Olet siis saanut analytiikkasi hallintaan ja olet melko varma, että keräät oikeita tietoja ennustaaksesi, mihin suuntaan liiketoimintasi on menossa. Mutta mitä liiketoimintatiedon hallinta tarkoittaa? Jos et tiedä, sinulla on katvealue, joka maksaa sinulle rahaa, ja tilanne voi olla vieläkin vakavampi. Liiketoimintatiedon hallinta yhdistää älykkään data-analytiikan reaaliaikaiseen massadataan antaakseen sinulle kuvan siitä, mitä organisaatiossasi tapahtuu, sen sijaan että se näyttäisi vain sen, mitä odotat tapahtuvan. Tämän käsitteen ymmärtäminen on kuin kasvattaisit ylimääräisen silmäparin, jonka avulla näet, mitä liiketoiminnassasi todella tapahtuu.
Tässä artikkelissa käsitellään liiketoimintatiedon hallintaa, sen toimintaa ja sitä, miksi siitä kannattaa välittää. Sen tavoitteena on opettaa sinulle yksinkertaisia tapoja muuttaa sisäistä palautettasi, jotta saat parempaa (ja oikeasti hyödyllistä) tietojen visualisointia ja tehostat päätöksentekoprosessiasi. Artikkelin lopussa sinulla pitäisi olla käytännöllisiä oivalluksia, joita voit hyödyntää palatessasi toimistolle ja jotka muuttavat tapaa, jolla näet liiketoiminta-analytiikkasi.
Mitä liiketoimintatiedon hallinta on?
Aloitetaan siitä, mitä liiketoimintatiedon hallinta on ja miten se eroaa jo käyttämästäsi liiketoiminta-analytiikasta. Ensinnäkin kyse ei ole täysin eri asioista, sillä sekä liiketoimintatiedon hallinta että liiketoiminta-analytiikka ovat tapoja saada selkeä kuva siitä, mitä yrityksessäsi tapahtuu ja miten myynti, asiakaspysyvyys, varasto ja muut vastaavat asiat sujuvat.
Molemmissa hyödynnetään massadataa ja kehittyneitä tiedonlouhintatekniikoita, joiden avulla tärkeät tiedonmuruset kootaan sinulle kokonaiskuvaksi. Tiedot esitetään yleensä tavalla, joka on ymmärrettävä jonkinlaisen interaktiivisen hallintapaneelin kautta, ja sekä liiketoiminta-analytiikka että liiketoimintatiedon hallinta on rakennettu muodostamaan selkeä kuva suuren yrityksen satunnaiselta vaikuttavasta kaaoksesta, kun toimintaa tapahtuu kaikkialla.
Ero liittyy aikaan. Liiketoiminta-analytiikka on tekniikka tarkkojen, tulevaisuudessa paikkansa pitävien ennusteiden laatimiseen, kun taas hyvä liiketoimintatiedon hallinta kertoo, mitä tapahtuu nyt, juuri tällä hetkellä. Kun hyvä analyysi kolmen kuukauden takaa kertoi, mitä kuluvan vuosineljänneksen myynniltä voi odottaa, hyvä liiketoimintatiedon hallinta kertoo, saavutatko nämä tavoitteet tai missä olet saattanut poiketa suunnitelmasta.
Näin voit havaita pienet ongelmat niiden ollessa vielä pieniä sen sijaan, että seisoisit tilikauden lopussa päätäsi raapien ja ihmettelisit, miksi ansaitsit puolet siitä, mitä ennustit ansaitsevasi. Kyse on niin merkittävästä asiasta, että Yhdysvaltain sisäministeriö auttaa pienyrityksiä jopa ottamaan käyttöön omia liiketoimintatiedon hallinnan työkalujaan.
Jotta ymmärtäisit paremmin, miten tämä liittyy liiketoimintaasi, ajattele, kuinka monet yritykset yrittävät tällä hetkellä epätoivoisesti palkata ja pitää palveluksessaan hyviä työntekijöitä. Henkilöstöhallinnon liiketoiminta-analytiikka ennusti, että käyttämällä rekrytointiin 100 000 dollaria saat tänä vuonna 110 % tarvitsemistasi työntekijöistä ja että ehkä noin 9 % heistä ei jostain syystä sovellu tehtävään, jolloin henkilöstömääräsi olisi 101 % tarvittavasta. Niinpä sijoitat rahat, julkaiset työpaikkailmoituksia ja järjestät useita haastattelu- ja rekrytointikierroksia. Vuoden lopussa käy kuitenkin ilmi, että henkilöstöä on liian vähän ja joudut kieltäytymään töistä, koska jäljelle jäänyt työvoima tekee jo kaksinkertaisia työvuoroja. Mitä tapahtui?
Toimistosi osoittautui liian kylmäksi, ja joukko ihmisiä irtisanoutui, koska he eivät pitäneet siitä. Kyllä, se kuulostaa typerältä, mutta joskus syy todella on näin yksinkertainen. Et saanut tietää asiasta ennen huhtikuun 15. päivää, koska seurasit koko talven ajan analytiikkamallia sen sijaan, että olisit seurannut henkilöstön vaihtuvuutta reaaliajassa ja tehnyt perusteellisia lähtöhaastatteluja selvittääksesi, miksi toimistohenkilöstösi, mutta eivät kenttäteknikkosi, jättivät irtisanoutumisilmoituksensa. Tämä nostaa esiin joitakin organisaatioiden nykyään kohtaamista suurimmista liiketoimintatiedon hallinnan haasteista.
Lähtöhaastattelut ovat hyvin yksinkertainen liiketoimintatiedon keräämisen muoto. Jos olisit tehnyt niitä ja sinulla olisi ollut hyvät työkalut tiedon välittämiseen johdolle, olisit voinut säätää termostaattia syyskuussa ja säästää 50 000 dollaria seuraavan vuoden rekrytointikuluissa. Tässä esimerkissä liiketoimintatiedon hallinnan esimerkit näyttävät, mitä parhaillaan tapahtuu sen edetessä ja miksi todellisuus poikkeaa ennusteista.
Liiketoimintatiedon hallinnan työkalujen tyypit
Tämä on vain yksi hyvin yksinkertainen esimerkki siitä, kuinka reaaliaikainen palaute muuttuu käytännön toimiksi, jotka voivat säästää omaisuuden. Liiketoimintatiedon hallinta on nykyaikana mennyt paljon pidemmälle kuin lähtöhaastattelujen perustason kysymykset ja vastaukset. Kolikon toinen puoli on tietenkin hyvä raportointi. Kaikista maailman liiketoimintatiedon hallinnan hyödyistä ei ole sinulle mitään hyötyä, jos havainnot eivät tavoita henkilöä, joka voi toimia niiden perusteella.
Tiedon keräämiseen ja esittämiseen käyttämäsi liiketoimintatiedon hallinnan työkalut vaihtelevat sen mukaan, millä alalla toimit, millaisista mittareista olet kiinnostunut ja suoraan sanottuna myös sen mukaan, kuinka luontevasti käytät teknologiaa. On hyvä asia investoida uusimpaan hienoon massadatan hallintapaneeliin, joka lupaa seurata varastosi liikkeitä sekunti sekunnilta kolmen mantereen varastoissa, mutta ellet osaa lukea tuloksia, voisit yhtä hyvin arvailla. Tässä on joitakin suosituimpia tapoja kerätä liiketoimintatietoa ja tulkita sitä ymmärrettävällä tavalla.
Taulukkolaskentaohjelmat
Kun puhun taulukkolaskentaohjelmista, ensimmäisenä mieleesi tulevat Microsoft Excel ja Google Sheets, eikä se ole väärin. Tavalliset taulukkolaskentaohjelmat ovat hämmästyttäviä työkaluja valtavien tietomäärien esittämiseen äärettömästi skaalautuvassa ja yksinkertaisessa graafisessa muodossa. Pitääkö seurata samanaikaisesti 50:tä asiaa? Lisää sarakkeita. Saatko tietoja 15 lähteestä? Lisää rivejä. Haluatko vaihtaa myyntipalkkiotietojen, henkilöstön seurannan, yleiskustannusten ja kuparilangan hinnan välillä? Lisää muutama välilehti ja työskentele yhdessä asiakirjassa.
Haluatko tietää, mikä on ostamiesi kuparilankojen keskimääräinen tuotto, järjestettynä minkä tahansa niiden käyttöön perustuvan 37 tuotelinjasi mukaan? Se onnistuu helposti. Syötä vain langan hinta sarakkeeseen A, tuotetta kohti käytetty määrä sarakkeeseen B, lisää jokaiselle tuotteelle rivi ja käske tietokoneen taikurin laskea kunkin rivin keskiarvo sarakkeeseen C. Vie sitten tiedot logistiikkavastaavallesi, jotta hän voi selittää, mitä oikein tarkastelet.
Ensimmäiset taulukkolaskentaohjelmat olivat suuria paperikirjoja, joihin piti raapustaa sulkakynällä tai jollakin vastaavalla. Myöhemmin ne olivat tietokoneella säilytettäviä ohjelmia, jotka kopioitiin fyysisesti levykkeille (ah, niitä hyviä aikoja). Nykyään kaikki on pilvessä, ja jaat taulukkolaskentasi yrityksesi asiaankuuluvien ihmisten kanssa reaaliajassa. Avaa vain tiedosto, syötä numerot tai tarkastele tämän aamun koonnin ajantasaisia tietoja, ja olet virallisesti selvillä tarvitsemistasi luvuista.
Raportointiohjelmistot
Raportointiohjelmistot ovat liiketoimintatiedon seurantaan käytettäviä pilvitaulukkolaskentaohjelmia hieman kehittyneempiä. Taulukkolaskentaohjelmien tavoin nämä ohjelmat ovat kätevä ja intuitiivinen tapa seurata sinua kiinnostavia lukuja, mutta järjestelmässä, joka on rakennettu tarpeidesi ympärille mukautetun taulukkolaskentaohjelman sijaan. Jotkin näistä työkaluista ovat dataa ahmivia hirviöitä. Yksi niistä, datapine, antaa kaikille yrityksesi työntekijöille mahdollisuuden syöttää tietoja mistä tahansa osastosta tai toimipisteestä, koota kaiken luokkiin ja näyttää kokonaisuuden haluamallasi tavalla.
Voit jopa siirtyä SQL-tilaan ja suorittaa omia mukautettuja kyselyjäsi tai antaa näyttävän käyttöliittymän tehdä työn puolestasi. Lopulta ohjelma pyytää sinua lataamaan sovelluksen, sillä muuten et voi mukauttaa käyttöliittymää, mutta muutoin se on kuin sinulla olisi Spock tiedeupseerina lukemassa asiaankuuluvia tietoja ja nopeuttamassa päätöksentekoasi mobiililla liiketoimintatieto-ohjelmistolla.
Have an account? Log In
Tietojen visualisointiohjelmistot
Selvä, tästä mennäänkin sitten ylöspäin. Tietojen visualisointiohjelmistot muistuttavat raportointiohjelmistoja, paitsi että ne eivät pidä sinua älykkäänä ihmisenä kovinkaan suuressa arvossa. Hyvät visualisointiohjelmat ovat pohjimmiltaan raportointijärjestelmiä ja -sovelluksia, joiden suunnittelutiimi on panostanut valtavasti tulosteeseen ja käyttöliittymään tehdäkseen liiketoimintatiedosta mahdollisimman helppotajuista.
Oletetaan, että sinulla on valtava määrä tietoja toimittajilta, myyjiltä, asiakaspalautteesta, viranomaisilta ja rahoituspalvelutiimiltäsi. Heidän ennakoivan analytiikkansa mukaan sinun pitäisi voida ottaa lainaa kuparin ostamiseen ennen hintojen nousua ja maksaa sitten korot pois rahalla, jota ihmiset maksavat musiikkia soittavista kahvinkeittimistäsi. Kun kuitenkin näytät kaiken työkalussa, kuten Tableaussa, näet, että myynti Amazonissa on ollut hidasta, korkojen nousu on aiheuttanut sinulle haastavan takaisinmaksuaikataulun ja tavanomaista jäykemmät myyntiraportit vaikeuttavat kaupan päättämistä, mikä viittaa asiakaskunnan supistumiseen.
Kun kaikki nämä tiedot näkyvät koontinäyttösi etusivulla, käsket talousosastoa unohtamaan lainat, logistiikkaosastoa etsimään halvempaa kuparilankaa, myyntiä asettamaan uudet tavoitteet ja T&K-osastoa arvioimaan tilanteen uudelleen – ehkä parantamaan kahvinkeittimiä lisäämällä niiden jalustaan digitaalisen kellon. Olet tehnyt joukon liiketoimintapäätöksiä, jotka kaikki perustuvat sellaiseen kuvaan yrityksestäsi, jota sinulla ei olisi ollut ilman tärkeiden tietojen asiaankuuluvaa ja suhteisiin perustuvaa visualisointia useista sijainneista. Joitakin parhaista työkaluista tähän ovat:
- Google Charts
- Tableau
- Grafana
- Chartist
- FusionCharts
- Datawrapper
- Infogram
- ChartBlocks
Online-analyyttinen käsittely (OLAP)
Tämä on aika hienoa, ajattelet itseksesi, mutta mistä ihmeestä tiedän alun perin, mitä tietoja pitäisi tarkastella? Eikö kyse ole siitä, että roskaa sisään, roskaa ulos? Kuka kertoo, millä tiedoilla on merkitystä päätöksenteossa ja mikä on merkityksetöntä?
Tässä kohtaa mukaan astuu analyyttinen verkkokäsittely. Ajattele OLAPia älykkäänä ihmistutkijana, joka ei nuku ja tietää aina, mistä etsiä olennaista tietoa. Riippumatta siitä, millaista organisaatiota johdat, tallennat todennäköisesti tietoja useista lähteistä, kuten suorasta palautteesta, verkkoliikenteestä, sisäisistä järjestelmistä, myyntitiedoista ja niin edelleen. Hyvä OLAP-työkalu käy nämä lähteet läpi ja syöttää tiedot datan visualisointi- tai raportointiohjelmistoosi. Se hyödyntää suurdataan perustuvaa reaaliaikaista analysointia ja seurantaa tavalla, joka vastaa sitä, että jokaisen alan asiantuntija soittaisi sinulle joka päivä ja kertoisi, mitä tapahtuu.
Tiedon louhinta
Tiedonlouhintatyökalut täydentävät OLAPia louhimalla tarvitsemasi raakadatansa jo lähtökohtaisesti. Ajattele tiedonlouhintasovelluksia partioivina poliiseina. Kun OLAP-järjestelmäsi eli luutnantti käskee etsivänsä lähtemään haastattelemaan ihmisiä, tiedonlouhintaohjelmat pukevat ylleen trenssitakit, ottavat muistilehtiöt esiin ja alkavat esittää kysymyksiä.
Tarvitseeko OLAPisi yhdistää tietoja myynnistä, markkinatutkimuksesta ja varastosta? Tiedonlouhinta-ohjelmistosi hakee tiedot suoraan näistä tietokannoista saadakseen todelliset myyntiluvut, asiakkaiden kyselyvastaukset ja varastotiedot tuotteiden vaihtuvuudesta. Ennen kuin voit tehdä älykkäitä, tietoon perustuvia päätöksiä, tarvitset itse datan. Tiedonlouhinta on yksi liiketoimintatiedon työkaluista, joka toimii hiljaa taustalla ja antaa muille liiketoimintatietojärjestelmille niiden tarvitsemat raakatiedot.
Liiketoimintatiedon hallinnan hyödyt
Liiketoimintatiedon ratkaisuista on paljon hyötyä. Olemme käsitelleet koneoppimisen osa-alueita ja erilaisia BI-alustoja, mutta et ehkä vieläkään ole vakuuttunut siitä, miksi sinun pitäisi ottaa ne käyttöön. En myöskään kiistä, etteikö BI:n käyttöönottoon liittyisi haasteita. Mielestäni hyödyt ovat kuitenkin selvästi haittoja suuremmat.
Miksi liiketoimintatiedon hallinta on siis niin tärkeää, ja miksi sitä tarvitaan, jos sinulla on jo ennakoiva analytiikka ja järki päässä?
Tässä on neljä syytä:
Kokonaisvaltainen näkymä
Ensinnäkin hyvä liiketoimintatiedon hallinta antaa sinulle kokonaisvaltaisen kuvan siitä, miten asiat sujuvat. Sinä olet pomo, muistatko? Sinun on nähtävä kokonaisuus. Aiemmin tämä tarkoitti joko sitä, että jäit jälkeen vetäytyessäsi tarkastelemaan kokonaisuutta ja menettäessäsi yksityiskohdat näkyvistä, tai sitä, että lähikuvassa keskityit yksityiskohtiin etkä nähnyt kokonaisuutta. Itsepalveluun tarkoitetuilla liiketoimintatiedon työkaluilla näet yksityiskohdat asiayhteydessään, joten tiedät lähes vaistonvaraisesti, miten asiat sujuvat.
Organisaation tehokkuuden lisääntyminen
Organisaatiosi eri osien on keskusteltava keskenään, jotta mitään saadaan aikaan. Satunnaiset kohtaamiset käytävillä eivät riitä tiedon jakamiseen nykyaikaisessa yrityksessä, ja jopa jäsennellyillä kokouksilla on vain rajallinen arvo. BI-sovelluksiin sisäänrakennettu tekoäly käyttää koneoppimista yhdistääkseen olennaiset tiedot ja toimittaakseen ne niitä tarvitseville ihmisille. Tehokkuuden kasvu puhuu puolestaan.
Tietoon perustuvat liiketoimintapäätökset
Intuitiolla on paikkansa liiketoiminnassa, ja olet siinä todennäköisesti hyvä, mutta ilman dataa vain arvailet. Tietoon perustuvat päätökset alkavat datasta, ja liiketoimintatiedon hallintaohjelmiston koko tarkoitus on antaa sinulle nämä tiedot muodossa, jonka pystyt omaksumaan. Kun tiedät, mitä teet päivästä toiseen, sinulla on kilpailuetu kilpailijoihin nähden.
Parempi asiakaskokemus
BI-ratkaisut voivat olla hämmästyttävän älykkäitä, ja ne osoittavat sen ratkaisemalla ongelmia, joita ei ole vielä edes ilmennyt. Älykäs lähestymistapa myyntiin, markkinointiin, toimitusketjuihin ja toimitusjärjestelmiin – mitä tahansa keksitkin – toimii yhdessä ratkaistakseen mahdolliset asiakasvalitukset ennen niiden syntymistä. On kuitenkin tärkeää ymmärtää liiketoimintatiedon hallinnan haitat ennen käyttöönottoa. BI-järjestelmäsi on saattanut viitata verkkokäyttöliittymäsi ongelmaan jo kuukausia sitten, ja kun ratkaisit sen ajoissa, estit tuhansia sivuston kävijöitä kohtaamasta ongelmaa ja tekemästä valituksia.
3 vaihetta liiketoimintatiedon hallintaan
Kun ymmärrät liiketoimintatiedon hallinnan vaiheet, sinun on helpompi päättää, mitä automatisoida. Yleiset vaiheet ovat seuraavat:
Vaihe 1: Tiedon kerääminen
Voit saada tietoa useista lähteistä. Aloita suunnittelemalla, että syötät BI-ohjelmistoosi tietoja niin monesta saatavilla olevasta lähteestä kuin mahdollista. Hyvää liiketoimintadataa voi saada seuraavista lähteistä:
- Kyselyt, kyselylomakkeet, mielipidemittaukset jne.
- Myyntiluvut
- Varaston seurantaohjelmisto
- Älymittarit
- Suorituskykymittarit
- IBM:n kassajärjestelmien skannaukset ja muut kenttäjärjestelmät
- Periaatteessa kaikki muu maailmassa, mitä voit kuvitella
More Articles
Vaihe 2: Datan analysointi
Data-analyytikot tarvitsevat dataa, ja kun heillä sitä on, heidän on ymmärrettävä, mitä he tarkastelevat, samalla kun he ratkaisevat yleisiä liiketoimintatiedon haasteita. Et tarvitse data-analyytikoiden tiimiä suhteellisen yksinkertaisten asioiden, kuten palkanmaksun taulukkolaskennassa, käsittelyyn, mutta kaikkeen siihen, mikä on suurempaa kuin pääkirjassa hallittava kokonaisuus, kannattaa käyttää kunnollisia analyysityökaluja, kuten edellä lueteltuja. Voit myös harkita koulutusta, kuten liiketoimintatiedon kurssille osallistumista.
Vaihe 3: Datan esittäminen
Tuotos, tuotos, tuotos. Jos aiot saada tolkkua hallussasi olevasta tiedosta, sinun on ensin luettava se muodossa, jossa se on helposti ymmärrettävissä. Valitse hyvä datan visualisointityökalu, joka toimii nykyaikaisissa liiketoimintaympäristöissä. Infografiikat sopivat tähän erinomaisesti, samoin perinteiset kaaviot ja kuvaajat. Tämä on pohjimmiltaan sinusta kiinni, ja hyvät analytiikkatyökalut tarjoavat sinulle useita visualisointivaihtoehtoja.
Kootaan kaikki yhteen
Yhteenvetona voidaan kysyä, mitä liiketoimintatieto on. Se on joukko datan analysointityökaluja, joiden avulla ymmärrät johtamaasi nykyaikaista liiketoimintaa ja teet järkeviä päätöksiä siitä, mihin edetä seuraavaksi. RevOpsTeamin uutiskirjeen tilaaminen on toinen järkevä päätös, ja se kannattaa tehdä heti, jotta pysyt ajan tasalla uusimmista tekniikoista, työkaluista ja trendeistä, jotka voivat antaa brändillesi sen tarvitseman kilpailuedun menestyäkseen.
