Olet siis saanut analytiikkasi hallintaan ja olet melko varma, että keräät oikeita tietoja ennustaaksesi, mihin suuntaan yrityksesi on menossa. Mutta mitä liiketoimintatiedon hallinta on? Jos et tiedä, sinulla on katvealue, joka maksaa sinulle rahaa, ja tilanne voi olla vieläkin vakavampi. Liiketoimintatiedon hallinta yhdistää älykkään data-analytiikan reaaliaikaiseen massadataan antaakseen sinulle kuvan siitä, mitä organisaatiossasi tapahtuu, eikä siitä, mitä siellä odotat tapahtuvan. Tämän käsitteen ymmärtäminen on kuin kasvattaisit ylimääräisen silmäparin nähdäksesi, mitä yrityksellesi todella kuuluu.
Tämä artikkeli käsittelee liiketoimintatiedon hallintaa, sen toimintaa ja sitä, miksi siitä kannattaa välittää. Sen tavoitteena on opettaa sinulle yksinkertaisia tapoja muuttaa sisäistä palautettasi, jotta saat parempaa (ja aidosti hyödyllistä) datan visualisointia ja tehostat päätöksentekoprosessiasi. Artikkelin lopussa sinulla pitäisi olla käytännöllisiä oivalluksia, joita voit hyödyntää palatessasi toimistolle ja jotka muuttavat tapasi tarkastella liiketoiminta-analytiikkaasi.
Mitä liiketoimintatiedon hallinta on?
Aloitetaan siitä, mitä liiketoimintatiedon hallinta on ja miten se eroaa jo käyttämästäsi liiketoiminta-analytiikasta. Ensinnäkin kyse ei ole täysin eri asioista, sillä sekä liiketoimintatiedon hallinta että liiketoiminta-analytiikka ovat tapoja saada selkeä kuva siitä, mitä yrityksesi tekee ja miten asiat sujuvat myynnin, asiakaspysyvyyden, varaston ja muiden osa-alueiden osalta.
Molemmissa hyödynnetään massadataa ja kehittyneitä tiedonlouhintatekniikoita, jotta tärkeät tiedonmuruset voidaan koota sinulle kokonaiskuvaksi. Molemmissa tiedot esitetään yleensä tavalla, joka on ymmärrettävä jonkinlaisen interaktiivisen koontinäytön avulla, ja sekä liiketoiminta-analytiikka että liiketoimintatiedon hallinta on rakennettu muodostamaan selkeä kuva suuren yrityksen satunnaiselta vaikuttavasta kaaoksesta, kun toimintaa tapahtuu kaikkialla.
Ero liittyy aikaan. Liiketoiminta-analytiikka on tekniikka tarkkojen, tulevaisuudessa paikkansa pitävien ennusteiden laatimiseen, kun taas hyvä liiketoimintatiedon hallinta keskittyy näkemään, mitä tapahtuu juuri nyt, tässä hetkessä. Kolme kuukautta sitten tehty hyvä analyysi kertoi, mitä vuosineljänneksen myynniltä voi odottaa, mutta hyvä liiketoimintatiedon hallinta kertoo, saavutatko nämä tavoitteet vai oletko mahdollisesti ajautunut väärään suuntaan.
Näin voit havaita pienet ongelmat niiden ollessa vielä pieniä sen sijaan, että raapisit päätäsi tilikauden lopussa ihmetellen, miksi ansaitsit vain puolet siitä, mitä olit ennustanut ansaitsevasi. Kyse on niin merkittävästä asiasta, että Yhdysvaltain sisäministeriö auttaa jopa pienyrityksiä ottamaan käyttöön omia BI-työkalujaan.
Ymmärtääksesi paremmin, miten tämä liittyy yritykseesi, ajattele sitä, kuinka monet yritykset yrittävät tällä hetkellä epätoivoisesti palkata ja pitää palveluksessaan hyviä työntekijöitä. Henkilöstöhallinnon liiketoiminta-analytiikkasi ennusti, että 100 000 dollarin sijoittaminen rekrytointiin tuottaisi sinulle 110 % tarvitsemistasi työntekijöistä tänä vuonna, ja ehkä noin 9 % ei luonnollisesti soveltuisi tehtävään jostain syystä, jolloin henkilöstömääräsi olisi 101 % tarpeesta. Investoit siis rahat, julkaiset työpaikkailmoituksia ja toteutat useita haastattelu- ja rekrytointikierroksia. Sitten vuoden lopussa käy ilmi, että henkilöstöä on liian vähän ja joudut kieltäytymään työstä, koska jäljellä oleva henkilöstö tekee jo kaksinkertaisia työvuoroja. Mitä tapahtui?
Selviää, että toimistosi oli liian kylmä ja joukko ihmisiä irtisanoutui, koska he eivät pitäneet siitä. Kyllä, se kuulostaa typerältä, mutta joskus asia on todella niin yksinkertainen. Et saanut tietää tästä ennen huhtikuun 15. päivää, koska seurasit koko talven ajan analytiikkamallia sen sijaan, että olisit seurannut henkilöstön vaihtuvuutta reaaliajassa ja tehnyt perusteellisia lähtöhaastatteluja selvittääksesi, miksi toimistohenkilöstösi, mutta eivät kenttäasentajasi, jättivät irtisanoutumisilmoituksensa. Tämä korostaa joitakin suurimmista liiketoimintatiedon hallinnan haasteista, joita organisaatiot kohtaavat nykyään.
Lähtöhaastattelut ovat hyvin yksinkertainen liiketoimintatiedon keräämisen muoto. Jos olisit tehnyt niitä ja sinulla olisi ollut hyvät työkalut näiden tietojen välittämiseen johdolle, olisit voinut säätää termostaattia syyskuussa ja säästää 50 000 dollaria ensi vuoden rekrytointikuluissa. Tässä esimerkissä liiketoimintatiedon hallinnan esimerkit osoittavat, mitä juuri nyt tapahtuu sen edetessä ja miksi todellisuus poikkeaa ennusteista.
BI-työkalujen tyypit
Tämä on vain yksi hyvin yksinkertainen esimerkki reaaliaikaisen palautteen muuttumisesta käytännön toimiksi, jotka voivat säästää sinulta omaisuuden. Liiketoimintatiedon hallinta on nykyaikana mennyt paljon pidemmälle kuin lähtöhaastattelujen perustason kysymykset ja vastaukset. Kolikon toinen puoli on tietenkin hyvä raportointi. Kaikista maailman liiketoimintatiedon hallinnan hyödyistä ei ole sinulle mitään apua, jos niiden tulokset eivät tavoita henkilöä, joka voi toimia niiden perusteella.
Datankeruuseen ja tietojen esittämiseen käyttämäsi liiketoimintatiedon hallinnan työkalut vaihtelevat sen mukaan, millä alalla toimit, millaisista mittareista olet kiinnostunut ja, rehellisesti sanottuna, kuinka luontevaksi koet teknologian käytön. On toki hienoa investoida uusimpaan vaikuttavaan massadatan koontinäyttöön, joka lupaa seurata varastosi liikkeitä sekunti sekunnilta kolmella mantereella sijaitsevissa varastoissa, mutta ellet osaa tulkita sen tuottamaa tietoa, voit yhtä hyvin arvailla. Tässä on joitakin suosituimpia tapoja hankkia liiketoimintatietoa sekä kerätä että lukea sitä ymmärrettävällä tavalla.
Laskentataulukot
Kun sanon laskentataulukot, ensimmäisenä mieleesi tulevat Microsoft Excel ja Google Sheets, eikä se ole väärin. Tavalliset laskentataulukot ovat hämmästyttäviä työkaluja valtavien tietomäärien näyttämiseen yksinkertaisessa graafisessa muodossa, ja niitä voi laajentaa rajattomasti. Haluatko seurata 50 asiaa samanaikaisesti? Lisää sarakkeita. Saatko tietoja 15 lähteestä? Lisää rivejä. Haluatko vaihtaa myyntipalkkiotietojen, henkilöstön seurannan, yleiskustannusten ja kuparilangasta maksamasi hinnan välillä? Lisää muutama välilehti ja työskentele yhdessä asiakirjassa.
Haluatko tietää ostamiesi kuparilankojen keskimääräisen tuoton minkä tahansa niiden avulla myymäsi 37 tuotelinjan mukaan lajiteltuna? Se on helppoa. Syötä vain langan hinta sarakkeeseen A ja tuotetta kohti käytetty määrä sarakkeeseen B, lisää jokaiselle tuotteelle oma rivi ja käske tietokoneen taikuria laskea kunkin rivin keskiarvo sarakkeeseen C. Vie sitten tulokset logistiikasta vastaavalle, jotta hän voi selittää, mitä tarkastelet.
Varhaisimmat laskentataulukot olivat suuria paperikirjoja, joihin piti raapustaa sulkakynällä tai jollain vastaavalla. Myöhemmin ne olivat tietokoneelle tallennettuja ohjelmia, jotka kopioitiin fyysisesti levykkeille (ah, niitä hyviä aikoja). Nykyään kaikki on pilvessä, ja jaat laskentataulukkosi yrityksesi asiaankuuluvien henkilöiden kanssa reaaliajassa. Avaa vain tiedosto, syötä luvut tai tarkastele tämän aamun koosteesta peräisin olevia ajantasaisia tietoja, ja hallitset tarvitsemasi luvut.
Raportointiohjelmisto
Raportointiohjelmisto on liiketoimintatiedon seurantaan puoli askelta pilvipohjaisia laskentataulukoita edellä. Kuten laskentataulukot, nämä ohjelmat ovat kätevä ja intuitiivinen tapa seurata sinulle tärkeitä lukuja, mutta järjestelmässä, joka on rakennettu tarpeidesi ympärille eikä muokatun laskentataulukon pohjalle. Jotkin näistä ohjelmista ovat dataa ahmivia hirviöitä. Yksi niistä, datapine, antaa kaikille yrityksesi työntekijöille mahdollisuuden syöttää tietoja miltä tahansa osastolta tai toimipisteeltä, koota kaiken luokkiin ja näyttää kokonaisuuden haluamallasi tavalla.
Voit jopa siirtyä SQL-tilaan ja suorittaa omia mukautettuja kyselyitäsi tai antaa hienon käyttöliittymän tehdä sen puolestasi. Lopulta ohjelma vaatii sinua lataamaan sovelluksen, koska muuten et voi mukauttaa käyttöliittymää, mutta muutoin se on kuin sinulla olisi Spock tiedeupseerina lukemassa asiaankuuluvia tietoja ja nopeuttamassa päätöksentekoasi mobiilin BI-ohjelmiston avulla.
Datan visualisointiohjelmisto
Selvä, tästä eteenpäin taso nousee. Datan visualisointiohjelmisto muistuttaa raportointiohjelmistoa, paitsi ettei se luota kovin paljon siihen, että älykkäänä ihmisenä ymmärrät kaiken itse. Hyvät visualisointiohjelmat ovat pohjimmiltaan raportointijärjestelmiä ja -sovelluksia, joiden taustalla on erinomainen suunnittelutiimi. Tiimi on panostanut merkittävästi tuloksiin ja käyttöliittymään tehdäkseen liiketoimintatiedosta mahdollisimman helposti ymmärrettävää.
Oletetaan, että sinulla on valtava määrä tietoja toimittajilta, myyjiltä, asiakaspalautteesta, viranomaisilta ja talouspalvelutiimiltäsi. Heidän ennakoivan analytiikkansa mukaan sinun pitäisi voida ottaa lainaa kuparin ostamiseen ennen hintojen nousua ja maksaa sitten korkoja pois rahalla, jota ihmiset maksavat musiikkia soittavista kahvinkeittimistäsi. Kun kuitenkin näytät kaiken esimerkiksi Tableaun kaltaisessa työkalussa, huomaat, että myynti Amazonissa on ollut hidasta, nousevat korot ovat aiheuttaneet sinulle vaikean takaisinmaksuaikataulun ja tavallista jäykemmät myyntiraportit vaikeuttavat kaupan päättämistä, mikä viittaa asiakaskunnan kutistumiseen.
Kun kaikki nämä tiedot näkyvät kojelautasi etusivulla, käsket talousosastoa unohtamaan lainat, logistiikkaosastoa etsimään halvempaa kuparilankaa, myyntiä asettamaan uudet tavoitteet ja R&D-osastoa arvioimaan tilanteen uudelleen – ehkäpä parantamaan kahvinkeittimiä lisäämällä niiden jalustaan digitaalisen kellon. Olet tehnyt joukon liiketoimintapäätöksiä, jotka kaikki perustuvat kuvaan yrityksestäsi, jota sinulla ei olisi ollut ilman eri sijainneista peräisin olevien tärkeiden tietojen asiaankuuluvaa ja suhteisiin perustuvaa visualisointia. Parhaita työkaluja tähän ovat:
- Google Charts
- Tableau
- Grafana
- Chartist
- FusionCharts
- Datawrapper
- Infogram
- ChartBlocks
Online-analyyttinen käsittely (OLAP)
Tämä on aika hienoa, ajattelet itseksesi, mutta mistä ihmeestä tiedän alun perin, mitä tietoja tarkastella? Eikö kyse ole roskasisään–roskulos-periaatteesta? Kuka kertoo, millä tiedoilla on merkitystä päätöksenteossa ja mikä on epäolennaista?
Tässä kohtaa verkkopohjainen analyyttinen käsittely astuu kuvaan. Ajattele OLAPia älykkäänä ihmistutkijana, joka ei nuku ja joka tietää tarkalleen, mistä olennaista tietoa kannattaa etsiä. Riippumatta siitä, millaista organisaatiota johdat, tallennat todennäköisesti tietoja useista lähteistä, kuten suorasta palautteesta, verkkoliikenteestä, sisäisistä järjestelmistä, myyntitiedoista ja niin edelleen. Hyvä OLAP-työkalu käy nämä lähteet läpi ja syöttää tiedot datan visualisointi- tai raportointiohjelmistoosi. Sen reaaliaikaiseen analyysiin ja seurantaan perustuva big data -lähestymistapa on kuin jokaisella alalla työskentelevä asiantuntija soittaisi sinulle päivittäin ja kertoisi, mitä tapahtuu.
Datan louhinta
Datan louhintatyökalut täydentävät OLAPia keräämällä tarvitsemasi raakadatamäärän alun perin. Ajattele datan louhintasovelluksia partioivina poliiseina. Kun OLAP-järjestelmäsi (luutnantti) käskee etsiviään lähtemään tekemään haastatteluja, datan louhintaohjelmat pukevat ylleen trenssitakit, ottavat muistilehtiöt ja alkavat esittää kysymyksiä.
Tarvitseeko OLAPisi yhdistää tietoja myynnistä, markkinatutkimuksesta ja varastosta? Datan louhintaohjelmistosi hakee suoraan näistä tietokannoista todelliset myyntiluvut, asiakkaiden kyselyvastaukset ja varastotiedot tuotteiden vaihtuvuudesta. Ennen kuin voit tehdä älykkäitä, dataan perustuvia päätöksiä, tarvitset itse datan. Datan louhinta on yksi liiketoimintatiedon työkaluista, joka toimii hiljaa taustalla ja antaa muille liiketoimintatietojärjestelmille niiden tarvitsemat raakatiedot, jotta ne voivat tehdä tehtävänsä.
Liiketoimintatiedon hyödyt
Saat paljon hyötyjä liiketoimintatiedon ratkaisuista. Vaikka olemme käsitelleet koneoppimisen osa-alueita ja erilaisia liiketoimintatietoalustoja, et ehkä vieläkään ole vakuuttunut siitä, miksi sinun pitäisi tehdä niin lainkaan. En myöskään kiistä, etteikö liiketoimintatiedon käyttöönottoon liittyisi haasteita. Mielestäni hyödyt ovat kuitenkin selvästi haittoja suuremmat.
Miksi liiketoimintatieto on siis niin tärkeää, ja miksi sitä tarvitaan, jos sinulla on jo ennakoiva analytiikka ja hyvä pää harteillasi?
Tässä on neljä syytä:
Kokonaisvaltainen näkymä
Ensinnäkin hyvä liiketoimintatieto antaa sinulle kokonaisvaltaisen näkymän siihen, miten asiat sujuvat. Sinähän olet pomo, muistatko? Sinun on nähtävä kokonaiskuva. Aiemmin tämä tarkoitti joko sitä, että jäit tavoitteista vetäytyessäsi yksityiskohtiin ja kadottaessasi kokonaisuuden, tai sitä, että tarkensit näkymää liikaa etkä nähnyt metsää puilta. Itsepalveluun tarkoitetuilla liiketoimintatiedon työkaluilla näet puut asiayhteydessään, joten olet lähes intuitiivisesti tietoinen siitä, miten asiat sujuvat.
Organisaation tehokkuuden lisääntyminen
Organisaatiosi eri osien on keskusteltava keskenään, jotta mitään saadaan aikaan. Satunnaiset kohtaamiset käytävällä eivät riitä tiedon jakamiseen nykyaikaisessa yrityksessä, ja jopa jäsennellyillä kokouksilla on vain rajallinen arvo. Liiketoimintatietosovelluksiin sisäänrakennettu tekoäly käyttää koneoppimista kootakseen olennaiset tiedot yhteen ja toimittaakseen ne niitä tarvitseville ihmisille. Tehokkuuden paraneminen puhuu puolestaan.
Dataan perustuvat liiketoimintapäätökset
Intuitiolla on paikkansa liiketoiminnassa, ja olet todennäköisesti hyvä käyttämään sitä, mutta ilman dataa vain arvailet. Dataan perustuvat päätökset alkavat datasta, ja liiketoimintatieto-ohjelmiston koko tarkoitus on antaa sinulle nämä tiedot muodossa, jonka pystyt ymmärtämään. Se, että tiedät päivästä toiseen, mitä olet tekemässä, on kilpailuetu kilpailijayrityksiin nähden.
Parempi asiakaskokemus
Liiketoimintatiedon ratkaisut voivat olla pelottavan älykkäitä, ja ne osoittavat sen ratkaisemalla ongelmia, joita ei ole vielä tapahtunut. Älykäs lähestymistapa myyntiin, markkinointiin, toimitusketjuihin, toimitusjärjestelmiin – mitä tahansa keksitkin – auttaa yhdessä ratkaisemaan mahdolliset asiakasvalitukset ennen niiden syntymistä. On kuitenkin tärkeää ymmärtää liiketoimintatiedon haitat ennen käyttöönottoa. Liiketoimintatietojärjestelmäsi on saattanut osoittaa verkkokäyttöliittymässäsi olevan ongelman jo kuukausia sitten, ja kun ratkaisit sen ajoissa, estit tuhansia sivustokävijöitä kohtaamasta ongelmaa ja tekemästä valituksia.
3 askelta liiketoimintatietoon
Kun ymmärrät liiketoimintatiedon vaiheet, on helpompi päättää, mitä kannattaa automatisoida. Tässä ovat yleiset vaiheet:
Vaihe 1: Tietojen kerääminen
Voit saada tietoja useista lähteistä. Aloita suunnittelemalla, että syötät liiketoimintatieto-ohjelmistoosi tietoja mahdollisimman monista saatavilla olevista lähteistä. Hyvä liiketoimintadata voi olla peräisin seuraavista lähteistä:
- Kyselyt, kyselylomakkeet, mielipidekyselyt jne.
- Myyntiluvut
- Varastonseurantaohjelmisto
- Älymittarit
- Suorituskykymittarit
- IBM:n kassapäätelukemat ja muut kenttäjärjestelmät
- Periaatteessa kaikki muu maailmassa, mitä voit kuvitella
Vaihe 2: Tietojen analysointi
Datatieteilijät tarvitsevat tietoja, ja saatuaan ne heidän on ymmärrettävä, mitä he tarkastelevat, samalla kun he ratkaisevat yleisiä liiketoimintatiedon haasteita. Et tarvitse data-analyytikkojen tiimiä suhteellisen yksinkertaisten asioiden, kuten laskentataulukossa tehtävän palkanlaskennan, käsittelyyn, mutta kaikkeen kirjanpitotaulukkoa suurempaan kannattaa käyttää kunnollisia analyysityökaluja, kuten edellä lueteltuja. Voit myös harkita koulutusta, kuten liiketoimintatiedon kurssille osallistumista.
Vaihe 3: Tietojen esittäminen
Tuloksia, tuloksia, tuloksia. Jos aiot ymmärtää, mitä sinulla on, sinun on luettava se alun perin ymmärrettävässä muodossa. Valitse hyvä tietojen visualisointityökalu, joka toimii nykyaikaisissa liiketoimintaympäristöissä. Infografiikat sopivat tähän erinomaisesti, samoin perinteiset kaaviot ja kuvaajat. Tämä on pitkälti sinusta kiinni, ja hyvät analytiikkatyökalut tarjoavat sinulle useita visualisointivaihtoehtoja.
Kootaan kaikki yhteen
Yhteenvetona voidaan kysyä, mitä liiketoimintatieto on. Se on joukko tietojen analysointityökaluja, joiden avulla ymmärrät johtamaasi nykyaikaista liiketoimintaa ja teet järkeviä päätöksiä siitä, mihin suunnata seuraavaksi. RevOpsTeamin uutiskirjeen tilaaminen on toinen järkevä päätös, ja sinun kannattaa tehdä se heti pysyäksesi ajan tasalla uusimmista tekniikoista, työkaluista ja trendeistä, jotka voivat antaa brändillesi sen tarvitseman kilpailuedun menestyäkseen.