Che cos’è il CPQ? Guida completa per i team RevOps
Nessuno ti dice, quando decidi di diventare un consulente RevOps, che una gran parte del lavoro consiste nel fare il detective per conto dei clienti per capire se l'app X o la piattaforma Y offriranno davvero l'ottimizzazione promessa. O, ancora prima, se si integrano con ciò che già utilizzano. Così, quando i miei clienti hanno iniziato a chiedermi Che cos'è il CPQ? e Dovremmo acquistarlo? ho indossato il mio cappello da investigatore e preso la lente d'ingrandimento.
Che cos'è il CPQ?
CPQ sta per Configurare, Prezzo, Preventivo: in sostanza una sigla per qualsiasi software di preventivazione più sofisticato di quello che troveresti già integrato nel tuo CRM. Ciò che lo differenzia dalle opzioni di preventivazione "di serie" è che uno strumento CPQ di solito va molto oltre la semplice aggiunta di voci e di un prezzo a un modello da inviare poi tramite Outlook.
Scomponiamolo osservando ciascun elemento del CPQ separatamente.
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C sta per Configurare
Configurare un preventivo vuol dire decidere quali servizi e componenti sono necessari per soddisfare le esigenze del cliente. Per esperienza personale, questo è semplice per un consulente indipendente, dove il preventivo può essere composto da una sola voce con un prezzo fisso per un workshop o una sessione di formazione. Tuttavia, per una realtà come un produttore di biciclette personalizzate che offre prodotti altamente configurabili, ciò potrebbe significare una lista di centinaia di singoli componenti e opzioni, oltre a manodopera, spedizione e una serie di altre variabili tipiche dei prodotti configurabili.
Senza una soluzione CPQ, il lavoro di configurazione dei prodotti ricade sui rappresentanti vendita, con conseguente perdita di tempo ed elevato rischio di errori e dei relativi costi. Molto probabilmente finirai con l'assorbire questi costi, dato che non esiste modo più rapido per irritare un cliente che aggiungergli qualcosa in un preventivo già approvato.
Una buona soluzione CPQ si collega al tuo catalogo prodotti e ottimizza questo processo raggruppando, consigliando o aggiungendo automaticamente prodotti e servizi per creare preventivi senza errori, dando comunque ai rappresentanti la libertà di personalizzare, eliminare o aggiungere ciò che è stato proposto dal sistema. Può anche includere logiche di vendita guidata, che favoriscono opportunità di upsell e cross-sell.
P sta per Prezzo
Valute diverse, sconti stagionali, partner privilegiati. Ci sono infinite ragioni per cui non puoi vendere un articolo a prezzo fisso. Purtroppo, tutti questi diversi modelli di pricing rendono difficile, sia per i sistemi di preventivazione più semplici che per il tuo team vendita, restare al passo.
La componente prezzo di una soluzione CPQ utilizza regole di pricing per gestire questa complessità e garantire tariffe corrette, con funzionalità come la gestione di sconti per volume, la possibilità di applicare una percentuale fissa di sconto, prezzi per i partner di canale e molto altro. Può arrivare persino a includere flussi di lavoro per l'approvazione, così da mantenere il controllo sugli sconti concessi dal team vendita, specie a fine trimestre quando c'è la corsa ai numeri.
Q sta per Preventivo
L'ultima e più semplice parte del CPQ riguarda il preventivo stesso. In sintesi, il sistema prende tutto quel caos di prezzi, prodotti e quantità, e genera preventivi che il venditore può inviare con fiducia al cliente.
Potrebbe trattarsi di un PDF oppure di un link a un preventivo cloud. Potrebbe permettere al cliente di accettare e firmare direttamente nel documento, oppure no. In ogni caso, è quello che il cliente vedrà, quindi si tratta di una parte fondamentale dell'equazione CPQ.
La mia azienda ha bisogno di CPQ?
Probabilmente è proprio questa domanda che ti ha fatto addentrare in questo argomento.
Purtroppo non esiste un test sì/no che dica quando è arrivato il momento di adottare una soluzione CPQ. Tuttavia, ci sono alcuni scenari comuni in cui mi imbatto spesso e che indicano che un'azienda potrebbe trarre beneficio dall'introduzione di un'app CPQ nella propria infrastruttura tecnologica.
Scenario 1: Hanno provato il preventivo "preconfezionato" e non ha funzionato
La maggior parte dei CRM include un qualche tipo di funzionalità di preventivazione base, anche se raramente queste soluzioni soddisfano le esigenze delle aziende, per due motivi principali:
- Non eliminano abbastanza processi manuali da giustificare il lavoro amministrativo extra richiesto per utilizzarli.
- Non sono in grado di gestire i processi d'ordine complessi che caratterizzano preventivi più articolati.
Naturalmente, il fatto che sia incluso nell'abbonamento lo rende il punto di partenza logico per ottimizzare il processo di preventivazione. Ecco perché mi capita di vedere tanti CRM pieni di preventivi ancora aperti da marzo di due anni fa, e poi più nulla.
Se hai provato a usare la preventivazione nativa del tuo CRM solo per riscontrare attriti, frustrazione e insuccessi, allora è il segnale più chiaro che sia arrivata l'ora di adottare un software CPQ.
Scenario 2: Ogni commerciale ha il suo processo di preventivazione
Questa è più difficile da diagnosticare rispetto allo scenario 1, ma è molto più comune. È il tormento dei responsabili delle vendite e dei team RevOps e può manifestarsi in diversi modelli di preventivo, troppi fogli di calcolo, preventivi che arrivano da diverse applicazioni o in uno qualsiasi di cento altri sintomi.
Indipendentemente da come si presenti, sta quasi sicuramente avendo un impatto negativo sull’esperienza del cliente ed è quasi impossibile soddisfare costantemente le esigenze dei clienti senza un processo di vendita standardizzato. L’implementazione di un software CPQ non risolverà quel problema da sola. Tuttavia, impone un livello di coerenza al processo di quotazione che l’invio di modelli Excel e listini prezzi in PDF via e-mail non potrà mai offrire.
Scenario 3: Il tuo sistema di quotazione è il tuo CRM
La realtà è che inviare un preventivo ai clienti è più importante che tracciare il progresso di quelle trattative prima di diventare preventivi. Puoi fare affari anche senza una previsione accurata del pipeline, ma non puoi sopravvivere se non presenti mai un preventivo al tuo cliente.
Questa verità è il motivo per cui, soprattutto in settori tradizionali come la produzione o l’agricoltura, spesso noto che il CPQ diventa il CRM de facto. Ha già dentro i preventivi, probabilmente c’è uno spazio dove inserire i contatti e i dati aziendali, e il resto viene gestito dal team tramite Outlook.
Se sei costretto a improvvisare un CRM da una piattaforma nata per uno scopo diverso dalla gestione dell’intero percorso di vendita e marketing, è molto probabile che tu abbia bisogno di un CPQ.
La mia azienda è pronta per il CPQ?
Un aspetto di cui si parla troppo poco in ogni discussione sul software è se l’azienda sia pronta per quel prodotto. Non è sorprendente, visto che non è nell’interesse dei venditori di software allontanare un cliente, ma è anche uno dei motivi per cui alcune stime fissano il tasso di fallimento dei progetti enterprise a un impressionante 70%.
Un processo CPQ ben implementato ha il potenziale di migliorare la vita a vendite, assistenza, marketing e oltre, ma è anche strettamente legato a finanza, magazzino e logistica. Questo significa molta collaborazione tra reparti che, storicamente, non sono mai stati eccellenti nel condividere gli spazi di lavoro. Potrebbe anche voler dire investire in formazione e corsi CPQ per il tuo staff. Quindi, prima di iniziare, chiediti queste domande.
Ho fiducia nella mia configurazione ERP?
Per avere successo, devi avere fiducia nel tuo sistema di gestione del magazzino. Un sistema CPQ probabilmente attingerà quantità, codici articolo e molte altre informazioni importanti direttamente dal tuo sistema ERP. Se il tuo team non ritiene che queste informazioni siano accurate in tempo reale o facili da utilizzare, difficilmente accetteranno uno strumento di vendita progettato per poggiarci sopra.
I miei sistemi sono integrabili?
Come ho menzionato sopra, l’integrazione è fondamentale per il successo del software CPQ. Ecco perché è così importante verificare la compatibilità di tutte le piattaforme che utilizzi. Se usi qualcosa come Salesforce o HubSpot come CRM, probabilmente non avrai problemi, ma vale comunque la pena confermare che sia possibile (oppure verificare se richiede un costo aggiuntivo).
Sono pronto a gestire le resistenze?
Questa è la domanda più importante perché, anche se a livello tecnico è tutto in regola, ci saranno comunque resistenze. Stai chiedendo al tuo team di cambiare un processo che, nella loro mente, rappresenta probabilmente una delle attività più importanti che svolgono. Non è mai semplice, e puoi anche evidenziare tutti i benefici degli strumenti CPQ che vuoi, ma dovrai comunque monitorare il tuo team almeno per un po’.
Quali sono i vantaggi del CPQ?
1. Preventivi più accurati
Come dicevo prima, niente irrita un cliente più di modifiche apportate a un preventivo già approvato. Spesso è il motivo per cui le aziende finiscono semplicemente per accollarsi il costo di quegli errori. Il software CPQ riduce al minimo il rischio di queste situazioni standardizzando tutti quegli elementi (come i prezzi, il magazzino e le dipendenze) che generano questi errori alla radice.
2. Tempi di risposta più brevi
Preparare preventivi richiede tempo. In parte questo dipende dal desiderio di evitare errori a tutti i costi, ma principalmente perché i prodotti e le necessità dei clienti sono complessi. Tuttavia, è anche necessario presentare i preventivi ai clienti il prima possibile. Il software CPQ rende più facile gestire configurazioni complesse e soluzioni su misura grazie a raggruppamenti e automazioni.
3. Onboarding più semplice
I processi di preventivazione complicati, frammentati e incoerenti sono problemi che si autoalimentano. Il tuo sistema è inefficace, dunque è difficile da apprendere. È difficile da imparare, quindi le persone sviluppano i propri metodi. Questo, a sua volta, rende ancora più complicato l’apprendimento per chi arriva dopo.
Poiché richiede un processo coerente, il software CPQ riduce la quantità di conoscenze accessorie di cui un nuovo membro del team ha bisogno per iniziare a generare preventivi in modo efficace.
4. Migliore branding
I modelli sono utili, ma anche i migliori modelli non riescono a resistere nella dura realtà delle vendite. Che si tratti di loghi superati, colori non coerenti con il brand o semplicemente di un preventivo inviato in formato Excel, se il tuo team non utilizza un software CPQ, è probabile che un potenziale cliente abbia appena ricevuto un preventivo poco curato nella propria casella di posta.
Il preventivo è l’ultimo documento nella parte finale del funnel di vendita, quindi presentare un’immagine di marca professionale è fondamentale.
5. ROI rapido
Un software CPQ ben implementato può fornire un ritorno sull’investimento in tempi brevi. Questo è il vantaggio di apportare miglioramenti ai processi così vicino al termine del funnel di vendita. Maggiori tassi di chiusura, maggior volume di preventivi, un ciclo di vendita più veloce e meno errori: questi benefici si traducono in un ROI più rapido rispetto quasi a qualsiasi altro software nel tuo stack tecnologico.
Qual è la migliore piattaforma CPQ?
Esistono centinaia di applicazioni CPQ sul mercato, da nomi molto conosciuti a piattaforme di nicchia. Scegliere la soluzione ideale per la tua azienda richiede un’analisi approfondita delle tue esigenze e qualche domanda mirata alla persona che ti propone la piattaforma. Tuttavia, ci sono alcuni leader di mercato evidenti, quindi partiamo da questi.
1. Salesforce Revenue Cloud
Non sorprende che Salesforce CPQ sia un punto di riferimento per il settore, con un’ottima reputazione e una solida community di utenti. Se già utilizzi Salesforce, sarà quasi sicuramente una delle soluzioni più valide per la tua azienda.
Le recensioni sottolineano regolarmente la potenza, la flessibilità e l’impatto positivo che Salesforce CPQ ha sull’efficienza degli addetti alle vendite. Tuttavia, il grande avvertimento è che tutto dipende dal fatto che tu abbia già adottato completamente Salesforce. Se usi un altro CRM o non sei pronto a impegnarti in un ecosistema così vasto come quello di Salesforce, probabilmente questa soluzione non fa per te.
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2. HubSpot Sales Hub
HubSpot è un altro grande protagonista nel panorama CPQ. Come Salesforce, è un nome riconosciuto, ha una community solida e molta credibilità. Presenta però la stessa problematica: difficilmente qualcuno acquista HubSpot solo per le funzioni CPQ. D’altra parte, se HubSpot è già al centro dei tuoi processi aziendali, molte funzionalità CPQ potrebbero essere già incluse nella licenza che stai pagando.
La facilità d’uso è l’aspetto più apprezzato nelle recensioni sulla piattaforma, e l’integrazione nativa tra Sales, Service e Marketing rappresenta un enorme vantaggio aggiuntivo. Tra gli svantaggi più citati figurano la scarsa possibilità di personalizzazione e una struttura tarifaria che sembra limitata nelle funzionalità offerte ai livelli inferiori.
3. DealHub.io
DealHub è un’azienda molto più piccola rispetto a HubSpot o Salesforce, ma nonostante una community di utenti più ridotta, le sue soluzioni CPQ ricevono molti apprezzamenti. Inoltre, a differenza dei due grandi player, questa è la prima piattaforma della lista che non si lega a un ecosistema unico. DealHub si integra con HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamic e molti altri.
La community sottolinea anche quanto sia stato semplice configurare la piattaforma e quanto il team DealHub sia disponibile a collaborare con i clienti per soddisfare esigenze personalizzate.
4. PandaDoc
A differenza delle altre piattaforme in questa lista, PandaDoc nasce nell’ambito della gestione documentale piuttosto che dall’automazione delle vendite. È una piattaforma che eccelle nella creazione dei preventivi CPQ e offre numerose integrazioni — incluso Canva — quindi si adatta facilmente a qualsiasi CRM tu decida di utilizzare.
Questa focalizzazione su un aspetto della trinità CPQ fa sì che la piattaforma sia meno ricca di funzionalità rispetto alle concorrenti quando si parla di strumenti legati ai bundle, all’automazione e alla gestione dei prezzi.
Come si inizia a usare una soluzione CPQ?
Ormai dovresti avere un’idea di base su cosa offre il CPQ, come funziona, se fa al caso tuo e conoscere alcune delle piattaforme più diffuse sul mercato. Sono molte informazioni da elaborare ed è comprensibile sentirsi insicuri su come iniziare.
Nella mia esperienza, se stai già utilizzando una piattaforma che offre funzionalità di preventivazione, inizia da lì. Ho già menzionato che queste funzioni spesso non soddisfano tutte le esigenze dei clienti, ma ciò non significa che non valga la pena approfondirle. Almeno, otterrai una panoramica delle necessità che non vengono soddisfatte, il che ti sarà utile quando valuterai altre opzioni.
Se le funzionalità di preventivazione native del tuo CRM si sono rivelate inadeguate in passato, parti da un’analisi del motivo. Anche se le informazioni potrebbero non essere recentissime, dovresti apprendere il più possibile da quei fallimenti.
Se il tuo sistema non dispone di funzioni native, il modo migliore per testare il terreno è con un progetto pilota. Trova una piattaforma che sembri promettente e coinvolgi un rappresentante commerciale motivato per iniziare a utilizzarla per generare preventivi semplici. Otterrai molte più informazioni rispetto a qualche demo e riceverai un riscontro reale prima di implementarla eventualmente agli altri membri del team.
In alternativa, se non hai bisogno di tutte le funzionalità del CPQ, potresti trarre vantaggio da un software di pricing o da un software di preventivazione implementato separatamente.