Styring av kontrakters livssyklus: 6 stadier + beste praksis

Corporate Legal Operations Consortium rapporterer at 68 % av kontraktsfagfolk søker etter en ferdigstilt kontrakt minst én gang i uken. Selv om det bare tar deg fem minutter å finne dokumentet du trenger, utgjør det mer enn fire timer i året brukt på å søke gjennom harddisken og lete under bunker med papir for å finne kritisk informasjon. Heldigvis effektiviserer kontraktslivssyklusforvaltning prosessene som inngår i ikke bare å finne, men også å opprette og gjennomføre kontrakter.

Hos The CRO Club brenner vi for å hjelpe virksomheter med å maksimere inntektspotensialet sitt, men det er vanskelig å øke inntektene hvis du kaster bort tid på oppgaver som å lete etter kontrakter og følge opp for å sikre at alle parter oppfyller forpliktelsene sine. Derfor har vi satt sammen denne veiledningen for å hjelpe deg med å implementere din egen CLM-prosess og unngå noen av de vanligste flaskehalsene innen kontraktsforvaltning.

Hva er kontraktslivssyklusforvaltning (CLM)?

Kontraktslivssyklusforvaltning, vanligvis kjent som CLM, innebærer å følge en kontrakt gjennom hele livssyklusen, fra forslagsfasen til utløps- eller fornyelsesfasen. CLM er et av de viktigste aspektene ved kontraktsadministrasjon, ettersom det sikrer at alle kontraktsparter følger opp forpliktelsene sine.

Kontraktslivssyklusforvaltning reduserer også risikoen ved å gjøre det enklere å overholde offentlige reguleringer og holde oversikt over viktige frister. Nesten alle virksomheter kan dra nytte av CLM, spesielt selskaper med interne juridiske team eller innkjøpsteam.

Faser i prosessen for kontraktslivssyklusforvaltning

Livssyklusen for kontraktsforvaltning starter med innholdsoppretting, også kjent som utforming, og avsluttes med fornyelse av kontrakten. Alle interessenter bør forstå hva som skjer i hver fase, selv om de ikke er direkte involvert i alle aspekter ved oppretting og gjennomføring av kontrakter.

Oppretting og utforming av kontrakter

Utforming av kontrakter er prosessen med å få vilkårene og betingelsene i en avtale ned på papir – eller på skjermen hvis du planlegger å bruke elektroniske signaturer. Hva du inkluderer i kontrakten, avhenger av hva du har diskutert med den andre parten. En solid kontrakt inneholder vanligvis grunnleggende juridiske krav:

• Navnene på kontraktspartene (personer eller virksomheter)
• Prissetting (totalkostnad, pris per enhet, pris per time osv.)
• Milepæler
• Betalingsbeløp og forfallsdatoer (f.eks. fire betalinger på $2,500 med forfall 1. mai, 1. juni, 1. juli og 31. juli)
• Utløpsdato
• Hva som skjer hvis noen av partene bryter kontrakten (f.eks. forsinkelsesgebyrer eller heving av kontrakten)

Kontraktsforhandling

Etter at du har utarbeidet en kontrakt, må du forhandle om vilkårene for å sikre at alle er enige. Alle kontraktsparter ønsker å minimere risikoen sin og forhandle frem vilkår som ivaretar deres interesser, så du må være på ditt beste i denne fasen av kontraktsforvaltningslivssyklusen.

Det kan for eksempel hende at du ønsker å betale en leverandør 25 % på forhånd og vente med å betale de resterende 75 % til du har kontrollert kvaliteten på varene. Leverandøren vil sannsynligvis kreve et depositum på minst 50 %. Kontraktsforhandling er når dere diskuterer disse vilkårene og forsøker å komme frem til en kontrakt som alle er fornøyde med.

Under forhandlingsprosessen kan det hende at du må inngå enkelte kompromisser. Hvis du ønsker å betale et depositum på 25 %, mens leverandøren ønsker 50 %, kan dere kanskje bli enige om 35 %. Det er også viktig å ha et «punkt der du trekker deg» i tankene. Dette er punktet der du ikke lenger er villig til å forhandle med den andre parten.

Godkjenning av kontrakten

Nå som dere alle er enige om kontraktens vilkår og betingelser, er det tid for å godkjenne kontrakten. Alle som er involvert i godkjenningsprosessen, bør gjennomgå kontraktsopplysningene nøye og kontrollere at de samsvarer med det dere ble enige om under forhandlingsfasen.

Gjennomgangen av kontrakten kan omfatte redigering med endringsmarkeringer, det vil si å gjennomgå en kontrakt og gjøre nødvendige endringer. Endringsmarkeringer er vanligvis en samarbeidsprosess, så vær forberedt på å jobbe sammen med andre interessenter for å gjøre den nye kontrakten klar for signering.

Gjennomføring av kontrakten

Hvis du ikke har en CLM-løsning på plass, kan det hende du må skrive ut flere kopier av kontrakten og få hver part til å signere. Et alternativ er å skrive ut en papirkopi, skanne den og deretter sende den på e-post til alle, eller bruke en tjeneste som DocuSign for å innhente elektroniske signaturer.

Programvare for kontraktslivssyklusadministrasjon gjør denne prosessen mye enklere. I stedet for å skrive ut eller skanne flere kopier kan du enkelt opprette kontrakten og sende den til alle parter for deres elektroniske signaturer.

Kontraktsovervåking

I løpet av kontraktsovervåkingsfasen må du sørge for at alle overholder vilkårene i avtalen. I mange tilfeller er dette den vanskeligste fasen i kontraktsadministrasjonens livssyklus – enda vanskeligere enn forhandlingene!

Overvåkingsprosessen varierer fra selskap til selskap, men innebærer vanligvis å sammenligne den andre partens ytelse med vilkårene som er angitt i kontrakten. Hvis du for eksempel inngår en kontrakt med et IT-selskap, vil avtalen sannsynligvis inneholde vilkår knyttet til systemets pålitelighet og tilgjengelighet. Hvis selskapet ikke leverer i henhold til disse vilkårene, kan det føre til en ugyldig kontrakt, noe som kan gi deg rett til en kreditering eller et annet rettsmiddel.

Overvåking er spesielt vanskelig hvis du ikke har et kontraktsadministrasjonssystem, ettersom du må bruke tid på å lete etter kontrakten og bla gjennom den for å finne informasjonen du trenger. Med en robust programvareløsning kan du finne kontrakten på få sekunder og bruke søkefunksjonen til å finne viktige milepæler og endringer.

Fornyelse av kontrakten

Når du kommer til slutten av en kontrakt, ønsker du kanskje å fortsette å gjøre forretninger med den andre parten. Du kan enten fortsette å følge vilkårene i den opprinnelige kontrakten eller forhandle frem nye vilkår. I noen tilfeller fornyes kontrakten automatisk.

Flaskehalser i CLM du bør være oppmerksom på

Som du vet, er flaskehalser problemer som bremser eller stopper arbeidsflyten din. Når du prøver å maksimere inntektspotensialet ditt, må du eliminere så mange flaskehalser som mulig. Her er noen av de vanligste problemene knyttet til kontraktsadministrasjonens livssyklus.

Motparter som bruker tid på gjennomgang

Husk at vi sa at alle må gjennomgå kontrakten nøye? Gjennomgangsprosessen er viktig, men den kan også skape en flaskehals i prosessen din. Hvis du ikke har et CLM-system, kan det hende du må sende kopier av kontrakten per post eller sende den på e-post til flere personer, og begge deler kan forsinke prosessen.

Forsinkelser fra juridisk avdeling

Selv om kontrakter er viktige, har bedriftsjurister mange ansvarsområder. De kan være involvert i å beskytte selskapets varemerke, forhandle om et oppkjøp eller administrere eksterne juridiske rådgivere. Når de håndterer disse sakene, gjennomgår de ikke kontraktene dine. Derfor er juridisk avdeling en vanlig flaskehals i kontraktsadministrasjonsprosessen.

Vanskeligheter med å lagre manuelle kontrakter

Uten et verktøy for kontraktsadministrasjon er det vanskelig å finne viktige dokumenter når du trenger dem. Hvis du har et sentralt arkiv for papirkopier, må noen gå dit og lete gjennom bokser eller arkivskap for å finne riktig kontrakt. Selv om du har et digitalt kontraktsarkiv, kan det være litt uorganisert, slik at teammedlemmene må lete gjennom tusenvis av elektroniske filer.

Ineffektive presentasjonsmetoder

Mange selskaper gjør den feilen at de oppretter lange kontrakter og sender dem på e-post til alle for gjennomgang. Dette skaper en flaskehals av flere grunner. For det første er det ikke sikkert at alle mottakerne ser e-postvarslene sine med en gang, noe som forsinker gjennomgangen av dokumentet. For det andre kan det være litt overveldende å gjennomgå en så lang kontrakt. Én eller to mottakere kan se hvor lang den er og bestemme seg for at de ikke har tid til å gjennomgå den før om noen dager.

Manglende innsikt i kontraktsprosessen

Mange personer er involvert i kontraktsadministrasjonens livssyklus, men ikke alle er eksperter på kontrakter. Den ledende selgeren din kan for eksempel være svært dyktig til å bruke Salesforce og finne ut hvordan ulike forretningsbehov kan imøtekommes, men vedkommende har kanskje ingen formell opplæring i å gjennomgå kontrakter eller forhandle frem gunstige vilkår. Det er her kurs i kontraktsadministrasjon kan bidra til å bygge bro over kunnskapsgapet.

Selv om alle som er involvert i prosessen, har omfattende erfaring med kontrakter og har sertifiseringer innen kontraktsforvaltning, vet de kanskje ikke statusen til hver kontrakt på grunn av manglende innsikt i prosessen. Hvis kontrakten for eksempel ligger på skrivebordet til virksomhetens interne advokat, vil ikke andre forretningsbrukere vite hva som skjer med den før advokaten endelig er ferdig med den juridiske gjennomgangen.

Beste praksis for kontraktslivssyklusstyring

Effektiv kontraktsforvaltning er avgjørende for organisasjoner av alle størrelser. Du kan gjøre prosessen litt enklere ved å følge denne beste praksisen.

Automatiser arbeidsflyter

Som vi påpekte ovenfor, tar manuelle prosesser opp mye tid som kunne vært brukt bedre på inntektsgenererende aktiviteter. For å spare tid og øke effektiviteten er det viktig å automatisere arbeidsflyter så mye som mulig. En robust løsning for kontraktslivssyklusstyring kan hjelpe deg med å eliminere tungvinte prosesser og sørge for at alle er på samme side. Dette gjelder spesielt hvis du vet hva du bør se etter i programvare for kontraktsforvaltning for å dekke organisasjonens spesifikke behov

En måte å automatisere arbeidsflyter på er å opprette et klausulbibliotek med vanlige kontraktsvilkår. I stedet for å skrive de samme vilkårene hver gang du oppretter en ny kontrakt, kan du hente inn standardvilkår fra det tilpassede biblioteket ditt. Verktøy for kontraktsautomatisering er svært gode på denne typen optimalisering av arbeidsflyter.

Standardiser maler

Du trenger ikke å finne opp hjulet på nytt hver gang du inngår en ny kontrakt. Bruk i stedet kontraktsmaler som er forhåndsutfylt med standardinformasjon, for eksempel virksomhetens kontaktinformasjon, navnene på nøkkelpersoner og standardiserte milepæler.

Sømløst samarbeid

Manuelle prosesser står også i veien for effektivt samarbeid, ettersom de bremser alt og gjør det vanskelig for mer enn én person å gjennomgå og overvåke en kontrakt samtidig. Forbedre samarbeidet ved å implementere en skybasert CLM-løsning som teammedlemmer kan få tilgang til fra hvor som helst med internettforbindelse.

Åpenhet gjennom alle stadier

Manglende åpenhet kan skape kaos i organisasjonen din, spesielt hvis det fører til kontraktsbrudd. For å forhindre dette bør du forplikte deg til åpenhet i alle stadier. Et CLM-system kan hjelpe deg med å nå dette målet ved å gjøre det enkelt å fastslå hvilken versjon av kontrakten som er den nyeste, eller finne den siste personen som redigerte dokumentet.

Riktig oppfølging

Mange tror at signering av en kontrakt er det siste trinnet i livssyklusen, men som du vet, er det ikke tilfelle. Du må følge opp regelmessig for å sikre at alle overholder kontraktsvilkårene. Det er også viktig å kontrollere utløps- og fornyelsesdatoer.

Juridisk sikkerhet og trygghet

Myndighetene vedtar stadig nye lover eller endrer eksisterende lover, noe som gjør det enda vanskeligere å overholde juridiske og regulatoriske krav. Dessverre er det ikke den beste måten å håndtere arbeidet med etterlevelse på å ha signerte kontrakter stappet inn i overfylte arkivmapper.

En måte å sikre at virksomheten din fortsatt overholder kravene på, er å bruke CLM-programvare for juridisk sikkerhet. Med denne typen programvare er det enkelt å administrere tilgangstillatelser og finne ut hvem som har gjort endringer i en kontrakt.

CLM-programvare kan hjelpe

Programvare for kontraktslivssyklusstyring kan løse mange av problemene som omtales i denne veiledningen, øke effektiviteten og gjøre det enklere å maksimere inntektspotensialet ditt. Denne typen programvare gjør det mulig for virksomheter av alle størrelser å opprette et sentralisert arkiv for kontrakter og andre dokumenter, slik at man slipper å skrive ut papirkopier og finne et sted å lagre dem.

Skybasert CLM-programvare muliggjør også samarbeid ved at interessenter kan se og signere kontrakter fra hvor som helst i verden. Noen systemer har til og med mobilapplikasjoner, noe som gjør det enkelt for teammedlemmer å gjennomgå kontrakter mens de er på farten.

Vil du ha flere tips? Abonner på nyhetsbrevet vårt for å få hjelp til å drive en vellykket virksomhet.