Wat is bedrijfsintelligentie? De ultieme RevOps-gids

Je hebt dus je analyses goed in de hand en je bent er vrij zeker van dat je de juiste informatie verzamelt om te voorspellen waar je bedrijf naartoe gaat. Maar wat is bedrijfsinformatie? Als je dat niet weet, heb je een blinde vlek die je geld kost, en die nog veel ernstiger kan zijn. Bedrijfsinformatie combineert slimme data-analyse met big data in realtime om je een beeld te geven van wat er in je organisatie gebeurt, in plaats van wat je verwacht dat er zou moeten gebeuren. Inzicht krijgen in dit concept is alsof je een extra paar ogen ontwikkelt om te zien wat er werkelijk met je bedrijf aan de hand is.

Dit artikel gaat over bedrijfsinformatie, hoe het werkt en waarom je er aandacht aan zou moeten besteden. Het doel is om je enkele eenvoudige manieren te leren waarop je je interne feedback kunt aanpassen om betere (en daadwerkelijk bruikbare) datavisualisaties te krijgen en je besluitvormingsproces te verbeteren. Aan het einde van dit artikel zou je over enkele bruikbare inzichten moeten beschikken die je op kantoor kunt toepassen en die de manier waarop je naar je bedrijfsanalyses kijkt zullen veranderen.

Wat is bedrijfsinformatie?

Laten we beginnen met wat bedrijfsinformatie is en hoe het verschilt van de bedrijfsanalyses die je al gebruikt. Om te beginnen zijn dit geen 100% verschillende ideeën, aangezien zowel bedrijfsinformatie als bedrijfsanalyses manieren zijn om een duidelijk beeld te krijgen van wat er binnen je bedrijf gebeurt en hoe het gaat met verkoop, klantbehoud, voorraad enzovoort.

Beide maken gebruik van big data en geavanceerde dataminingtechnieken om belangrijke stukjes informatie samen te voegen tot één duidelijk totaalbeeld. Beide presenteren gegevens doorgaans op een manier die begrijpelijk is op een soort interactief dashboard, en zowel bedrijfsanalyses als bedrijfsinformatie zijn zo ingericht dat ze een helder beeld creëren uit de willekeurige chaos van een groot bedrijf met activiteiten die overal plaatsvinden.

Het verschil zit in de tijdsfactor. Bedrijfsanalyse is een techniek voor het maken van nauwkeurige prognoses die in de toekomst stand zouden moeten houden, terwijl goede bedrijfsinformatie draait om het zien van wat er nu, op dit moment, gebeurt. Een goede analyse van drie maanden geleden vertelde je wat je dit kwartaal van de verkoop kon verwachten, terwijl goede bedrijfsinformatie je vertelt of je die doelstellingen haalt of waar je mogelijk van het juiste pad bent afgeweken.

Zo kun je kleine problemen aanpakken terwijl ze nog klein zijn, in plaats van aan het einde van het boekjaar met je handen in het haar te staan en je af te vragen waarom je de helft hebt verdiend van wat je volgens je prognoses zou verdienen. Het is belangrijk genoeg dat het Amerikaanse ministerie van Binnenlandse Zaken kleine bedrijven daadwerkelijk helpt om hun eigen BI-tools op te zetten.

Om beter te begrijpen hoe dit binnen je bedrijf past, kun je bedenken hoe veel bedrijven momenteel wanhopig proberen goede medewerkers aan te nemen en te behouden. Je bedrijfsanalyse van HR voorspelde dat een investering van $100,000 in werving je dit jaar 110% van de medewerkers zou opleveren die je nodig hebt, en dat misschien ongeveer 9% om welke reden dan ook vanzelf niet zou blijven, waardoor je personeelsbezetting op 101% zou uitkomen. Je investeert dus het geld, plaatst enkele vacatures en voert verschillende rondes van sollicitatiegesprekken en indienstnemingen uit. Aan het einde van het jaar blijkt vervolgens dat je te weinig personeel hebt en werk moet weigeren omdat de medewerkers die zijn overgebleven al dubbele diensten draaien. Wat is er gebeurd?

Het blijkt dat je kantoor te koud was en dat een aantal mensen ontslag nam omdat ze het niet prettig vonden. Ja, het klinkt dom, maar soms is het echt zo simpel. Je kwam daar echter pas op 15 april achter, omdat je de hele winter uitging van het analysemodel in plaats van het verloop in realtime bij te houden en grondige exitgesprekken te voeren om erachter te komen waarom je kantoorpersoneel, maar niet je buitendiensttechnici, ontslag nam. Dit benadrukt enkele van de grootste uitdagingen op het gebied van bedrijfsinformatie waarmee organisaties vandaag de dag te maken hebben.

Exitgesprekken zijn een zeer eenvoudige vorm van het verzamelen van bedrijfsinformatie. Als je die had gevoerd en goede tools had gehad om die informatie naar het management door te sluizen, had je de thermostaat in september kunnen aanpassen en $50,000 kunnen besparen op de werving van volgend jaar. In dit voorbeeld laten voorbeelden van bedrijfsinformatie je zien wat er nu gebeurt, terwijl het zich ontvouwt, en waarom de werkelijkheid afwijkt van de prognoses.

Soorten BI-tools

Dat is slechts één heel eenvoudig voorbeeld van realtime feedback die wordt omgezet in bruikbare veranderingen waarmee je een fortuin kunt besparen. Bedrijfsinformatie in het moderne tijdperk is veel verder gegaan dan de eenvoudige vraag-en-antwoordgesprekken van exitgesprekken. En natuurlijk is goede rapportage de andere kant van de medaille. Alle voordelen van bedrijfsinformatie ter wereld hebben geen nut als de bevindingen niet terechtkomen bij iemand die er iets mee kan doen. 

De tools voor bedrijfsinformatie die je gebruikt om gegevens te verzamelen en te presenteren, variëren afhankelijk van het soort bedrijf waarin je actief bent, in welke meetgegevens je geïnteresseerd bent en, eerlijk gezegd, hoe comfortabel je persoonlijk bent met technologie. Het is allemaal goed en wel om te investeren in het nieuwste, indrukwekkende bigdatadashboard dat realtime volgen van je voorraad belooft terwijl die door magazijnen op drie continenten wordt verplaatst, maar tenzij je de uitvoer kunt lezen, kun je net zo goed gokken. Hier zijn enkele van de populairste manieren waarop mensen hun bedrijfsinformatie verkrijgen, zowel door gegevens te verzamelen als door ze op een begrijpelijke manier te lezen.

Rekenbladen

Wanneer ik rekenbladen zeg, denk je waarschijnlijk als eerste aan Microsoft Excel en Google Sheets, en dat is niet verkeerd. Gewone rekenbladen zijn geweldige hulpmiddelen om enorme hoeveelheden gegevens weer te geven, oneindig schaalbaar, in een eenvoudige grafische indeling. Moet je 50 dingen tegelijk bijhouden? Voeg kolommen toe. Krijg je invoer uit 15 bronnen? Voeg rijen toe. Wil je schakelen tussen gegevens over verkoopcommissies, personeelsregistratie, overheadkosten en de prijs die je voor koperdraad betaalt? Voeg een paar tabbladen toe en werk in één document. 

Wil je weten wat het gemiddelde rendement is op de koperdraden die je koopt, uitgesplitst naar een van de 37 productlijnen die je verkoopt en waarin ze worden gebruikt? Dat is zo geregeld. Voer gewoon de prijs van de draad in kolom A in, de hoeveelheid die per product wordt gebruikt in kolom B, voeg voor elk product een rij toe en vraag de magische man in de computer om voor elke rij een gemiddelde in kolom C te berekenen. Exporteer dat vervolgens naar je logistiek medewerker, zodat die kan uitleggen waar je naar kijkt.

De eerste rekenbladen waren grote papieren boeken waarin je met een ganzenveer of iets dergelijks moest krabbelen. Later waren het programma's die je op je computer bewaarde en fysiek naar diskettes kopieerde (ach, mooie tijden). Tegenwoordig staat alles in de cloud en deel je je rekenbladen in realtime met de relevante mensen binnen je bedrijf. Open het gewoon, voer de cijfers in of bekijk de actuele gegevens uit de samenvatting van vanochtend, en je hebt officieel grip op de cijfers die je nodig hebt.

Rapportagesoftware

Rapportagesoftware staat voor het bijhouden van bedrijfsinformatie een halve trede hoger dan cloudrekenbladen. Net als rekenbladen zijn deze programma's een handige en intuïtieve manier om de cijfers bij te houden die voor jou belangrijk zijn, maar dan op een systeem dat rond jouw behoeften is gebouwd in plaats van op een aangepast rekenblad. Sommige hiervan zijn echte gegevensverslindende monsters. Met een daarvan, datapine, kan iedereen binnen je bedrijf gegevens uit elke afdeling of vestiging invoeren, alles in categorieën onderbrengen en het geheel weergeven zoals jij dat wilt. 

Je kunt zelfs overschakelen naar de SQL-modus en zelf aangepaste query's uitvoeren, of de flitsende gebruikersinterface het gewoon voor je laten doen. Uiteindelijk laten ze je de app downloaden, anders kun je de interface niet aanpassen, maar verder is het alsof je Spock als wetenschappelijk officier hebt, die de relevante gegevens voorleest en je besluitvorming versnelt met mobiele BI-software.

Datavisualisatiesoftware

Oké, vanaf hier gaat het dus een stap verder. Datavisualisatiesoftware lijkt een beetje op rapportagesoftware, behalve dat het niet de hoogste dunk heeft van jou als intelligent mens. Goede visualisatieprogramma's zijn in feite rapportagesystemen en apps met een geweldig ontwerpteam dat echt heeft geïnvesteerd in de uitvoer en gebruikersinterface, om bedrijfsinformatie zo begrijpelijk mogelijk te maken.

Stel dat je een enorme berg gegevens hebt van leveranciers, verkopers, feedback van klanten, overheidsinstanties en je team voor financiële dienstverlening. Volgens hun voorspellende analyses zou het geen probleem moeten zijn om een lening af te sluiten om koper in te kopen voordat de prijzen stijgen en vervolgens die rente af te lossen met het geld dat mensen betalen voor je muzikale koffiezetapparaten. Maar wanneer je alles weergeeft in een hulpmiddel zoals Tableau, zie je dat de verkoop op Amazon traag is geweest, dat stijgende rentetarieven je met een lastig aflossingsschema hebben opgezadeld en dat ongewoon stroevere verkooprapporten weerstand veroorzaken bij het sluiten van de deal, wat wijst op een afnemend klantenbestand.

Met al deze informatie op de voorpagina van je dashboard vertel je de financiële afdeling de leningen te vergeten, de logistieke afdeling goedkoper koperdraad te laten vinden, de verkoopafdeling nieuwe doelen te laten bedenken en R&D opnieuw te laten evalueren, misschien door de koffiezetapparaten te verbeteren met een digitale klok in de voet. Je hebt een reeks zakelijke beslissingen genomen, allemaal gebaseerd op een beeld van je bedrijf dat je zonder relevante, relationele visualisatie van belangrijke gegevens uit meerdere locaties niet zou hebben gehad. Enkele van de beste hulpmiddelen hiervoor zijn:

• Google Charts
• Tableau
• Grafana
• Chartist
• FusionCharts
• Datawrapper
• Infogram
• ChartBlocks

Online analytische verwerking (OLAP)

Dit is best cool, zeg je tegen jezelf, maar hoe weet ik in hemelsnaam naar welke gegevens ik in de eerste plaats moet kijken? Is het niet een kwestie van rommel erin, rommel eruit? Wie vertelt je welke gegevens belangrijk zijn voor besluitvorming en welke irrelevant zijn?

Daar komt online analytische verwerking om de hoek kijken. Zie OLAP als een slimme menselijke onderzoeker die niet slaapt en precies weet waar hij relevante informatie kan vinden. Ongeacht wat voor organisatie je runt, sla je waarschijnlijk informatie uit meerdere bronnen op, zoals directe feedback, webverkeer, interne systemen, verkoopgegevens enzovoort. Een goede OLAP-tool doorzoekt deze bronnen en voert de gegevens in je datavisualisatie- of rapportagesoftware in, met een bigdata-aanpak voor realtimeanalyse en -bewaking die te vergelijken is met een expert op elk vakgebied die je elke dag belt om te vertellen wat er speelt.

Datamining

Dataminingtools vormen een aanvulling op je OLAP doordat ze de ruwe gegevens verzamelen die je in eerste instantie nodig hebt. Zie dataminingapps als de politieagenten op straat. Wanneer je OLAP-systeem (de luitenant) zijn rechercheurs opdraagt eropuit te gaan en interviews af te nemen, zijn het de dataminingprogramma's die hun regenjassen aantrekken, notitieblokken pakken en de vragen beginnen te stellen.

Moet je OLAP gegevens uit verkoop, marktonderzoek en voorraadbeheer samenbrengen? Dan is het je datamining-software die rechtstreeks gegevens uit die databases haalt om werkelijke verkoopcijfers, antwoorden op klantvragenlijsten en magazijninformatie over productverloop te verkrijgen. Voordat je slimme, datagestuurde beslissingen kunt nemen, heb je de gegevens zelf nodig. Datamining is een van de tools voor bedrijfsinformatie die stilletjes op de achtergrond werkt om je andere bedrijfsinformatiesystemen de ruwe informatie te geven die ze nodig hebben om hun werk te doen. 

Voordelen van bedrijfsinformatie

Je haalt veel voordelen uit oplossingen voor bedrijfsinformatie. Hoewel we de onderdelen van machinaal leren en verschillende platforms voor bedrijfsinformatie hebben besproken, ben je misschien nog steeds niet overtuigd waarom je dit überhaupt zou doen. En ik zal niet ontkennen dat er uitdagingen zijn bij het implementeren van bedrijfsinformatie. Maar naar mijn mening wegen de voordelen ruimschoots op tegen de nadelen.

Waarom is bedrijfsinformatie dan zo belangrijk en waarom heb je die nodig als je al voorspellende analyses en een goed stel hersens hebt? 

Hier zijn vier redenen:

Een holistisch overzicht

Ten eerste geeft goede bedrijfsinformatie je een holistisch overzicht van hoe de zaken ervoor staan. Jij bent de baas, weet je nog? Je moet het grote geheel kunnen zien. In het verleden betekende dat dat je óf tekortschiet doordat je uitzoomde en het zicht op de details verloor, óf dat je inzoomde en door de bomen het bos niet meer zag. Met zelfbedieningstools voor bedrijfsinformatie kun je de bomen in hun context zien, zodat je bijna intuïtief weet hoe de zaken ervoor staan.

Verbeterde organisatorische efficiëntie

De verschillende onderdelen van je organisatie moeten met elkaar communiceren om iets gedaan te krijgen. Toevallige ontmoetingen in de gang zijn niet voldoende voor het delen van informatie in een modern bedrijf, en zelfs gestructureerde vergaderingen hebben maar beperkte waarde. De kunstmatige intelligentie die inherent is aan toepassingen voor bedrijfsinformatie gebruikt machinaal leren om relevante gegevens samen te brengen en deze bij de mensen te krijgen die ze nodig hebben. De efficiëntiewinst spreekt voor zich. 

Datagestuurde zakelijke beslissingen

Intuïtie heeft haar plaats in het bedrijfsleven en je bent er waarschijnlijk goed in, maar zonder gegevens ben je aan het gokken. Datagestuurde beslissingen beginnen met gegevens, en het hele doel van software voor bedrijfsinformatie is om je die gegevens te geven in een vorm die je kunt verwerken. Weten wat je van de ene dag op de andere doet, is een concurrentievoordeel ten opzichte van rivaliserende bedrijven.

Verbeterde klantervaring

Oplossingen voor bedrijfsinformatie kunnen angstaanjagend slim zijn en bewijzen dat door problemen op te lossen die nog niet zijn ontstaan. Een slimme aanpak van verkoop, marketing, toeleveringsketens, bezorgsystemen — noem maar op — werkt samen om mogelijke klachten van klanten op te lossen voordat ze ontstaan. Het is echter belangrijk om de nadelen van bedrijfsinformatie te begrijpen voordat je tot implementatie overgaat. Je systeem voor bedrijfsinformatie kan maanden geleden al op een probleem met je webinterface hebben gewezen, en door het vroegtijdig op te lossen voorkwam je dat duizenden bezoekers van je website problemen ondervonden en klachten indienden.

3 stappen naar bedrijfsinformatie

Zodra je de fasen van bedrijfsinformatie begrijpt, is het eenvoudiger om te bepalen wat je moet automatiseren. Dit zijn de gebruikelijke stappen:

Stap 1: Gegevens verzamelen

Je kunt gegevens uit meerdere bronnen halen. Begin met het plannen van de invoer van gegevens uit zoveel mogelijk bronnen in je software voor bedrijfsinformatie. Goede bedrijfsgegevens kunnen afkomstig zijn van:

• Enquêtes, vragenlijsten, peilingen, enz. 
• Verkoopcijfers
• Software voor voorraadbeheer
• Slimme meters
• Prestatie-indicatoren
• IBM-kassascans en andere veldsystemen
• Eigenlijk al het andere ter wereld dat je kunt bedenken 

Stap 2: Gegevens analyseren

Datawetenschappers hebben gegevens nodig en zodra ze die hebben, moeten ze begrijpen waar ze naar kijken en tegelijkertijd veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van bedrijfsinformatie aanpakken. Je hebt geen team van data-analisten nodig om relatief eenvoudige zaken af te handelen, zoals salarisadministratie in een spreadsheet, maar voor alles wat groter is dan wat je in een grootboek kunt bijhouden, kun je beter degelijke analysetools gebruiken, zoals de hierboven genoemde. Je kunt ook een opleiding overwegen, zoals een cursus bedrijfsinformatie volgen.

Stap 3: Gegevens presenteren

Uitvoer, uitvoer, uitvoer. Als je wilt begrijpen wat je hebt, moet je het om te beginnen kunnen lezen in een vorm die begrijpelijk is. Kies een goede tool voor gegevensvisualisatie die geschikt is voor moderne bedrijfsomgevingen. Infographics zijn hier uitstekend voor, net als de traditionele diagrammen en grafieken. Dit is in feite aan jou, en goede analysetools bieden je verschillende opties voor visualisatie.

Alles samenbrengen

Samengevat: wat is bedrijfsinformatie? Het is de verzameling hulpmiddelen voor gegevensanalyse die je gebruikt om inzicht te krijgen in het moderne bedrijf dat je runt en om slimme beslissingen te nemen over de volgende stappen. Je abonneren op de nieuwsbrief van RevOpsTeam is nog zo'n slimme beslissing, en die moet je nu nemen om op de hoogte te blijven van de nieuwste technieken, hulpmiddelen en trends die je merk het concurrentievoordeel kunnen geven dat het nodig heeft om succesvol te zijn.