CRM-Berichterstattung: So erstellen Sie 6 der nützlichsten Berichte
CRM-Reporting ist das Tor zu strategischer Entscheidungsfindung, indem Kundeninformationen genutzt werden, die bereits in Ihrer CRM-Software verfügbar sind.
Ich zeige Ihnen, wie Sie 6 der nützlichsten CRM-Berichte einrichten, um Ihre Go-to-Market-Teams mit entscheidendem Kundenwissen auszustatten, Fortschritte zu bewerten und das Umsatzwachstum anzukurbeln.
Was ist CRM-Reporting?
CRM-Reporting ist eine Standardfunktion in den meisten CRM-Softwares, die Daten zu leicht verständlichen Diagrammen, Grafiken und anderen Datenvisualisierungen zusammenfasst, um wichtige Leistungskennzahlen nachzuverfolgen.
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CRM-Berichte können Ihnen helfen, Verkaufszyklen, Umsatzprognosen, die Performance von Marketingkampagnen, Kundenbindung und vieles mehr zu überwachen.
Effektives CRM-Reporting zeigt Fortschritte bei Unternehmenszielen, CRM-ROI und Verbesserungsmöglichkeiten im Prozess auf. Hier sind einige meiner Lieblings-CRMs mit soliden Reporting-Funktionen:
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CRM-Berichte vs. CRM-Dashboards
Sowohl CRM-Berichte als auch CRM-Dashboards visualisieren komplexe CRM-Daten. Allerdings gibt es einige wichtige Unterschiede in den Anwendungsfällen.
CRM-Berichte
CRM-Berichte sind statische Momentaufnahmen von Daten über einen definierten Zeitraum. Sie zeigen, was in diesem Zeitraum passiert ist, und stellen Trends anhand vergangener Daten dar.
| Vorteile | Nachteile |
| Stellt historische Daten visuell dar und zeigt Trends im Zeitverlauf | Müssen häufig neu generiert werden |
| Sehr anpassbar und filterbar | |
| Leicht zu automatisieren |
CRM-Dashboards
CRM-Dashboards ziehen Echtzeitdaten heran, um darzustellen, was gerade jetzt geschieht. Das ist besonders nützlich, um den täglichen Fortschritt spezifischer Kennzahlen zu verfolgen.
| Vorteile | Nachteile |
| Echtzeit-Übersicht bestimmter Datenpunkte | Fehlende Trenddaten können zu Überreaktionen führen |
| Sehr visuell und interaktiv | Granulare Datenpunkte haben oft wenig Gesamtkontext |
6 CRM-Berichte für Go-to-Market-Teams
1. Lead-Quellen-Bericht
Sie müssen verstehen können, welche Lead-Generierungsquellen für Ihr Unternehmen am effektivsten sind. Ihre CRM-Software kann wertvolle Informationen darüber liefern, woher Ihre Leads stammen.
Dieser Berichtstyp hilft Ihrer Marketingabteilung dabei, die Leistung der Kanäle zu verstehen. Mit diesem Informationsniveau kann Ihr Marketingteam das Marketingbudget zielgerichteter einsetzen.
Eine Lead-Quellen-Analyse kann auch die Verfeinerung Ihrer Vertriebsstrategie unterstützen. Wenn Sie wissen, woher die Leads kommen, kann das Vertriebsteam seine Bemühungen gezielter ausrichten und die Conversion-Raten entlang des Verkaufstrichters verbessern.
| Vorteile | Nachteile |
| Kanalmanagement: Hilft Marketern zu verstehen, welche Marketingkanäle am besten performen. | Nicht die ganze Wahrheit: Die Messung des Lead-Volumens ist gut, aber die Lead-Qualität sollte ebenfalls gemessen werden. |
| ROI-Messung: Ermöglicht es Führungskräften, einen ROI bestimmten Investitionen in spezifische Kanäle zuzuordnen. |
2. Kampagnen-Performance-Bericht
Wenn Sie den Erfolg Ihrer Marketingkampagnen und deren Einfluss auf die Vertriebspipeline verstehen möchten, sind Berichte zur Kampagnenleistung unerlässlich.
Eine Auswertung der Kampagnenleistung bildet die Grundlage, damit Ihre Marketingorganisation Strategien für künftige Kampagnen planen und umsetzen kann. Indem Sie diesen datengestützten Ansatz wählen, kann Ihr Marketingteam effizienter investieren und die zukünftigen Ergebnisse dieser Investitionen besser vorhersagen.
| Vorteile | Nachteile |
| Budgetoptimierung: Reinvestieren Sie in leistungsstarke Kampagnen, um die Effizienz der Marketingausgaben zu steigern. | Nachlaufender Indikator: Berichte zur Kampagnenleistung beschreiben meist vergangene Ereignisse, nicht den aktuellen Status. |
3. Bericht zur Vertriebspipeline
Im Vertrieb ist eine klare Übersicht über den Stand Ihrer Pipeline entscheidend. Ein CRM-Pipeline-Bericht hilft Unternehmen, den Fortschritt und Status der Vertriebschancen des Teams zu verstehen.
Dieser Berichtstyp kann verschiedene Datenpunkte umfassen, wie zum Beispiel die Summe der Vertriebschancen, die sich in bestimmten Phasen Ihres Vertriebsprozesses befinden und innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgeschlossen werden sollen – ein entscheidender Bestandteil einer Vertriebsprognoseformel.
Berichte zur Vertriebspipeline ermöglichen es Unternehmen, Vertriebstrends frühzeitig zu erkennen. Diese Daten helfen Führungskräften dabei, zu entscheiden, ob genügend Pipeline-Abdeckung vorhanden ist, um die geplanten Umsatzziele zu erreichen.
| Vorteile | Nachteile |
| Leicht zu interpretieren: Die Visualisierung der bestehenden Pipeline macht es einfach, zu bewerten, ob sich alles in die richtige Richtung entwickelt. | Braucht Disziplin im Vertrieb: Wenn Ihre Mitarbeitenden Prozesse nicht einhalten oder Chancen nicht laufend aktualisieren, sind Ihre Berichte ungenau. |
| Pipeline-Gesundheit: Mit Kennzahlen wie der Anzahl der offenen Tage oder der Vertriebsphase erhalten Sie einen guten Überblick über den Gesundheitszustand der gesamten Pipeline des Teams. |
4. Bericht zur Vertriebsleistung
Einer der wichtigsten Vertriebsberichte im Werkzeugkasten aller Vertriebsleiter ist der Bericht zur Vertriebsleistung. Dieser Bericht liefert Ihren Führungskräften Einblicke in Trends bei wichtigen Leistungskennzahlen.
Ein Bericht zur Vertriebsleistung, der die Zielerreichung misst, umfasst typischerweise die Gesamtzahl abgeschlossener Geschäfte, die durchschnittliche Verkaufszyklusdauer, den erzielten Umsatz (closed won) sowie die Erreichung der jeweiligen Vertriebsziele.
Leistungsberichte können auch verwendet werden, um andere Indikatoren für die Performance eines Vertriebsmitarbeiters oder Teams zu messen. Beispielsweise möchten Sie vielleicht führende Indikatoren messen wie die Gesamtzahl getätigter Anrufe, durchgeführter Meetings oder die Anzahl neu generierter Opportunities.
| Vorteile | Nachteile |
| Fördert Wettbewerb: Berichte zur Vertriebsleistung können freundlichen Wettbewerb innerhalb Ihres Teams anregen. | Mehrere Berichte nötig: Die Analyse nur einer Vertriebskennzahl liefert immer nur einen Teil der Geschichte. Sie benötigen mehrere Berichte, um die Teamleistung umfassend zu verfolgen. |
| Führend & nachlaufend: Je nach gemessenem Wert helfen Berichte zur Vertriebsleistung, sowohl führende als auch nachlaufende Erfolgsindikatoren zu überwachen. |
5. Gründe für Kundenabwanderung
Eine Steigerung der Kundenbindungsrate um 5 % erhöht den Gewinn um 25 % bis 95 %. Deshalb ist es so wichtig, die Gründe für Kundenabwanderung zu verstehen, um Ihre Retentionsstrategien zu optimieren.
Die besten CRMs ermöglichen es, das Reporting zu Abwanderungsgründen einfach einzurichten und zu optimieren. Die Ergebnisse dieses Reportings helfen Ihnen, organisatorische Strategien in Bezug auf Produktentwicklung oder Kundenservice zu verbessern – mit direktem Einfluss auf das Ergebnis Ihres Unternehmens.
Ein wichtiger Tipp: Segmentieren und gruppieren Sie Ihre Kunden nach bestimmten Merkmalen. So kann zum Beispiel eine Analyse der Gründe für die Kundenabwanderung nach Unternehmensgröße, Umsatz, Branche und/oder Region Ihrer Customer Success-Abteilung gezielte Maßnahmen zur Kundenbindung ermöglichen.
In einer Zeit, in der Unternehmen verstärkt auf Kundenbindungsstrategien setzen, um ihren Kundenstamm zu halten und auszubauen, muss die Berichterstattung über die Gründe für Kundenabwanderung Teil deiner CRM-Reporting-Aktivitäten sein.
| Vorteile | Nachteile |
| Optimierung von Produkten und Dienstleistungen: Details zur Abwanderung helfen dir, dein Produktangebot zu verbessern, damit du mehr Kunden gewinnen und halten kannst. | Nacheiliger Indikator: Die Abwanderungsberichterstattung misst Ereignisse, die bereits in der Vergangenheit geschehen sind. |
| Steigerung der Gewinne: Je länger du deine Kunden halten kannst, desto mehr Gewinn kann dein Unternehmen generieren. | Erfordert ständige Iteration: Wenn dein Unternehmen wächst, musst du neue Abwanderungsgründe in die Messung einbeziehen. |
6. Bericht zur Verlängerung und Expansion
Laut Gartner werden 80% des zukünftigen Umsatzes aus 20% deiner Kunden stammen. Deshalb ist es entscheidend, Systeme zu haben, die deine Verlängerungsraten und Erträge aus Kundenerweiterungen messen.
Für die meisten Customer-Success-Teams, die ihre Kundenkonten im CRM verwalten, ist das Reporting zur Verlängerung ein wesentlicher Bestandteil ihres Tagesgeschäfts. Da Verlängerungsquoten auf die Kundenzufriedenheit und -treue hindeuten, kann diese Art von Reporting dir helfen, zu verstehen, wie dein Customer-Success-Team arbeitet.
Um effektiv über Metriken wie NRR (Net Revenue Retention) zu berichten, müssen Unternehmen in der Lage sein, Expansionserlöse zu erfassen und auszuwerten.
Moderne CRMs machen es heutzutage einfach, Neugeschäftsverkäufe von Erweiterungsumsätzen zu unterscheiden. Wenn du Prozesse rund um die Erfassung und das Reporting dieser verschiedenen Opportunity-Typen einführst, kannst du die Vertriebsleistung besser bewerten.
| Vorteile | Nachteile |
| Kosteneffizientes Wachstum: Umsatz aus Expansion ist einer der effizientesten Wege für Unternehmenswachstum, da dafür keine Ausgaben für die Kundengewinnung nötig sind. | CRM-Datenmanagement: Wenn du Verlängerungen aus deinem CRM heraus berichtest, brauchst du ein starkes Operationsteam, um die vertraglichen Termine effizient zu verwalten. |
| LTV-/CAC-Verhältnis: Die effizientesten Unternehmen, die diese Kennzahlen messen, treiben ihre Effizienz durch Expansionserlöse voran. |
Best Practices zur Maximierung der Akzeptanz
Die Etablierung von Standards und Prozessen, wie CRM-Reporting eingesetzt werden soll, erfordert einen bewussten Ansatz für Change Management und sollte Teil deiner gesamten CRM-Strategie sein.
Hand aufs Herz – wir kennen doch alle das Vertriebsleiter-Dashboard, das seit Wochen nicht aktualisiert wurde.
Individuelle Berichte, die heute noch relevant sind, geraten nach ein paar Wochen mitunter in Vergessenheit. Deshalb muss RevOps Best Practices einrichten, um die Akzeptanz und Nutzung dieser Berichte zu maximieren und eine Unternehmenskultur für datenbasierte Entscheidungen zu schaffen.
Hier sind drei hilfreiche Schritte, die ich genutzt habe, um Widerstände gegen das Change Management zu überwinden und die Nutzung der Berichte zu maximieren.
Verstehe deine Stakeholder
Sicherzustellen, dass deine CRM-Dashboards und Berichte auf die speziellen Bedürfnisse und Prioritäten der Geschäftsleitung abgestimmt sind, ist ein entscheidender erster Schritt im Prozess. So wird gewährleistet, dass die Berichte für jeden Stakeholder besonders relevant und umsetzbar sind.
Dieser Schritt hilft dir und deinem Revenue-Operations-Team, Glaubwürdigkeit zu etablieren. Wenn du das Image deiner RevOps-Abteilung von taktischen Berichtserstellern zu strategischen Geschäftspartnern wandeln möchtest, solltest du diesen Schritt nicht auslassen.
Fokussiere auf Relevanz und Einfachheit
Sobald du die spezifischen Anforderungen deiner wichtigsten Stakeholder kennst, ist es an der Zeit, diese Informationen in relevante und einfache Reportings zu übertragen, die sie zur Umsetzung ihrer Strategie nutzen können.
Relevanz bedeutet, dass die berichteten Daten direkt auf die Ziele jedes Teams einzahlen. Wenn dein Vertriebsteam beispielsweise nach Region oder Unternehmensgröße segmentiert ist, nutze diese Informationen, um deinen Sales-Leitern die für ihr Team relevanten Daten zu liefern.
Einfachheit bedeutet nicht, auf Komplexität zu verzichten, sondern komplexe Daten so zu präsentieren, dass sie leicht verständlich sind.
Nutze Datenvisualisierung, um deine Analyseergebnisse wirkungsvoll zu vermitteln. Beschränke die Anzahl der Berichte auf geschäftskritische Informationen, die die Führungskräfte dazu bewegen, wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Reduziere Berichtüberfrachtung, die sonst zu Analyseparalyse führen kann.
In tägliche Arbeitsabläufe integrieren
Ein zentrales Merkmal eines guten Revenue-Operations-Teams ist, wie gut sie Berichte in die täglichen Arbeitsabläufe der Stakeholder integrieren. Arbeiten Sie mit Ihren Geschäftsleitern zusammen und klären Sie, wie diese Berichte verwendet werden sollen.
Hier sind drei Beispiele, wie Sie CRM-Berichte in den Alltag integrieren können:
Wöchentliche Vertriebsprognose
Bitten Sie Ihre Vertriebsleiter, während ihrer wöchentlichen Vertriebsprognose-Calls die CRM-Berichte anzuzeigen. Diese visualisierte Darstellung sorgt für eine höhere Datenqualität im CRM und kann gezielte Maßnahmen auslösen, z. B. dass Vertriebsmitarbeiter wichtige Deal-Informationen aktualisieren oder fehlende Vertriebsaktivitäten nachtragen.
Meeting zur Kampagnenperformance
Bitten Sie Ihre Marketingleiter, Berichte über Kampagnen im Voraus vor Meetings zur Performance der Kampagnen zu verteilen. Dieses Vorgehen ermöglicht es Ihrem Marketingteam, sich besser vorzubereiten und gezielter über die Ergebnisse von Kampagnen zu diskutieren.
Management-Briefings
Integrieren Sie CRM-Berichte in die wöchentlichen Management-Briefings, um Einblicke in Umsatztrends wie Vertriebsperformance und Kundenabwanderung zu erhalten. Fügen Sie Hyperlinks zu Ihren CRM-Berichten in diese Briefings ein, um die strategische Planung und Ressourcenverteilung zu unterstützen.
Herausforderungen beim CRM-Reporting überwinden
CRM-Reporting bietet Unternehmen eine Reihe entscheidender Vorteile. Um davon profitieren zu können, müssen jedoch einige Herausforderungen und Engpässe gemeistert werden.
Fehlerhafte Dateneingabe
Dies ist die häufigste Herausforderung beim Skalieren Ihrer CRM-Reporting-Strategie. Schlechte Daten führen immer zu irreführenden Berichten und schränken die Möglichkeit für fortgeschrittene CRM-Analysen ein.
Doppelte Datensätze
Doppelte Kundendaten können jede Datenanalyse verfälschen und zu einer fehlerhaften Darstellung der Fakten führen.
Lösung: Nutzen Sie Dublettenmanagement-Regeln innerhalb Ihres CRM-Systems. Richten Sie Abgleichsregeln ein, die doppelte Datensätze erkennen können. Stellen Sie Möglichkeiten bereit, wie Endnutzer doppelte Informationen zusammenführen können.
Unvollständige Daten
Fehlende Informationen stellen ein großes Problem bei der Erstellung von CRM-Berichten dar. Diese Lücken können auch erhebliche Auswirkungen auf andere Abteilungen haben, die auf bestimmte Details angewiesen sind.
Lösung: Machen Sie für geschäftskritische Datenpunkte die entsprechenden CRM-Felder obligatorisch. Richten Sie CRM-Automatisierungen ein oder verwenden Sie automatische Anreicherungs-Tools, um CRM-Datensätze automatisch zu aktualisieren und den manuellen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Veraltete Informationen
Veraltete Informationen führen zu Berichten, die nicht den aktuellen Stand widerspiegeln. Dieses Problem tritt meist aufgrund fehlender standardisierter Prozesse auf.
Fazit: Investieren Sie in CRM-Reporting
CRMs haben in den letzten Jahren eine enorme Entwicklung durchlaufen. Wählen Sie ein CRM mit leistungsfähigen Reporting-Funktionen, und Sie können Ihre Kundendaten nutzen, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die das Umsatzwachstum und die Profitabilität Ihres Unternehmens vorantreiben.
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