¿Qué es la inteligencia empresarial? La guía definitiva de RevOps
Así que ya tienes control sobre tus análisis y estás bastante seguro de que recopilas la información adecuada para predecir hacia dónde se dirige tu negocio. Pero, ¿qué es la inteligencia empresarial? Si no lo sabes, tienes un punto ciego que te está costando dinero y que podría ser aún más grave. La inteligencia empresarial combina análisis de datos avanzados con big data en tiempo real para ofrecerte una imagen clara de lo que realmente ocurre en tu organización, en vez de lo que esperas que ocurra. Comprender este concepto es como crecerte un par de ojos extra para ver lo que realmente está pasando en tu negocio.
Este artículo trata sobre la inteligencia empresarial, cómo funciona y por qué deberías prestarle atención. Su objetivo es enseñarte algunas formas simples de cambiar tu retroalimentación interna para obtener una visualización de datos mejor (y realmente útil), y mejorar tu proceso de toma de decisiones. Al final, deberías tener algunos conocimientos prácticos que puedas aplicar en la oficina y que cambiarán la forma en que ves tus analíticas de negocio.
¿Qué es la inteligencia empresarial?
Comencemos por qué es la inteligencia empresarial y cómo se diferencia de los análisis de negocio que ya estás utilizando. Para empezar, no son conceptos 100% diferentes, ya que tanto la inteligencia empresarial como el análisis de negocio son formas de que obtengas una imagen clara de lo que hace tu empresa y cómo van las cosas en ventas, retención, inventario, etc.
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Ambos emplean big data y técnicas avanzadas de minería de datos para recopilar fragmentos importantes de información y mostrarte el panorama general. Normalmente, ambos presentan los datos de una manera comprensible en algún tipo de panel interactivo, y tanto el análisis de negocio como la inteligencia empresarial están diseñados para crear claridad a partir del caos aleatorio de una gran empresa con operaciones por todos lados.
La diferencia está en el factor tiempo. El análisis de negocio es una técnica para realizar proyecciones precisas que deberían mantenerse en el futuro, mientras que una buena inteligencia empresarial trata de ver lo que está ocurriendo ahora, en el presente inmediato. Mientras que un buen análisis realizado hace tres meses te decía qué esperar de las ventas este trimestre, una buena inteligencia empresarial te muestra si estás alcanzando esos objetivos, o en qué punto algo ha salido mal.
Esto te permite detectar pequeños problemas mientras aún son pequeños, en lugar de quedarte rascándote la cabeza al final del año fiscal preguntándote por qué ganaste la mitad de lo que proyectabas. Es algo tan relevante que el Departamento del Interior incluso ayuda a las pequeñas empresas a implementar sus propias herramientas de BI.
Para comprender mejor cómo esto encaja en tu negocio, piensa en cómo muchas empresas hoy en día están desesperadas por contratar y retener buen personal. Tus análisis de RRHH proyectaban que gastar $100,000 en reclutamiento te haría conseguir el 110% de los empleados que necesitas este año, y tal vez un 9% no funcionaría por cualquier motivo, dejándote con el 101% de la plantilla necesaria. Así que inviertes el dinero, publicas anuncios y llevas a cabo varias rondas de entrevistas y contrataciones. Pero al final del año resulta que te falta personal y tienes que rechazar trabajo porque quienes quedan ya están haciendo horas extras. ¿Qué pasó?
Resulta que tu oficina estaba demasiado fría y bastantes personas renunciaron porque no les gustaba eso. Sí, parece una tontería, pero a veces es tan simple como eso. Sin embargo, no te enteraste de esto hasta el 15 de abril, ya que durante todo el invierno funcionaste con el modelo analítico en vez de hacer seguimiento en tiempo real de la rotación de empleados y realizar entrevistas de salida para averiguar por qué el personal de oficina (y no los técnicos de campo) entregaba su renuncia. Esto resalta algunos de los mayores desafíos de la inteligencia empresarial que enfrentan las organizaciones actualmente.
Las entrevistas de salida son una forma muy sencilla de recopilar inteligencia empresarial. Si las hicieras y tuvieras buenas herramientas para hacer llegar esa información a la gerencia, podrías haber ajustado el termostato en septiembre y ahorrado $50,000 en reclutamiento el año siguiente. En este ejemplo, los ejemplos de inteligencia empresarial te muestran lo que está pasando en este momento, a medida que ocurre, y por qué la realidad se desvía de las proyecciones.
Tipos de herramientas de BI
Ese es solo un ejemplo muy sencillo de retroalimentación en tiempo real convertida en cambios accionables que pueden ahorrarte una fortuna. La inteligencia empresarial actual ha superado con creces el nivel básico de preguntas y respuestas de las entrevistas de salida. Y, por supuesto, la otra cara de la moneda es la buena generación de informes. Todos los beneficios de la inteligencia empresarial del mundo no sirven de nada si sus hallazgos no llegan a quien puede actuar en consecuencia.
Las herramientas de inteligencia empresarial que utilices para recopilar y presentar datos variarán según el tipo de empresa que tengas, qué métricas te interesan y, siendo honestos, tu propio nivel de comodidad con la tecnología. Está bien invertir en el último y genial panel de big data que promete seguimiento de inventario segundo a segundo mientras se mueve por almacenes en tres continentes, pero si no puedes interpretar los resultados, es prácticamente como adivinar. Aquí tienes algunas de las formas más populares en que las personas obtienen su inteligencia empresarial, tanto recopilándola como leyéndola de manera comprensible.
Hojas de cálculo
Cuando menciono hojas de cálculo, seguramente piensas en Microsoft Excel y Google Sheets, y no estás equivocado. Las hojas de cálculo convencionales son herramientas increíbles para mostrar grandes cantidades de datos, infinitamente escalables, en un formato gráfico sencillo. ¿Necesitas seguir la pista de 50 cosas a la vez? Añade columnas. ¿Recibes datos de 15 fuentes? Añade filas. ¿Quieres alternar entre datos de comisiones de ventas, seguimiento de personal, costos generales y el precio que pagas por el cable de cobre? Añade unas pestañas y trabaja en un solo documento.
¿Necesitas saber cuál es el retorno promedio de los cables de cobre que compras, indexado por cualquiera de las 37 líneas de productos que vendes y que los utilizan? Es muy sencillo. Solo pon el precio del cable en la Columna A, la cantidad usada por producto en la Columna B, añade filas para cada producto y dile a la "magia" del computador que saque un promedio en la Columna C para cada fila. Después exporta eso a tu encargado de logística para que te explique lo que estás viendo.
Las primeras hojas de cálculo eran grandes libros de papel en los que había que apuntar con una pluma o lo que tuvieras a mano. Luego, eran programas que tenías en tu ordenador y copiabas físicamente en disquetes (qué buenos tiempos). Hoy en día, todo está en la nube y compartes tus hojas de cálculo con las personas adecuadas de tu empresa en tiempo real. Solo tienes que entrar, ingresar los números o consultar los datos actualizados de la revisión matutina, y así tendrás el control de las cifras que necesitas.
Software de reportes
El software de reportes está un peldaño por encima de las hojas de cálculo en la nube para el seguimiento de la inteligencia empresarial. Al igual que las hojas de cálculo, estos programas son una forma conveniente e intuitiva de rastrear los números que te importan, pero en un sistema construido alrededor de tus necesidades, en vez de adaptar una hoja de cálculo. Algunos de estos programas son verdaderos monstruos devoradores de datos. Uno de ellos, datapine, permite que cualquier persona de tu empresa introduzca datos desde cualquier división o área, agrupando todo en categorías y mostrando la información como quieras.
Incluso puedes cambiar al modo SQL y ejecutar tus propias consultas personalizadas, o simplemente dejar que la brillante interfaz de usuario lo haga por ti. Finalmente te harán descargar la aplicación, si no, no podrás personalizar la interfaz, pero por lo demás, es como tener a Spock como tu oficial científico leyendo los datos relevantes y acelerando tu toma de decisiones con software de BI móvil.
Software de visualización de datos
Bien, ahora subimos el nivel. El software de visualización de datos es parecido al software de reportes, salvo que no tiene la mejor opinión de ti como ser humano inteligente. Los buenos programas de visualización son básicamente sistemas y aplicaciones de reportes que cuentan con un equipo de diseño increíble, que realmente invierte en obtener los mejores resultados y en la interfaz de usuario para que la inteligencia empresarial sea lo más sencilla y comprensible posible.
Supón que tienes una enorme pila de datos de proveedores, vendedores, opiniones de clientes, reguladores estatales y tu equipo de servicios financieros. De acuerdo con sus analítica predictiva, deberías poder pedir un préstamo para comprar cobre antes de que suban los precios, y luego pagar los intereses con el dinero que obtienes por tus cafeteras musicales. Pero cuando muestras todo en una herramienta como Tableau, puedes ver que las ventas en Amazon están lentas, que el aumento de las tasas de interés te ha puesto una cuota de pago difícil, y que los informes de ventas son más flojos de lo habitual, lo cual indica una base de clientes en descenso.
Con toda esta información listada en la portada de tu panel de control, le dices a finanzas que se olvide de los préstamos, a logística que busque alambre de cobre más barato, a ventas que creen nuevos objetivos, y a I+D que reevalúe, tal vez mejorando las cafeteras con un reloj digital en la base. Has tomado una serie de decisiones empresariales, todas basadas en una imagen de tu negocio que no tendrías sin la visualización relevante y relacional de datos importantes de varios lugares. Algunas de las mejores herramientas para esto son:
- Google Charts
- Tableau
- Grafana
- Chartist
- FusionCharts
- Datawrapper
- Infogram
- ChartBlocks
Procesamiento analítico en línea (OLAP)
Esto está bastante bien, pensarás, pero ¿cómo puedo saber qué datos debo observar en primer lugar? ¿No es una cuestión de basura entra, basura sale? ¿Quién te dice qué datos importan para la toma de decisiones y cuáles son irrelevantes?
Ahí es donde entra el procesamiento analítico en línea. Piensa en OLAP como un investigador humano inteligente que no duerme y que siempre sabe dónde buscar información relevante. Sin importar el tipo de organización que tengas, probablemente estás almacenando información de múltiples fuentes, como retroalimentación directa, tráfico web, sistemas internos, datos de ventas, etc. Una buena herramienta OLAP rastrea estas fuentes y las alimenta en tu software de visualización de datos o de informes, con un enfoque de big data para el análisis en tiempo real y el seguimiento, que es como tener a un experto en cada campo llamándote todos los días para decirte lo que está sucediendo.
Minería de Datos
Las herramientas de minería de datos complementan tu OLAP extrayendo los datos en bruto que necesitas inicialmente. Piensa en las aplicaciones de minería de datos como los policías de patrulla. Cuando tu sistema OLAP (el Teniente) le indica a sus detectives que salgan a hacer entrevistas, son los programas de minería de datos quienes se ponen la gabardina, toman una libreta y empiezan a hacer preguntas.
¿Tu OLAP necesita recopilar datos de ventas, estudios de mercado e inventario? Es tu software de minería de datos el que extrae directamente de esas bases de datos las cifras de ventas reales, las respuestas de los cuestionarios de clientes y la información del almacén sobre la rotación de productos. Antes de poder tomar decisiones inteligentes basadas en datos, necesitas los propios datos. La minería de datos es una de las herramientas de inteligencia empresarial que trabaja silenciosamente en segundo plano para proporcionar a tus otros sistemas de inteligencia de negocio la información en bruto que necesitan para hacer su trabajo.
Beneficios de la Inteligencia Empresarial
Obtienes muchos beneficios de las soluciones de inteligencia empresarial. Aunque ya hemos repasado los componentes del aprendizaje automático y varias plataformas de BI, quizás aún no te convenzas de por qué deberías implementarlo. Y no voy a negar que existen desafíos al implementar BI. Pero, en mi opinión, las ventajas superan con creces las desventajas.
Entonces, ¿por qué es tan importante la inteligencia empresarial y por qué es necesaria si ya cuentas con análisis predictivo y buen criterio?
Aquí tienes cuatro razones:
Una Visión Holística
Primero, una buena inteligencia empresarial te da una visión holística de cómo van las cosas. Recuerda que eres el jefe. Necesitas ver el panorama general. En el pasado, eso significaba que te quedabas corto al alejarte y perder de vista los detalles, o te acercabas demasiado y perdías el bosque por ver sólo los árboles. Las herramientas de BI de autoservicio te muestran los árboles en contexto, de modo que eres casi intuitivamente consciente de cómo van las cosas.
Mayor Eficiencia Organizacional
Las distintas partes de tu organización deben comunicarse entre sí para lograr cualquier objetivo. Los encuentros aleatorios en los pasillos no son suficientes para compartir información en una empresa moderna, e incluso las reuniones estructuradas solo tienen un valor limitado. La inteligencia artificial inherente a las aplicaciones de BI utiliza aprendizaje automático para reunir datos relevantes y hacerlos llegar a quienes los necesitan. Las mejoras en la eficiencia hablan por sí solas.
Decisiones Empresariales Basadas en Datos
La intuición tiene un lugar en los negocios, y probablemente eres bueno en eso, pero sin datos sólo estás adivinando. Las decisiones basadas en datos comienzan con los datos, y el objetivo principal del software de inteligencia empresarial es facilitarte los datos en una forma que puedas procesar. Saber lo que haces cada día es una ventaja competitiva frente a otras empresas.
Mejora de la Experiencia del Cliente
Las soluciones de BI pueden ser increíblemente inteligentes, y lo demuestran resolviendo problemas que aún no han ocurrido. Un enfoque inteligente de las ventas, el marketing, las cadenas de suministro, los sistemas de entrega—lo que sea—trabajan en conjunto para resolver posibles quejas de clientes antes de que sucedan. Sin embargo, es importante entender las desventajas de la inteligencia empresarial antes de implementarla. Puede que tu sistema de BI haya señalado un problema con tu interfaz web meses atrás y, al resolverlo a tiempo, evitaste que miles de visitantes tuvieran un contratiempo y presentaran reclamaciones.
3 Pasos Para la Inteligencia Empresarial
Una vez que comprendes las etapas de la inteligencia empresarial, es más fácil decidir qué automatizar. Estos son los pasos comunes:
Paso 1: Recopilación de datos
Puedes obtener datos de múltiples fuentes. Empieza planificando cómo alimentar tu software de BI con datos recolectados de tantas fuentes como puedas conseguir. Los buenos datos empresariales pueden provenir de:
- Encuestas, cuestionarios, sondeos, etc.
- Cifras de ventas
- Software de seguimiento de inventario
- Medidores inteligentes
- Métricas de rendimiento
- Escaneos IBM POS y otros sistemas de campo
- Prácticamente cualquier otra cosa en el mundo que se te ocurra
Paso 2: Analizando los datos
Los científicos de datos necesitan datos, y una vez que los tienen, necesitan comprender lo que están viendo mientras abordan los desafíos comunes en inteligencia empresarial. No necesitas un equipo de analistas de datos para encargarte de tareas relativamente simples, como la nómina en una hoja de cálculo, pero para cualquier cosa más grande de lo que podrías llevar en un libro de cuentas, utiliza buenas herramientas de análisis como las mencionadas anteriormente. También podrías considerar alguna capacitación, como tomar un curso de inteligencia empresarial.
Paso 3: Presentar los datos
Salida, salida, salida. Si vas a entender lo que tienes, necesitas leerlo en una forma que tenga sentido desde el principio. Elige una buena herramienta de visualización de datos que funcione para los entornos empresariales actuales. Las infografías son excelentes para esto, al igual que los gráficos y tablas tradicionales. Básicamente, depende de ti, y las buenas herramientas analíticas te ofrecerán una variedad de opciones para visualizar.
Resumiendo
Entonces, en resumen, ¿qué es la inteligencia empresarial? Es el conjunto de herramientas de análisis de datos que utilizas para comprender el negocio moderno que diriges y tomar decisiones inteligentes sobre hacia dónde ir desde aquí. Suscribirte al boletín de RevOpsTeam es otra decisión inteligente, y es una que deberías tomar ahora mismo para estar al tanto de las últimas técnicas, herramientas y tendencias que pueden darle a tu marca la ventaja competitiva que necesita para prosperar.
