Wat is bedrijfsinformatie? De ultieme gids voor omzetoperaties

Je hebt dus inzicht in je analyses en je bent er vrij zeker van dat je de juiste informatie verzamelt om te voorspellen waar je bedrijf naartoe gaat. Maar wat is bedrijfsinformatie? Als je dat niet weet, heb je een blinde vlek die je geld kost, en het kan nog ernstiger zijn. Bedrijfsinformatie combineert slimme gegevensanalyses met realtimegegevens uit grote datasets om je een beeld te geven van wat er in je organisatie gebeurt, in plaats van wat je verwacht dat er zou moeten gebeuren. Inzicht krijgen in dit concept is alsof je een extra paar ogen ontwikkelt waarmee je kunt zien hoe het er echt voor staat met je bedrijf.

Dit artikel gaat over bedrijfsinformatie, hoe het werkt en waarom je er aandacht aan zou moeten besteden. Het is bedoeld om je enkele eenvoudige manieren te leren waarop je je interne terugkoppeling kunt aanpassen om betere (en daadwerkelijk bruikbare) gegevensvisualisaties te krijgen en je besluitvormingsproces te verbeteren. Aan het einde van het artikel zou je enkele bruikbare inzichten moeten hebben die je op kantoor kunt toepassen en die de manier waarop je naar je bedrijfsanalyses kijkt, zullen veranderen.

Wat is bedrijfsinformatie?

Laten we beginnen met wat bedrijfsinformatie is en hoe het verschilt van de bedrijfsanalyses die je al gebruikt. Om te beginnen zijn dit geen 100% verschillende ideeën, aangezien zowel bedrijfsinformatie als bedrijfsanalyses manieren zijn om een duidelijk beeld te krijgen van wat er binnen je bedrijf gebeurt en hoe het ervoor staat met verkoop, klantbehoud, voorraad enzovoort.

Beide gebruiken omvangrijke gegevensverzamelingen en geavanceerde technieken voor datamining om belangrijke stukjes informatie te verzamelen en daar een allesomvattend beeld van te maken. Beide presenteren gegevens doorgaans op een manier die begrijpelijk is op een soort interactief overzicht, en zowel bedrijfsanalyses als bedrijfsinformatie zijn zo gestructureerd dat ze een duidelijk beeld creëren uit de willekeurige chaos van een groot bedrijf met activiteiten die overal plaatsvinden.

Het verschil zit in de tijdsfactor. Bedrijfsanalyse is een techniek voor het maken van nauwkeurige prognoses die in de toekomst stand zouden moeten houden, terwijl goede bedrijfsinformatie draait om zien wat er nu, in het directe heden, gebeurt. Terwijl een goede analyse van drie maanden geleden je vertelde wat je dit kwartaal van de verkoop kon verwachten, vertelt goede bedrijfsinformatie je of je die doelen haalt of waar het mis kan zijn gegaan.

Hierdoor kun je kleine problemen aanpakken terwijl ze nog klein zijn, in plaats van aan het einde van het boekjaar met je handen in het haar te zitten en je af te vragen waarom je de helft hebt verdiend van wat je volgens je prognose zou verdienen. Het is zo belangrijk dat het Ministerie van Binnenlandse Zaken kleine bedrijven daadwerkelijk helpt bij het opzetten van hun eigen BI-hulpmiddelen.

Om een duidelijker idee te krijgen van hoe dit in je bedrijf past, kun je bedenken hoe veel bedrijven momenteel wanhopig proberen goede mensen aan te nemen en te behouden. Je bedrijfsanalyse vanuit HR voorspelde dat een investering van $100,000 in werving je 110% van de werknemers zou opleveren die je dit jaar nodig hebt, en dat misschien ongeveer 9% om welke reden dan ook niet zou blijven, waardoor je personeelsbezetting op 101% uitkomt. Je investeert het geld, plaatst enkele advertenties en voert verschillende rondes sollicitatiegesprekken en indienstnemingen uit. Aan het einde van het jaar blijkt echter dat je onderbezet bent en werk moet weigeren omdat het overgebleven personeel al dubbele diensten draait. Wat is er gebeurd?

Het blijkt dat je kantoor te koud was en dat een aantal mensen ontslag nam omdat ze het niet prettig vonden. Ja, het klinkt dom, maar soms is het echt zo simpel. Je kwam daar echter pas op 15 april achter, omdat je de hele winter uitging van het analysemodel in plaats van het personeelsverloop in realtime te volgen en grondige exitgesprekken te voeren om erachter te komen waarom je kantoorpersoneel, maar niet je buitendiensttechnici, ontslag nam. Dit benadrukt enkele van de grootste uitdagingen op het gebied van bedrijfsinformatie waarmee organisaties vandaag de dag worden geconfronteerd.

Exitgesprekken zijn een zeer eenvoudige vorm van het verzamelen van bedrijfsinformatie. Als je die had gevoerd en goede hulpmiddelen had gehad om die informatie naar het management door te sluizen, had je in september de thermostaat kunnen aanpassen en $50,000 kunnen besparen op de werving van volgend jaar. In dit voorbeeld laten voorbeelden van bedrijfsinformatie zien wat er op dit moment gebeurt, terwijl het zich ontvouwt, en waarom de werkelijkheid afwijkt van de prognoses.

Soorten BI-hulpmiddelen

Dat is slechts één zeer eenvoudig voorbeeld van realtime terugkoppeling die wordt omgezet in bruikbare veranderingen waarmee je een fortuin kunt besparen. Bedrijfsinformatie is in het moderne tijdperk veel verder gegaan dan de eenvoudige vraag-en-antwoordgesprekken van exitgesprekken. En natuurlijk is goede rapportage de andere kant van de medaille. Alle voordelen van bedrijfsinformatie ter wereld helpen je niet als de bevindingen niet terechtkomen bij iemand die er iets mee kan doen. 

De hulpmiddelen voor bedrijfsinformatie die je gebruikt om gegevens te verzamelen en te presenteren, variëren afhankelijk van het soort bedrijf waarin je actief bent, het type statistieken waarin je geïnteresseerd bent en, eerlijk gezegd, je persoonlijke comfortniveau met technologie. Het is allemaal goed en wel om te investeren in het nieuwste, aantrekkelijke dashboard voor grote datasets dat belooft je voorraad per seconde te volgen terwijl deze door magazijnen op drie continenten beweegt, maar tenzij je de uitvoer kunt lezen, kun je net zo goed gokken. Hier zijn enkele van de populairste manieren waarop mensen hun bedrijfsinformatie verkrijgen, zowel door deze te verzamelen als door haar op een begrijpelijke manier te lezen.

Rekenbladen

Wanneer ik rekenbladen zeg, denk je waarschijnlijk als eerste aan Microsoft Excel en Google Spreadsheets, en dat is niet verkeerd. Gewone rekenbladen zijn geweldige hulpmiddelen om enorme hoeveelheden gegevens weer te geven, oneindig schaalbaar, in een eenvoudige grafische indeling. Moet je 50 dingen tegelijk bijhouden? Voeg kolommen toe. Krijg je input uit 15 bronnen? Voeg rijen toe. Wil je wisselen tussen gegevens over verkoopcommissies, personeelsregistratie, overheadkosten en de prijs die je voor koperdraad betaalt? Voeg een paar tabbladen toe en werk in één document. 

Wil je weten wat het gemiddelde rendement is op de koperdraad die je koopt, geïndexeerd op basis van een van de 37 productlijnen die je verkoopt en waarin die draad wordt gebruikt? Een fluitje van een cent. Voer gewoon de prijs van de draad in kolom A in, de hoeveelheid die per product wordt gebruikt in kolom B, voeg rijen toe voor elk product en vraag de magische man in de computer om voor elke rij een gemiddelde in kolom C te berekenen. Exporteer dat vervolgens naar je logistiek medewerker, zodat die kan uitleggen waar je naar kijkt.

De eerste rekenbladen waren grote papieren boeken waarin je met een ganzenveer of iets dergelijks moest krabbelen. Later waren het programma's die je op je computer bewaarde en fysiek naar diskettes kopieerde (ach, goede tijden). Tegenwoordig staat alles in de cloud en deel je je rekenbladen in realtime met de relevante mensen binnen je bedrijf. Open het document, voer de cijfers in of bekijk de actuele gegevens uit het overzicht van vanochtend, en je hebt officieel zicht op de cijfers die je nodig hebt.

Rapportagesoftware

Rapportagesoftware staat voor het bijhouden van bedrijfsinformatie een halve stap boven cloudrekenbladen. Net als rekenbladen zijn deze programma's een handige en intuïtieve manier om de cijfers die voor jou belangrijk zijn bij te houden, maar dan op een systeem dat rond jouw behoeften is opgebouwd in plaats van een aangepast rekenblad. Sommige van deze systemen zijn monsters die gegevens verslinden. Een daarvan, datapine, stelt iedereen binnen je bedrijf in staat gegevens uit elke afdeling of vestiging in te voeren, alles in categorieën te ordenen en het geheel weer te geven zoals jij dat wilt. 

Je kunt zelfs overschakelen naar de SQL-modus en je eigen aangepaste query's uitvoeren, of de flitsende gebruikersinterface het gewoon voor je laten doen. Uiteindelijk moet je de app downloaden, anders kun je de interface niet aanpassen, maar verder is het alsof je Spock als wetenschappelijk officier hebt, die de relevante gegevens voorleest en je besluitvorming versnelt met mobiele BI-software.

Software voor datavisualisatie

Oké, vanaf hier gaat het een stap verder. Software voor datavisualisatie lijkt een beetje op rapportagesoftware, behalve dat die niet bepaald een hoge dunk van je heeft als intelligent mens. Goede visualisatieprogramma's zijn in feite rapportagesystemen en apps met een geweldig ontwerpteam dat echt heeft geïnvesteerd in de uitvoer en gebruikersinterface, om bedrijfsinformatie zo begrijpelijk mogelijk te maken.

Stel dat je een enorme berg gegevens hebt van leveranciers, verkopers, feedback van klanten, overheidsinstanties en je team voor financiële dienstverlening. Volgens hun voorspellende analyses zou het geen probleem moeten zijn om een lening af te sluiten om koper te kopen voordat de prijzen stijgen, en vervolgens die rente af te lossen met het geld dat mensen betalen voor je muzikale koffiezetapparaten. Maar wanneer je alles weergeeft in een hulpmiddel zoals Tableau, zie je dat de verkoop op Amazon traag is geweest, dat stijgende rentetarieven je met een lastig aflossingsschema hebben opgezadeld en dat verkooprapporten die stugger zijn dan normaal weerstand bieden tegen het sluiten van de deal, wat wijst op een afnemend klantenbestand.

Met al deze informatie op de voorpagina van je dashboard vertel je financiën de leningen te vergeten, logistiek goedkopere koperdraad te zoeken, verkoop nieuwe doelstellingen te bedenken en R&D opnieuw te evalueren, misschien door de koffiezetapparaten te verbeteren met een digitale klok in de voet. Je hebt een reeks zakelijke beslissingen genomen, allemaal gebaseerd op een beeld van je bedrijf dat je zonder relevante, relationele visualisatie van belangrijke gegevens uit meerdere locaties niet zou hebben gehad. Enkele van de beste hulpmiddelen hiervoor zijn:

• Google Charts
• Tableau
• Grafana
• Chartist
• FusionCharts
• Datawrapper
• Infogram
• ChartBlocks

Online analytische verwerking (OLAP)

Dit is best cool, zeg je tegen jezelf, maar hoe weet ik in vredesnaam naar welke gegevens ik überhaupt moet kijken? Is het niet een kwestie van rommel erin, rommel eruit? Wie vertelt je welke gegevens belangrijk zijn voor besluitvorming en welke irrelevant zijn?

Daar komt online analytische verwerking om de hoek kijken. Zie OLAP als een slimme menselijke onderzoeker die niet slaapt en precies weet waar hij relevante informatie moet zoeken. Ongeacht wat voor organisatie je runt, sla je waarschijnlijk informatie uit meerdere bronnen op, zoals directe feedback, webverkeer, interne systemen, verkoopgegevens enzovoort. Een goede OLAP-tool doorzoekt deze bronnen en voert de gegevens in je datavisualisatie- of rapportagesoftware in, met een bigdata-aanpak voor realtimeanalyse en monitoring die vergelijkbaar is met een expert op elk vakgebied die je elke dag belt om te vertellen wat er speelt.

Datamining

Dataminingtools vormen een aanvulling op je OLAP door de onbewerkte gegevens te verzamelen die je in de eerste plaats nodig hebt. Zie dataminingapps als politieagenten op straat. Wanneer je OLAP-systeem (de luitenant) zijn rechercheurs opdraagt eropuit te gaan en interviews af te nemen, zijn het de dataminingprogramma's die hun trenchcoats aantrekken, notitieblokken pakken en vragen beginnen te stellen.

Moet je OLAP gegevens uit verkoop, marktonderzoek en voorraadbeheer samenvoegen? Dan haalt je dataminingsoftware rechtstreeks gegevens uit die databases om werkelijke verkoopcijfers, antwoorden op klantvragenlijsten en magazijninformatie over productverloop te verkrijgen. Voordat je slimme, datagestuurde beslissingen kunt nemen, heb je de gegevens zelf nodig. Datamining is een van de BI-tools die stil op de achtergrond werkt om je andere systemen voor bedrijfsinformatie de onbewerkte informatie te geven die ze nodig hebben om hun werk te doen. 

Voordelen van bedrijfsinformatie

Je haalt veel voordelen uit oplossingen voor bedrijfsinformatie. Hoewel we de onderdelen van machinaal leren en verschillende BI-platforms hebben besproken, ben je misschien nog steeds niet overtuigd waarom je dit überhaupt zou moeten doen. En ik zal niet ontkennen dat er uitdagingen zijn bij de implementatie van BI. Maar naar mijn mening wegen de voordelen ruimschoots op tegen de nadelen.

Waarom is bedrijfsinformatie dan zo belangrijk, en waarom is het nodig als je al over voorspellende analyses en een goed stel hersens beschikt? 

Hier zijn vier redenen:

Een holistisch overzicht

Ten eerste geeft goede bedrijfsinformatie je een holistisch overzicht van hoe het gaat. Jij bent de baas, weet je nog? Je moet het grote geheel kunnen zien. In het verleden betekende dat dat je óf tekortschiet doordat je uitzoomt en het zicht op de details verliest, óf dat je inzoomt en door de bomen het bos niet meer ziet. Met selfservicetools voor bedrijfsinformatie zie je de bomen in hun context, zodat je bijna intuïtief weet hoe het gaat.

Verbeterde organisatorische efficiëntie

De verschillende onderdelen van je organisatie moeten met elkaar communiceren om iets gedaan te krijgen. Toevallige ontmoetingen in de gang zijn niet voldoende voor het delen van informatie in een modern bedrijf, en zelfs gestructureerde vergaderingen hebben maar beperkte waarde. De kunstmatige intelligentie die inherent is aan BI-toepassingen gebruikt machinaal leren om relevante gegevens samen te brengen en deze bij de mensen te krijgen die ze nodig hebben. De efficiëntiewinst spreekt voor zich. 

Datagestuurde zakelijke beslissingen

Intuïtie heeft haar plaats in het bedrijfsleven, en waarschijnlijk ben je er goed in, maar zonder gegevens doe je maar een gok. Datagestuurde beslissingen beginnen met gegevens, en het hele doel van software voor bedrijfsinformatie is om je die gegevens aan te leveren in een vorm die je kunt verwerken. Weten wat je van de ene dag op de andere doet, is een concurrentievoordeel ten opzichte van rivaliserende bedrijven.

Verbeterde klantervaring

BI-oplossingen kunnen angstaanjagend slim zijn, en dat laten ze zien door problemen op te lossen die zich nog niet hebben voorgedaan. Een slimme aanpak van verkoop, marketing, toeleveringsketens, bezorgsystemen—noem maar op—werkt samen om mogelijke klachten van klanten op te lossen voordat ze ontstaan. Het is echter belangrijk om de nadelen van bedrijfsinformatie te begrijpen voordat je tot implementatie overgaat. Je BI-systeem kan maanden geleden al op een probleem met je webinterface hebben gewezen, en door het vroegtijdig op te lossen heb je voorkomen dat duizenden bezoekers van je site een probleem ondervonden en een klacht indienden.

3 stappen naar bedrijfsinformatie

Zodra je de fasen van bedrijfsinformatie begrijpt, is het eenvoudiger om te bepalen wat je moet automatiseren. Dit zijn de gebruikelijke stappen:

Stap 1: Gegevens verzamelen

Je kunt gegevens uit meerdere bronnen halen. Begin met het plannen van een gegevensstroom naar je BI-software vanuit zoveel mogelijk bronnen. Goede bedrijfsgegevens kunnen afkomstig zijn van:

• Enquêtes, vragenlijsten, peilingen enz. 
• Verkoopcijfers
• Software voor voorraadbeheer
• Slimme meters
• Prestatie-indicatoren
• IBM POS-scans en andere veldsystemen
• Eigenlijk al het andere ter wereld dat je kunt bedenken 

Stap 2: Gegevens analyseren

Datawetenschappers hebben gegevens nodig en zodra ze die hebben, moeten ze begrijpen waar ze naar kijken terwijl ze veelvoorkomende BI-uitdagingen aanpakken. Je hebt geen team van data-analisten nodig om relatief eenvoudige zaken af te handelen, zoals salarisadministratie in een spreadsheet, maar voor alles wat groter is dan wat je in een kasboek kunt bijhouden, kun je beter goede analysetools gebruiken, zoals de tools die hierboven worden genoemd. Je kunt ook een training overwegen, zoals het volgen van een cursus bedrijfsinformatievoorziening.

Stap 3: Gegevens presenteren

Uitvoer, uitvoer, uitvoer. Als je wilt begrijpen wat je hebt, moet je het om te beginnen kunnen lezen in een vorm die begrijpelijk is. Kies een goede tool voor datavisualisatie die geschikt is voor moderne bedrijfsomgevingen. Infographics zijn hier geweldig voor, evenals de traditionele diagrammen en grafieken. Dit is in principe aan jou, en goede analysetools bieden je allerlei opties voor visualisatie.

Alles samenbrengen

Samengevat: wat is bedrijfsintelligentie? Het is de verzameling tools voor gegevensanalyse die je gebruikt om inzicht te krijgen in het moderne bedrijf dat je runt en om slimme beslissingen te nemen over je volgende stappen. Je abonneren op de nieuwsbrief van RevOpsTeam is nog zo'n slimme beslissing, en die moet je nu nemen om op de hoogte te blijven van de nieuwste technieken, tools en trends die je merk het concurrentievoordeel kunnen geven dat het nodig heeft om succesvol te zijn.