Hvad er business intelligence? Den ultimative RevOps-guide

Så du har styr på dine analyser, og du er ret sikker på, at du indsamler de rigtige oplysninger til at forudsige, hvor din virksomhed er på vej hen. Men hvad er forretningsintelligens? Hvis du ikke ved det, har du et blindt punkt, der koster dig penge, og det kan være endnu mere alvorligt. Forretningsintelligens kombinerer intelligent dataanalyse med store datamængder i realtid for at give dig et billede af, hvad der foregår i din organisation, i stedet for hvad du forventer, der burde foregå. At få styr på konceptet er som at få et ekstra sæt øjne, så du kan se, hvad der virkelig foregår i din virksomhed.

Denne artikel handler om forretningsintelligens, hvordan det fungerer, og hvorfor du bør interessere dig for det. Målet er at lære dig nogle enkle metoder, hvormed du kan ændre din interne feedback for at få bedre (og faktisk nyttig) datavisualisering og forbedre din beslutningsproces. Når du er færdig med artiklen, bør du have nogle handlingsorienterede indsigter, du kan tage med tilbage til kontoret, og som vil ændre den måde, du ser dine virksomhedsdataanalyser på.

Hvad er forretningsintelligens?

Lad os begynde med, hvad forretningsintelligens er, og hvordan det adskiller sig fra de virksomhedsdataanalyser, du allerede bruger. Til at begynde med er det ikke 100 % forskellige idéer, eftersom både forretningsintelligens og virksomhedsdataanalyse er metoder, der kan give dig et klart billede af, hvad din virksomhed foretager sig, og hvordan det går med salg, fastholdelse, lagerbeholdning osv.

Begge dele bruger store datamængder og avancerede dataudvindingsteknikker til at udvælge vigtige informationsbidder og samle dem til et samlet billede for dig. Begge præsenterer typisk data på en måde, der giver mening på en form for interaktivt kontrolpanel, og både virksomhedsdataanalyse og forretningsintelligens er struktureret til at skabe et klart billede ud af det tilfældige kaos, der præger en stor virksomhed med aktiviteter overalt.

Forskellen ligger i tidsfaktoren. Virksomhedsdataanalyse er en teknik til at udarbejde nøjagtige fremskrivninger, der bør holde stik i fremtiden, mens god forretningsintelligens handler om at se, hvad der foregår nu, i det umiddelbare øjeblik. Hvor en god analyse fra for tre måneder siden fortalte dig, hvad du kunne forvente af salget i dette kvartal, fortæller god forretningsintelligens dig, om du når disse mål, eller hvor du måske er kommet på afveje.

Det giver dig mulighed for at opdage små problemer, mens de stadig er små, i stedet for at stå og klø dig i hovedet ved regnskabsårets afslutning og undre dig over, hvorfor du kun tjente halvdelen af det, du havde forventet. Det er vigtigt nok til, at Indenrigsministeriet faktisk hjælper små virksomheder med at opsætte deres egne BI-værktøjer.

Hvis du vil have en klarere idé om, hvordan dette passer ind i din virksomhed, kan du tænke på, hvordan mange virksomheder i øjeblikket desperat forsøger at ansætte og fastholde dygtige medarbejdere. Din virksomhedsdataanalyse fra HR forudsagde, at hvis du brugte 100.000 $ på rekruttering, ville du få 110 % af de medarbejdere, du har brug for i år, og måske ville omkring 9 % naturligt ikke fungere af den ene eller anden grund, hvilket ville efterlade dig med 101 % bemanding. Så du investerer pengene, slår nogle stillingsannoncer op og gennemfører flere runder med samtaler og ansættelser. Ved årets udgang viser det sig så, at du mangler medarbejdere og må afslå opgaver, fordi den tilbageværende arbejdsstyrke allerede arbejder dobbeltvagter. Hvad skete der?

Det viser sig, at jeres kontor var for koldt, og at en masse mennesker sagde op, fordi de ikke kunne lide det. Ja, det lyder dumt, men nogle gange er det virkelig så enkelt. Du fandt dog ikke ud af det før den 15. april, eftersom du hele vinteren baserede dig på analysemodellen i stedet for at følge personaleafgangen i realtid og gennemføre grundige fratrædelsessamtaler for at finde ud af, hvorfor kontorpersonalet, men ikke jeres feltteknikere, sagde op. Dette fremhæver nogle af de største udfordringer inden for forretningsintelligens, som organisationer står over for i dag.

Fratrædelsessamtaler er en meget enkel form for indsamling af forretningsintelligens. Hvis du havde gennemført dem og haft gode værktøjer til at sende oplysningerne videre til ledelsen, kunne du have justeret termostaten i september og sparet 50.000 $ på næste års rekruttering. I dette eksempel viser eksempler på forretningsintelligens dig, hvad der foregår lige nu, efterhånden som det sker, og hvorfor virkeligheden afviger fra fremskrivningerne.

Typer af BI-værktøjer

Det er blot ét meget enkelt eksempel på, hvordan feedback i realtid kan føre til handlingsorienterede ændringer, der kan spare dig for en formue. Forretningsintelligens i den moderne tidsalder er nået langt videre end de indledende spørgsmål og svar i fratrædelsessamtaler. Og selvfølgelig er god rapportering den anden side af sagen. Alle fordelene ved forretningsintelligens i verden hjælper dig ikke, hvis resultaterne ikke når frem til nogen, der kan handle på dem. 

De værktøjer til forretningsintelligens, du bruger til at indsamle og præsentere data, varierer afhængigt af den type virksomhed, du driver, hvilke målinger du er interesseret i, og helt ærligt hvor fortrolig du selv er med teknologi. Det er alt sammen meget godt at investere i det nyeste smarte kontrolpanel med store datamængder, der lover overvågning af dit lager sekund for sekund, mens det bevæger sig gennem lagre på tre kontinenter, men medmindre du kan læse resultatet, kan du lige så godt gætte. Her er nogle af de mere populære måder, folk får deres forretningsintelligens på – både ved at indsamle den og ved at aflæse den på en måde, der giver mening.

Regneark

Når jeg siger regneark, vil din første tanke være Microsoft Excel og Google Sheets, og det er ikke forkert. Almindelige regneark er fantastiske værktøjer til at vise enorme mængder data, uendeligt skalerbare i et enkelt grafisk format. Har du brug for at holde styr på 50 ting på én gang? Tilføj kolonner. Får du input fra 15 kilder? Tilføj rækker. Vil du skifte mellem data om salgsprovisioner, personaleregistrering, faste omkostninger og den pris, du betaler for kobbertråd? Tilføj et par faner, og arbejd i ét enkelt dokument. 

Har du brug for at vide, hvad det gennemsnitlige afkast er på de kobbertråde, du køber, indekseret efter en hvilken som helst af de 37 produktlinjer, du sælger, og som bruger dem? Det er en smal sag. Du skal bare indtaste prisen på tråden i kolonne A, den anvendte mængde pr. produkt i kolonne B, tilføje rækker for hvert produkt og bede den magiske mand i computeren om at beregne et gennemsnit i kolonne C for hver række. Eksportér derefter det til din logistikmedarbejder, så han kan forklare dig, hvad du kigger på.

De tidligste regneark var store papirbøger, som man måtte kradse i med en fjerpen eller noget i den stil. Senere blev de til programmer, du havde på din computer og fysisk kopierede til disketter (ah, det var tider). I dag ligger alt i skyen, og du deler dine regneark med de relevante personer i din virksomhed i realtid. Du skal bare åbne dem, indtaste tallene eller se på de aktuelle data fra denne morgens opsamling, så har du officielt styr på de tal, du har brug for.

Rapporteringssoftware

Rapporteringssoftware er et halvt trin op fra cloudbaserede regneark, når det gælder sporing af forretningsindsigt. Ligesom regneark er disse programmer en praktisk og intuitiv måde at holde styr på de tal, du interesserer dig for, men på et system, der er bygget efter dine behov, i stedet for et tilpasset regneark. Nogle af disse værktøjer er dataspisende monstre. Et af dem, datapine, lader alle i din virksomhed indtaste data fra enhver afdeling eller station, samle det hele i kategorier og vise det hele, præcis som du ønsker. 

Du kan endda skifte over til SQL-tilstand og køre dine egne brugerdefinerede forespørgsler eller bare lade den smarte brugerflade gøre det for dig. På et tidspunkt vil de få dig til at downloade appen, for ellers kan du ikke tilpasse brugerfladen, men ellers er det som at have Spock som videnskabsofficer, der læser de relevante data op og fremskynder din beslutningstagning med mobil BI-software.

Software til datavisualisering

Okay, herfra går det opad. Software til datavisualisering minder lidt om rapporteringssoftware, bortset fra at den ikke har den højeste mening om dig som et intelligent menneske. Gode visualiseringsprogrammer er grundlæggende rapporteringssystemer og apps, der har et fantastisk designteam, som virkelig har investeret i resultatet og brugerfladen for at gøre forretningsindsigt så let at forstå som muligt.

Forestil dig, at du har en enorm bunke data fra leverandører, grossister, kundefeedback, offentlige tilsynsmyndigheder og dit finansielle serviceteam. Ifølge deres prædiktive analyser burde det være fint for dig at optage et lån for at købe kobber, før priserne stiger, og derefter betale renterne ned med de penge, folk betaler for dine musikalske kaffemaskiner. Men når du viser alt i et værktøj som Tableau, kan du se, at salget på Amazon har været langsomt, at stigende renter har givet dig en vanskelig tilbagebetalingsplan, og at salgsrapporter, der er mere træge end normalt, gør det sværere at afslutte handlen, hvilket tyder på en faldende kundebase.

Med alle disse oplysninger vist på forsiden af dit kontrolpanel beder du økonomiafdelingen glemme lånene, beder logistikafdelingen finde billigere kobbertråd, beder salgsafdelingen udarbejde nye mål og beder F&U om at revurdere det hele, måske ved at forbedre kaffemaskinerne med et digitalt ur i bunden. Du har truffet en række forretningsbeslutninger, som alle er baseret på et billede af din virksomhed, du ikke ville have haft uden relevant, relationel visualisering af vigtige data fra flere steder. Nogle af de bedste værktøjer til dette er:

• Google Charts
• Tableau
• Grafana
• Chartist
• FusionCharts
• Datawrapper
• Infogram
• ChartBlocks

Online analytisk behandling (OLAP)

Det her er ret smart, siger du til dig selv, men hvordan i alverden ved jeg overhovedet, hvilke data jeg skal kigge på? Er det ikke et spørgsmål om skrald ind/skrald ud? Hvem fortæller dig, hvilke data der er vigtige for beslutningstagningen, og hvad der er irrelevant?

Det er her, online analytisk behandling kommer ind i billedet. Tænk på OLAP som en intelligent menneskelig forsker, der ikke sover, og som ved præcis, hvor der skal ledes efter relevant information. Uanset hvilken type organisation du driver, gemmer du sandsynligvis oplysninger fra flere kilder såsom direkte feedback, webtrafik, interne systemer, salgsdata osv. Et godt OLAP-værktøj gennemgår disse kilder og sender dem videre til din datavisualiserings- eller rapporteringssoftware med en big data-tilgang til analyse og sporing i realtid, der er som at have en ekspert inden for hvert felt, der ringer til dig hver dag for at fortælle, hvad der foregår.

Dataudvinding

Værktøjer til dataudvinding supplerer din OLAP ved at indsamle de rådata, du har brug for til at begynde med. Tænk på dataudvindingsapps som politibetjentene på patrulje. Når dit OLAP-system (løjtnanten) beder sine detektiver om at gå ud og foretage nogle interviews, er det dataudvindingsprogrammerne, der tager trenchcoats på, griber notesblokke og begynder at stille spørgsmålene.

Har din OLAP brug for at samle data fra salg, markedsundersøgelser og lagerbeholdning? Det er din dataudvindingssoftware, der henter salgsdata direkte fra disse databaser, svar på kundeundersøgelser og lageroplysninger om produkternes omsætning. Før du kan træffe intelligente, datadrevne beslutninger, har du brug for selve dataene. Dataudvinding er et af de værktøjer til forretningsintelligens, der arbejder stille i baggrunden for at give dine andre systemer til forretningsintelligens de rå oplysninger, de har brug for, så de kan udføre deres arbejde. 

Fordele ved forretningsintelligens

Du får mange fordele ved løsninger til forretningsintelligens. Selvom vi har gennemgået komponenterne i maskinlæring og forskellige BI-platforme, er du måske stadig ikke overbevist om, hvorfor du overhovedet bør gøre det. Og jeg vil ikke benægte, at der er udfordringer ved at implementere BI. Men efter min mening opvejer fordelene langt ulemperne.

Så hvorfor er forretningsintelligens så vigtig, og hvorfor er den nødvendig, hvis du allerede har prædiktiv analyse og hovedet skruet godt på? 

Her er fire grunde:

Et helhedsorienteret perspektiv

For det første giver god forretningsintelligens dig et helhedsorienteret billede af, hvordan det går. Du er chefen, husk det. Du har brug for at se det store billede. Tidligere betød det, at du enten kom til kort ved at trække dig tilbage og miste overblikket over detaljerne, eller at du zoomede ind og ikke kunne se skoven for bare træer. Med selvbetjeningsværktøjer til forretningsintelligens kan du se træerne i deres sammenhæng, så du næsten intuitivt er klar over, hvordan det går.

Øget organisatorisk effektivitet

De forskellige dele af din organisation er nødt til at tale sammen for at få noget gjort. Tilfældige møder på gangen er ikke gode nok til informationsdeling i en moderne virksomhed, og selv strukturerede møder har kun begrænset værdi. Den kunstige intelligens, der er indbygget i BI-applikationer, bruger maskinlæring til at samle relevante data og få dem ud til de mennesker, der har brug for dem. Effektivitetsgevinsterne taler for sig selv. 

Datadrevne forretningsbeslutninger

Intuition har sin plads i forretning, og du er sikkert god til det, men uden data gætter du. Datadrevne beslutninger begynder med data, og hele formålet med software til forretningsintelligens er at give dig disse data i en form, du kan fordøje. At vide, hvad du laver fra den ene dag til den næste, er en konkurrencefordel i forhold til rivaliserende virksomheder.

Forbedret kundeoplevelse

BI-løsninger kan være skræmmende intelligente, og de viser det ved at løse problemer, der endnu ikke er opstået. En intelligent tilgang til salg, markedsføring, forsyningskæder, leveringssystemer – du nævner det bare – arbejder sammen for at løse potentielle kundeklager, før de opstår. Det er dog vigtigt at forstå ulemperne ved forretningsintelligens før implementeringen. Dit BI-system kan have peget på et problem med din webgrænseflade for flere måneder siden, og da du løste det tidligt, forhindrede du tusindvis af besøgende på webstedet i at få et problem og indgive klager.

3 trin til forretningsintelligens

Når du forstår faserne i forretningsintelligens, er det lettere at beslutte, hvad der skal automatiseres. Her er de almindelige trin:

Trin 1: Indsamling af data

Du kan hente data fra flere kilder. Start med at planlægge, at din BI-software skal forsynes med data indsamlet fra så mange kilder, som du kan få adgang til. Gode forretningsdata kan komme fra:

• Undersøgelser, spørgeskemaer, meningsmålinger osv. 
• Salgstal
• Software til lagerstyring
• Smarte målere
• Resultatmål
• IBM POS-scanninger og andre feltsystemer
• Stort set alt andet i verden, du kan komme i tanke om 

Trin 2: Analyse af data

Dataforskere har brug for data, og når de har det, skal de forstå, hvad de ser på, samtidig med at de håndterer almindelige BI-udfordringer. Du har ikke brug for et team af dataanalytikere til at håndtere relativt enkle ting som løn i et regneark, men til alt, der er større, end du kan føre i en kassekladde, bør du bruge ordentlige analyseværktøjer som dem, der er nævnt ovenfor. Du kan også overveje noget uddannelse, f.eks. at tage et kursus i forretningsintelligens.

Trin 3: Præsentation af data

Resultat, resultat, resultat. Hvis du skal forstå, hvad du har, skal du først læse det i en form, der giver mening. Vælg et godt datavisualiseringsværktøj, der fungerer i moderne forretningsmiljøer. Infografikker er gode til dette, og det samme gælder de traditionelle diagrammer og grafer. Det er grundlæggende op til dig, og gode analyseværktøjer vil tilbyde dig en række muligheder for visualisering.

Få det hele til at hænge sammen

Så for at opsummere: Hvad er forretningsintelligens? Det er det sæt dataanalyseværktøjer, du bruger til at forstå den moderne virksomhed, du driver, og til at træffe kloge beslutninger om, hvor du skal gå hen herfra. At abonnere på RevOpsTeams nyhedsbrev er endnu en klog beslutning, og det er en beslutning, du bør træffe nu for at holde dig ajour med de nyeste teknikker, værktøjer og tendenser, der kan give dit brand den konkurrencefordel, det har brug for, for at trives.