5 Hauptvorteile von Vertragsmanagement-Software
Die meisten Unternehmen sind auf Verträge angewiesen, von Dienstleistungsvereinbarungen mit Kunden bis hin zu Arbeitsverträgen mit Beschäftigten. Diese Geschäftsverträge erfordern viel Zeit und Aufwand für das Erstellen, Verhandeln, Unterzeichnen und die sichere Aufbewahrung. Ein Software-Tool kann Ihr Team während des gesamten Vertragslebenszyklus unterstützen. Wenn Sie die Vorteile einer Vertragsmanagement-Software verstehen, wissen Sie, welche Art von Tool Sie suchen und wie Ihr Team das Beste daraus macht.
Ob Sie ein kleines Start-up oder ein globales Unternehmen führen: Ihre Verträge müssen mit Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften behandelt werden. Sie verfügen vielleicht nicht über ein vollständiges Rechtsteam, daher kann der Einsatz einer Software für das Vertragserstellungsmanagement (CLM) sicherstellen, dass jeder Schritt höchsten Standards entspricht. Selbst wenn Sie ein großes Team für Ihre Verträge haben, kann eine Softwarelösung die manuelle Arbeitsbelastung reduzieren und den Vertragsmanagementprozess optimieren.
Lesen Sie weiter für einen Überblick über die fünf wichtigsten Vorteile von CLM-Software und warum jeder einzelne für Ihr Unternehmen relevant und wirkungsvoll ist.
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5 wichtige Vorteile von Vertragsmanagement-Software
Bevor wir zu den Vorteilen kommen, fragen Sie sich vielleicht auch: Wie viel kostet eine Vertragsmanagement-Software? Die Preisgestaltung zu kennen ist entscheidend, denn so können Sie Ihre Anforderungen an die Funktionen mit dem verfügbaren Budget in Einklang bringen.
Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Vorteile, die eine Vertragsmanagement-Software für Ihr Unternehmen bieten kann.
1. Schnellere Vertragserstellung
Viele Vertragsmanagement-Softwarelösungen bieten Tools wie anpassbare Vertragstemplates, Klauselbibliotheken und automatisch ausgefüllte Felder an. Diese Funktionen beschleunigen nicht nur den Entwurfsprozess, sondern ermöglichen, bestehende Dokumente für neue oder überarbeitete Versionen wiederzuverwenden. Echtzeit-Zusammenarbeit und automatisierte Genehmigungsabläufe unterstützen zudem eine schnellere Vertragserstellung.
Wenn ein neuer Vertrag schnell aufgesetzt wird, steigert das nicht nur die Produktivität Ihres Teams, sondern bietet auch Ihrem Vertragspartner Vorteile. Je schneller ein Vertrag an einen neuen Kunden oder eine neue Mitarbeiterin gesendet wird, desto schneller kann dieser geprüft und unterschrieben – oder Änderungen eingefordert – werden. Die umgehende Vertragserstellung signalisiert der Gegenseite zudem, dass sie für Ihr Team und Unternehmen Priorität hat.
2. Weniger manuelle Arbeitsbelastung
Lösungen zur Vertragsautomatisierung bieten im Allgemeinen Automatisierungsfunktionen, die helfen, manuelle Vorgänge Ihres Teams zu reduzieren. Mit Vertragsmanagement-Software können Ihre Mitarbeitenden automatisierte Workflows erstellen, etwa für die Reihenfolge von Unterschriften oder Benachrichtigungen über Vertragsaktivitäten. Dadurch läuft der Vertragslebenszyklus reibungsloser ab, mit weniger Hin und Her und weniger Verwaltungsaufwand.
Die Automatisierung der Dateneingabe bei der Vertragserstellung spart viel Zeit. Diese Softwarelösungen können Kontakt- und Unternehmensdaten, Verlängerungsdaten und andere wichtige Informationen in Verträge einfügen – dank Integration mit Ihrem CRM und anderen Datenbanken ganz automatisch. Das klingt nach einer Kleinigkeit, summiert sich aber schnell: In einer aktuellen Zapier-Studie mit 1000 Wissensarbeiter:innen gaben 76 % an, täglich 1–3 Stunden nur mit dem Übertragen von Daten von einem System ins andere zu verbringen.
3. Weniger Risiko und gesicherte Compliance
Man darf nicht vergessen, dass Verträge rechtliche Dokumente sind und damit bestimmten regulatorischen Anforderungen unterliegen. Egal ob NDA oder Beschaffungsvertrag, Sie müssen sicherstellen, dass die Verträge die gesetzlichen Vorgaben Ihrer Region erfüllen. Vertragssicherheit ist kein Vergnügen – bei Nichteinhaltung drohen Ihrem Unternehmen hohe Strafen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Vereinbarungen rechtlich Bestand haben. Weitere Infos: Was kann einen Vertrag ungültig machen?
Viele CLM-Programme verfügen über Funktionen wie Zugriffsrechte, Protokollierung von Überarbeitungen (Audit Trails) und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Auch die E-Signatur-Funktionen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen, sodass jeder Vertrag, der über die Software erstellt und verwaltet wird, rechtskonform ist. Das senkt das Gesamtrisiko für Ihr Unternehmen und kann sogar die Notwendigkeit eines eigenen Rechtsteams reduzieren.
4. Organisierte Dokumentenablage
Ohne eine cloudbasierte Lösung kann Ihr Dokumentenmanagementsystem schnell wie der Aktenraum in einer Krimiserie wirken. Okay, vielleicht ist es nicht ganz so schlimm – aber ein Aktenschrank ist nicht nur vom Aussehen her altmodisch, sondern meist auch ziemlich unpraktisch. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung erspart Ihrem Team viele Kopfschmerzen und Zeit. Laut derselben Studie von Zapier gaben 73% der Arbeitnehmer an, täglich 1–3 Stunden damit zu verbringen, Informationen oder ein bestimmtes Dokument zu suchen.
Die meisten CLM-Softwares verfügen über ein durchsuchbares Vertragsarchiv, das Dokumente organisiert, zentralisiert und sicher aufbewahrt. Nutzer können nach dem Inhalt und nicht nur nach den Dateinamen im zentralen Archiv suchen und filtern. Manche Vertrags-Analyse-Softwarelösungen bieten sogar integrierte Namenskonventionen und Versionierung, um Dubletten zu vermeiden und das Auffinden des richtigen Vertrags zu erleichtern.
5. Einblicke ins Vertragsmanagementsystem
Ihre CLM-Software ist nur ein Teil Ihres übergeordneten Vertragsmanagementsystems. Dieses größere System umfasst sowohl die Geschäftsprozesse als auch weitere Faktoren, die Ihre Vertragsverwaltung beeinflussen, wie Ihren Überprüfungsprozess für Verträge, Freigabefluss, Rechnungsstellung und Schlüsselpersonen. Wie in anderen Geschäftsbereichen ist es wichtig, die Leistungskennzahlen Ihres Vertragssystems zu überwachen.
Diese Softwarelösungen verfügen über Dashboards, Berichts- und Analysefunktionen, die Ihnen helfen, die Effizienz Ihrer Vertragsprozesse zu verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Sie erhalten Einblicke in Faktoren wie durchschnittliche Genehmigungszeiten, Vertragsverlängerungszyklen und Engpässe im Arbeitsablauf. Diese Daten können Ihre Vertragsstrategie vorantreiben und Sie dabei unterstützen, Ihre Teammitglieder zu fördern und ihre Leistungen anzuerkennen.
6. Bonus: Mehr Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung
Vertragsmanagement-Software bietet vielfältige praktische Vorteile, doch wie sieht es mit den weniger greifbaren Effekten aus? Die Einführung von Automatisierung steigert nicht nur Effizienz und Produktivität – sie kann auch einen tatsächlichen Einfluss auf Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeitenden haben. Automatisierung kann sogar mitentscheiden, ob Menschen Ihrem Unternehmen treu bleiben oder sich nach Alternativen umsehen.
Laut einem weiteren Bericht von Zapier hätten nur 14% der Befragten, die Automatisierung nutzen, darüber nachgedacht, ihre Stelle zu kündigen, im Vergleich zu satten 42% ohne Automatisierung.
Mitarbeiterfluktuation kann enorm teuer werden. Nach dem großen Rückzug müssen Arbeitgeber alles tun, um ihre Mitarbeitenden für die Arbeit zu begeistern und zu motivieren. Täglich mit dysfunktionalen Geschäftsprozessen zu kämpfen, zehrt schnell an den Kräften. Und auch wenn die Software eine Einarbeitungszeit mit sich bringen kann, lohnt sich die Investition – für Ihr Unternehmensergebnis ebenso wie für Ihre Mitarbeitenden.
So finden Sie die beste Vertragsmanagement-Software
Nachdem Sie nun wissen, wie CLM-Software Ihrem Unternehmen nützt, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie die beste Vertragsmanagement-Software für Ihre Firma auswählen. Aspekte wie Preisgestaltung, Funktionen und Integrationen spielen eine wichtige Rolle. Weitere Tipps zur Auswahl des passenden Tools finden Sie in meinem Artikel darüber, worauf Sie bei Vertragsmanagement-Software achten sollten.
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