So wählen Sie das richtige CRM für Ihr Unternehmen aus
Das richtige CRM-System optimiert Abläufe, stärkt Beziehungen und steigert die Rendite; das falsche verschwendet Ressourcen.
CRMs mit flexiblen Preismodellen und unkomplizierten Upgrades unterstützen wachsende Geschäftsanforderungen ohne versteckte Kosten.
Wählen Sie CRMs mit einfachem Datenzugriff und anpassbaren Berichten, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
Achten Sie darauf, dass CRMs sich nahtlos in bestehende Technologien integrieren lassen, um Abläufe und Kundeninteraktionen zu optimieren.
Setzen Sie auf CRM-Anbieter mit umfassender Einführung und starkem Support, um eine schnelle Akzeptanz und Nutzerkompetenz sicherzustellen.
Eine CRM-Evaluierung ist der Prozess, bei dem verschiedene CRM-Lösungen im Hinblick auf die Anforderungen Ihres Unternehmens bewertet werden. Sie ist wichtig, weil sie Ihnen hilft, das richtige System auszuwählen, um Arbeitsabläufe zu optimieren, Kundenbeziehungen zu verbessern und den ROI zu maximieren.
Die Auswahl des passenden Tools ist eine strategische Entscheidung für Ihr Team. Gute CRMs sparen Zeit, erhöhen die Genauigkeit und sorgen für Compliance – was sich direkt auf Ihren ROI auswirkt. Doch eine falsche Wahl kann Ressourcen verschwenden, das Erreichen von Zielen erschweren und Ihr Team frustrieren.
Dieser Leitfaden richtet sich an Teamleiter und Entscheidungsträger, die informierte Entscheidungen treffen wollen. Egal, ob Sie noch neu im Umgang mit CRMs sind oder einen Wechsel in Betracht ziehen – ich helfe Ihnen, den Überblick zu behalten. So finden Sie eine CRM-Lösung, die zu Ihren Zielen passt und unnötige Stolperfallen vermeidet.
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9 Dinge, auf die Sie bei der Bewertung einer CRM-Software achten sollten
Bewerten Sie CRM-Lösungen, indem Sie sich auf die Schlüsselfaktoren konzentrieren, die den Auswahlprozess erleichtern. Hierauf sollten Sie achten:
1. Flexible Tarifpläne
Flexible Tarifpläne ermöglichen es Ihrem Team, sich veränderten Bedürfnissen anzupassen. Sie starten vielleicht mit einer einfachen CRM-Lösung, doch wenn Ihr Unternehmen wächst, sollten Sie einfach upgraden können. Prüfen Sie, ob der Anbieter einen reibungslosen Wechsel zwischen den Tarifen ohne Strafgebühren ermöglicht. Fragen Sie nach versteckten Kosten beim Hoch- oder Herunterstufen und testen Sie dies im Rahmen einer Demo anhand verschiedener Szenarien.
2. Datenzugriff und Berichtswesen
Sie benötigen einfachen Zugriff auf Kundendaten und umfassende Berichtsfunktionen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Achten Sie auf CRM-Software mit anpassbaren Berichten, damit Sie sich auf die relevanten Kennzahlen konzentrieren können. Vermeiden Sie Tools, die den Datenexport einschränken. Probieren Sie im Testzeitraum die Dashboards und das Berichtswesen aus, um zu sehen, wie schnell Sie die benötigten Informationen generieren können.
3. Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft
Ihre CRM-Plattform sollte gut mit den anderen von Ihnen genutzten Anwendungen zusammenarbeiten. Prüfen Sie, ob Integrationen mit Marketing-Software, Lead-Management-Tools oder APIs möglich sind. Fehlende Integrationen stören den Workflow, während nahtlose Verbindungen Kundenkontakte verbessern und den Vertriebsprozess beschleunigen können.
4. Onboarding und Support
Gutes Onboarding und Kundensupport sind entscheidend für Ihre Nutzererfahrung. Sie benötigen einen CRM-Anbieter mit umfassenden Trainingsressourcen und einem reaktionsschnellen Helpdesk. Fragen Sie nach Service Level Agreements (SLAs) im Support und ob zusätzliche Hilfe sofortige Kosten verursacht.
5. Rollenbasierte Berechtigungen
Mit rollenbasierten Berechtigungen steuern Sie, wer im CRM-System auf welche Daten zugreifen kann. Das unterstützt sowohl Compliance als auch Datensicherheit. Stellen Sie sicher, dass Sie Berechtigungen bei Rollen- oder Teamänderungen schnell anpassen können.
6. Branchenspezifische Compliance
Hat Ihre Branche spezielle Compliance-Anforderungen, wie zum Beispiel die DSGVO, muss Ihre CRM-Lösung diese erfüllen. Fragen Sie die Anbieter, wie sie Kundendaten schützen und ob Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Schutz sensibler Informationen vorhanden sind.
7. Anpassungsmöglichkeiten
Anpassungen stellen sicher, dass das CRM Ihre geschäftlichen Anforderungen erfüllt. Achten Sie auf Systeme, die das Anpassen von Dashboards, Workflows und Feldern erlauben. Unflexible CRM-Tools können die Einführung bremsen, während flexible Lösungen die Benutzerfreundlichkeit verbessern und langfristige Skalierbarkeit unterstützen.
8. Automatisierungsfunktionen
Workflow-Automatisierung ist ein Muss. Das Automatisieren von Nachfassaktionen, Prognosen oder Lead-Tracking spart Zeit und reduziert manuelle Fehler. Bitten Sie Anbieter, zu demonstrieren, wie ihre Automatisierungsfunktionen in der Praxis funktionieren.
9. Mobile- oder Multi-Standort-Unterstützung
Wenn Ihre Vertriebsmitarbeitenden oder Remote-Teams von überall aus Zugriff benötigen, stellen Sie sicher, dass das CRM über eine mobile App mit Echtzeitdaten verfügt. Testen Sie, ob die mobile App denselben Funktionsumfang wie die Desktop-Version bietet.
Wie man ein CRM auswählt: Ein 5-Schritte-Rahmenwerk
Die Wahl des richtigen CRM-Auswahltools bedeutet, es mit den Unternehmenszielen und den täglichen Abläufen abzustimmen. Konzentrieren Sie sich auf praktische Aspekte, die den Workflow und die Effizienz direkt beeinflussen. Hier ist ein Rahmenwerk:
Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf
Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse Ihres Teams als ersten Schritt bei der Auswahl einer CRM-Evaluierungssoftware zu definieren. Dies umfasst das Sammeln von Feedback, das Auflisten von Pain Points, die Abstimmung von Anforderungen und die Unterscheidung von Funktionen:
Feedback von Beteiligten einholen
Konsultieren Sie wichtige Beteiligte aus Vertrieb, Marketing und IT, um deren Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen. Jedes Team kann besondere Anforderungen haben, die Ihr CRM erfüllen muss. Führen Sie Meetings durch oder verschicken Sie Umfragen, um deren Input zu sammeln. So stellen Sie sicher, dass das CRM alle Aspekte Ihres Unternehmens unterstützt.
Pain Points auflisten und priorisieren
Dokumentieren Sie die Schwachstellen Ihres aktuellen CRM-Systems. Gibt es Ineffizienzen bei der Datenerfassung oder Kommunikationsprobleme? Erstellen Sie eine Liste und ordnen Sie diese nach Auswirkung und Häufigkeit. So können Sie gezielt nach einem CRM suchen, das zuerst die dringendsten Probleme behebt.
Abgleich mit Richtlinien und Protokollen
Stimmen Sie sich mit Compliance- und Datenschutzstandards ab. Prüfen Sie, ob Ihr CRM bestimmte Compliance-Anforderungen wie die DSGVO erfüllen muss. Diese Abstimmung beugt späteren Konflikten vor und sorgt für eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Systeme.
Unterscheiden Sie Muss- von Kann-Funktionen
Trennen Sie essenzielle von optionalen CRM-Funktionen. Zu den unverzichtbaren Funktionen könnten Datenberichte, Integrationen oder Benutzerrechte gehören. Optionale Features wären z. B. erweiterte Analysen oder mobile Unterstützung. Diese Unterscheidung hilft, den Fokus auf Ihre Kernanforderungen zu legen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden derzeit nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Probleme lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Gibt es bestimmte Compliance-Standards, an die wir uns halten müssen?
Schritt 2: Recherchieren Sie CRM-Evaluierungsanbieter
Die Recherche von Anbietern für CRM-Bewertungen ist der nächste Schritt bei der Auswahl der richtigen Software. Dabei werden Anbieter gesichtet, Tools verglichen, Unterscheidungsmerkmale identifiziert und Ergebnisse dokumentiert. Prüfen Sie bei der Recherche zu CRM-Anbietern auch, ob sie robuste Vertragsmanagement-Lösungen anbieten oder integrieren (robustes Vertragsmanagement), denn die Auswahl von Vertragsmanagement-Software, die mit Ihrem CRM harmoniert, vereinfacht die Abläufe und verschafft CROs eine lückenlose Übersicht (das sind zwei der wichtigsten Vorteile von Vertragsmanagement-Software).
Führen Sie einen ersten Überblick der Anbieter durch
Durchsuchen Sie Bewertungsportale, um CRM-Anbieter mit guter Kundenbetreuung zu identifizieren. Achten Sie auf Details zur Kundenzufriedenheit und Erfolgsgeschichten. So können Sie Anbieter auswählen, die konstant die Erwartungen erfüllen. Behalten Sie etwaige Warnsignale in den Bewertungen im Blick.
Vergleichen Sie basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen
Vergleichen Sie CRM-Plattformen hinsichtlich Funktionalität, Integrationen und Preis. Einige CRMs bieten für kleine Unternehmen die größten Vorteile, andere sind wiederum besser für große Unternehmen geeignet. Stellen Sie sicher, dass das CRM zu Ihrem Technik-Stack passt und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann.
Identifizieren Sie die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale
Achten Sie auf Besonderheiten wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Bietet der Anbieter Hilfestellung beim Einrichten oder eine einfach zu bedienende Oberfläche? Prüfen Sie, ob sich das CRM an Ihre spezifischen Branchenanforderungen anpassen lässt. Solche Faktoren beeinflussen die Akzeptanz in Ihrem Team maßgeblich.
Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse
Erstellen Sie eine Bewertungs-Checkliste, um Funktionen, Kosten und Stärken der Anbieter festzuhalten. So lassen sich die Optionen später leichter nebeneinander vergleichen und bewerten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin ist jedes Tool besonders gut?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und technischer Umgebung?
- Welche Unterstützung und Dokumentation werden angeboten?
- Wie flexibel ist das Tool für spezielle Anwendungsfälle?
- Welche Implementierungsoptionen bietet der Anbieter?
Top CRM-Optionen für die Bewertung
Hier ist meine Liste der 10 besten CRM-Bewertungsoptionen, die Ihnen beim Einstieg in die Suche helfen können:
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Schritt 3: Erstellen Sie eine Shortlist für die CRM-Bewertung und nehmen Sie Kontakt auf
Grenzen Sie im dritten Schritt der Auswahl von CRM-Software die Anbieter ein und beginnen Sie Gespräche mit potenziellen Partnern. So gehen Sie vor:
Stellen Sie eine Shortlist von 2-4 Anbietern zusammen
Reduzieren Sie Ihre Auswahl basierend auf Ihrer Recherche auf 2–4 passende CRMs. Berücksichtigen Sie dabei Ihr Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Budget. Die Shortlist sollte die Anbieter enthalten, die Ihre wichtigsten Anforderungen am besten erfüllen. Konzentrieren Sie sich auf die, die den größten Mehrwert bieten.
Versenden Sie eine RFI oder RFP
Senden Sie eine Anfrage für Informationen (RFI) oder eine CRM-Bewertungs-RFP, um Klarheit über die Gesamtkosten, Support und das Onboarding zu erhalten. So verstehen Sie die Angebote der Anbieter im Detail. Nutzen Sie diesen Schritt, um offene Fragen zu klären und zu prüfen, wie gut das Angebot zu Ihren Bedürfnissen passt. Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und Zeitpläne deutlich.
Buchen Sie Demos und stellen Sie gezielte Fragen
Nutzen Sie Demos, um Dashboards, Funktionen und Benutzerfreundlichkeit zu beurteilen. Achten Sie darauf, wie das CRM Ihre Schmerzpunkte adressiert. Bitten Sie die Anbieter, spezielle Funktionen live zu zeigen, und testen Sie die Benutzererfahrung. Mit diesem praktischen Ansatz sehen Sie, wie gut das CRM zu Ihrem Team passt.
Nutzen Sie konsistente Bewertungskriterien
Wenden Sie die gleichen Bewertungskriterien auf alle Anbieter an, um einen fairen Vergleich sicherzustellen. Dazu gehört die Bewertung von Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Support-Optionen. Konsistenz bei der Bewertung hilft Ihnen, eine fundierte und unparteiische Entscheidung zu treffen. Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse, um die Anbieter direkt miteinander zu vergleichen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundengeschichte ähnlich unserer schildern?
- Welche Support- oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Für welche Funktionen ist ein Upgrade erforderlich?
- Wie gehen Sie mit der Datenmigration um?
- Gibt es versteckte Kosten oder Gebühren?
Schritt 4: Erstellen Sie den Business Case
Den Anbieter-Vergleich in einen überzeugenden Business Case zu überführen, ist der vierte Schritt bei der Auswahl einer CRM-Bewertungssoftware. So überzeugen Sie Ihr Team:
Fassen Sie Herausforderungen und Ergebnisse zusammen
Präsentieren Sie Herausforderungen, den erwarteten ROI und wichtige Kennzahlen. Zeigen Sie auf, wie das CRM spezifische Probleme löst und Arbeitsabläufe verbessert. Machen Sie die Vorteile klar, zum Beispiel gesteigerte Effizienz oder bessere Datenverwaltung. So erkennt die Führungsetage den unmittelbaren Wert der Investition.
Präsentieren Sie Kostenschätzungen und Zeitpläne
Finden Sie grundlegende Kostenschätzungen auf den Webseiten der Anbieter oder durch direkte Anfragen. Prüfen Sie CRM-Bewertungs-Preise als Ausgangsbasis. Zeigen Sie auf, wie das neue CRM die Kundeninteraktionen verbessert, manuelle Aufgaben automatisiert und die Kundenbindung stärkt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kostenschätzungen realistisch sind, um spätere Überraschungen zu vermeiden.
Stellen Sie ROI und Risiken dar
Erläutern Sie den ROI, indem Sie Effizienzgewinne und potenzielle Umsatzsteigerungen beschreiben. Diskutieren Sie die finanziellen und betrieblichen Risiken des Nichtstuns – etwa entgangene Chancen oder fortbestehende Ineffizienzen. Untermauern Sie Ihre Aussagen mit Daten, damit die Führung die Tragweite besser versteht.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken entstehen, wenn wir nichts unternehmen?
- Was sind die finanziellen und operativen Vorteile?
- Wie passt das zu unseren strategischen Zielen?
- Mit welchem Zeitrahmen ist bis zum Eintritt der Ergebnisse zu rechnen?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihr CRM und führen Sie Benutzer ein
Planen Sie nach Auswahl des CRM-Anbieters einen reibungslosen Onboarding-Prozess. So setzen Sie ihn erfolgreich um:
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan
Kommunizieren Sie Rollout-Pläne klar an alle Teammitglieder. Nutzen Sie E-Mails, Meetings oder interne Plattformen, um alle auf dem Laufenden zu halten. So weiß jeder, was wann passiert. Betonen Sie die Vorteile des neuen CRMs, um die Akzeptanz im Team zu fördern.
Weisen Sie interne Verantwortliche zu
Bestimmen Sie interne Verantwortliche für den Auswahlprozess. Diese koordinieren mit dem Anbieter und beantworten interne Anfragen. Durch feste Ansprechpartner werden die Kommunikation und die schnelle Problemlösung erleichtert. Wählen Sie Personen aus, die mit dem CRM und dem geplanten Einsatzzweck vertraut sind.
Sichern Sie konsequente Schulung und Adoption
Stellen Sie konsequente Schulung sicher und nutzen Sie das Wissensangebot des Anbieters. Mit Quizzen oder Praxisübungen kann der Lerneffekt gefestigt werden. Konsequente Nutzung des CRMs ist entscheidend, um den vollen Nutzen zu erzielen – daher Nutzungsverhalten beobachten und Vorbehalte ansprechen.
Feedbackschleifen einrichten
Beobachten Sie KPIs frühzeitig, um den ROI zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen. Nutzen Sie Umfragen oder regelmäßige Meetings zur Sammlung von Feedback. So erkennen Sie Verbesserungsbedarf und stellen sicher, dass das Tool den Nutzerbedürfnissen entspricht.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change Management-Plan aus?
- Wer ist für die Einführung verantwortlich?
- Wie wird der frühe Erfolg gemessen?
- Welche Ressourcen brauchen die Nutzer?
- Wie wird Feedback gesammelt und umgesetzt?
Wie geht es weiter?
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