Wie der COO von Keen Decision Systems aufhörte, Provisionen wie ein Quartalsprojekt zu behandeln
Eine Anwendungsgeschichte mit Mike Althoff, COO bei Keen Decision Systems
Für die meisten wachsenden Unternehmen sind Provisionen der letzte Prozess, der sich aus Tabellenkalkulationen weiterentwickelt.
Vertriebs-, Marketing-, Finanz- und Kundendaten wandern alle in zentrale Systeme ... aber die Vertriebsvergütung bleibt ein vierteljährliches Tabellenspiel, bei dem jemand (meistens ein COO oder RevOps-Leiter) als „Meister der Tabelle“ fungiert.
Mike Althoff, COO bei Keen Decision Systems, stand bereits auf beiden Seiten dieser Grenze.
Keen, ein Marketing-Betriebssystem, das jeden Marketing-Ausgabedollar mit den Ergebnissen großer Marken im Konsumgüterbereich (CPG) verknüpft, verwaltet Provisionen für etwa 15 Vertriebsmitarbeitende, aufgeteilt in Neukundengeschäft und Bestandskundenmanagement, mit drei Auszahlungsstufen: Einzelbeitragende, Teamleiter und eine VP-Konsolidierung.
So hat Mike den Vergütungsprozess von Keen von einem vierteljährlichen Abstimmungsprojekt zu einem durchgängigen System of Record entwickelt und dabei drei Säulen hervorgehoben.
Die Aufgabe, die zu erledigen ist: Provisionsabrechnung zur Infrastruktur machen
Die Aufgabe, die Mike lösen wollte, war größer als nur die schnellere Berechnung von Provisionen.
Sein Ziel:
- Schluss mit der vierteljährlichen Sonderaufgabe Vergütung, die wenigen Personen gehört – Jeder Provisionsdollar soll für Mitarbeitende, Manager, VP und Finanzabteilung nachverfolgbar, verteidigbar und sichtbar sein
- Ein System, das Planänderungen, Rollenwechsel und die Entwicklung über die Jahre hinweg übersteht
In Mikes Worten: „Wir haben alle ein System of Record dafür, wer wie viel ausgezahlt bekommt.“
Dieser eine Satz ist der Unterschied zwischen Vergütung als Projekt und Vergütung als Infrastruktur.
Vorher: Ein Ordner, eine Tabelle, eine E-Mail-Freigabekette
Vor QuotaPath wickelte Keen Provisionen so ab, wie es die meisten Unternehmen tun, bis es nicht mehr funktioniert.
- Ein Ordner pro Quartal
- Eine Tabelle in jedem Ordner, exportiert aus HubSpot und manuell abgeglichen – E-Mail-Threads mit Sales-Teamleitung und Revenue-Leitung zur Freigabe, um zumindest etwas wie eine Audit-Trail zu haben
Das funktionierte – aber der gesamte Prozess lag bei der Person, die die Tabelle in diesem Quartal besaß.
„Könnte ich je zu diesem Prozess zurückkehren? Auf keinen Fall,“ sagte Mike.
Der Preis für dieses Modell waren etliche Stunden zusätzlich und die Unfähigkeit, die Zahlen zu belegen.
Jede Rückfrage zu einer Auszahlung wurde zum „Ich zeig Dir mal meine Tabelle“-Gespräch, und jede Planänderung drohte den Anschluss an das Vorquartal zu kappen.
Säule 1: Roll-ups mit mehreren Ebenen, die sich selbst berechnen
Die Vergütungsstruktur von Keen setzt sich aus drei Ebenen zusammen, und die meisten Deals betreffen alle drei:
- Einzelbeitragende verdienen an ihren eigenen Deals
- Teamleiter verdienen an ihren eigenen Deals und an der Leistung ihres Teams
- Der VP verdient an allem, was das Team macht
Früher war jede Zusammenfassung eine manuelle Recherche. Heute werden bei Abschlüssen durch Einzelbeitragende die Gutschriften für Teamleiter und VP automatisch berechnet und sind für alle nachvollziehbar, die Rechnungen offen und transparent einsehbar.
„Diese Klarheit zu haben, wer für jeden Deal was und warum bekommt, ist wirklich unbezahlbar,“ sagte Mike.
Das wird mit jeder Organisationsebene wichtiger. Die meisten Vergütungstools kommen mit Einzelbeitragenden gut klar. Der Bruch entsteht meist bei der Manager- und Führungsebene, wo sich Kredite vermischen und das Führungsteam beginnt, die Prüfer selbst zu prüfen.
Säule 2: HubSpot als Eingang, Rippling als Ausgang und eine Engine in der Mitte
Die zweite Säule betrifft die Integrationen und stellt QuotaPath ins Zentrum. Zwei Integrationen übernehmen bei Keen den Großteil der Arbeit.
HubSpot → QuotaPath. Als zentrales CRM steuert HubSpot jeden provisionspflichtigen Abschluss. Die Integration ist wichtiger, als es zunächst klingt, denn die Vergütung hängt von Closed-Won-Daten ab und schafft einen Anreiz für CRM-Datenqualität.
„Die Zahl der Deals, die als ‚closed-won‘ markiert sind, aber deren Beträge erst stimmen, wenn ich sie gegen die Provisionen prüfe, ist nicht gering“, verriet Mike.
Die CRM-Genauigkeit steigt. Das tägliche Vertrauen in die Deal-Daten wächst. Beteiligte, die sich nie als Qualitätsbeauftragte für Daten sahen, sind es plötzlich doch.
QuotaPath → Rippling. Auf der Gehaltsabrechnungs-Seite läuft die QuotaPath- und Rippling Integration-Integration unsichtbar… und genau das ist der Sinn. Mike überträgt die Provisionen mit einer Aktion an die Gehaltsabrechnung; seine Lohnbuchhalterin überprüft sie in Rippling und fährt fort.
-Integration unsichtbar… und genau das ist der Sinn. Mike überträgt die Provisionen mit einer Aktion an die Gehaltsabrechnung; seine Lohnbuchhalterin überprüft sie in Rippling und fährt fort.
„Es ist wirklich so einfach, dass ich die Provisionen sende und sie sagt: 'Cool, danke.' Das ist ein viel einfacherer Ablauf als: 'Habe ich jede Zahl richtig eingegeben? Habe ich den Upload richtig zugeordnet?' bei jedem Abrechnungszyklus,“ sagte Mike.
Säule 3: Pläne, die sich weiterentwickeln, nicht Pläne, die jedes Jahr neu geschrieben werden
Die letzte Säule unterstreicht die Notwendigkeit anpassungsfähiger Pläne.
Vergütungspläne sind nicht statisch, aber sie sollten sich auch nicht jedes Jahr zum Januar auf null zurücksetzen. Für 2026 verlagerte Keen die Anreize stärker auf Erweiterung und Verlängerung. Die Umsetzung in QuotaPath war unkompliziert:
- 2025-Pläne duplizieren
- Die prozentuale Aufteilung zwischen Erweiterung und Verlängerung anpassen
- Die neue Logik auf alle Deals anwenden, die 2026 abgeschlossen werden
Das Ergebnis: Die Vertriebsmitarbeitenden sehen nebeneinander, was sie 2025 verdient haben und was sie 2026 verdienen. Keine Neuerfindung. Kein „Vertrau mir, so läuft das jetzt.“
„Es ist eine nahtlose Weiterentwicklung, während unser Team wächst und unsere Vergütungsstrategie sich entwickelt. Man startet bei den Systemen des letzten Jahres und entwickelt sie zu den Plänen des aktuellen Jahres weiter,“ sagte Mike.
Diese Kontinuität ist für die Vertriebsteams am wichtigsten. Vergütungsänderungen, die mit der Vergangenheit brechen, schaffen Reibung; Vergütungsänderungen, die aufbauen auf dem, was war, stiften Orientierung und Klarheit.
Wo sich der ROI tatsächlich zeigt
Fragt man Mike, worin QuotaPath seinen Wert beweist, dann ist es nicht (nur) die gesparte Zeit — obwohl davon reichlich anfällt. Es ist:
- Transparenz. Jede Auszahlung hat ein offizielles System, keine private Excel-Tabelle.
- Nachweisbarkeit. Die Zahlen sprechen für sich. Diskussionen finden im System statt, nicht per E-Mail.
- Kontinuität. Planänderungen bauen auf bestehenden Plänen auf, anstatt sie komplett zu ersetzen.
- Vorausschauende Transparenz. Die Vertriebsmitarbeitenden sehen, was sie verdient haben und potenziell verdienen werden, während sie Forecasts machen – dadurch wird die Vergütung zum Planungs- und nicht nur zum Auszahlungswerkzeug.
Was Mike einem anderen COO raten würde
Mikes Empfehlung für andere COOs und Umsatzverantwortliche, die Provisionstools evaluieren:
Wenn ihr aus der Tabellenkalkulation herauswachst und Vertrauen, Konsistenz und bessere operative Kontrolle wollt, ist QuotaPath der richtige Ort dafür. Die CRM-Anbindung macht daraus wirklich eine durchgängige Komplettlösung — ein klarer Ansatz, um wirklich relevante Motivationsfaktoren zu adressieren, und die Gewissheit, dass Ihr Eure Mitarbeitenden korrekt bezahlt habt und klar ist, was sie verdient haben und potenziell noch verdienen können, wenn sie die weitere Jahresplanung machen.
Für COOs eines Early-Stage-Unternehmens reicht die Vergütung mit einer Excel-Datei noch aus.
Für COOs, die ein schnell wachsendes Unternehmen führen, ist die Frage jedoch nicht, ob ihr umsteigen solltet … sondern wie spät es sein wird, bis ihr es endlich tut.