Gestione del Ciclo di Vita dei Contratti: 6 Fasi + Pratiche Migliori
Il Corporate Legal Operations Consortium riporta che il 68% dei professionisti dei contratti cerca un contratto completato almeno una volta alla settimana. Anche se ti ci volessero solo cinque minuti per trovare il documento di cui hai bisogno, si tratta di oltre quattro ore all'anno trascorse a cercare nel tuo hard disk e a rovistare tra pile di carta per trovare informazioni critiche. Fortunatamente, la gestione del ciclo di vita dei contratti rende più semplici i processi non solo per trovare, ma anche per creare ed eseguire i contratti.
Al The CRO Club, siamo appassionati nell'aiutare le aziende a massimizzare il loro potenziale di ricavi, ma è difficile aumentare i propri ricavi se si perde tempo in attività come la ricerca dei contratti e il monitoraggio affinché tutte le parti rispettino i loro obblighi. Perciò, abbiamo creato questa guida per aiutarti a implementare il tuo processo CLM e ad evitare alcuni dei colli di bottiglia più comuni nella gestione dei contratti.
Che cos'è la gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)?
La gestione del ciclo di vita dei contratti, comunemente nota come CLM, consiste nel monitorare un contratto durante tutto il suo ciclo di vita, dalla fase di proposta fino alla scadenza o rinnovo. La CLM è uno degli aspetti più importanti dell'amministrazione contrattuale, poiché garantisce che ogni parte di un contratto mantenga gli impegni presi.
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La gestione del ciclo di vita dei contratti riduce anche i rischi, rendendo più semplice la conformità alle normative governative e il rispetto delle scadenze importanti. Quasi ogni azienda può beneficiare di un sistema CLM, specialmente quelle con team legali interni o team di approvvigionamento.
Fasi del processo di gestione del ciclo di vita dei contratti
Il ciclo di vita della gestione dei contratti inizia con la creazione dei contenuti, chiamata anche redazione, e termina con il rinnovo del contratto. Tutti i partecipanti dovrebbero comprendere cosa avviene in ogni fase, anche se non sono direttamente coinvolti in tutti gli aspetti della creazione ed esecuzione del contratto.
Creazione e redazione del contratto
La redazione del contratto è il processo di mettere nero su bianco i termini e le condizioni di un accordo—oppure digitalmente, se prevedi di utilizzare la firma elettronica. Ciò che includi nel contratto dipende da quanto discusso con l'altra parte. Un contratto solido include tipicamente requisiti legali essenziali:
- Nomi delle parti coinvolte nel contratto (persone fisiche o aziende)
- Prezzi (costo totale, prezzo per unità, prezzo orario, ecc.)
- Traguardi (milestone)
- Ammontare e scadenze dei pagamenti (es. quattro pagamenti da $2,500 da versare il 1° maggio, 1° giugno, 1° luglio e 31 luglio)
- Data di scadenza
- Cosa succede in caso di inadempienza di una delle parti (es. penali, risoluzione del contratto)
Negoziazione del contratto
Dopo aver redatto un contratto, è necessario negoziare i termini per assicurarsi che tutte le parti siano d'accordo. Ogni parte di un contratto vuole ridurre i propri rischi e negoziare condizioni favorevoli ai propri interessi, quindi devi essere ben preparato durante questa fase del ciclo di gestione dei contratti.
Ad esempio, potresti voler pagare un fornitore il 25% in anticipo e attendere di verificare la qualità dei suoi beni prima di pagare il restante 75%. Il venditore probabilmente vorrà invece un acconto di almeno il 50%. La negoziazione è il momento in cui si discute su questi termini cercando di arrivare a un accordo soddisfacente per tutti.
Durante il processo di negoziazione, potresti dover fare delle concessioni. Se vuoi versare un acconto del 25% e il fornitore ne vuole il 50%, forse potreste accordarvi sul 35%. È anche importante avere a mente un punto di "non ritorno"—cioè il limite oltre il quale non sei più disposto a negoziare con l'altra parte.
Approvazione del contratto
Ora che siete tutti d'accordo sui termini e sulle condizioni del contratto, è il momento dell'approvazione. Ogni persona coinvolta nel processo di approvazione dovrebbe esaminare attentamente i dati contrattuali e controllare che corrispondano agli accordi presi durante la fase di negoziazione.
Il processo di revisione del contratto può includere il redlining, ovvero la pratica di rivedere e modificare il contratto, quando necessario. Il redlining è generalmente un processo collaborativo, quindi preparati a lavorare insieme agli altri stakeholder per mettere a punto la versione definitiva e pronta alla firma.
Esecuzione del contratto
Se non disponi di una soluzione CLM, potresti dover stampare più copie del contratto e farle firmare a ciascuna parte. Un'alternativa è stampare una copia cartacea, scansionarla e poi inviarla via email a tutti oppure utilizzare un servizio come DocuSign per raccogliere le firme elettroniche.
Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti rende questo processo molto più semplice. Invece di stampare o scansionare più copie, puoi facilmente creare il contratto e inviarlo a tutte le parti per le loro firme elettroniche.
Monitoraggio del Contratto
Durante la fase di monitoraggio del contratto, devi assicurarti che tutti rispettino i termini dell'accordo. In molti casi, questa è la fase più difficile del ciclo di vita della gestione dei contratti—persino più difficile della negoziazione!
Il processo di monitoraggio varia da un'azienda all'altra, ma solitamente comporta il confronto delle prestazioni dell'altra parte rispetto ai termini delineati nel contratto. Ad esempio, se stipuli un contratto con una società IT, l'accordo probabilmente includerà termini relativi all'affidabilità e disponibilità del sistema. Se l'azienda non soddisfa questi termini, potrebbe risultare in un contratto nullo e privo di effetti, dandoti diritto a un credito o a qualche altro rimedio.
Monitorare è particolarmente difficile se non hai un sistema di gestione dei contratti, poiché dovrai spendere tempo a cercare il contratto e sfogliarlo per trovare le informazioni necessarie. Con una solida soluzione software, puoi trovare il contratto in pochi secondi e usare la funzione di ricerca per individuare le scadenze e le modifiche principali.
Rinnovo del Contratto
Quando arrivi alla fine di un contratto, potresti voler continuare a fare affari con l'altra parte. Puoi continuare a seguire i termini del contratto originale oppure negoziare nuovi accordi. In alcuni casi, il contratto si rinnova automaticamente.
Colli di Bottiglia nella CLM di cui Essere Consapevoli
Come sai, i colli di bottiglia sono problemi che rallentano o bloccano il tuo flusso di lavoro. Quando vuoi massimizzare il tuo potenziale di ricavi, devi eliminare quanti più colli di bottiglia possibili. Ecco alcuni dei problemi più comuni associati al ciclo di vita della gestione dei contratti.
Le Controparti Impiegano Tempo per la Revisione
Ricordi che abbiamo detto che tutti devono rivedere attentamente il contratto? Il processo di revisione è importante, ma può anche creare un collo di bottiglia nel tuo processo. Se non hai un sistema CLM, potresti dover inviare copie del contratto tramite posta o email a più persone, entrambe soluzioni che possono rallentare le tempistiche.
Ritardi dal Dipartimento Legale
Sebbene i contratti siano importanti, gli avvocati aziendali hanno molte responsabilità. Potrebbero essere coinvolti nella tutela di un marchio aziendale, nella negoziazione di un'acquisizione o nella gestione di consulenti esterni. Quando gestiscono queste questioni, non stanno revisionando i tuoi contratti. Di conseguenza, il dipartimento legale è un comune collo di bottiglia nel processo di gestione dei contratti.
Difficoltà nello Stoccaggio dei Contratti Manuali
Senza uno strumento di gestione dei contratti, è difficile trovare i documenti importanti quando ne hai bisogno. Se hai un archivio centrale per le copie cartacee, qualcuno deve recarsi lì e cercare tra scatole o schedari per trovare il contratto giusto. Anche se disponi di un archivio digitale dei contratti, potrebbe essere un po' disorganizzato, costringendo i membri del team a cercare tra migliaia di file elettronici.
Metodi di Presentazione Inefficaci
Molte aziende commettono l'errore di creare contratti lunghi e inviarli tramite email a tutti per la revisione. Questo crea un collo di bottiglia per diversi motivi. Primo, alcuni destinatari potrebbero non vedere subito le notifiche email, ritardando la revisione del documento. Secondo, revisionare un contratto così lungo può risultare piuttosto impegnativo. Uno o due destinatari possono vedere quanto sia lungo e decidere di non avere tempo per la revisione per qualche giorno.
Mancanza di Visione nel Processo Contrattuale
Molte persone sono coinvolte nel ciclo di vita della gestione dei contratti, ma non tutti sono esperti in materia. Ad esempio, il tuo commerciale principale potrebbe essere un asso nell'usare Salesforce e nel trovare soluzioni per molteplici necessità aziendali, ma potrebbe non avere alcuna formazione specifica nel rivedere contratti o negoziare termini favorevoli. Qui entrano in gioco i corsi di gestione dei contratti che possono aiutare a colmare il divario di conoscenze.
Anche se tutti i coinvolti nel processo hanno molta esperienza con i contratti, potrebbero non sapere lo stato di ciascun contratto a causa della mancanza di visibilità sul processo. Ad esempio, se il contratto è sulla scrivania del tuo avvocato interno, altri utenti aziendali non sapranno cosa vi stia succedendo finché l'avvocato non avrà concluso la revisione legale.
Migliori Pratiche per la Gestione del Ciclo di Vita dei Contratti
Una gestione efficace dei contratti è fondamentale per le organizzazioni di ogni dimensione. Puoi rendere il processo un po' più semplice seguendo queste best practice.
Automatizza i Flussi di Lavoro
Come abbiamo sottolineato sopra, i processi manuali richiedono molto tempo che potrebbe essere meglio impiegato in attività che generano ricavi. Per risparmiare tempo e aumentare l'efficienza, è importante automatizzare i flussi di lavoro il più possibile. Una soluzione robusta di gestione del ciclo di vita dei contratti può aiutarti a eliminare processi ingombranti e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Soprattutto se sai cosa cercare in un software di gestione dei contratti per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione
Un modo per automatizzare i flussi di lavoro è creare una libreria di clausole con i termini contrattuali più comuni. Invece di riscrivere ogni volta le stesse condizioni quando crei un nuovo contratto, puoi inserire termini standard dalla tua libreria personalizzata. Gli strumenti di automazione dei contratti eccellono in questo tipo di ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Standardizza i modelli
Non devi reinventare la ruota ogni volta che stipuli un nuovo contratto. Basta utilizzare modelli di contratto precompilati con informazioni standard, come le informazioni di contatto della tua azienda, i nomi del personale chiave e le tappe previste.
Collaborazione senza interruzioni
I processi manuali ostacolano anche una collaborazione efficace, poiché rallentano tutte le attività e rendono difficile per più persone rivedere e monitorare un contratto contemporaneamente. Migliora la collaborazione implementando una soluzione CLM basata su cloud che i membri del team possono utilizzare ovunque ci sia una connessione internet.
Trasparenza in ogni fase
La mancanza di trasparenza può causare gravi problemi alla tua organizzazione, soprattutto se porta a una violazione contrattuale. Per evitare che ciò accada, impegnati a garantire trasparenza in ogni fase. Un sistema CLM può aiutarti a raggiungere questo obiettivo permettendo di verificare facilmente quale sia la versione più recente del contratto o individuare l’ultima persona che ha modificato il documento.
Gestione post-firma adeguata
Molte persone credono che la firma di un contratto sia l’ultima fase del processo, ma come sai, non è così. Devi effettuare controlli periodici per assicurarti che tutti rispettino i termini del contratto. È anche importante verificare le date di scadenza e di rinnovo.
Certezza legale e sicurezza
I governi approvano continuamente nuove leggi o modificano quelle esistenti, rendendo ancora più difficile rispettare i requisiti legali e normativi. Sfortunatamente, conservare contratti firmati stipati in cartelle piene non è il modo migliore per gestire le attività di conformità.
Un modo per assicurarti che la tua azienda rimanga conforme è utilizzare un software CLM per la certezza legale. Con questo tipo di software, è facile gestire le autorizzazioni di accesso e scoprire chi ha apportato modifiche a un contratto.
Il software CLM può aiutarti
Il software di gestione del ciclo di vita dei contratti può risolvere molti dei problemi trattati in questa guida, aumentando l’efficienza e rendendo più semplice massimizzare il tuo potenziale di ricavi. Questo tipo di software consente alle aziende di qualsiasi dimensione di creare un archivio centralizzato per contratti ed altri documenti, eliminando la necessità di stampare copie cartacee e trovare un luogo dove conservarle.
Il software CLM basato su cloud favorisce anche la collaborazione, consentendo alle parti interessate di visualizzare e firmare i contratti ovunque nel mondo. Alcuni sistemi sono dotati persino di applicazioni mobili, facilitando la revisione dei contratti anche in movimento.
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