Cómo Mantener los Leads de Ventas Organizados en 3 Pasos
Todos hemos perdido ventas debido a la pérdida de detalles de prospectos. Es frustrante y una enorme pérdida de tiempo. Nunca olvidaré mi primer CRM. Estaba construido en Excel y era medianamente utilizable pero estaba lleno de errores. Esto fue hace más de 12 años... mucho antes del auge de los increíbles CRM en la nube que existen ahora.
Nuestro CRM en Excel funcionó hasta que alcanzamos cerca de $600k en ventas y luego colapsó por completo. Perdimos todos nuestros datos, toda la información de nuestros clientes. Para recuperarla tuvimos que revisar cientos de facturas y recibos y 'extraer' toda la información de vuelta en DOS CRM de Excel, aunque parezca increíble. De hecho, fue entonces cuando descubrí Google Sheets y el almacenamiento en la nube.
Desde entonces, he estado implementando CRM y capacitando equipos de ventas sobre cómo usar correctamente los CRM para mantenerse en contacto con sus clientes, consumidores y prospectos. En mi opinión, los CRM en la nube son tan baratos y fáciles de comenzar que las empresas de cualquier tamaño cometen un gran error si no empiezan con uno desde el principio.
¡Así que vamos a profundizar mientras revelamos los secretos para mantener tus prospectos impecablemente organizados y asegurarnos de que nunca pierdas una oportunidad!
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¿Qué es un Prospecto de Ventas?
Los prospectos son clientes potenciales que podrían convertirse en ventas reales o clientes de pago si se cultivan y gestionan adecuadamente. Creo firmemente en la teoría de que los prospectos no son oportunidades. Una oportunidad se desarrolla a partir de un prospecto mediante un proceso de ventas inteligentemente diseñado y bien ejecutado.
¿Por qué es importante el Seguimiento de Prospectos de Ventas?
Los prospectos de ventas son vitales para cualquier negocio, impulsando el crecimiento y asegurando el éxito continuo. La mayoría de las empresas enfrentan problemas de ingresos debido a la falta de prospectos y muchas compañías fallan en el seguimiento y gestión de sus prospectos.
Manejar los prospectos de ventas demanda un enfoque sistemático. Su gran número puede ser abrumador, sin un límite de cuántos puede acumular una empresa con el tiempo. Sin embargo, cuando se organizan eficientemente, el equipo de gestión de ventas puede transformar estos prospectos en clientes genuinos más fácilmente.
Siguiendo el verdadero espíritu de RevOps, una organización estructurada ayuda tanto a los miembros del equipo de ventas como al equipo de marketing. Al categorizar los recursos utilizados para generar estos prospectos, el equipo de marketing puede supervisar mejor su contenido y enfoque de marketing.
Una organización eficaz fomenta un mejor seguimiento de los prospectos. Mantener los detalles importantes de cada oportunidad ordenados y accesibles acelera el proceso de cómo rastrear prospectos de ventas. Esta priorización es fundamental para asegurarse de que los prospectos calificados no se pierdan en el proceso.
Todos los líderes de RevOps deben recordar que cada empresa es diferente. Empieza creando o comprendiendo las estrategias de generación y captación de demanda. Lo que sirve para una empresa puede ser insuficiente para otra. Por eso, es vital identificar el sistema de gestión de prospectos que mejor se adapte a los objetivos de la empresa.
Cómo Mantener Organizados los Prospectos
1. Utiliza un Sistema de Gestión de Prospectos
Ya sea que dispongas de tu propio sistema CRM o que estés empezando con simples hojas de Google Sheets y Excel, administrar sistemáticamente tus prospectos en cuanto llegan es fundamental. Veamos las formas en que puedes hacerlo:
El Sistema de Customer Relationship Management (CRM) de Tu Empresa
Los CRM, cuando se utilizan correctamente, son esenciales para el desarrollo de los prospectos manteniendo todo organizado, automatizado y en movimiento para que los representantes de ventas puedan centrarse en las actividades de mayor valor.
La parte más poderosa del CRM es el software de gestión de prospectos. Los nuevos prospectos, traídos al equipo de ventas por el equipo de marketing, son almacenados, calificados, segmentados a través de una distribución inteligente de prospectos y avanzados a lo largo del pipeline de ventas (esto también es uno de los beneficios del software de seguimiento de ventas).
Los líderes de RevOps utilizan el software de gestión de prospectos para dirigir:
- Campañas de marketing
- Campañas de nutrición de prospectos
- Campañas de ventas
- Crear paneles de métricas
- Automatizar flujos de trabajo
- Analizar los datos de los prospectos
- Supervisar el ciclo de ventas
- Apoyar el crecimiento de suscriptores
- Y mucho más
La implementación exitosa de un CRM automatiza docenas de tareas y libera horas del tiempo del personal de ventas. Sin embargo, lograr una implementación exitosa a menudo no es tan sencillo como los equipos de marketing de los desarrolladores de CRM te harían creer.
Es fundamental que los profesionales de RevOps comprendan lo que buscan lograr al incorporar un CRM. Implementar con éxito un nuevo CRM o actualizar uno existente suele requerir gastar varias veces la tarifa mensual de suscripción en consultores, implementadores y contratistas. Ya sea que decidas trabajar con un CRM grande como Hubspot o Salesforce, o con un CRM boutique más pequeño, debes saber que invertirás una cantidad significativa de capital y tiempo en construir tu sistema.
Recomiendo que cualquier profesional de RevOps primero contrate a un estratega con experiencia en implementación y gestión de CRM para discutir las necesidades de su organización. Una vez establecida la estrategia, se puede definir un presupuesto y cronograma de implementación y así comenzar con la integración real del CRM.
Si eres un profesional de RevOps y buscas un CRM que se ajuste a tus necesidades, consulta dos de nuestros otros artículos sobre el mejor software de gestión de leads y el mejor software gratuito de gestión de leads.
Google Sheets o Microsoft Excel
Google Sheets, una plataforma ampliamente accesible y fácil de usar, es una solución económica para startups y pequeñas empresas que buscan una gestión de leads eficaz sin el alto coste de los CRM especializados. Sin embargo, no lo recomendaría para organizaciones más grandes ya que probablemente acabarás gastando más tiempo y dinero en crear una telaraña de aplicaciones web y conexiones con Zapier que implementando un CRM dedicado. En este caso, puedes encontrar útil nuestra lista de los mejores CRM gratuitos.
Una advertencia: los CRMs basados en hojas de cálculo suelen tener dificultades para integrarse con sistemas de email marketing como ActiveCampaign. Se puede lograr, pero puede ser complicado y frustrante.
Lo que distingue a Google Sheets en el ámbito de la gestión de leads es su naturaleza inherentemente colaborativa y sus capacidades de integración. Por ejemplo, crear un formulario de Google para la captura de leads llena directamente las respuestas en tu hoja, asegurando que ningún lead quede sin registrar. Además, el amplio Marketplace de G Suite ofrece infinidad de extensiones y complementos que mejoran el proceso de gestión de leads. Estas integraciones van desde la automatización de seguimientos por correo electrónico hasta el uso de Google Scripts y la API de Google Sheets para automatizaciones personalizadas.
A medida que las empresas crecen y la gestión de leads se vuelve más compleja, podrían notar la necesidad de migrar a un CRM dedicado. Sin embargo, para quienes recién comienzan o trabajan con estructuras de ventas simples, Google Sheets ofrece un equilibrio inigualable entre simplicidad, colaboración y funcionalidad.
2. Categoriza los leads según su calidad
La segmentación de leads es clave para una gestión adecuada de los mismos. La segmentación no tiene que comenzar después de contactar con los leads. A medida que interactúan con tu organización, deberías organizarlos en tres categorías principales: fríos, templados y calientes; así podrás adaptar tu enfoque y relacionarte con ellos de manera más eficaz. Aquí tienes un acercamiento a cada categoría:
Leads fríos
Interactuar con leads fríos generalmente requiere un punto de partida como campañas de contacto inicial, llamadas en frío, o correos electrónicos introductorios. Considero que un problema muy común en esta etapa es que la mayoría de los equipos de ventas intentan cerrar la venta de inmediato, cuando en realidad deberían tomarse el tiempo para "calentar" al lead.
Recuerda que un "lead" es una persona. Tiene su propio conjunto de necesidades, problemas y deseos. Descubre cuáles son esos tres antes de intentar realizar la venta.
Los leads fríos rara vez compran. Lo que buscan es aprender. Permite que tu equipo de ventas se diferencie de la competencia enseñando y guiando, en lugar de vender como todos los demás.
Leads templados
Los leads templados están un paso por delante de los fríos en el embudo de ventas. Han mostrado cierto interés en tu producto o servicio, quizá suscribiéndose a un boletín, descargando un libro blanco o asistiendo a un seminario web.
Ya conocen tu empresa y han interactuado con tu contenido, pero puede que aún no estén listos para comprar. Los leads templados se benefician de campañas de nutrición. Deberías segmentar aún más a los leads templados según el contenido con el que hayan interactuado y los productos que ofreces.
Leads calientes
Los leads calientes están listos para realizar una compra. No solo han mostrado interés en tu producto, sino que también han manifestado una clara intención de comprar, quizás solicitando una demostración, agregando un producto al carrito o incluso pidiendo detalles sobre los precios.
Dado que están a punto de convertirse en clientes, es crucial actuar rápidamente con los leads calientes. Tu estrategia de gestión de leads debe incluir pasos para reconocer los leads calientes y aprovechar de inmediato su necesidad. ¡Si tu equipo de ventas no está listo para actuar, un competidor lo estará!
Proporciónales respuestas rápidas, ofrece ofertas o incentivos especiales y asegúrate de un proceso de ventas fluido. Cualquier demora o inconveniente podría resultar en la pérdida de una venta casi garantizada.
3. Almacena la información del lead para su calificación
Clasificar tus leads por la información de contacto recopilada es la mejor manera de calificarlos para la fase de conversión en el proceso de ventas. A continuación, encontrarás una lista de algunos campos de datos clásicos necesarios para cada lead individual. Utilizar herramientas como LinkedIn, ZoomInfo, Leadhype y Apollo.io es una excelente manera de que tus SDRs completen la información faltante en tu CRM.
- Datos Personales
- Número de teléfono
- Datos relacionados con el trabajo
- Fuente del lead
- Etapa del embudo
- Preparación del comprador
- Tamaño estimado del acuerdo
- Registro de actividad y seguimientos
- Desarrollo por recomendación
Capturar detalles de los compradores potenciales es fundamental. Permite al equipo de ventas crear un plan de puntuación de leads que ayudará a identificar buenas oportunidades más temprano en el embudo de ventas. Uno de los beneficios de la recuperación de leads es la capacidad de calificar rápidamente los leads generados en eventos.
Mantener los datos actualizados y útiles es importante (uno de los beneficios del software de gestión de leads de ventas es que puede ayudarte con esto). A medida que formes tu equipo de RevOps, ten presente que, tarde o temprano, deberías incorporar a un profesional de datos para limpiar los conjuntos de datos y crear reportes y automatizaciones más robustos que mantengan la información al día. Un ejemplo sencillo es enviar un email de nutrición semestral solicitando información actualizada a cambio de algún contenido valioso, ¿quizá una grabación de un podcast exclusivo?
Por último, la capacitación es clave. Los vendedores deben entender por qué es importante almacenar datos de calidad y no simplemente volcar leads en una hoja de cálculo. Para los comerciales que trabajan por comisión, la rapidez en la venta es fundamental para maximizar su ganancia. Armoniza su demanda de ingresos rápidos con la importancia de contar con datos sólidos. El software de comisiones de ventas también puede ayudarte con la logística de las compensaciones.
El futuro es organización
¿Te ha llamado la atención esta discusión? ¡Profundicemos más! No dudes en contactarme por LinkedIn para conversar más a fondo sobre este tema. ¡Siempre estoy dispuesto a conectar con otros profesionales de RevOps y compartir ideas!
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