluss entscheidend, um die Provision zu maximieren. Versöhnen Sie deren Wunsch nach schnellem Umsatz mit der Bedeutung sauberer Daten. Sales-Commission-Software kann Ihnen auch bei der Kompensationslogistik helfen.
Die Zukunft ist organisiert
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