Wie man eine Tabelle zur Nachverfolgung von Interessenten erstellt
Egal, ob Sie ein erfahrener Vertriebsleiter sind, gerade eine neue Position beginnen oder sogar Gründer-geführten Vertrieb übernehmen: Eine Verkaufsprospekt-Tracking-Tabelle ist ein Tool, das Sie schnell erstellen können, um Ihre Vertriebsergebnisse sofort zu verbessern.
Ich bin seit über 10 Jahren im Vertrieb tätig. Ich habe aus erster Hand miterlebt, wie ein Superstar im Vertrieb ohne Nachverfolgungsmethode von einem durchschnittlichen Verkäufer mit einem systematischen Tracking-Prozess geschlagen wird.
Diese Anleitung führt Sie durch die ersten Schritte mit einer Tracking-Tabelle, den Aufbau eines kleinen Prozesses darum herum und die effektive Nutzung, um Ihr Geschäft zu vergrößern.
Was ist eine Prospekt-Tracking-Tabelle?
Eine Prospekt-Tracking-Tabelle ist ein Hilfsmittel, das hauptsächlich für Vertriebs-, Marketing- und Geschäftsentwicklungspersonal und -teams genutzt wird, um potenzielle Kunden zu überwachen und zu verwalten. Man kann sie als ein Mini-Customer Relationship Management (CRM)-Tool betrachten.
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Für Unternehmen, die gerade erst anfangen, Solopreneure, die ihre Dienstleistungen verkaufen, oder auch Verkäufer mit hochwertigen Produkten, die aber nur wenige Prospekts haben, kann eine Tracking-Tabelle ein großartiges, im Grunde kostenloses Tool sein, das zudem nicht die steile Lernkurve der meisten CRMs hat.
Wer sollte eine Tracking-Tabelle verwenden?
Sie ist besonders nützlich für kleine Unternehmen, die damit beginnen wollen, Verkaufsdaten zu sammeln, aber nicht die Kosten oder den Aufwand einer komplexen CRM- oder Lead-Management-Lösung auf sich nehmen möchten.
In der Regel wird diese Tabelle entweder in Excel oder Google Sheets erstellt. Auch Cloud-Projektmanagement-Software wie ClickUp und Monday.com sind gute Optionen, um Prospekt-Tracking-Tabellen zu erstellen.
Selbst wenn ein Team ein umfassendes CRM nutzt, sind Tabellen zur Nachverfolgung für Terminvereinbarer hilfreich, um ihre Vertriebskennzahlen zu verfolgen und ihre Ziele zu erreichen. Vertriebsleiter können so sicherstellen, dass ihr Außendienstteam täglich oder wöchentlich genügend sinnvolle Aktivitäten abschließt – ohne Zeit für Mikromanagement oder die Durchsicht von Kalendern aufbringen zu müssen.
Oben ist ein Beispiel einer sehr effektiven Anruf-Tracking-Tabelle, die in einer halbautomatisierten Outreach-Kampagne für meine Terminvereinbarer genutzt wurde. Sie erfassen dort täglich ihre neuen und fortschreitenden Verkaufskontaktpunkte, wie: Direktnachrichten, SMS, E-Mails und Anrufe.
Dieses Tool ermöglicht es dem Terminvereinbarer, organisiert zu bleiben, und vor allem meinem Vertriebsleiter, den Fortschritt des gesamten Teams zur Terminvereinbarung morgens in etwa 20 Minuten zu überprüfen.
Welche Daten sollten erfasst werden?
Wichtige Spalten und Informationen
Zu den Spalten können zum Beispiel Lead-ID, Firmenname, Name des Ansprechpartners, E-Mail, Telefonnummer, Branche, Leadquelle, Datum des Erstkontakts, letztes Kontakt-Datum, Status, Priorität und Notizen gehören. Aber mindestens sollten Sie folgende Daten erfassen:
- Kontaktdaten
- Vorname
- Nachname
- Firmenname
- Firmendaten
- Telefonnummer
- Adresse
- LinkedIn-Profil
- Weitere Social-Media-Profile
- Interaktionshistorie
- Interesse
- Status der Konversation/des Prospekts
- Deal-Phase
- Nächste Schritte
- Interessiert
- Anruf
- Angebot
- DND
Wie Sie die Qualität der Tracking-Daten verbessern
Konsistenz ist entscheidend
Beim Eintragen von Daten für jeden Lead in die Tabelle sollten Sie auf Genauigkeit und Vollständigkeit achten, um den Nutzen des Tracking-Systems zu gewährleisten. Wenn Sie Vertriebsleiter sind, achten Sie darauf, dass Ihr Team auf einheitliche Datenstandards geschult wird, damit alle Daten einfach für zukünftige Analysen aggregiert werden können.
Nützliche Funktionen optimal nutzen
Nutzen Sie die Datenvalidierungsfunktionen Ihrer Tabellenkalkulationssoftware, um die Datenintegrität zu bewahren (z. B. Dropdown-Menüs für Status und Priorität).
Google Sheets verfügt jetzt über schnell verfügbare Vorlagenfunktionen, mit denen Sie über „@dropdown“ ganz einfach bedingte Formatierungen für Ihre Tabelle erstellen können.
Es ist sinnvoll, nach Möglichkeit diese Funktionen anstelle von einfachem Text zu verwenden. Bei der Eingabe von einfachem Text treten häufig Rechtschreib- und Syntaxfehler auf, die die Datenaggregation erschweren können.
Beispiel:
- Für „Status“ erstellen Sie eine Dropdown-Liste mit Optionen wie Neu, Kontaktiert, Interessiert, Nicht interessiert, Konvertiert.
- Für „Priorität“ könnten die Optionen Hoch, Mittel, Niedrig lauten.
So erstellen Sie eine Tabelle zur Nachverfolgung von Interessenten
1. Definieren Sie Ihre Ziele & KPIs
Klären Sie zunächst, was Sie mit dieser Tabelle erreichen wollen. Möchten Sie Lead-Generierung, Verkaufsabschlussraten oder Kunden-Nachverfolgung dokumentieren? Ihre Ziele bestimmen, welche Daten Sie aufnehmen müssen.
2. Strukturieren Sie die Tabelle
Verwenden Sie als Leitfaden den vorherigen Abschnitt und erstellen Sie eine Tabelle mit Spalten, die Ihnen helfen, alle wichtigen Informationen zu jedem Interessenten zu erfassen. Beachten Sie die Grundprinzipien des Lead-Managements, um das Fundament für Ihren Erfolg zu legen.
3. Befüllen Sie die Tabelle
Beginnen Sie damit, die Tabelle mit Daten Ihrer aktuellen Interessenten zu befüllen. Das kann manuell oder durch das Importieren aus anderen Systemen erfolgen, wenn Sie von einer anderen Nachverfolgungsmethode umsteigen.
4. Bedingte Formatierung einrichten
Verwenden Sie bedingte Formatierung, um den Status und die Priorität der Leads visuell schneller einschätzen zu können. Beispielsweise können Sie für Leads mit hoher Priorität einen roten Hintergrund einstellen, für solche mit niedriger Priorität einen grünen, oder nach „Letztem Kontakt-Datum“ sortieren, sodass die ältesten Einträge zuerst erscheinen.
Eine Anmerkung zur Spalte „Zuletzt kontaktiert“ – lernen Sie aus meinen Fehlern.
Das mag wie ein winziges Detail erscheinen, aber wenn Sie sich entschieden haben, noch kein CRM zu verwenden, verspreche ich Ihnen, dass Ihnen genau dieses Detail STUNDEN an Frustration ersparen wird. Die Spalte „Zuletzt kontaktiert“ ist eine automatisierte Möglichkeit für Sie zu sehen, wen Ihr Vertriebsteam zuletzt kontaktiert hat. Hier ist das Problem: Ich garantiere Ihnen, dass Ihr Vertriebsteam diese Spalte nach jedem Anruf oder jeder Nachricht nicht ausfüllen wird – das tun sie einfach nicht. Versuchen Sie es erst gar nicht.
Stattdessen habe ich Ihnen ein hilfreiches Skript für Google Sheets beigefügt, das die Spalte „Zuletzt kontaktiert“ automatisch aktualisiert, sobald eine andere Spalte in derselben Zeile geändert wird. Ich habe dieses kleine Stück Code als äußerst nützlich empfunden, da Vertriebsmitarbeitende sich dadurch nicht mehr merken müssen, wann sie die Zelle zuletzt aktualisiert haben.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Installieren des Skripts in Google Sheets
Öffnen Sie Ihr Google Sheet.
- Gehen Sie zu Erweiterungen → Apps Script.
- Löschen Sie jeglichen vorhandenen Code im Skript-Editor und ersetzen Sie ihn durch das folgende Skript:
- Passen Sie das Array
watchColumnsso an, dass es die 1-basierten Indexnummern der Spalten enthält, die Sie auf Änderungen überwachen möchten. - Ändern Sie
dateColumnauf die Spaltennummer, in der das Datum bei Änderungen erscheinen soll. - Speichern Sie das Skript über das Speicher-Icon oder Datei → Speichern und geben Sie Ihrem Projekt einen Namen.
- Schließen Sie den Apps Script-Tab und kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück.
Nutzen Sie diesen Codeblock im Apps Script-Tab, um sicherzustellen, dass alles funktioniert. Sie müssen nur die Spalten anpassen und die erklärenden Hinweise hinter // entfernen.
function onEdit(e) {
// Legen Sie die Spalten fest, die Sie auf Änderungen überwachen möchten
const watchColumns = [2, 3]; // Beispiel: Überwacht Spalte B und C (entspricht 2, 3 in der 1-basierten Zählweise)
const dateColumn = 4; // Spalte, in der das Datum gesetzt werden soll (hier D, also 4)
const range = e.range;
const sheet = range.getSheet();
if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {
// Setzt das Datum in der festgelegten "dateColumn" wenn eine überwachte Spalte bearbeitet wurde
const row = range.getRow();
const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);
dateCell.setValue(new Date());
}
}
5. Filter- und Sortieroptionen erstellen
Aktivieren Sie Filter für jede Spalte, damit die Benutzer unkompliziert die Daten sortieren können – zum Beispiel, um alle Interessenten in einem bestimmten Stadium des Vertriebsprozesses oder alle einem bestimmten Vertriebsmitarbeiter zugewiesenen Interessenten anzuzeigen.
Was ist ein Slicer?
Ein Slicer ist eine interaktive Werkzeugleiste, mit der Sie Ihre Tabellenkalkulation anhand bestimmter Werte und Daten filtern können. Sie können damit die sichtbaren Informationen Ihrer Tabelle mit einem leicht zugänglichen Widget verändern.
Ich mag Slicer sehr, da sie die Manipulation von Daten direkt auf der Seite ermöglichen.
6. Erstellen Sie ein Trainingsmodul für Ihr Team
Die Schulung eines neuen Vertriebsteams zur effektiven Verwendung einer Interessenten-Tracking-Tabelle kann in eine Reihe von Lernmodulen gegliedert werden. Hier sind einige Vorschläge für Titel und eine kurze Übersicht zu jedem Modul, die den Trainingsprozess begleiten können:
Einführung in das Interessenten-Tracking
- Verständnis der Prospect-Tracking-Tabelle
- Best Practices für die Dateneingabe
- Verwaltung und Aktualisierung von Leads
- Verwendung von Filtern und Sortierungen zur Analyse
- Berichterstattung und Erkenntnisse
- Praxiseinsatz und Rollenspiel
- Q&A und Feedback-Session
7. Überprüfen & Analysieren
Einer der großen Vorteile der Nutzung von Google Sheets ist die einfache Synchronisierung mit Google Lookerstudio. Mit diesem Tool kann eine Vertriebsleitung deutlichere Gespräche über die Vertriebsleistung führen und mithilfe von Visualisierungen Trends einfacher und effektiver nachverfolgen.
Wer ist beteiligt?
Nachdem Sie nun Ihre Tabelle entweder in Excel oder Sheets erstellt haben, benötigen Sie Menschen, die Ihren Vertriebsprozess steuern. Im Folgenden sind die typischen Personen, Rollen und Funktionen aufgeführt, wie sie sich auf die Tabelle beziehen.
Vertriebsmitarbeiter
In jedem Geschäftsprozess mit Vertrieb fungiert der Vertriebsmitarbeiter als Bindeglied zwischen dem Angebot des Unternehmens und den Bedürfnissen des Kunden. Er spielt eine entscheidende Rolle, nicht nur bei der Umsetzung von Vertriebsstrategien, sondern auch bei deren Gestaltung auf Basis direkter Marktrückmeldungen. Ihre Akzeptanz sorgt dafür, dass sie motiviert und proaktiv sind—Eigenschaften, die entscheidend für die besten Vertriebsergebnisse sind.
Vertriebsmitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihren Teil der Tabelle täglich auszufüllen. Je weniger und einfachere KPIs, desto besser.
Für einen typischen Vertriebsprozess möchte ich, dass mein Team Folgendes nachverfolgt:
- Anrufe pro Tag
- Anrufe mit qualifizierten Leads pro Tag
- Gesamter qualifizierter Vertriebstrichter
- Gesamtumsatz
- Verhältnis von Qualifizierten zu abgeschlossenen Verkäufen
Diese KPIs sollten in ein Haupt-Dashboard der Tabelle integriert werden, sodass alle Mitarbeiter offen sehen können, wie die Kollegen abschneiden.
Vertriebsleiter
Was ich über Vertriebsleiter nicht oft genug sagen kann, ist, dass sie fast nie der beste Verkäufer sein sollten. Denken Sie an Michael Scott aus The Office. Großartiger Verkäufer; schrecklicher Chef.
Ein Vertriebsteam zu führen, bedeutet, Verantwortung dafür zu tragen, dass das gesamte Team die KPIs erfüllt. Das bedeutet konstantes Überwachen von Frühindikatoren, Coaching hilfebedürftiger Vertriebsmitarbeiter und Entwicklung neuer Strategien, um den Anteil abgeschlossener Verkäufe zu erhöhen.
Das genaue Einhalten der Tracking-Tabelle ist für den Vertriebsleiter sehr wichtig, um das Team auf Kurs für die Vertriebsziele zu halten. Durch die Sicherstellung korrekter und zeitnaher Dateneingabe kann das Risiko von Mikromanagement eliminiert werden – oder wie ich es nenne: „Der Tod der Moral.“
Zeigen die Vertriebsdaten, dass ein Mitarbeiter seine KPIs übertrifft, sollte sich der Vertriebsleiter nicht einmischen. Erst wenn diese KPIs sinken, sollte er eingreifen und direkt mit dem Vertriebsmitarbeiter daran arbeiten, die Zahlen zu verbessern.
Vertriebsleitung
Sie sind höchstwahrscheinlich Inhaber eines kleinen Unternehmens, und in diesem Fall sind Sie wahrscheinlich auch die Vertriebsleitung Ihres Unternehmens. Bei Gründer-geführten Vertriebsteams ist es entscheidend, einige Schritte zu befolgen:
- Geben Sie durch ein separates, ausschließlich dem Vertrieb gewidmetes Meeting, das mindestens einmal pro Woche stattfindet, den Ton und die Beständigkeit im Team vor. Machen Sie Vertriebsmeetings nicht zum Teil von allgemeinen Meetings.
- Halten Sie Vertriebsmeetings knapp und fokussiert. Marcus Chan hat ein gutes Buch namens 6-figure Sales Secrets, in dem Sie wirklich anwendbare Tipps für effektive Vertriebsmeetings finden.
- Delegieren Sie einfache Erfolge. Wenn Sie der Gründer sind, besteht Ihre Aufgabe darin, Schlüsselkunden zu betreuen und diese Beziehungen langfristig zu entwickeln. Ihre Aufgabe ist NICHT, der beste Verkäufer zu sein. Geben Sie die besten Leads und Kunden an Ihr Vertriebsteam weiter, um Moral und Zusammenhalt zu stärken.
Wenn Sie Eigentümer sind, schauen Sie sich unseren Artikel „Wie Sie Leads organisieren (und Ihr Vertriebsteam für den Erfolg aufstellen) in 3 Schritten“ an. Dort finden Sie hilfreiche Tipps, wie Sie mit Ihrem Team die Lead-Organisation starten können.
Tipps und Fehler, die man beim Prospect Tracking vermeiden sollte
Tipps
1. Integration mit dem E-Mail-Marketing-System (EMS) so schnell wie möglich
E-Mail ist eines der leistungsstärksten Verkaufstools. Ein Tool wie ActiveCampaign oder MailChimp sollte sofort genutzt werden. Mit Automatisierung über Zapier können Sie relevante Kontaktinformationen problemlos ohne doppelte Eingabe in das EMS importieren.
2. Automatisieren, wo immer es möglich ist
Nutzen Sie Formeln und Funktionen, um Berechnungen wie die Anzahl der Tage seit dem letzten Kontakt zu automatisieren. Das spart Zeit und minimiert manuelle Fehler.
3. Ständig Backups erstellen
Cloudbasierte Tabellen wie Google Sheets werden permanent gesichert. Deshalb bevorzuge ich Sheets gegenüber Excel für meine Tracker-Vorlagen.
Fehler, die vermieden werden sollten
1. Überkomplizierung
Halten Sie die Tabelle einfach und benutzerfreundlich. Vermeiden Sie zu viele Felder, komplexe Formeln und ein überladenes Layout.
2. Inkonsistente Dateneingabe
Standardisieren Sie die Dateneingabe mit klaren Richtlinien und verwenden Sie Dropdown-Menüs, um Fehler zu minimieren. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder geschult sind, wie die Tabelle richtig zu nutzen ist.
3. Vernachlässigung von Updates und Wartung
Aktualisieren und warten Sie die Tabelle regelmäßig, um sie relevant und nützlich zu halten. Implementieren Sie eine Backup-Strategie, um Datenverlust zu vermeiden.
Wann benötige ich Lead-Management-Software?
Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen das Tabellenmodell entwachsen ist
- Gestiegene Anzahl an Leads: Die Bearbeitung einer großen Anzahl von Leads über Tabellenkalkulationen kann mühsam und fehleranfällig werden. Wenn es schwierig wird, Interaktionen oder Aktualisierungen effizient zu verfolgen, ist es Zeit für einen Wechsel.
- Bedarf an Echtzeit-Datenzugriff: Wenn mehrere Teammitglieder gleichzeitig auf Lead-Informationen zugreifen und diese verwalten müssen, stoßen Tabellen schnell an ihre Grenzen und unterstützen Echtzeit-Aktualisierungen nicht effizient.
- Komplexe Vertriebsprozesse: Werden die Vertriebsprozesse komplexer, mit mehreren Kontaktpunkten und individuellen Nachfassaktionen, reichen Tabellen oft nicht mehr aus, um dies effektiv zu steuern.
- Einschränkungen bei Berichten und Analysen: Wenn fortschrittliche Analysen und Berichte benötigt werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen, und Tabellen sind hierfür zu rudimentär, ist ein CRM-System möglicherweise notwendig.
Wie Sie vom Spreadsheet zu einem CRM- oder Lead-Management-System wechseln
- Bedarf analysieren: Verstehen Sie was Sie von einem CRM erwarten, indem Sie Probleme mit dem aktuellen Tabellen-System identifizieren und festlegen, welche Funktionen diese beheben sollen.
- Das richtige CRM auswählen: Wählen Sie ein CRM, das zu Ihrem Budget passt, mit Ihrem Wachstum skaliert, sich in Ihre bestehenden Tools integrieren lässt und benutzerfreundlich ist.
- Datenmigration planen: Bereiten Sie Ihre Daten für die Übertragung vor, indem Sie bestehende Daten bereinigen (Duplikate entfernen, Fehler korrigieren) und entscheiden, welche Daten tatsächlich migriert werden müssen.
- Das Team schulen: Stellen Sie sicher, dass alle CRM-Nutzer geschult sind, wie sie das System effektiv einsetzen. Dies kann mehrere Trainings oder laufende Begleitung erfordern.
Der Wechsel von einer einfachen Tabelle zu einem dedizierten CRM- oder Lead-Management-System ist ein bedeutender Schritt vorwärts bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen und der Steigerung der Vertriebseffektivität – besonders, wenn das Unternehmen wächst und die Abläufe komplexer werden.
Lead-Tracking – Die Basis für nachhaltiges Wachstum
Eine Lead-Tracking-Tabelle dient nicht nur dazu, den Überblick darüber zu behalten, mit wem Sie gesprochen haben; sie bildet das Fundament für nachhaltiges Wachstum. Mit Funktionen wie automatisierten Erinnerungen für Follow-Ups, Status-Updates und der Priorisierung heißer Leads fungiert diese Tabelle wie ein Mini-CRM, das speziell auf die Bedürfnisse von Start-ups zugeschnitten ist.
Mit jedem eingetragenen Lead wächst Ihre Business Intelligence. Das ermöglicht es Ihnen, Ihre Verkaufstaktiken laufend zu verfeinern und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich funktioniert. Zudem bleibt Ihr gesamtes Team so auf Verkaufsziele eingeschworen, versteht die aktuelle Lage und kann gemeinsam die Zielvorgaben verfolgen.
Der spätere Wechsel von einer Tabellenkalkulation zu einem vollwertigen CRM verläuft deutlich reibungsloser, sobald Sie diese Prozesse etabliert haben. Es ist mehr als nur ein Werkzeug – es ist Ihr früher Lotse im weiten Ozean des Unternehmertums, der Ihnen hilft, systematischere und datengetriebene Vertriebserfolge zu erzielen. Beginnen Sie mit diesem einfachen Schritt und schaffen Sie die Grundlage für fortschrittliche Vertriebsprozesse, die Ihr Unternehmen voranbringen werden. Lassen Sie die Reise zu Wachstum und Effizienz beginnen!
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