Che cos’è il software CLM? Vantaggi, funzionalità ed esempi
Definizione del software CLM: Che cos'è il software CLM? Centralizza la stesura, la negoziazione, le approvazioni e i rinnovi tra i team delle vendite, legale e finanziario.
Vantaggi principali: Le piattaforme CLM riducono i ritardi, migliorano la conformità e aiutano i team a gestire gli obblighi, gli avvisi di rinnovo e i ricavi ricorrenti.
Considerazioni sull'implementazione: L'implementazione del software CLM può introdurre rischi se la migrazione dei dati, le integrazioni o i flussi di lavoro vengono gestiti in modo errato.
Risultati concreti: I casi di studio dimostrano che il software CLM riduce drasticamente i tempi di gestione dei contratti e migliora la visibilità tra le diverse funzioni per le attività operative legate ai ricavi.
Chi ha bisogno del CLM: I team che gestiscono accordi ricorrenti e complessi o volumi elevati, come quelli delle vendite, del legale e degli approvvigionamenti, traggono i maggiori vantaggi dal software CLM.
Software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) offre ai team dei ricavi un processo unico e controllato per ogni contratto, dalla prima bozza al rinnovo. Senza questo strumento, le trattative si bloccano nelle conversazioni via e-mail, le date di rinnovo vengono dimenticate e i rischi di non conformità passano inosservati finché non diventano problemi.
Ho visto queste lacune costare ai team ricavi reali. Questa guida illustra i principali vantaggi, le funzionalità indispensabili e alcuni esempi concreti per aiutarti a valutare le opzioni disponibili. Che tu stia acquistando il tuo primo strumento CLM o sostituendo un processo inefficace, alla fine avrai un quadro chiaro di cosa cercare e del perché sia importante.
Che cos'è il software di gestione del ciclo di vita dei contratti?
Il software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) è una piattaforma che gestisce i contratti dalla stesura e dalla negoziazione fino all'approvazione, alla firma, al rinnovo e alla scadenza. Offre ai team dei ricavi uno spazio condiviso per creare modelli, indirizzare le revisioni, monitorare gli obblighi, archiviare gli accordi firmati e controllare le date principali.
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Collegando i dati dei contratti ai flussi di lavoro delle vendite, dell'ufficio legale, della finanza e del successo dei clienti, il software CLM aiuta i team a mantenere visibilità e controllo durante l'intero ciclo di vita di ogni accordo.
Esempi di software di gestione del ciclo di vita dei contratti
Questi esempi di interfaccia mostrano come il software CLM organizza la stesura dei contratti, le approvazioni, gli accordi firmati e le date di rinnovo:
I migliori software di gestione del ciclo di vita dei contratti da valutare
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Chi utilizza il software di gestione del ciclo di vita dei contratti?
Il software CLM è adatto ai team che gestiscono accordi ricorrenti, più revisori o scadenze con un impatto sui ricavi:
- Team delle operazioni sui ricavi: utilizzano il CLM per collegare i dati dei contratti alle schede del CRM, ai flussi di approvazione, alle previsioni e ai report sui rinnovi.
- Organizzazioni commerciali: utilizzano modelli, librerie di clausole, instradamento delle approvazioni e firme elettroniche per gestire trattative complesse senza perdere visibilità sullo stato.
- Ufficio legale e operazioni sui contratti: utilizzano archivi centralizzati, controllo delle versioni, procedure operative e monitoraggio degli obblighi per revisionare gli accordi e controllare la conformità alle politiche.
- Team finanziari: utilizzano i dati dei contratti sottoscritti, i termini di fatturazione, le date di rinnovo e i registri degli obblighi per supportare la fatturazione, le previsioni e la rendicontazione dei ricavi.
- Team del successo dei clienti: utilizzano accordi ricercabili e avvisi di rinnovo per verificare diritti, impegni, prezzi e le prossime conversazioni con i clienti.
- Aziende B2B ad alto volume: utilizzano il CLM quando i contratti prevedono modifiche frequenti, più fasi di approvazione, ricavi ricorrenti o numerosi clienti e fornitori attivi.
Principali vantaggi del software di gestione del ciclo di vita dei contratti e impatti sull'attività
Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti centralizza la redazione, le approvazioni, gli obblighi e gli avvisi di rinnovo per ridurre i ritardi, limitare i rischi di conformità e proteggere i ricavi ricorrenti.
Tuttavia, queste piattaforme possono costare più delle unità condivise o dei flussi di lavoro manuali, mentre un'implementazione inadeguata, lacune nelle integrazioni o dati contrattuali imprecisi possono creare nuovi rischi operativi.
Utilizza questa tabella per confrontare i vantaggi operativi e i rischi di implementazione del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti:
| Vantaggi | Rischi |
|---|---|
| Un archivio centralizzato dei contratti migliora la visibilità degli accordi tra i team vendite, legale, finanziario e assistenza clienti. | Una migrazione dei dati inadeguata può creare record contrattuali mancanti, duplicati o imprecisi. |
| I flussi di approvazione indirizzano gli accordi ai revisori appropriati e riducono i ritardi causati dai passaggi tramite e-mail. | Regole di approvazione complesse possono rallentare le trattative quando i flussi di lavoro non corrispondono agli effettivi processi di vendita. |
| Le integrazioni CRM collegano lo stato dei contratti, i termini e le date di rinnovo alle informazioni sulla pipeline e ai report sui ricavi. | Le lacune nelle integrazioni possono creare dati incoerenti tra la piattaforma CLM, il CRM, i sistemi di fatturazione e quelli finanziari. |
| Le librerie di modelli e clausole favoriscono la creazione coerente degli accordi e riducono il lavoro di redazione manuale. | Modelli o clausole obsoleti possono diffondere termini errati nei nuovi accordi. |
| Il monitoraggio degli obblighi aiuta i team a controllare prezzi, impegni di servizio, risultati da fornire e condizioni di rinnovo. | Dati incompleti sugli obblighi possono causare impegni non rispettati, controversie o perdite di ricavi impreviste. |
| Gli avvisi di rinnovo offrono ai team responsabili dei ricavi una visibilità anticipata sulle prossime decisioni di clienti e fornitori. | Avvisi configurati in modo inadeguato possono creare un sovraccarico di notifiche o far perdere al team scadenze importanti. |
| I registri di controllo, le autorizzazioni e il controllo delle versioni supportano la governance e la revisione dei contratti. | Autorizzazioni eccessive, controlli degli accessi deboli o una scarsa adozione possono esporre informazioni commerciali sensibili. |
Casi di studio sul software per la gestione del ciclo di vita dei contratti
Questi casi di studio mostrano come i team gestivano il lavoro sui contratti prima e dopo l'implementazione del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti. Vedrai come i record centralizzati, i flussi di approvazione e il monitoraggio dei rinnovi abbiano cambiato le attività quotidiane di gestione dei ricavi.
Caso di studio: implementazione di Ironclad da parte di Hormel
Hormel Foods gestiva i flussi di lavoro dei contratti commerciali in Excel e conduceva le negoziazioni tramite e-mail prima di adottare Ironclad come piattaforma CLM. Nel giro di pochi mesi dall'implementazione, il team legale ha creato 47 flussi di lavoro contrattuali automatizzati, consolidando tutte le attività relative ai contratti in un unico sistema accessibile ai team approvvigionamenti, vendite e IT.
Ecco i risultati dell'implementazione del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti da parte di Hormel:
- Riduzione del 75% dei tempi di gestione dei contratti: La sostituzione dei processi manuali e delle negoziazioni via e-mail con flussi di lavoro automatizzati ha determinato una significativa riduzione del tempo complessivo dedicato a ciascun contratto.
- Riduzione dei tempi di completamento dei contratti da 12 settimane a 3 settimane: L'indirizzamento automatico delle approvazioni e un'unica fonte di riferimento per lo stato dei contratti hanno ridotto i colli di bottiglia tra i team incaricati della revisione.
- Implementazione di 47 flussi di lavoro automatizzati: I contratti ad alto volume, come gli NDA e gli accordi complessi con molteplici varianti, sono stati i primi a essere automatizzati, fornendo al team un modello di sviluppo ripetibile per i flussi di lavoro futuri.
- Migliore visibilità interfunzionale: I team approvvigionamenti, vendite e IT potevano collaborare direttamente all'interno di Ironclad, riducendo i ritardi nei passaggi e rendendo visibile lo stato dei contratti senza dover richiedere aggiornamenti via e-mail.
Caso di studio: implementazione di Gatekeeper da parte di Redwood Logistics
Redwood Logistics, un fornitore 4PL con sede a Chicago che gestisce circa 1.200 fornitori e contratti per un valore superiore a $90 milioni, dedicava fino a un'ora per ogni rinnovo alla raccolta manuale di dati su prezzi, termini, prestazioni dei fornitori e spesa in vista di ciascuna revisione.
Il team ha implementato Contract Renewal Agent di Gatekeeper per automatizzare la preparazione di schede di rinnovo strutturate prima che qualsiasi contratto arrivasse alla scrivania del team approvvigionamenti per la revisione.
Ecco i risultati dell'implementazione del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti da parte di Redwood Logistics:
- Raccolta del contesto per i rinnovi più rapida del 95%: l'Agente per i rinnovi legge i dati dei contratti e produce automaticamente brief strutturati, sostituendo ciò che in precedenza richiedeva una ricerca manuale tra più fonti.
- 300 ore annue dei responsabili senior degli approvvigionamenti recuperate: su circa 300 rinnovi contrattuali all'anno, l'automazione della fase di preparazione ha liberato quel tempo per attività di approvvigionamento e negoziazione a maggior valore.
- Primo rinnovo effettivo elaborato lo stesso giorno: l'agente è stato configurato e ha prodotto la sua prima analisi completa di un rinnovo, con una raccomandazione di rinnovare, rinegoziare o terminare, il giorno della sua entrata in funzione.
- Tracciabilità completa delle decisioni di rinnovo: ogni raccomandazione dell'agente e i dati sottostanti utilizzati per generarla vengono registrati, a supporto della governance e della responsabilità nell'intera funzione approvvigionamenti.
- Negoziazioni consapevoli fin dall'inizio: ora gli approvvigionamenti affrontano le conversazioni sui rinnovi con un'analisi preparata in anticipo, anziché con revisioni contrattuali reattive e dell'ultimo minuto.
Funzionalità e capacità principali del software per la gestione del ciclo di vita dei contratti
I team delle operazioni sui ricavi dovrebbero aspettarsi che queste funzionalità colleghino il lavoro sui contratti alla pipeline, alle previsioni, alla fatturazione e ai rinnovi:
- Archivio centralizzato: conserva gli accordi sottoscritti e attivi in un'unica posizione consultabile, con metadati relativi a account, responsabile, valore del contratto, durata e stato.
- Modelli e librerie di clausole: fornisce ai team punti di partenza approvati e formulazioni alternative per gli accordi ricorrenti, limitando al contempo le modifiche che richiedono una revisione legale.
- Flussi di approvazione: indirizza i contratti ai revisori delle vendite, dell'ufficio legale, della finanza e della sicurezza in base al valore dell'accordo, ai termini, alla regione o al livello di rischio.
- Integrazioni con CRM e sistemi aziendali: sincronizza lo stato del contratto, i termini principali, le date di rinnovo e i dati dei clienti o dei fornitori con sistemi come Salesforce, HubSpot, piattaforme ERP, strumenti di fatturazione e software finanziari.
- Firma elettronica: invia gli accordi approvati per la firma, monitora l'attività dei firmatari e restituisce i documenti completati alla scheda del contratto.
- Monitoraggio dei rinnovi e degli obblighi: monitora periodi di preavviso, variazioni dei prezzi, impegni relativi ai servizi, limiti di utilizzo e altri termini che influiscono sulla fidelizzazione e sulle previsioni dei ricavi.
- Controllo delle versioni e registri di audit: conserva la cronologia dei documenti, i commenti, le approvazioni e le versioni sottoscritte, affinché i team possano verificare come è cambiato un accordo.
- Intelligenza artificiale e analisi dei contratti: utilizza l'intelligenza artificiale per estrarre i dati dei contratti, riassumere gli accordi, identificare clausole e obblighi principali, segnalare formulazioni rischiose e mettere in evidenza informazioni utili nell'intero archivio dei contratti. Queste funzionalità possono aiutare i team a revisionare gli accordi più rapidamente e a trovare informazioni importanti senza leggere manualmente ogni documento.
- Report e analisi: offre ai team RevOps dashboard per il volume dei contratti, i tempi di ciclo, i colli di bottiglia nelle approvazioni, i rinnovi imminenti e i termini relativi ai ricavi.
Come funziona il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti
Il software CLM collega ogni fase del ciclo di vita del contratto in un unico flusso di lavoro, dalla richiesta e dalla redazione fino alla negoziazione, all'approvazione, alla firma, all'archiviazione e al rinnovo. Anziché gestire questi passaggi tramite e-mail, documenti e sistemi scollegati, i team possono monitorare in un unico luogo lo stato del contratto, la responsabilità, i termini e le scadenze.
Utilizza questa tabella per confrontare i processi delle operazioni sui ricavi con le funzionalità di gestione del ciclo di vita dei contratti che li supportano:
| Processo | Descrizione | Come aiuta il software |
|---|---|---|
| Acquisizione e redazione dei contratti | Raccogliere le richieste per nuovi accordi, modifiche e rinnovi. Creare documenti conformi ai requisiti aziendali e legali approvati. | I moduli di acquisizione raccolgono i dettagli dell'accordo prima dell'inizio della redazione. I modelli e le librerie di clausole producono accordi coerenti riducendo al contempo la preparazione manuale dei documenti. |
| Negoziazione e revisione con modifiche dei contratti | Esaminare i termini proposti, confrontare le modifiche, risolvere i commenti e portare la versione concordata verso l'approvazione. | Gli strumenti di revisione con modifiche, le librerie di clausole e il controllo delle versioni aiutano i team a confrontare le modifiche, collaborare sui termini e indirizzare le eccezioni alla revisione, mantenendo una cronologia chiara delle modifiche. |
| Instradamento delle approvazioni | Inviare i contratti alle vendite, all'ufficio legale, alla finanza, alla sicurezza o alla dirigenza per la revisione. Applicare regole di approvazione basate sul valore del contratto, sulla regione, sui termini o sul rischio. | L'automazione dei flussi di lavoro indirizza ogni accordo ai revisori corretti. Il monitoraggio dello stato mostra dove le approvazioni sono in ritardo e registra ogni decisione. |
| Esecuzione dei contratti | Coordinare le modifiche finali, il completamento delle approvazioni, le firme elettroniche e l'archiviazione dei documenti eseguiti. Mantenere l'accordo associato al record corretto del cliente o del fornitore. | Gli strumenti per la firma elettronica monitorano l'attività dei firmatari e il completamento. Il documento firmato torna in un record del contratto ricercabile, con i termini finali e la cronologia di audit. |
| Sincronizzazione dei dati sui ricavi | Mantenere coerenti lo stato del contratto, i valori, i termini di fatturazione, le date di rinnovo e i dettagli dell'account nei sistemi dei ricavi. Utilizzare dati contrattuali accurati per le previsioni e la reportistica. | Le integrazioni con il CRM e i sistemi aziendali sincronizzano i campi chiave dei contratti con piattaforme come Salesforce, HubSpot, strumenti di fatturazione e sistemi finanziari. Le mappature dei campi e gli aggiornamenti dello stato riducono l'inserimento duplicato dei dati. |
| Gestione dei rinnovi e degli obblighi | Monitorare le finestre di rinnovo, i periodi di preavviso, le variazioni di prezzo, gli impegni di servizio e i limiti di utilizzo. Dare ai team che gestiscono gli account tempo sufficiente per preparare le decisioni relative a clienti o fornitori. | Gli avvisi di rinnovo notificano i responsabili prima delle scadenze importanti. I record degli obblighi collegano i termini contrattuali alla responsabilità dell'account, all'assegnazione delle attività e alla reportistica sui rinnovi. |
Tipi di software per la gestione del ciclo di vita dei contratti e strumenti simili
Il software per la gestione dei contratti e il software CLM sono spesso utilizzati come sinonimi, ma CLM si riferisce solitamente a un processo più ampio e completo.
Uno strumento di base per la gestione dei contratti può concentrarsi sull'archiviazione degli accordi e sul monitoraggio delle date importanti, mentre una piattaforma CLM può supportare le richieste di contratto, i modelli contrattuali, la negoziazione dei contratti, le approvazioni, la firma elettronica, l'esecuzione dei contratti, il monitoraggio degli obblighi e i rinnovi per gli accordi con clienti e fornitori.
Il software CLM presenta inoltre sovrapposizioni con diversi strumenti adiacenti e la categoria stessa include approcci differenti per i team di vendita, approvvigionamento e legali.
Utilizza questa tabella per capire in che modo ogni opzione differisce da una piattaforma CLM completa:
| Tipo | Elemento distintivo |
|---|---|
| CLM per le vendite | Basato sui flussi di lavoro del CRM; dà priorità alla creazione dei contratti di vendita, all'instradamento delle approvazioni e all'integrazione con le fasi della trattativa rispetto alla revisione legale o ai casi d'uso relativi agli approvvigionamenti |
| CLM per gli approvvigionamenti | Incentrato sugli accordi con venditori e fornitori; pone l'accento sulla visibilità della spesa, sul monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e sui flussi di lavoro di approvvigionamento anziché sui contratti relativi ai ricavi |
| CLM legale | Progettato per i team legali; si concentra sulla revisione con modifiche, sull'applicazione dei manuali operativi, sulla revisione a livello di clausola e sul monitoraggio della conformità anziché sui flussi di lavoro delle vendite o degli approvvigionamenti |
| Software per la firma elettronica | Gestisce esclusivamente la firma dei documenti e il monitoraggio dei firmatari; non gestisce la redazione, le approvazioni, il monitoraggio degli obblighi o gli avvisi di rinnovo |
| Software CPQ | Genera preventivi, prezzi e configurazioni dei prodotti; si ferma alla fase della proposta senza gestire gli obblighi successivi alla firma o i termini contrattuali |
| Software per la gestione dei documenti | Archivia e organizza i file senza metadati specifici dei contratti, flussi di lavoro di approvazione, record degli obblighi o monitoraggio dei rinnovi |
In sintesi: il software CLM
Se vuoi approfondire ciò che il CLM può fare per le tue attività quotidiane, i vantaggi del software per la gestione dei contratti vanno ben oltre tempi di gestione più rapidi: dalla riduzione dei rischi di non conformità a miglioramenti misurabili della produttività del team.
