Wie man ein CRM auswählt: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk
Die Auswahl des richtigen CRM kann die Unternehmenseffizienz und das Kundenbeziehungsmanagement erheblich verbessern.
Stellen Sie sicher, dass das CRM sich nahtlos in den bestehenden Technologie-Stack integriert, um einen reibungslosen Ablauf und optimale Produktivität zu gewährleisten.
Wählen Sie CRM-Systeme, die Anpassungen bieten, damit diese optimal zu Ihren spezifischen Geschäftsprozessen und Anforderungen passen.
Entscheiden Sie sich für ein CRM mit umfangreichem Support und Onboarding-Ressourcen, um eine schnelle Eingewöhnung sicherzustellen.
Recherchieren Sie CRM-Anbieter sorgfältig, wobei Sie besonderes Augenmerk auf Skalierbarkeit, Preisgestaltung und Passgenauigkeit für Ihr Unternehmen legen, um ein starkes Business-Argument aufzubauen.
Die Wahl des richtigen CRM-Systems kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Unternehmens entscheiden. Das passende Tool hilft Ihnen, Aufgaben zu automatisieren, Kundendaten zu verwalten und Ihr Vertriebsteam auf den Geschäftsabschluss zu fokussieren. Das falsche? Umständliche Abläufe, verschwendete Zeit und frustrierte Nutzer.
Es gibt zahlreiche CRM-Plattformen – jede behauptet, die beste CRM-Software zu sein. Die Auswahl kann überwältigend sein. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen genau, wie Sie eine CRM-Lösung finden, die zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt und einen echten ROI liefert. Ich helfe Ihnen, die Optionen zu überblicken.
Ihr Team verdient ein CRM, das Ihre Ziele unterstützt und Ihre Kundenbeziehungen stärkt. Lassen Sie uns sicherstellen, dass Sie die richtige Wahl treffen.
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9 Dinge, auf die Sie bei der Auswahl eines CRM achten sollten
Die Bewertung von CRM-Plattformen bedeutet, bestimmte Faktoren zu betrachten, die zu den Zielen und Anforderungen Ihres Teams passen. Hier sind wichtige Aspekte, die Ihre Entscheidung leiten sollten:
1. Flexibilität der Tarife
Tarif-Flexibilität bedeutet, die CRM-Software an Ihre sich ändernden Anforderungen anzupassen. Das ist wichtig, da Ihr Unternehmen wachsen oder sich verändern kann – Sie benötigen ein Tool, das mit Ihnen skaliert. Achten Sie auf CRM-Anbieter, die einfache Upgrades oder Downgrades ohne Strafgebühren ermöglichen. Fragen Sie nach den Preisbedingungen und ob Sie CRM-Funktionen anpassen können, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln. So vermeiden Sie, an einen Tarif gebunden zu sein, der nicht mehr zu kleinen Unternehmen, Start-ups oder größeren Firmen passt.
2. Datenzugriff und Berichterstellung
Datenzugriff und Berichte ermöglichen es Ihnen, Kundeninteraktionen, Kundeninformationen und die Vertriebsleistung zu analysieren. Das ist entscheidend, denn Einblicke führen zu besseren Entscheidungen. Stellen Sie sicher, dass das CRM-System anpassbare Dashboards sowie benutzerfreundliche und verständliche Berichtsfunktionen bietet. Testen Sie in einer Demo, wie schnell Sie Berichte erstellen können und ob die Daten zu den Kennzahlen Ihres Teams passen. So erhalten Sie wertvolle Einblicke in Echtzeit, ohne Aufwand.
3. Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft
Integration bedeutet, dass die CRM-Tools mit Ihren bestehenden Systemen funktionieren. Das ist essentiell, um den Workflow effizient zu halten. Prüfen Sie, ob sich das CRM mit Ihrem E-Mail-Programm, Kalender, Marketing-Plattformen, Social-Media-Kanälen, Kommunikationstools, Apps (auch iOS) und Salesforce verbinden lässt. Testen Sie während einer Probephase, wie reibungslos die Integration funktioniert und ob sie Ihre Prozesse wie Leadmanagement, Leadbewertung und Projektmanagement unterstützt. So vermeiden Sie Unterbrechungen und halten Ihr Team produktiv.
4. Onboarding und Support
Kundensupport und Onboarding beziehen sich darauf, wie der CRM-Anbieter Sie beim Einstieg und bei der Lösung von Problemen unterstützt. Achten Sie auf umfassende Schulungsmaterialien, praxisnahe Anleitungen und ein reaktionsschnelles Support-Team. Fragen Sie nach Nutzer-Communities und den Supportzeiten. Ein Anbieter mit starkem Onboarding und Support hilft Ihrem Team, sich schnell einzuarbeiten und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Rollenbasierte Authentifizierung und Berechtigungen steuern, wer Zugriff auf bestimmte Daten und Funktionen hat. Das ist für Sicherheit und Compliance unverzichtbar. Prüfen Sie, ob Sie im CRM-Programm Berechtigungen nach Teamrollen vergeben können. Testen Sie in einer Probephase, wie einfach das Zuweisen und Anpassen der Berechtigungen ist. So bleibt Ihre Kundendatenbank sicher und ist nur für befugte Nutzer zugänglich.
6. Branchenspezifische Compliance
Compliance sorgt dafür, dass das CRM rechtlichen und branchenspezifischen Standards entspricht. Es ist entscheidend, um Bußgelder zu vermeiden und Vertrauen zu bewahren. Prüfen Sie, ob die cloudbasierte Plattform Vorschriften wie DSGVO oder HIPAA unterstützt. Fordern Sie Nachweise zu Compliance-Funktionen an (z. B. Prüfpfade, Sicherungsmaßnahmen für automatisierte Workflows) und testen Sie, ob das CRM integrierte Schutzmechanismen bietet. So bleiben Ihre Geschäftsprozesse stets konform und vertrauenswürdig an allen Omnichannel-Kontaktpunkten.
7. Anpassungsoptionen
Mit Anpassungen können Sie das CRM an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Das ist wichtig, um das Tool passend in Ihren Workflow einzubinden. Suchen Sie nach CRM-Lösungen mit anpassbaren Feldern, automatisierten Workflows und Oberflächen, die Sie individuell gestalten können. Probieren Sie während einer Demo die Anpassungsfunktionen aus (Pipelines, Phasen im Vertriebstrichter, Folgeaufgaben), um zu prüfen, wie gut sie zu Ihren Prozessen passen. Dadurch wird das CRM besser auf Ihr Team zugeschnitten und kann den Umsatz steigern.
8. Automatisierungsfunktionen
Automatisierungstools sparen Zeit, indem sie repetitive Aufgaben übernehmen. Sie sind wichtig, weil sie Ihr Team entlasten, sodass es sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Prüfen Sie, ob das CRM E-Mail-Nachverfolgung, Aufgabenverteilung, Lead-Zuweisung und Prognosen automatisieren kann. Wenn verfügbar, prüfen Sie künstliche Intelligenz-Funktionen wie prädiktive Lead-Bewertung oder Empfehlungen für die nächste beste Aktion, um Ergebnisse zu optimieren. Testen Sie diese Funktionen in einer Testphase, um zu sehen, wie viel Zeit sie Ihrem Team tatsächlich sparen.
9. Mobile oder Multi-Standort-Unterstützung
Mobile oder Multi-Standort-Unterstützung stellt sicher, dass Ihr Team jederzeit und überall auf das CRM zugreifen kann. Das ist essenziell für Teams, die remote oder an verschiedenen Standorten arbeiten. Vergewissern Sie sich, dass das CRM über eine leistungsfähige mobile App und Omnichannel-Zugang verfügt. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit und Geschwindigkeit der App in einer Testphase. So bleibt Ihr Team unterwegs verbunden und produktiv – dies gilt sowohl für bestehende als auch neue Kundenkontaktpunkte.
Wie Sie das richtige CRM auswählen: Ein 5-Schritte-Framework
Das richtige CRM auszuwählen bedeutet, es auf die Geschäftsbedürfnisse und Ziele Ihres Teams abzustimmen. Konzentrieren Sie sich auf das, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist, z. B. Integration und Benutzererlebnis. Hier ist ein einfaches Framework, das Sie durch den Auswahlprozess führt.
Schritt 1: Ihre Anforderungen ermitteln
Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse Ihres Teams zu definieren, um die richtige CRM-Auswahl zu treffen. Das beinhaltet die Einbeziehung aller Beteiligten, das Priorisieren von Problemen und das Abgleichen der Anforderungen mit Ihren internen Vorgaben:
Einschätzung der Stakeholder einholen
Sprechen Sie mit zentralen Akteur:innen aus Vertrieb, Marketing, IT und Kundenservice. Verstehen Sie deren Abläufe und Herausforderungen mit dem aktuellen Tool. Fördern Sie offene Gespräche, damit alle Perspektiven gehört werden. So gewinnen Sie ein vollständiges Bild Ihrer Unternehmensanforderungen entlang der Customer Journey.
Problempunkte auflisten und priorisieren
Stellen Sie fest, was in Ihrem aktuellen System nicht funktioniert. Häufige Probleme sind beispielsweise Fehler bei der Dateneingabe, fehlende Integration, langsame Berichtserstellung oder ein eingeschränkter Funktionsumfang des CRMs. Priorisieren Sie diese Schwachstellen nach ihrer Auswirkung auf die Effizienz Ihres Teams.
Anpassung an Richtlinien und Ziele
Stellen Sie sicher, dass Ihre CRM-Wahl mit internen Richtlinien und Geschäftszielen übereinstimmt. Prüfen Sie die Preisgestaltung der Anbieter, Sicherheitsprotokolle und Compliance-Bedingungen. Falls in Ihrer Branche spezielle Vorschriften gelten, achten Sie darauf, dass das CRM diese unterstützt.
Unverzichtbare vs. optionale Funktionen
Unterscheiden Sie zwischen essentiellen und optionalen Funktionen. Muss-Funktionen könnten zum Beispiel Kontaktmanagement, Analysen, Lead-Management und Berichterstattung sein; Nice-to-have-Funktionen umfassen etwa Chatbots, Marketingautomatisierung oder weitergehende Integration mit Marketingplattformen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hürden treten am häufigsten auf?
- Welche CRM-Funktionen würden Ihre drei größten Schmerzpunkte lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt das CRM zu unseren Compliance-Anforderungen?
- Welcher CRM-Typ passt am besten zu unseren Geschäftsanforderungen (vertriebsorientiert, serviceorientiert, umfassende Kundenbeziehungsmanagement-Suite)?
Schritt 2: CRM-Anbieter recherchieren
Die Recherche der Anbieter umfasst das Durchforsten von Bewertungen, den Vergleich von Funktionen und das Erkennen von Alleinstellungsmerkmalen:
Anbietervergleich durchführen
Nutzen Sie Bewertungsportale und Analystenberichte, um CRM-Plattformen und Softwarelösungen zu vergleichen. Erstellen Sie eine Shortlist der besten CRM-Software-Kandidaten, die zu Ihrem Stack passen (Salesforce-Ökosystem, cloudbasierte Tools usw.).
Nach Bedarf vergleichen
Vergleichen Sie Tools nach Größe und Komplexität: Kleine Unternehmen bevorzugen oftmals einfache CRM-Tools mit hoher Benutzerfreundlichkeit, während große Unternehmen erweiterte Funktionen wie Prognosen, Lead-Scoring und Authentifizierungskontrollen benötigen.
Zentrale Unterscheidungsmerkmale identifizieren
Achten Sie auf Unterstützung bei der Implementierung, Benutzererlebnis und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Fragen Sie nach dem Umfang des App-Marktplatzes und ob die Benutzeroberfläche wirklich benutzerfreundlich ist.
Ebenfalls lohnenswert zu prüfen ist wie Sie Software für Vertragsmanagement auswählen, die Ihr CRM ergänzt – mit Funktionen wie E-Signatur, Versionskontrolle und Verlängerungserinnerungen – damit Ihre Systeme zusammenarbeiten statt miteinander in Konkurrenz zu treten.
Ergebnisse dokumentieren
Halten Sie Preise, Funktionen, Integrationen und Service Level Agreements (SLAs) in einer Vergleichstabelle fest, um datenbasiert entscheiden zu können.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders stark?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und IT-Landschaft?
- Welche Ressourcen zur Einführung und welcher Kundensupport werden geboten?
- Wie benutzerfreundlich sind die Oberfläche und Dashboards?
- Gibt es versteckte Kosten?
Top CRM-Optionen zur Auswahl
Stellen Sie 6–10 CRM-Optionen zusammen – von cloudbasierten Suiten bis zu spezialisierten CRM-Systemen – je nach Ihrem Unternehmensbedarf.
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Schritt 3: CRM-Shortlist erstellen und Anbieter kontaktieren
Sobald Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, grenzen Sie die Optionen ein und nehmen Sie Kontakt zu potenziellen Partnern auf:
Anbieter auf die Shortlist setzen
Wählen Sie 2–4 Anbieter aus, die zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passen. Berücksichtigen Sie Preisgestaltung, Skalierbarkeit und die Integration mit Ihren bestehenden Systemen.
Fordern Sie RFI oder RFP an
Senden Sie eine Request for Information (RFI) oder eine CRM-RFP-Anfrage, um detaillierte Informationen zu CRM-Funktionen, SLAs, Workflows, automatisierten Abläufen, Datenmodellen und Reporting-Fähigkeiten zu erhalten.
Demos buchen und gezielte Fragen stellen
Vereinbaren Sie Demos und bereiten Sie gezielte Fragen vor. Fragen Sie nach Integration, Automatisierung und Prognosemöglichkeiten. Suchen Sie nach Hands-on-Sessions, damit Sie Workflows, Nachfassroutinen, Vertriebsphasen und Apps testen können.
Konsistente Bewertungskriterien nutzen
Bewerten Sie jeden Anbieter nach Nutzererlebnis, Preis, Support und Übereinstimmung mit Ihren Unternehmenszielen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundenstory schildern, die mit unserer vergleichbar ist?
- Welche Onboarding-Ressourcen und welchen Kundensupport bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie integriert Ihr CRM Daten mit Salesforce oder anderen bestehenden Systemen?
- Wie sieht Ihre Preisstruktur aus?
Schritt 4: Den Business Case erstellen
Verwandeln Sie Ihre Recherche in einen internen Vorschlag, den die Führungsebene genehmigen kann:
Fassen Sie Pain Points und Ergebnisse zusammen
Erklären Sie, wie Prozessverbesserungen, Workflow-Automatisierung und automatisierte Abläufe repetitive Aufgaben reduzieren, Prozesse optimieren und den Umsatz steigern.
Kostenschätzungen und Zeitpläne präsentieren
Teilen Sie die Gesamtkosten, Lizenzpreise, Implementierungsmeilensteine und die erwartete Time-to-Value mit. Fügen Sie – falls relevant – Optionen für Cloud-basierte und On-Premises-Lösungen hinzu.
Return on Investment und Risiken erläutern
Verknüpfen Sie den ROI mit messbaren Kennzahlen: schnellere Nachverfolgung, verbesserte Konversion, bessere Kundenbindung und zufriedenere Bestandskunden. Weisen Sie auf die Risiken hin, nichts zu unternehmen.
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Was sind die Risiken, wenn wir nichts tun?
- Welche finanziellen und betrieblichen Vorteile ergeben sich?
- Wie wirkt sich dieses CRM auf die Effizienz unseres Teams aus?
- Mit welchen Kennzahlen werden wir den Erfolg messen?
Schritt 5: Ihr CRM implementieren und die Benutzer onboarden
Planen Sie sorgfältig, damit die Einführung gelingt:
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan
Teilen Sie Zeitpläne und Meilensteine mit. Stimmen Sie Teammitglieder aus Vertrieb, Marketing und Service auf Kundenprofile und Datenstandards ab.
Weisen Sie interne Verantwortliche zu
Bestimmen Sie Verantwortliche für Integrationen, Workflow-Design und Datenqualität. Sorgen Sie dafür, dass diese mit dem Kundensupport des Anbieters zusammenarbeiten.
Schulen Sie und fördern Sie die Akzeptanz
Führen Sie Schulungen zu Lead-Management, Lead-Scoring, Marketing-Automatisierung, Kontaktverwaltung und täglichen Funktionen durch. Stellen Sie Playbooks für Nachverfolgung und die Phasen der Customer Journey bereit.
Feedback-Schleifen etablieren
Sammeln Sie Rückmeldungen, optimieren Sie Pipelines und verfeinern Sie die CRM-Funktionen. Überwachen Sie die frühe Nutzung anhand von Metriken zur Nutzung und zu Ergebnissen.
Wie geht es weiter:
Wenn Sie gerade recherchieren, wie Sie das passende CRM auswählen, kontaktieren Sie kostenlos einen SoftwareSelect-Berater für Empfehlungen.
Sie erhalten eine Shortlist an CRM-Plattformen, die auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind (einschließlich Salesforce und weiterer Cloud-basierter Optionen), Hinweise zur Preisgestaltung und Hilfestellung, um sicherzustellen, dass die CRM-Funktionen und Workflows zu Ihren Unternehmenszielen passen.