Reportistica CRM: Come Creare 6 dei Report Più Utili
La reportistica CRM è la porta d’accesso alle decisioni strategiche, sfruttando le informazioni sui clienti già presenti nel tuo software CRM.
Ti mostrerò come configurare 6 dei report CRM più utili per fornire ai tuoi team go-to-market conoscenze fondamentali sui clienti, valutare i progressi e stimolare la crescita dei ricavi.
Cos’è la reportistica CRM?
La reportistica CRM è una funzionalità standard della maggior parte dei software CRM che sintetizza i dati in grafici, tabelle ed altre visualizzazioni di dati di facile comprensione per monitorare i principali indicatori di prestazione.
Vuoi di più da The CRO Club?
Crea un account gratuito per continuare a leggere e unisciti ai moderni leader delle entrate che utilizzano strategie collaudate, intuizioni dei colleghi e approcci guidati dall'intelligenza artificiale per costruire pipeline prevedibili e crescita scalabile.
Have an account? Log In
I report CRM ti aiutano a monitorare i cicli di vendita, le previsioni di ricavi, le prestazioni delle campagne di marketing, la salute dei clienti e molto altro ancora.
Una reportistica CRM efficace mostra i progressi verso gli obiettivi aziendali, il ROI del CRM e le aree da migliorare nei processi. Ecco alcuni tra i miei CRM preferiti con solide funzionalità di reportistica:
Cliccando sui link qui sotto potremmo ricevere una commissione, che sostiene i nostri test e le nostre recensioni indipendenti di software e servizi. Scopri di più su come manteniamo la trasparenza.
Report CRM vs. Cruscotti CRM
Sia i report CRM sia i cruscotti CRM permettono di visualizzare in modo chiaro dati CRM complessi, tuttavia esistono alcune differenze chiave nei casi d’uso.
Report CRM
I report CRM sono "fotografie statiche" dei dati in un determinato periodo di tempo. Indicano ciò che è successo nel periodo selezionato e mostrano l’andamento nel tempo utilizzando dati passati.
| Pro | Contro |
| Visualizza dati storici e mostra i trend nel tempo | Devono essere rigenerati frequentemente |
| Altamente personalizzabili e filtrabili | |
| Semplici da automatizzare |
Cruscotti CRM
I cruscotti CRM elaborano dati in tempo reale per mostrare ciò che sta accadendo adesso. Questa modalità è particolarmente utile per monitorare i progressi quotidiani di specifici indicatori.
| Pro | Contro |
| Visualizzazione in tempo reale di dati specifici | L’assenza di dati storici potrebbe portare a correzioni eccessive |
| Altamente visivi e interattivi | Dati troppo specifici rischiano di non dare un quadro completo |
6 report CRM per team Go-To-Market
1. Report sulle fonti dei lead
Devi essere in grado di comprendere quali fonti di lead generation sono più efficaci per la tua organizzazione. Il tuo software CRM può fornirti dati preziosi sull’origine dei lead.
Questo tipo di report aiuta il team marketing a valutare l’efficacia dei canali utilizzati. Con queste informazioni, il marketing può agire in modo più strategico nella distribuzione del budget pubblicitario.
Un’analisi delle fonti dei lead può anche aiutare a perfezionare la strategia di vendita. Sapendo da dove provengono i nuovi contatti, puoi incentivare il team commerciale a concentrare i propri sforzi in modo più mirato e migliorare i tassi di conversione lungo il funnel di vendita.
| Pro | Contro |
| Gestione dei canali: aiuta i marketer a capire quali canali performano meglio. | Non racconta tutto: misurare il volume dei lead è utile, ma bisogna sempre valutare anche la qualità. |
| Misurare il ROI: permette ai business leader di collegare il ROI agli investimenti fatti su specifici canali. |
2. Report sulle performance delle campagne
Se vuoi comprendere il successo delle tue campagne di marketing e come queste stanno influenzando la pipeline di vendita, non cercare oltre: la risposta è nei report sulle prestazioni delle campagne.
Stabilire una base fondata sulle prestazioni delle campagne aiuterà la tua organizzazione di marketing a pianificare e implementare strategie per le campagne future. Adottando questo approccio guidato dai dati, il tuo team di marketing potrà investire in modo più efficiente e prevedere meglio i risultati futuri di tali investimenti.
| Pro | Contro |
| Ottimizzazione del budget: Reinvesti nelle campagne più performanti per migliorare l'efficienza nella spesa di marketing. | Indicatore ritardato: I report sulle prestazioni delle campagne vengono spesso utilizzati per descrivere ciò che è accaduto, non quello che sta accadendo attualmente. |
3. Report pipeline di vendita
Nelle vendite, garantire una chiara visibilità sullo stato della pipeline è essenziale. Un report sulla pipeline di un CRM aiuta le aziende a comprendere il progresso e lo stato delle opportunità di vendita del proprio team.
Questo tipo di report può includere diversi dati come la somma delle opportunità in determinate fasi del processo di vendita che si prevede si concludano entro un determinato periodo—un elemento cruciale in una formula di previsione delle vendite.
I report sulla pipeline di vendita possono aiutare le aziende a identificare proattivamente le tendenze di vendita. Questi dati possono essere utili per informare i responsabili se la propria pipeline possiede una sufficiente copertura pipeline all'interno dell'imbuto di vendita per raggiungere gli obiettivi di fatturato.
| Pro | Contro |
| Facile da interpretare: Visualizzare quanta pipeline ha il tuo team è un modo semplice per interpretare se si sta andando nella giusta direzione. | Richiede rigore nelle vendite: Se i tuoi venditori non seguono i processi di vendita aggiornando le opportunità con costanza, i report non saranno accurati. |
| Salute pipeline: Tramite la segnalazione di variabili come il numero di giorni aperti o la fase di vendita, puoi ottenere una comprensione generale dello stato di salute della pipeline del tuo team. |
4. Report delle prestazioni di vendita
Uno dei più importanti report di vendita per ogni responsabile vendite è il report sulle prestazioni di vendita. Questo tipo di report fornirà ai tuoi responsabili vendite approfondimenti sulle tendenze dei principali indicatori di performance.
Ad esempio, un report delle prestazioni di vendita che misura il raggiungimento della quota normalmente include il numero totale di trattative concluse, la durata del ciclo di vendita, il fatturato "closed won" e il raggiungimento della quota di vendita.
I report sulle prestazioni vengono utilizzati anche per misurare altri indicatori che mostrano l'efficacia dei venditori o del team. Ad esempio, potresti voler misurare le prestazioni di vendita per indicatori di risultato come il numero totale di chiamate effettuate, incontri svolti o il numero totale di opportunità create.
| Pro | Contro |
| Favorisce la competizione: La reportistica sulle prestazioni di vendita può essere un ottimo modo per creare una sana competizione all'interno del team di vendita. | Necessari più report: Analizzando solo una metrica di vendita si ottiene solo una parte del quadro generale. Sarà necessario configurare più report per monitorare davvero le prestazioni del tuo team. |
| Sia indicatori "leading" che "lagging": A seconda dell'indicatore monitorato, il report sulle prestazioni di vendita può aiutarti a seguire sia gli indicatori anticipatori che quelli a consuntivo di successo. |
5. Motivi di abbandono dei clienti
Aumentare il tasso di fidelizzazione dei clienti del 5% genera un incremento dei profitti dal 25% al 95%. Ecco perché comprendere le ragioni dell'abbandono da parte dei clienti è un passo fondamentale per ottimizzare le strategie di retention.
I migliori CRM rendono semplice impostare e automatizzare i report sulle ragioni dell’abbandono. Il risultato di questa reportistica ti permetterà di migliorare le strategie aziendali relative allo sviluppo del prodotto o al servizio clienti con un impatto diretto sul tuo margine finale.
Un consiglio importante in tutto questo è segmentare e raggruppare i clienti in base a caratteristiche specifiche. Ad esempio, analizzare l'abbandono dei clienti per dimensione aziendale, fatturato, settore e/o area geografica può determinare azioni più incisive che il reparto customer success può adottare per fidelizzare più clienti.
In un periodo in cui le aziende stanno rafforzando le strategie di fidelizzazione per mantenere e aumentare la propria base clienti, il reporting delle motivazioni di abbandono dei clienti deve far parte delle tue attività di reportistica CRM.
| Pro | Contro |
| Ottimizzazione di prodotti e servizi: I dettagli sull'abbandono aiutano a migliorare l'offerta del tuo prodotto così da attrarre e trattenere più clienti. | Indicatore ritardato: Il reporting sull'abbandono misura eventi che sono già accaduti. |
| Aumenta i profitti: Più a lungo riesci a trattenere i tuoi clienti, maggiori saranno i profitti generati dalla tua azienda. | Richiede iterazione costante: Con la crescita dell'attività, sarà necessario includere nuove motivazioni di abbandono tra le metriche rilevate. |
6. Report di rinnovo ed espansione
Secondo Gartner, l'80% dei ricavi futuri proverrà dal 20% dei tuoi clienti. Per questo motivo è fondamentale avere sistemi che misurano i tassi di rinnovo e i ricavi derivanti dall’espansione della clientela.
Per la maggior parte dei team di customer success che gestiscono gli account clienti tramite CRM, il reporting sui rinnovi è una parte essenziale dei processi quotidiani. Poiché i tassi di rinnovo sono indicativi della soddisfazione e fedeltà del cliente, questo tipo di reportistica può aiutare a comprendere le performance del team di customer success.
Per poter riportare in modo efficace metriche come NRR (net revenue retention), le aziende devono essere in grado di rendicontare anche i ricavi di espansione.
I CRM di oggi facilitano la distinzione fra nuove vendite e ricavi di espansione. Creare processi su come questi tipi di opportunità vengono registrati e riportati aiuta a valutare meglio le performance di vendita.
| Pro | Contro |
| Crescita efficiente: I ricavi derivanti dall’espansione sono uno dei modi più efficienti per far crescere un'azienda perché non richiedono investimenti nell'acquisizione di nuovi clienti. | Gestione dati CRM: Se riporti i rinnovi dal tuo CRM, avrai bisogno di un team operativo solido che garantisca una gestione puntuale delle date contrattuali. |
| Rapporto LTV su CAC: Le aziende più efficienti che misurano questi rapporti ottimizzano la propria efficienza tramite ricavi di espansione. |
Best practice per massimizzare l’adozione
Stabilire rigore e processi su come utilizzare la reportistica CRM richiede un approccio intenzionale alla gestione del cambiamento e dovrebbe rientrare nella tua strategia CRM complessiva.
Diciamoci la verità, tutti abbiamo visto almeno una volta una dashboard di vendita non aggiornata da settimane.
I report personalizzati che oggi sono rilevanti potrebbero essere dimenticati qualche settimana dopo. Ecco perché il team RevOps deve definire best practice per massimizzare l’adozione e l’utilizzo di queste reportistiche, creando una cultura organizzativa incentrata sulle decisioni basate sui dati.
Ecco tre passaggi utili che ho utilizzato per superare la resistenza alla gestione del cambiamento e massimizzare l’utilizzo dei report.
Comprendi i tuoi stakeholder
Assicurarsi che dashboard e report CRM siano allineati alle specifiche esigenze e priorità dei leader aziendali è un primo passo fondamentale. Questo permette di garantire che le reportistiche siano altamente pertinenti e azionabili per ogni stakeholder.
Questa fase aiuta a rafforzare la credibilità tua e del team revenue operations. Se vuoi spostare la narrazione del tuo team RevOps da semplici creatori di report tattici a partner strategici di business, non saltare questo passaggio.
Concentrati su rilevanza e semplicità
Una volta comprese le esigenze specifiche dei principali stakeholder, è il momento di trasformare queste informazioni in report semplici e rilevanti che li aiutino a realizzare la loro strategia.
La rilevanza assicura che i dati riportati rispondano direttamente agli obiettivi di ogni team. Ad esempio, se il team commerciale è segmentato per area geografica o dimensione aziendale, usa queste informazioni per proporre ai sales leader dati pertinenti ai loro gruppi.
La semplicità non significa mancanza di sofisticazione, ma piuttosto presentare i dati complessi in modo semplice e facilmente interpretabile.
Utilizza visualizzazioni di dati per comunicare al meglio i tuoi risultati. Limita il numero di report alle sole informazioni vitali che indirizzano i leader a prendere decisioni di business. Riduci la sovrabbondanza di report che può portare i tuoi leader a una paralisi da analisi.
Incorpora nei flussi di lavoro quotidiani
Una caratteristica fondamentale di un buon team di revenue operations è quanto bene integrano i report nei flussi di lavoro quotidiani dei portatori di interesse. Quando collabori con i leader aziendali, assicurati di affrontare il tema su come questi report verranno utilizzati.
Ecco tre esempi di come puoi integrare i report CRM nei flussi di lavoro quotidiani:
Previsioni di vendita settimanali
Chiedi ai tuoi responsabili commerciali di mostrare i report CRM durante le loro chiamate di previsione delle vendite settimanali. Questa visualizzazione aggiuntiva aiuterà a garantire che i dati nel CRM siano accurati e può anche stimolare azioni specifiche, come chiedere ai commerciali di aggiornare le informazioni chiave sulle trattative o registrare attività di vendita mancanti.
Riunione sulle performance delle campagne
Chiedi ai tuoi responsabili marketing di presocializzare i report delle campagne prima delle riunioni di analisi delle performance delle campagne. Questa presocializzazione aiuterà il tuo team marketing a prepararsi per conversazioni più significative riguardo ai risultati delle campagne.
Briefing esecutivi
Incorpora i report CRM nei briefing esecutivi settimanali per avere una panoramica sulle tendenze di ricavo come la performance delle vendite e l'abbandono dei clienti. Inserisci i link ai tuoi report CRM all'interno di questi briefing per agevolare la pianificazione strategica e l'allocazione delle risorse.
Superare le sfide del reporting CRM
Il reporting CRM offre alle aziende diversi vantaggi chiave. Per ottenere questi vantaggi, ci sono alcune sfide e colli di bottiglia principali che le aziende devono affrontare.
Inserimento dati impreciso
Questa sarà la sfida più comune quando si scala una strategia di reporting CRM. Dati errati porteranno sempre a report fuorvianti e ostacoleranno la possibilità di eseguire analisi CRM avanzate.
Record duplicati
Dati cliente duplicati possono alterare qualsiasi analisi dei dati, portando a una rappresentazione non corretta dei fatti.
Soluzione: Sfrutta le regole di gestione dei duplicati all'interno del tuo CRM. Imposta regole di corrispondenza che possano segnalare i record doppi. Fornisci agli utenti finali strumenti per unire le informazioni duplicate.
Dati incompleti
Informazioni mancanti possono rappresentare un grosso problema quando si vuole impostare un reporting CRM efficace. Questi dati mancanti possono avere impatti significativi anche su altri reparti che necessitano di dettagli specifici per svolgere le loro mansioni.
Soluzione: Per tutti i dati critici per il business, rendi obbligatori quei campi nel CRM. Imposta automazioni CRM o utilizza strumenti di arricchimento automatico per aggiornare i record CRM e ridurre il lavoro manuale di amministrazione.
Informazioni obsolete
Disporre di informazioni obsolete può portare a report che non riflettono la situazione attuale. Questo problema è in genere sintomo della mancanza di processi standardizzati.
Conclusione: investi nel reporting CRM
I CRM hanno certamente compiuto molta strada negli ultimi anni. Scegli un CRM con capacità di reporting solide e potrai sfruttare i dati dei tuoi clienti per scoprire insight preziosi che alimentano la crescita dei ricavi e la redditività della tua azienda
Pronto a portare il tuo RevOps al livello successivo? Iscriviti per ricevere suggerimenti, tendenze e recensioni da The CRO Club.
