5 modi per migliorare la gestione della spesa SaaS con il RevOps
Sia i CRO di oggi sia i leader aziendali comprendono quanto siano fondamentali le applicazioni SaaS per il successo della propria azienda. Con il software e le persone giusti, le aziende possono migliorare gradualmente la produttività dell’intera forza lavoro e creare un vantaggio competitivo nel proprio mercato.
Con questo aumento della spesa SaaS, è più importante che mai che i team delle operations finanziarie e delle entrate dispongano di processi strategici di approvvigionamento e gestione che contribuiscano a massimizzare il ritorno sull’investimento (ROI) per la propria organizzazione.
Mi chiamo Mohammed e guido la strategia tecnologica commerciale di TELUS, una delle principali aziende canadesi nel settore delle telecomunicazioni e della tecnologia. Da quasi un decennio ho avuto un posto in prima fila per osservare il boom della spesa SaaS nelle funzioni di marketing, vendite e, più recentemente, assistenza clienti.
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Questo boom degli investimenti ha consentito ad alcune organizzazioni di crescere rapidamente ed efficacemente. Sfortunatamente, ha avuto un impatto negativo su altre a causa di pratiche inadeguate di gestione della spesa e di investimenti sprecati.
In questo articolo approfondirò in cosa consiste la gestione della spesa, analizzerò lo stato attuale della spesa SaaS e illustrerò cinque modi per migliorare la gestione della spesa SaaS della propria azienda attraverso la prospettiva delle operations relative ai ricavi.
Che cos’è la gestione della spesa SaaS?
La gestione della spesa SaaS è il processo strategico di ottimizzazione e controllo della spesa della propria organizzazione per le applicazioni SaaS. Comprende tutti gli aspetti dell’approvvigionamento, della gestione dei rapporti con i fornitori e della negoziazione.
Pratiche efficaci di gestione della spesa vanno oltre il semplice concetto tradizionale di riduzione dei costi. Le pratiche efficaci si concentrano anche sui vantaggi. Per questo è fondamentale investire in risorse e persone che si occupino di abilitazione e operations.
L’abilitazione delle entrate contribuirà a garantire che i dipendenti dispongano delle conoscenze e delle capacità necessarie per adottare nuove applicazioni software. Il team delle operations tecnologiche, invece, farà in modo che i sistemi funzionino sempre in modo efficiente. Entrambe queste risorse svolgono un ruolo fondamentale nel garantire che la spesa per le applicazioni SaaS contribuisca alla crescita, all’efficienza e alle vendite dell’organizzazione.
Stato attuale della spesa SaaS
Oggi le organizzazioni sono sommerse da una quantità infinita di opzioni SaaS, ognuna delle quali promette vantaggi trasformativi. Come accade per tutte le cose positive, le aziende tendono anche ad accumulare queste applicazioni nel tempo.
Secondo questo rapporto sullo stato delle SaaSOps, le aziende giovani, con uno o due anni di attività, iniziano in genere con una media di 29 applicazioni SaaS. Questo numero sale a 103 quando raggiungono dai tre ai sei anni di attività.
Con la crescita della spesa per il SaaS, non sorprende che anche le vendite di software per la gestione della spesa abbiano registrato un’impennata. Secondo Business Research Insights, i ricavi del mercato delle vendite di software per la gestione della spesa SaaS raggiungeranno $624 million USD nel 2028, con un tasso di crescita annuale composto (CAGR) del 21.2% dal 2023-2028.
Spese SaaS nascoste
Alla luce di questa crescita, è facile capire come emergano delle complessità quando queste applicazioni sono sottoutilizzate, diventano ridondanti o non vengono integrate efficacemente in una roadmap tecnologica più ampia. Il risultato sono spese nascoste che potrebbero non essere immediatamente evidenti. Ecco alcune delle spese SaaS più comuni da tenere presenti:
Ridondanza
È una situazione fin troppo comune, soprattutto tra i team delle vendite, del marketing e del successo del cliente. Quando diverse unità aziendali adottano strumenti simili in modo indipendente, le organizzazioni finiscono per pagare funzionalità sovrapposte.
Senza una supervisione centralizzata da parte delle operations relative ai ricavi, i sistemi ridondanti faranno aumentare significativamente i costi e possono persino ridurre la produttività.
Utilizzo
L’utilizzo è molto spesso una voce di spesa SaaS trascurata, che comporta uno spreco di risorse. Nella maggior parte dei casi, i team non dispongono della formazione e dell’abilitazione necessarie per sfruttare pienamente gli strumenti, con conseguente utilizzo insufficiente e riduzione del ritorno sull’investimento (ROI).
Supporto strategico
La gestione del cambiamento è una funzione fondamentale per garantire la riduzione dei costi sprecati e la massimizzazione del ROI. Nell’ambito di qualsiasi buon piano di gestione del cambiamento, il sostegno e il supporto dei dirigenti sono spesso gli elementi mancanti che possono ostacolare la capacità dell’organizzazione di adottare e utilizzare pienamente le nuove applicazioni.
Spesa dal basso verso l’alto
Poiché molte aziende stanno passando a un modello di crescita guidata dal prodotto (PLG), è sempre più comune che le unità aziendali e i singoli acquistino licenze individuali con carte di credito anziché attraverso un processo formale di approvvigionamento.
Con l'evoluzione dei comportamenti d'acquisto, è fondamentale assicurarsi che la propria organizzazione disponga delle migliori pratiche per gestire questo nuovo modo di acquistare tecnologia.
5 modi per migliorare la gestione della spesa SaaS attraverso le RevOps
In quanto quadro, le Operazioni sui ricavi possono contribuire a integrare la strategia di gestione della spesa SaaS nella strategia complessiva dei ricavi. Le RevOps si concentrano sull'allineamento tra vendite, marketing e successo dei clienti attraverso persone, processi, dati e tecnologia, garantendo al contempo che i prezzi SaaS rimangano competitivi.
Integrando questi principi fondamentali nella strategia di gestione della spesa, le organizzazioni possono assicurarsi che i sistemi in cui investono abbiano un impatto diretto sulle iniziative aziendali su vasta scala. Le RevOps possono contribuire a semplificare processi e flussi di lavoro per garantire un utilizzo efficiente dell'insieme tecnologico. Sono inoltre il motore che può aiutare a valutare l'impatto (ROI) sulle metriche SaaS.
Ecco i miei 5 modi principali in cui le Operazioni sui ricavi possono migliorare la gestione della spesa SaaS:
1. Definire la strategia di approvvigionamento
In quanto funzione aziendale, le RevOps possono contribuire a definire la strategia di approvvigionamento per le applicazioni SaaS. Nell'ambito di questa strategia, il gruppo RevOps può contribuire a concentrarsi sugli obiettivi di riduzione dei costi. Ad esempio, su come usufruire degli sconti basati sui volumi o anche su come negoziare al meglio i termini contrattuali.
Anche la gestione del rischio dovrebbe far parte della strategia di approvvigionamento. Occorre concentrarsi su fattori quali la sicurezza dei dati, la conformità e la stabilità dei fornitori.
Assicuratevi che i vostri accordi abbiano valore. Scoprite cosa può invalidare un contratto.
2. Centralizzare i contratti
In qualità di gruppo RevOps, dovreste puntare a centralizzare la gestione dei contratti per garantire un'adeguata validità e supervisione. Poiché i gruppi GTM utilizzano decine di strumenti, farlo senza la piattaforma giusta sta diventando sempre più difficile.
Una soluzione per la gestione dei contratti può contribuire a supportare questa strategia e aiutare la vostra organizzazione a semplificare il processo di rinnovo, a comprendere i termini della negoziazione e a rispettare gli standard di conformità.
3. Controllare la spesa dal basso verso l'alto
Il vantaggio di consentire ai dipendenti di acquistare soluzioni più rapidamente può avere un impatto positivo sulla crescita. D'altra parte, una spesa incontrollata può anche avere effetti negativi sulle prestazioni complessive dell'azienda.
Con i nuovi modi di acquistare tecnologia, come il PLG, assicuratevi che la vostra organizzazione disponga di una politica chiara da seguire. Assicuratevi che siano presenti flussi di approvazione che coinvolgano le parti interessate pertinenti, così da prevenire spese software ad hoc.
4. Investire nell'abilitazione dei ricavi
La formazione e l'abilitazione hanno sempre svolto un ruolo centrale nel massimizzare l'utilizzo del software. Tradizionalmente, non tutti i gruppi responsabili dei ricavi potevano contare sul supporto di professionisti dell'apprendimento.
Con l'attenzione rivolta al superamento dei silos, l'abilitazione dei ricavi adotta una prospettiva più ampia e comprende tutti i gruppi focalizzati sui ricavi. Questi gruppi sono la vostra arma segreta per garantire che i dipendenti dispongano delle competenze, delle conoscenze e delle risorse necessarie per adottare efficacemente nuovi software.
Questo gruppo vi aiuterà a implementare politiche di utilizzo, creare materiali per l'abilitazione come guide per gli utenti e integrare una formazione tecnologica regolare. L'abilitazione dei ricavi consentirà agli utenti di sfruttare appieno le funzionalità dei nuovi software e contribuirà ad aumentare il ROI.
5. Consolidare dove possibile
Nell'ambito della strategia di gestione della spesa, il gruppo delle Operazioni sui ricavi può contribuire a garantire che le revisioni tecnologiche vengano completate con frequenza. Le revisioni tecnologiche rappresentano un'opportunità per l'organizzazione di fare un passo indietro, valutare l'attuale panorama software e identificare il debito tecnologico.
Nell'ambito di questa revisione, dovrete assicurarvi di valutare l'insieme tecnologico software alla ricerca di sovrapposizioni e ridondanze. Dovrete individuare eventuali sovrapposizioni nelle funzionalità che potrebbero non essere necessarie. In quanto funzione centralizzata con una visione d'insieme di tutte le tecnologie utilizzate da marketing, vendite e assistenza clienti, le RevOps possono svolgere un ruolo fondamentale nel ridurre le spese superflue e massimizzare l'utilizzo della tecnologia esistente.
Abilitare il quadro RevOps
Con la continua accelerazione della dipendenza delle aziende dai prodotti SaaS, la gestione della spesa SaaS diventa un imperativo strategico. Per garantire che gli investimenti effettuati nelle soluzioni SaaS abbiano un impatto diretto sui ricavi, le Operazioni sui ricavi devono essere integrate nella strategia generale di gestione finanziaria di queste piattaforme.
Definendo una strategia completa di gestione della spesa SaaS attraverso fasi strutturate di analisi della spesa, le organizzazioni saranno in grado di ottimizzare la propria spesa e favorire la crescita dei ricavi in modo olistico. Integrare la gestione della spesa nel framework delle Revenue Operations garantirà il rispetto della responsabilità fiscale, consentendo al contempo di raggiungere gli obiettivi organizzativi.
