¿Qué es la inteligencia empresarial? La guía definitiva de RevOps

Así que ya controlas tus análisis y estás bastante seguro de que estás recopilando la información adecuada para predecir hacia dónde se dirige tu negocio. Pero ¿qué es la inteligencia empresarial? Si no lo sabes, tienes un punto ciego que te está costando dinero, y podría ser aún más grave. La inteligencia empresarial combina el análisis inteligente de datos con macrodatos en tiempo real para ofrecerte una imagen de lo que está ocurriendo en tu organización, en lugar de lo que esperas que ocurra. Comprender el concepto es como desarrollar un par de ojos adicional para ver qué sucede realmente con tu negocio.

Este artículo trata sobre la inteligencia empresarial, cómo funciona y por qué debería importarte. Su objetivo es enseñarte algunas formas sencillas de cambiar tus comentarios internos para obtener una visualización de datos mejor y realmente útil, además de mejorar tu proceso de toma de decisiones. Al finalizar, deberías contar con algunas conclusiones prácticas que puedas aplicar al regresar a la oficina y que cambiarán la forma en que ves los análisis de tu negocio.

¿Qué es la inteligencia empresarial?

Comencemos por definir qué es la inteligencia empresarial y en qué se diferencia de los análisis empresariales que ya utilizas. Para empezar, no son ideas 100 % diferentes, ya que tanto la inteligencia empresarial como los análisis empresariales son formas de obtener una imagen clara de lo que hace tu empresa y de cómo marchan las ventas, la retención, el inventario, etc.

Ambos utilizan macrodatos y técnicas avanzadas de minería de datos para extraer información importante y convertirla en una visión general para ti. Normalmente, ambos presentan los datos de una forma comprensible en algún tipo de panel interactivo, y tanto los análisis empresariales como la inteligencia empresarial están estructurados para crear una imagen clara a partir del caos aleatorio de una gran empresa con operaciones desarrollándose en todas partes.

La diferencia es el factor temporal. Los análisis empresariales son una técnica para elaborar proyecciones precisas que deberían mantenerse en el futuro, mientras que una buena inteligencia empresarial consiste en ver qué está ocurriendo ahora, en el presente inmediato. Mientras que un buen análisis realizado hace tres meses te indicaba qué esperar de las ventas de este trimestre, una buena inteligencia empresarial te dice si estás alcanzando esos objetivos o dónde puedes haberte desviado.

Esto te permite detectar los problemas pequeños mientras aún son pequeños, en lugar de quedarte al final del año fiscal rascándote la cabeza y preguntándote por qué obtuviste la mitad de lo que proyectabas obtener. Es un asunto tan importante que el Departamento del Interior ayuda de hecho a las pequeñas empresas a configurar sus propias herramientas de BI.

Para comprender mejor cómo encaja esto en tu negocio, piensa en cómo muchas empresas están desesperadas actualmente por contratar y conservar a buenos empleados. Tus análisis empresariales del departamento de Recursos Humanos proyectaron que gastar 100.000 $ en contratación te proporcionaría el 110 % de los trabajadores que necesitas este año, y quizá alrededor del 9 % no funcionaría de forma natural por cualquier motivo, lo que te dejaría con una plantilla cubierta al 101 %. Así que inviertes el dinero, publicas algunos anuncios y realizas varias rondas de entrevistas y contrataciones. Luego, al final del año, resulta que tienes una plantilla insuficiente y debes rechazar trabajo porque la plantilla que queda ya está haciendo turnos dobles. ¿Qué ocurrió?

Resulta que tu oficina estaba demasiado fría y varias personas renunciaron porque no les gustaba. Sí, suena absurdo, pero a veces realmente es así de simple. Sin embargo, no descubriste esto hasta el 15 de abril, ya que durante todo el invierno te basaste en el modelo analítico en lugar de hacer un seguimiento de la rotación en tiempo real y realizar entrevistas de salida exhaustivas para averiguar por qué el personal de oficina, pero no tus técnicos de campo, estaba presentando su renuncia. Esto pone de relieve algunos de los mayores desafíos de la inteligencia empresarial a los que se enfrentan actualmente las organizaciones.

Las entrevistas de salida son una forma muy sencilla de recopilar inteligencia empresarial. Si las hubieras realizado y hubieras contado con buenas herramientas para hacer llegar esa información a la dirección, podrías haber ajustado el termostato en septiembre y ahorrado 50.000 $ en la contratación del año siguiente. En este ejemplo, los ejemplos de inteligencia empresarial te muestran qué está ocurriendo ahora mismo, a medida que sucede, y por qué la realidad se está desviando de las proyecciones.

Tipos de herramientas de BI

Este es solo un ejemplo muy sencillo de cómo los comentarios en tiempo real se convierten en cambios prácticos que pueden ahorrarte una fortuna. La inteligencia empresarial en la era moderna ha superado ampliamente el nivel básico de preguntas y respuestas de las entrevistas de salida. Y, por supuesto, la otra cara de la moneda son los buenos informes. Todos los beneficios de la inteligencia empresarial del mundo no te sirven de nada si sus conclusiones no llegan a alguien que pueda actuar en consecuencia. 

Las herramientas de inteligencia empresarial que utilizas para recopilar y presentar datos variarán según el tipo de negocio al que te dediques, el tipo de métricas que te interesen y, francamente, tu nivel personal de comodidad con la tecnología. Está muy bien invertir en el panel de macrodatos más moderno y atractivo, que promete hacer un seguimiento segundo a segundo de tu inventario mientras se desplaza por almacenes situados en tres continentes, pero a menos que puedas interpretar los resultados, sería igual que adivinar. Estas son algunas de las formas más populares de obtener inteligencia empresarial, tanto para recopilarla como para leerla de una manera comprensible.

Hojas de cálculo

Cuando digo hojas de cálculo, lo primero que se te viene a la mente es Microsoft Excel y Google Sheets, y no te equivocas. Las hojas de cálculo comunes son herramientas increíbles para mostrar enormes cantidades de datos, con una escalabilidad infinita y en un formato gráfico sencillo. ¿Necesitas hacer un seguimiento de 50 cosas a la vez? Añade columnas. ¿Recibes datos de 15 fuentes? Añade filas. ¿Quieres alternar entre datos de comisiones de ventas, seguimiento del personal, costos generales y el precio que pagas por el cable de cobre? Añade unas cuantas pestañas y trabaja en un solo documento. 

¿Necesitas saber cuál es el rendimiento promedio de los cables de cobre que compras, indexado por cualquiera de las 37 líneas de productos que vendes y que los utilizan? Es muy sencillo. Solo tienes que poner el precio del cable en la columna A, la cantidad utilizada por producto en la columna B, añadir filas para cada producto y pedirle al mago de la computadora que genere un promedio en la columna C para cada fila. Después, exporta esos datos a la persona encargada de logística para que pueda explicarte lo que estás viendo.

Las primeras hojas de cálculo eran grandes libros de papel en los que tenías que garabatear con una pluma de ganso o algo parecido. Más adelante, eran programas que guardabas en tu computadora y copiabas físicamente en disquetes (ah, qué tiempos). Hoy en día, todo está en la nube y compartes tus hojas de cálculo con las personas pertinentes de tu empresa en tiempo real. Solo tienes que entrar, introducir los números o consultar los datos actuales del resumen de esta mañana, y oficialmente estarás al tanto de las cifras que necesitas.

Software de informes

El software de informes está un nivel por encima de las hojas de cálculo en la nube para hacer un seguimiento de la inteligencia empresarial. Al igual que las hojas de cálculo, estos programas son una forma práctica e intuitiva de seguir las cifras que te interesan, pero en un sistema creado en torno a tus necesidades, en lugar de una hoja de cálculo adaptada. Algunos de estos sistemas son auténticos monstruos devoradores de datos. Uno de ellos, datapine, permite que todos los miembros de tu empresa introduzcan datos de cualquier división o estación, agrupen todo en categorías y lo muestren como quieran. 

Incluso puedes pasar al modo SQL y ejecutar tus propias consultas personalizadas, o simplemente dejar que la interfaz de usuario ultramoderna lo haga por ti. Al final te harán descargar la aplicación, porque de lo contrario no podrás personalizar la interfaz, pero por lo demás es como tener a Spock como oficial científico, leyendo los datos pertinentes y acelerando tu toma de decisiones con software móvil de inteligencia empresarial.

Software de visualización de datos

De acuerdo, a partir de aquí subimos de nivel. El software de visualización de datos es algo parecido al software de informes, salvo que no tiene una opinión tan elevada de ti como ser humano inteligente. Los buenos programas de visualización son básicamente sistemas y aplicaciones de informes que cuentan con un equipo de diseño increíble, que ha invertido mucho en los resultados y en la interfaz de usuario para que la inteligencia empresarial sea lo más fácil de entender posible.

Supón que tienes una enorme cantidad de datos de proveedores, vendedores, comentarios de clientes, organismos reguladores gubernamentales y tu equipo de servicios financieros. Según sus análisis predictivos, no debería haber problema en pedir un préstamo para comprar cobre antes de que suban los precios y después amortizar esos intereses con el dinero que la gente paga por tus cafeteras musicales. Pero cuando muestras todo en una herramienta como Tableau, puedes ver que las ventas en Amazon han sido lentas, que el aumento de las tasas de interés te ha impuesto un exigente calendario de pagos y que unos informes de ventas más rígidos de lo habitual dificultan cerrar el trato, lo que apunta a una base de clientes en descenso.

Con toda esta información mostrada en la página principal de tu panel, le dices al departamento financiero que se olvide de los préstamos, a logística que encuentre un cable de cobre más barato, a ventas que establezca nuevos objetivos y a I+D que vuelva a evaluar el producto, quizá mejorando las cafeteras con un reloj digital en la base. Has tomado una serie de decisiones empresariales, todas basadas en una imagen de tu negocio que no habrías tenido sin una visualización pertinente y relacional de datos importantes procedentes de múltiples ubicaciones. Algunas de las mejores herramientas para esto son:

• Google Charts
• Tableau
• Grafana
• Chartist
• FusionCharts
• Datawrapper
• Infogram
• ChartBlocks

Procesamiento analítico en línea (OLAP)

Esto está bastante bien, te dices, pero ¿cómo demonios sé qué datos consultar en primer lugar? ¿No es una cuestión de «entra basura, sale basura»? ¿Quién te dice qué datos son importantes para la toma de decisiones y cuáles son irrelevantes?

Aquí es donde entra en juego el procesamiento analítico en línea. Piensa en OLAP como un investigador humano inteligente que no duerme y que sabe exactamente dónde buscar información relevante. No importa qué tipo de organización dirijas, probablemente almacenes información de múltiples fuentes, como comentarios directos, tráfico web, sistemas internos, datos de ventas, etc. Una buena herramienta OLAP rastrea estas fuentes y las introduce en tu software de visualización de datos o elaboración de informes, con un enfoque de macrodatos para el análisis y el seguimiento en tiempo real que es como tener a un experto en cada campo llamándote todos los días para contarte qué está pasando.

Minería de datos

Las herramientas de minería de datos complementan tu OLAP al extraer los datos sin procesar que necesitas en primer lugar. Piensa en las aplicaciones de minería de datos como los policías que patrullan las calles. Cuando tu sistema OLAP (el teniente) les dice a sus detectives que salgan a hacer algunas entrevistas, son los programas de minería de datos los que se ponen sus gabardinas, agarran sus libretas y empiezan a hacer preguntas.

¿Tu OLAP necesita recopilar datos de ventas, investigación de mercado e inventario? Es tu software de minería de datos el que extrae directamente de esas bases de datos las cifras de ventas reales, las respuestas de los cuestionarios de los clientes y la información del almacén sobre la rotación de productos. Antes de poder tomar decisiones inteligentes basadas en datos, necesitas los datos mismos. La minería de datos es una de las herramientas de inteligencia empresarial que trabaja silenciosamente en segundo plano para proporcionar a tus otros sistemas de inteligencia empresarial la información sin procesar que necesitan para hacer su trabajo. 

Beneficios de la inteligencia empresarial

Obtienes muchos beneficios de las soluciones de inteligencia empresarial. Aunque hemos repasado los componentes del aprendizaje automático y varias plataformas de inteligencia empresarial, es posible que aún no estés convencido de por qué deberías implementarla. Y no negaré que existen desafíos al implementar la inteligencia empresarial. Pero, en mi opinión, las ventajas superan con creces a los inconvenientes.

Entonces, ¿por qué es tan importante la inteligencia empresarial y por qué se necesita si ya tienes análisis predictivo y una buena capacidad de razonamiento? 

Aquí tienes cuatro razones:

Una visión integral

En primer lugar, una buena inteligencia empresarial te proporciona una visión integral de cómo están funcionando las cosas. Tú eres el jefe, ¿recuerdas? Necesitas ver el panorama completo. En el pasado, eso significaba que te quedabas corto al alejarte y perder de vista los detalles, o que te acercabas demasiado y no veías el bosque por culpa de los árboles. Con las herramientas de inteligencia empresarial de autoservicio, puedes ver los árboles en su contexto, de modo que eres casi intuitivamente consciente de cómo están funcionando las cosas.

Mayor eficiencia organizativa

Las distintas partes de tu organización necesitan comunicarse entre sí para lograr cualquier cosa. Los encuentros casuales en el pasillo no son suficientes para compartir información en una empresa moderna, e incluso las reuniones estructuradas solo tienen un valor limitado. La inteligencia artificial inherente a las aplicaciones de inteligencia empresarial utiliza el aprendizaje automático para reunir los datos relevantes y hacerlos llegar a las personas que los necesitan. Las mejoras en la eficiencia hablan por sí solas. 

Decisiones empresariales basadas en datos

La intuición tiene su lugar en los negocios y probablemente se te dé bien, pero sin datos estás adivinando. Las decisiones basadas en datos comienzan con los datos, y el objetivo de un software de inteligencia empresarial es proporcionártelos en una forma que puedas asimilar. Saber qué estás haciendo de un día para otro supone una ventaja competitiva frente a las empresas rivales.

Mejora de la experiencia del cliente

Las soluciones de inteligencia empresarial pueden ser aterradoramente inteligentes, y lo demuestran al resolver problemas que aún no han ocurrido. Un enfoque inteligente de las ventas, el marketing, las cadenas de suministro, los sistemas de entrega —lo que se te ocurra— trabaja conjuntamente para resolver posibles quejas de los clientes antes de que ocurran. Sin embargo, es importante comprender las desventajas de la inteligencia empresarial antes de implementarla. Es posible que tu sistema de inteligencia empresarial haya señalado un problema con la interfaz de tu sitio web meses atrás y que, al resolverlo con antelación, hayas evitado que miles de visitantes del sitio tuvieran un problema y presentaran quejas.

3 pasos hacia la inteligencia empresarial

Una vez que comprendes las etapas de la inteligencia empresarial, es más fácil decidir qué automatizar. Estos son los pasos habituales:

Paso 1: Recopilación de datos

Puedes obtener datos de múltiples fuentes. Empieza por planificar la alimentación de tu software de inteligencia empresarial con datos recopilados de tantas fuentes como puedas conseguir. Los buenos datos empresariales pueden proceder de:

• Encuestas, cuestionarios, sondeos, etc. 
• Cifras de ventas
• Software de seguimiento de inventario
• Medidores inteligentes
• Métricas de rendimiento
• Escaneos de IBM POS y otros sistemas de campo
• Básicamente, cualquier otra cosa del mundo que se te pueda ocurrir 

Paso 2: Analizar los datos

Los científicos de datos necesitan datos y, una vez que los tienen, necesitan comprender lo que están analizando mientras abordan los desafíos comunes de la inteligencia empresarial. No necesitas un equipo de analistas de datos para encargarte de tareas relativamente sencillas, como gestionar la nómina en una hoja de cálculo, pero para cualquier cosa que sea más grande de lo que puedas llevar en un libro contable, utiliza herramientas de análisis adecuadas como las mencionadas anteriormente. También podrías considerar alguna capacitación, como hacer un curso de inteligencia empresarial.

Paso 3: Presentar los datos

Resultados, resultados, resultados. Si vas a comprender lo que tienes, necesitas leerlo en un formato que tenga sentido desde el principio. Elige una buena herramienta de visualización de datos que funcione en los entornos empresariales modernos. Las infografías son excelentes para esto, al igual que los gráficos y diagramas tradicionales. Básicamente, depende de ti, y las buenas herramientas de análisis te ofrecerán una variedad de opciones para la visualización.

Unir todas las piezas

En resumen, ¿qué es la inteligencia empresarial? Es el conjunto de herramientas de análisis de datos que utilizas para comprender la empresa moderna que diriges y tomar decisiones inteligentes sobre el camino que debes seguir a partir de ahora. Suscribirte al boletín de RevOpsTeam es otra decisión inteligente, y deberías tomarla ahora mismo para estar al tanto de las últimas técnicas, herramientas y tendencias que pueden proporcionar a tu marca la ventaja competitiva que necesita para prosperar.