O que é Inteligência Empresarial? O Guia Definitivo de Operações de Receita

Portanto, já tem um bom domínio das suas análises e tem quase a certeza de que está a recolher as informações certas para prever o rumo do seu negócio. Mas o que é a inteligência empresarial? Se não sabe, então tem um ponto cego que lhe está a custar dinheiro, e a situação pode ser ainda mais grave. A inteligência empresarial combina análises de dados inteligentes com megadados em tempo real para lhe dar uma visão do que está a acontecer na sua organização, em vez daquilo que espera que esteja a acontecer. Compreender o conceito é como ganhar um par de olhos extra para ver o que realmente se passa com o seu negócio.

Este artigo aborda a inteligência empresarial, o seu funcionamento e as razões pelas quais deve interessar-se por ela. O objetivo é ensinar-lhe algumas formas simples de alterar o seu retorno interno para obter uma visualização de dados melhor (e realmente útil) e melhorar o seu processo de tomada de decisões. No final, deverá ter alguns conhecimentos práticos que poderá aplicar quando regressar ao escritório e que irão mudar a forma como vê as análises do seu negócio.

O que é a inteligência empresarial?

Comecemos por perceber o que é a inteligência empresarial e em que difere das análises empresariais que já utiliza. Para começar, não são conceitos 100% diferentes, uma vez que tanto a inteligência empresarial como as análises empresariais são formas de obter uma visão clara do que a sua empresa está a fazer e de como estão a correr as vendas, a retenção, o inventário, etc.

Ambas utilizam megadados e técnicas avançadas de mineração de dados para reunir informações importantes numa visão global. Normalmente, ambas apresentam os dados de uma forma compreensível num painel interativo, e tanto as análises empresariais como a inteligência empresarial estão estruturadas para criar uma visão clara a partir do caos aleatório de uma grande empresa com operações a decorrer em todo o lado.

A diferença está no fator tempo. As análises empresariais são uma técnica para elaborar projeções precisas que deverão manter-se no futuro, enquanto uma boa inteligência empresarial consiste em ver o que está a acontecer agora, no presente imediato. Embora uma boa análise de há três meses lhe tenha indicado o que esperar das vendas neste trimestre, uma boa inteligência empresarial diz-lhe se está a atingir esses objetivos ou onde poderá ter-se desviado do caminho.

Isto permite-lhe detetar pequenos problemas enquanto ainda são pequenos, em vez de ficar no final do ano fiscal a coçar a cabeça e a perguntar-se por que razão ganhou metade do que previa ganhar. É uma questão suficientemente importante para que o Departamento do Interior ajude efetivamente as pequenas empresas a criar as suas próprias ferramentas de BI.

Para compreender melhor como isto se enquadra no seu negócio, pense na forma como muitas empresas estão atualmente desesperadas para contratar e manter bons profissionais. As suas análises empresariais de recursos humanos previram que gastar $100,000 em recrutamento lhe permitiria obter 110% dos trabalhadores de que necessita este ano, e talvez cerca de 9% não se adaptassem naturalmente por qualquer motivo, deixando-o com uma equipa a 101% da sua capacidade. Assim, investe o dinheiro, publica alguns anúncios e realiza várias rondas de entrevistas e recrutamento. Depois, no final do ano, verifica que tem falta de pessoal e é obrigado a recusar trabalho, porque a força de trabalho que restou já está a fazer turnos duplos. O que aconteceu?

Acontece que o seu escritório estava demasiado frio e várias pessoas se despediram porque não gostavam disso. Sim, parece estúpido, mas por vezes é mesmo assim tão absurdo. No entanto, só descobriu isso a 15 de abril, uma vez que durante todo o inverno se baseou no modelo de análise em vez de acompanhar a rotatividade em tempo real e realizar entrevistas de saída aprofundadas para descobrir por que razão os funcionários do escritório, mas não os técnicos no terreno, estavam a apresentar a demissão. Isto evidencia alguns dos maiores desafios da inteligência empresarial que as organizações enfrentam atualmente.

As entrevistas de saída são uma forma muito simples de recolher inteligência empresarial. Se as tivesse realizado e dispusesse de boas ferramentas para encaminhar essa informação para a gestão, poderia ter ajustado o termóstato em setembro e poupado $50,000 no recrutamento do ano seguinte. Neste exemplo, os exemplos de inteligência empresarial mostram-lhe o que está a acontecer neste momento, à medida que acontece, e por que razão a realidade se está a desviar das projeções.

Tipos de ferramentas de BI

Este é apenas um exemplo muito simples de como o retorno em tempo real se pode transformar em alterações práticas capazes de lhe poupar uma fortuna. Na era moderna, a inteligência empresarial já ultrapassou em muito o nível básico de perguntas e respostas das entrevistas de saída. E, naturalmente, o outro lado da questão é a elaboração de bons relatórios. Todos os benefícios da inteligência empresarial no mundo não lhe servem de nada se as suas conclusões não chegarem a alguém capaz de agir com base nelas. 

As ferramentas de inteligência empresarial que utiliza para recolher e apresentar dados irão variar consoante o tipo de negócio em que trabalha, o tipo de métricas que lhe interessam e, francamente, o seu nível pessoal de conforto com a tecnologia. É muito positivo investir no mais recente e apelativo painel de megadados que promete acompanhar, segundo a segundo, o seu inventário à medida que este passa por armazéns em três continentes, mas, a menos que consiga interpretar os resultados, é como se estivesse a adivinhar. Eis algumas das formas mais populares de obter inteligência empresarial, tanto através da sua recolha como da sua leitura de uma forma compreensível.

Folhas de cálculo

Quando digo folhas de cálculo, o seu primeiro pensamento será o Microsoft Excel e o Google Sheets, e isso não está errado. As folhas de cálculo comuns são ferramentas incríveis para apresentar enormes quantidades de dados, infinitamente escaláveis, num formato gráfico simples. Precisa de acompanhar 50 coisas ao mesmo tempo? Adicione colunas. Está a receber dados de 15 fontes? Adicione linhas. Quer alternar entre dados de comissões de vendas, acompanhamento do pessoal, custos gerais e o preço que está a pagar pelo fio de cobre? Adicione alguns separadores e trabalhe num único documento. 

Precisa de saber qual é o retorno médio dos fios de cobre que está a comprar, indexado por qualquer uma das 37 linhas de produtos que vende e que os utilizam? É muito simples. Basta introduzir o preço do fio na Coluna A, a quantidade utilizada por produto na Coluna B, adicionar linhas para cada produto e dizer ao mágico dentro do computador para calcular uma média na Coluna C para cada linha. Depois, exporte esses dados para o responsável pela logística, para que ele possa explicar-lhe o que está a ver.

As primeiras folhas de cálculo eram grandes livros de papel nos quais tinha de escrever com uma pena ou algo do género. Mais tarde, eram programas que mantinha no computador e copiava fisicamente para disquetes (ah, que bons tempos). Hoje em dia, tudo está na nuvem e partilha as suas folhas de cálculo com as pessoas relevantes da sua empresa em tempo real. Basta entrar, introduzir os números ou consultar os dados atuais do resumo desta manhã, e está oficialmente a par dos números de que precisa.

Software de relatórios

O software de relatórios está um pouco acima das folhas de cálculo na nuvem para acompanhar a inteligência empresarial. Tal como as folhas de cálculo, estes programas são uma forma conveniente e intuitiva de acompanhar os números que lhe interessam, mas num sistema criado à medida das suas necessidades, em vez de uma folha de cálculo adaptada. Alguns destes sistemas são verdadeiros monstros devoradores de dados. Um deles, o datapine, permite que todos na sua empresa introduzam dados de qualquer divisão ou estação, agrupem tudo em categorias e apresentem o conjunto da forma que quiserem. 

Pode até passar para o modo SQL e executar as suas próprias consultas personalizadas, ou simplesmente deixar que a interface de utilizador cheia de funcionalidades faça isso por si. Acabarão por lhe pedir que descarregue a aplicação, caso contrário não poderá personalizar a interface, mas, de resto, é como ter o Spock como responsável científico, a ler os dados relevantes e a acelerar a sua tomada de decisões com software móvel de inteligência empresarial.

Software de visualização de dados

Está bem, a partir daqui subimos de nível. O software de visualização de dados é semelhante ao software de relatórios, mas não tem uma opinião tão elevada sobre si enquanto ser humano inteligente. Os bons programas de visualização são basicamente sistemas e aplicações de relatórios que contam com uma equipa de design incrível, que investiu verdadeiramente no resultado e na interface de utilizador para tornar a inteligência empresarial o mais fácil possível de compreender.

Imagine que tem uma enorme quantidade de dados provenientes de fornecedores, vendedores, opiniões de clientes, entidades reguladoras governamentais e da sua equipa de serviços financeiros. De acordo com as respetivas análises preditivas, parece ser seguro contrair um empréstimo para comprar cobre antes de os preços subirem e depois pagar esses juros com o dinheiro que as pessoas estão a pagar pelas suas cafeteiras musicais. Mas quando apresenta tudo numa ferramenta como o Tableau, consegue ver que as vendas na Amazon têm sido lentas, que o aumento das taxas de juro lhe impôs um calendário de reembolso difícil e que os relatórios de vendas, mais rígidos do que o habitual, dificultam o fecho do negócio, sugerindo uma base de clientes em declínio.

Com todas estas informações apresentadas na página inicial do seu painel, diz ao departamento financeiro para esquecer os empréstimos, pede à logística que encontre fio de cobre mais barato, diz às vendas para criarem novos objetivos e pede à I&D que reavalie a situação, talvez melhorando as cafeteiras com um relógio digital na base. Tomou uma série de decisões empresariais, todas baseadas numa visão da sua empresa que não teria tido sem uma visualização relevante e relacional de dados importantes provenientes de vários locais. Algumas das melhores ferramentas para este efeito são:

• Google Charts
• Tableau
• Grafana
• Chartist
• FusionCharts
• Datawrapper
• Infogram
• ChartBlocks

Processamento analítico em linha (OLAP)

Está a dizer a si próprio que isto é bastante interessante, mas como raio sei que dados devo consultar em primeiro lugar? Não será uma questão de entra lixo, sai lixo? Quem lhe diz quais os dados importantes para a tomada de decisões e quais são irrelevantes?

É aí que entra o processamento analítico online. Pense no OLAP como um investigador humano inteligente que não dorme e sabe exatamente onde procurar informações relevantes. Independentemente do tipo de organização que gere, é provável que armazene informações provenientes de várias fontes, como feedback direto, tráfego web, sistemas internos, dados de vendas, entre outras. Uma boa ferramenta OLAP vasculha estas fontes e encaminha os dados para o seu software de visualização de dados ou de elaboração de relatórios, adotando uma abordagem de megadados para a análise e o acompanhamento em tempo real, como se tivesse um especialista em cada área a telefonar-lhe todos os dias para explicar o que está a acontecer.

Mineração de dados

As ferramentas de mineração de dados complementam o seu OLAP ao recolherem os dados brutos de que necessita em primeiro lugar. Pense nas aplicações de mineração de dados como os agentes que patrulham as ruas. Quando o seu sistema OLAP (o tenente) diz aos seus detetives para saírem e realizarem algumas entrevistas, são os programas de mineração de dados que vestem os seus sobretudos, pegam nos blocos de notas e começam a fazer perguntas.

O seu OLAP precisa de reunir dados de vendas, estudos de mercado e inventário? É o seu software de mineração de dados que extrai diretamente dessas bases de dados os valores reais de vendas, as respostas aos questionários dos clientes e as informações do armazém sobre a rotação dos produtos. Antes de poder tomar decisões inteligentes baseadas em dados, precisa dos próprios dados. A mineração de dados é uma das ferramentas de BI que trabalha discretamente em segundo plano para fornecer aos seus outros sistemas de inteligência empresarial as informações brutas de que necessitam para fazer o seu trabalho. 

Vantagens da inteligência empresarial

As soluções de inteligência empresarial oferecem-lhe muitas vantagens. Embora tenhamos abordado os componentes da aprendizagem automática e várias plataformas de BI, talvez ainda não esteja convencido de que deva fazê-lo. E não nego que existam desafios na implementação de BI. Mas, na minha opinião, as vantagens superam largamente as desvantagens.

Então, porque é que a inteligência empresarial é tão importante e porque é necessária se já dispõe de análise preditiva e de bom senso? 

Eis quatro razões:

Uma visão holística

Em primeiro lugar, uma boa inteligência empresarial proporciona-lhe uma visão holística de como estão a correr as coisas. É o chefe, lembra-se? Precisa de ver o panorama geral. No passado, isso significava que ou ficava aquém das expectativas ao afastar-se e perder de vista os pormenores, ou ampliava demasiado o foco e não conseguia ver a floresta por causa das árvores. Com as ferramentas de inteligência empresarial de autosserviço, pode ver as árvores no seu contexto, ficando quase intuitivamente ciente de como estão a correr as coisas.

Maior eficiência organizacional

As diferentes partes da sua organização precisam de comunicar entre si para que algo seja feito. Encontros ocasionais no corredor não são suficientes para partilhar informações numa empresa moderna, e até as reuniões estruturadas têm um valor limitado. A inteligência artificial inerente às aplicações de BI utiliza a aprendizagem automática para reunir dados relevantes e fazê-los chegar às pessoas que deles necessitam. Os ganhos de eficiência falam por si. 

Decisões empresariais baseadas em dados

A intuição tem o seu lugar nos negócios e é provável que seja bom a utilizá-la, mas, sem dados, está a fazer suposições. As decisões baseadas em dados começam com dados, e o objetivo de um software de inteligência empresarial é fornecer-lhe esses dados num formato que consiga compreender. Saber o que está a fazer de um dia para o outro é uma vantagem competitiva em relação às empresas concorrentes.

Melhoria da experiência do cliente

As soluções de BI podem ser assustadoramente inteligentes e demonstram-no ao resolver problemas que ainda não aconteceram. Uma abordagem inteligente às vendas, ao marketing, às cadeias de abastecimento e aos sistemas de entrega — entre outros — funciona em conjunto para resolver potenciais reclamações dos clientes antes de estas acontecerem. No entanto, é importante compreender as desvantagens da inteligência empresarial antes da implementação. O seu sistema de BI pode ter apontado para um problema na interface do seu site meses antes e, ao resolvê-lo atempadamente, impediu que milhares de visitantes tivessem problemas e apresentassem reclamações.

3 passos para a inteligência empresarial

Depois de compreender as fases da inteligência empresarial, é mais fácil decidir o que automatizar. Eis os passos habituais:

Passo 1: Recolha de dados

Pode obter dados de várias fontes. Comece por planear fornecer ao seu software de BI dados recolhidos do maior número possível de fontes. Os bons dados empresariais podem provir de:

• Inquéritos, questionários, sondagens, etc. 
• Valores de vendas
• Software de controlo de inventário
• Contadores inteligentes
• Métricas de desempenho
• Leituras de terminais POS da IBM e outros sistemas de campo
• Basicamente, qualquer outra coisa no mundo em que consiga pensar 

Passo 2: Análise de dados

Os cientistas de dados precisam de dados e, assim que os têm, precisam de compreender aquilo que estão a analisar, ao mesmo tempo que abordam os desafios comuns da inteligência empresarial. Não precisa de uma equipa de analistas de dados para tratar de tarefas relativamente simples, como a folha de pagamentos numa folha de cálculo, mas, para qualquer coisa maior do que aquilo que poderia manter num livro-razão, opte por ferramentas de análise adequadas, como as listadas acima. Também pode considerar alguma formação, como frequentar um curso de inteligência empresarial.

Passo 3: Apresentação de dados

Resultados, resultados, resultados. Se vai compreender aquilo que tem, precisa de o ler num formato que faça sentido desde o início. Escolha uma boa ferramenta de visualização de dados que funcione nos ambientes empresariais modernos. Os infográficos são excelentes para isso, tal como os gráficos e diagramas tradicionais. Basicamente, a decisão é sua, e as boas ferramentas de análise oferecem-lhe várias opções de visualização.

Reunir tudo

Em resumo, o que é a inteligência empresarial? É o conjunto de ferramentas de análise de dados que utiliza para compreender a empresa moderna que gere e tomar decisões inteligentes sobre o caminho a seguir. Subscrever a newsletter da RevOpsTeam é outra decisão inteligente, e deve tomá-la agora mesmo para se manter a par das técnicas, ferramentas e tendências mais recentes que podem proporcionar à sua marca a vantagem competitiva de que precisa para prosperar.