Cómo Crear una Hoja de Cálculo para el Seguimiento de Prospectos
Ya seas un líder de ventas experimentado, estés comenzando en un nuevo puesto o incluso estés impulsando ventas lideradas por el fundador, una hoja de seguimiento de prospectos de ventas es una herramienta que puedes crear rápidamente para mejorar los resultados de tus esfuerzos comerciales de inmediato.
Llevo más de 10 años en ventas. He visto de primera mano cómo un representante de ventas estrella sin un método de seguimiento es superado por un vendedor promedio que utiliza un proceso de seguimiento de prospectos.
Esta guía te llevará paso a paso para empezar con una hoja de seguimiento, construir un pequeño proceso en torno a ella y cómo usarla de manera efectiva para hacer crecer tu negocio.
¿Qué es una hoja de seguimiento de prospectos?
Una hoja de seguimiento de prospectos es una herramienta utilizada principalmente por personas y equipos de ventas, marketing y desarrollo de negocios para monitorear y gestionar potenciales clientes. Piénsalo como una mini herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM).
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Para empresas que recién comienzan, personas que venden sus servicios o incluso vendedores de altas sumas que no tienen muchos prospectos, una hoja de seguimiento puede ser una gran herramienta que es esencialmente gratuita y no tiene la curva de aprendizaje pronunciada de la mayoría de los CRM.
¿Quién debería usar una hoja de seguimiento?
Es más útil para pequeñas empresas que quieren empezar a recopilar datos de ventas pero no desean el gasto o la molestia de implementar un CRM complejo o un sistema de gestión de prospectos.
Normalmente esta hoja se va a construir en Excel o Google Sheets. El software de gestión de proyectos en la nube como ClickUp y Monday.com también son buenas opciones para crear hojas de prospectos.
Incluso si un equipo dispone de un CRM de servicio completo, las hojas de seguimiento son útiles para que los agendadores de citas controlen sus métricas de ventas y logren sus objetivos. Los gerentes de ventas pueden asegurarse de que su personal realiza suficientes acciones significativas por día o semana sin tener que perder tiempo en microgestionar o revisar calendarios.
Arriba puedes ver un ejemplo de una hoja de seguimiento de llamadas altamente efectiva utilizada en una campaña de alcance semi-automatizada para mis agendadores de citas. Aquí, registran sus nuevos puntos de contacto y los avances en ventas cada día, estos pueden ser: mensajes directos, mensajes de texto, correos electrónicos y llamadas.
Esta herramienta permite al agendador mantenerse organizado y, lo que es más importante, permite que mi gerente de ventas revise el progreso de todo el equipo de agendamiento de citas en aproximadamente 20 minutos cada mañana.
Qué datos recopilar
Columnas e información clave
Las columnas pueden incluir cosas como ID del prospecto, nombre de la empresa, nombre del contacto, correo electrónico del contacto, teléfono del contacto, sector, fuente del prospecto, fecha del primer contacto, fecha del último contacto, estado, prioridad y notas. Pero, al menos recopila:
- Información de contacto
- Nombre
- Apellido
- Nombre de la empresa
- Detalles de la empresa
- Teléfono
- Correo electrónico
- Dirección
- Perfil de LinkedIn
- Otras redes sociales
- Historial de interacciones
- Nivel de interés
- Estado de la conversación/prospecto
- Etapa del trato
- Próximos pasos
- Interesado
- Llamada
- Propuesta
- DND
Cómo mejorar la calidad de los datos de seguimiento
La consistencia es clave
Al ingresar datos en la hoja para cada prospecto, asegúrate de su precisión y completitud para mantener la utilidad del sistema de seguimiento. Si eres gerente de ventas, asegúrate de que tu equipo esté capacitado en estándares de datos consistentes para que toda la información pueda agregarse fácilmente para futuras revisiones.
Utiliza las funciones a tu favor
Utiliza las funciones de validación de datos en tu programa de hojas de cálculo para mantener la integridad de los datos (por ejemplo, menús desplegables para Estado y Prioridad).
Google Sheets ahora cuenta con funciones rápidas y pre-configuradas que utilizan el ‘@dropdown’ para crear rápidamente formatos condicionales en tu hoja de cálculo.
Utilizar estas funciones (tanto como sea posible) en lugar de texto plano es una buena idea. Las entradas de texto plano suelen tener muchos errores ortográficos y de sintaxis que pueden dificultar la agregación de datos.
Ejemplo:
- Para Estado, crea una lista desplegable con opciones como Nuevo, Contactado, Interesado, No interesado, Convertido.
- Para Prioridad, las opciones pueden ser Alta, Media, Baja.
Cómo crear una hoja de cálculo para el seguimiento de prospectos
1. Define tus objetivos y KPIs
Empieza por clarificar qué deseas lograr con esta hoja de cálculo. ¿Vas a hacer seguimiento de la generación de leads, tasas de conversión de ventas o seguimientos de clientes? Tus objetivos determinarán los datos que necesitas incluir.
2. Configura la estructura de la hoja de cálculo
Utilizando la sección anterior como guía, crea tu tabla con las columnas que te ayudarán a registrar la información necesaria sobre cada prospecto. Sigue los principios fundamentales de la gestión de leads para construir la base que necesitas para tener éxito.
3. Rellena la hoja de cálculo
Comienza a llenar la hoja de cálculo con datos sobre tus prospectos actuales. Esto se puede hacer manualmente o importando datos desde otros sistemas si estás haciendo una transición desde otro método de seguimiento.
4. Configura el formato condicional
Utiliza el formato condicional para facilitar la evaluación visual del estado y la prioridad de los leads. Por ejemplo, establece que los leads de alta prioridad tengan un fondo rojo y los de baja prioridad un fondo verde, o bien clasifica por "Fecha del último contacto" para ver primero las entradas más antiguas.
Una nota sobre la columna “Último contacto”—aprende de mis errores.
Esto puede parecer un detalle pequeño, pero si aún no has decidido usar un CRM te prometo que este simple detalle te ahorrará HORAS de frustración. La columna de último contacto es una manera automatizada de ver a quién ha contactado recientemente tu equipo de ventas. Te lo digo; te garantizo que tu equipo de ventas no la completará después de cada llamada o mensaje, simplemente no lo harán, así que no lo intentes.
En su lugar he incluido un script útil para Google Sheets que actualiza automáticamente la columna de ‘última actualización’ si alguna de las otras columnas en la misma fila cambian. He encontrado que este pequeño fragmento de código es extremadamente útil porque elimina la necesidad de que los representantes de ventas se acuerden de ingresar la última celda actualizada.
Guía paso a paso para instalar el script en Google Sheets
Abre tu hoja de Google.
- Ve a Extensiones → Apps Script.
- Borra cualquier código en el editor de scripts y reemplázalo con el siguiente script:
- Modifica el array watchColumns para incluir los números de índice (empezando en 1) de las columnas que deseas monitorizar para cambios.
- Cambia dateColumn al número de columna donde deseas que aparezca la fecha cuando se realicen cambios.
- Guarda el script usando el ícono de guardar o Archivo → Guardar, y nombra tu proyecto.
- Cierra la pestaña de Apps Script y regresa a tu hoja.
Utiliza este bloque de código en la pestaña de Apps Script para asegurarte de que funcione. Solo tendrás que actualizar las columnas y eliminar las notas anotadas detrás de //.
function onEdit(e) {
// Establece las columnas que deseas observar para cambios
const watchColumns = [2, 3]; // Ejemplo: Ver columnas B y C (que son 2, 3 en índice que empieza en 1)
const dateColumn = 4; // La columna donde poner la fecha (D en este caso, que es 4)
const range = e.range;
const sheet = range.getSheet();
if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {
// Escribe la fecha en la "dateColumn" designada cuando se edite una columna observada
const row = range.getRow();
const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);
dateCell.setValue(new Date());
}
}
5. Crea filtros y opciones de ordenación
Activa filtros para cada columna para ayudar a los usuarios a ordenar fácilmente los datos, como ver todos los prospectos que se encuentran en una etapa específica del proceso de ventas o aquellos asignados a un representante de ventas en particular.
¿Qué es un "slicer"?
Un slicer es una barra de herramientas interactiva que te permite filtrar tu hoja de cálculo según valores y datos específicos. Puedes usarlos para cambiar la información visible en tu hoja de cálculo mediante un widget fácil de acceder.
A mí me gustan mucho los slicers, permiten manipular los datos en la propia página.
6. Crea un módulo de formación para tu equipo
La formación de un nuevo equipo de ventas sobre cómo usar eficazmente una hoja de seguimiento de prospectos puede estructurarse en una serie de módulos educativos. Aquí tienes títulos sugeridos y una breve visión general de cada módulo para guiar el proceso de capacitación:
Introducción al seguimiento de prospectos
- Comprender la Hoja de Seguimiento de Prospectos
- Mejores prácticas para la entrada de datos
- Gestión y actualización de leads
- Uso de filtros y ordenación para el análisis
- Informes y análisis
- Aplicación en el mundo real y simulaciones de roles
- Sesión de preguntas y respuestas y retroalimentación
7. Revisión y análisis
Uno de los grandes beneficios de usar Google Sheets es la fácil sincronización con Google Lookerstudio. Esta herramienta permite que un líder de ventas tenga conversaciones más claras sobre el desempeño en ventas y que utilice la visualización para rastrear tendencias de manera más sencilla y efectiva.
¿Quiénes están involucrados?
Ahora que has construido tu hoja de cálculo en Excel o Sheets, necesitarás personas para ejecutar tu proceso de ventas. A continuación se detallan las personas, roles y funciones típicas en relación con la hoja de cálculo.
Representante de Ventas
En cualquier proceso de negocio que involucre ventas, el representante de ventas actúa como el vínculo entre las ofertas de la empresa y las necesidades del cliente. Juegan un papel vital no solo en la ejecución de las estrategias de ventas sino también en su diseño a partir del feedback directo del mercado. Su compromiso asegura que estén motivados y sean proactivos, características esenciales para lograr los mejores resultados de ventas.
Los representantes de ventas son responsables de completar su parte de la hoja de cálculo diariamente. Cuantos menos y más sencillos sean los KPI, mejor.
Para un proceso de ventas típico, querría que mi equipo haga seguimiento de:
- Llamadas por día
- Llamadas con leads calificados por día
- Total del pipeline calificado
- Total de ingresos
- Ratio de leads calificados a ventas cerradas
Estos KPIs deben estar integrados en un panel principal dentro de la hoja de cálculo, totalmente visible para que todos los representantes puedan ver el desempeño de sus compañeros.
Gerente de Ventas
Algo que no puedo dejar de decir sobre un gerente de ventas es que casi nunca debería ser el mejor vendedor. Piensa en Michael Scott en The Office. Gran vendedor; pésimo jefe.
Gestionar un equipo de ventas significa ser responsable de que todo el equipo alcance sus KPIs. Eso implica un monitoreo constante de los indicadores principales, entrenar a los vendedores que tengan dificultades y desarrollar nuevas estrategias para mejorar las ventas cerradas.
La adhesión estricta a la hoja de seguimiento es muy importante para que el gerente de ventas mantenga al equipo en camino hacia el logro de los objetivos comerciales. Asegurándose de que la entrada de datos sea correcta y oportuna, pueden eliminar cualquier riesgo de microgestión; o como yo lo llamo, “La muerte de la moral.”
Cuando los datos de ventas muestran que un vendedor está superando su KPI, el gerente debe dejarlo trabajar tranquilo. Sólo cuando esos KPIs comiencen a bajar deberían intervenir y trabajar directamente con el representante para mejorar sus números.
Líder de Ventas
Lo más probable es que seas el dueño de una pequeña empresa, y si es así, probablemente también eres el líder de ventas de tu compañía. En el caso de equipos de ventas guiados por el fundador, es esencial seguir un par de pasos:
- Marca el ritmo y la coherencia de tu equipo con una reunión exclusiva de ventas, al menos una vez por semana. No incluyas las reuniones de ventas dentro de las reuniones generales.
- Mantén las reuniones de ventas concisas y enfocadas. Marcus Chan tiene un buen libro llamado Secretos de Ventas de 6 cifras donde puedes aprender consejos realmente aplicables para llevar una reunión de ventas efectiva.
- Delega las victorias fáciles. Si eres el fundador, tu trabajo son las cuentas clave y desarrollar esas relaciones con el tiempo. Tu labor NO es ser el mejor vendedor. Pasa los mejores leads y clientes a tu equipo comercial para fomentar la moral y la cohesión.
Si eres propietario, consulta nuestro artículo, “Cómo mantener leads organizados (y preparar a tu equipo de ventas para el éxito) en 3 pasos” para obtener consejos útiles sobre cómo iniciar la organización de leads con tu equipo.
Consejos y errores a evitar en el seguimiento de prospectos
Consejos
1. Integra con el Sistema de Email Marketing (EMS) lo antes posible
El correo electrónico es una de las herramientas de ventas más poderosas. Una herramienta como ActiveCampaign o MailChimp debe utilizarse de inmediato. Usando automatización a través de Zapier, puedes extraer fácilmente la información de contacto relevante al EMS sin necesitar una doble entrada de datos.
2. Automatiza siempre que sea posible
Utiliza fórmulas y funciones para automatizar cálculos, como el número de días desde el último contacto, para ahorrar tiempo y reducir errores manuales.
3. Haz copias de seguridad constantemente
Las hojas de cálculo en la nube como Google Sheets siempre tienen copia de seguridad, por lo que prefiero Sheets sobre Excel para mis plantillas de seguimiento.
Errores que debes evitar
1. Sobrecomplicar
Mantén la hoja de cálculo simple y fácil de usar. Evita demasiados campos, fórmulas complejas y diseños sobrecargados.
2. Entrada de datos inconsistente
Estandariza la entrada de datos con pautas claras y utiliza listas desplegables para minimizar errores. Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén capacitados en el uso correcto de la hoja de cálculo.
3. Descuidar las actualizaciones y el mantenimiento
Actualiza y mantiene la hoja de cálculo regularmente para que siga siendo relevante y útil. Implementa una estrategia de respaldo para evitar la pérdida de datos.
¿Cuándo necesito un software de gestión de leads?
Señales de que tu negocio ha superado el modelo de hoja de cálculo
- Aumento del volumen de leads: Manejar una gran cantidad de leads mediante hojas de cálculo puede volverse engorroso y propenso a errores. Si te resulta difícil dar seguimiento a las interacciones o actualizaciones de forma eficiente, es una señal para cambiar. Uno de los beneficios del software de seguimiento de ventas es que también puede ayudar a gestionar volúmenes mayores de leads.
- Necesidad de acceso a datos en tiempo real: Si varios miembros del equipo necesitan acceder y gestionar información de leads simultáneamente, las hojas de cálculo pueden ser limitantes y puede que no soporten actualizaciones en tiempo real de forma efectiva.
- Procesos de ventas complejos: A medida que los procesos de ventas se vuelven más complejos, con múltiples puntos de contacto y seguimientos personalizados, las hojas de cálculo pueden no gestionar esto de forma eficaz.
- Limitaciones en reportes y análisis: Cuando se requieren análisis avanzados e informes para tomar decisiones informadas y las hojas de cálculo son demasiado básicas para ofrecer estos conocimientos, puede ser necesario un sistema CRM.
Cómo pasar de una hoja de cálculo a un CRM o sistema de gestión de leads
- Evalúa tus necesidades: Comprende qué necesitas en un CRM identificando los problemas de tu sistema actual de hoja de cálculo y especificando las funciones que resolverán esos problemas.
- Elige el CRM adecuado: Selecciona un CRM que se adapte a tu presupuesto, que crezca junto a tu negocio, que se integre con tus herramientas actuales y que sea fácil de usar.
- Planifica la migración de datos: Prepara tus datos para la migración limpiando los datos existentes (eliminando duplicados, corrigiendo errores) y decidiendo qué información debe transferirse.
- Capacita a tu equipo: Asegúrate de que todos los usuarios del CRM estén capacitados para utilizarlo de forma efectiva. Esto puede implicar varias sesiones de formación o un soporte continuo.
Pasar de una hoja de cálculo básica a un CRM dedicado o un sistema de gestión de leads representa un gran avance en la gestión de relaciones con clientes y mejora la eficiencia de ventas, especialmente a medida que una empresa crece y sus procesos se vuelven más complejos.
Seguimiento de prospectos—La base del crecimiento sostenible
Una hoja de cálculo para el seguimiento de prospectos no es solo para llevar un registro de con quién has hablado; se trata de crear una base para un crecimiento sostenible. Con funcionalidades como recordatorios automáticos de seguimiento, actualizaciones de estado y priorización de clientes potenciales calientes, esta hoja de cálculo se convierte en un mini-CRM adaptado específicamente a las necesidades únicas de las startups.
A medida que introduces los datos de cada prospecto, verás cómo crece la inteligencia de tu negocio. Esto te permite afinar tus tácticas de ventas sobre la marcha, enfocándote en lo que realmente funciona. Además, es una excelente manera para que todo tu equipo esté alineado con los objetivos de ventas, comprenda la situación actual y avance colectivamente hacia las metas.
La transición posterior de una hoja de cálculo a un CRM completo será mucho más sencilla una vez que tengas estos procesos establecidos. Es más que una simple herramienta—es tu primer navegador en el vasto océano del emprendimiento, guiándote hacia un éxito de ventas más sistemático y basado en datos. Comienza con este sencillo paso y establece la base para operaciones de ventas avanzadas que impulsarán tu negocio hacia adelante. ¡Que comience el viaje hacia el crecimiento y la eficiencia!
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