Gestione del ciclo di vita dei contratti: 6 fasi + migliori pratiche

Il Corporate Legal Operations Consortium riferisce che il 68% dei professionisti dei contratti cerca un contratto completato almeno una volta alla settimana. Anche se ti bastano solo cinque minuti per trovare il documento di cui hai bisogno, si tratta di più di quattro ore all’anno trascorse a cercare informazioni importanti sul disco rigido e sotto pile di documenti cartacei. Fortunatamente, la gestione del ciclo di vita dei contratti ottimizza i processi coinvolti non solo nella ricerca, ma anche nella creazione e nell’esecuzione dei contratti.

In The CRO Club, siamo appassionati di aiutare le aziende a massimizzare il proprio potenziale di ricavi, ma è difficile aumentare i ricavi se perdi tempo in attività come cercare contratti e verificare che tutte le parti stiano rispettando i propri obblighi. Per questo abbiamo preparato questa guida per aiutarti a implementare il tuo processo CLM ed evitare alcuni dei colli di bottiglia più comuni nella gestione dei contratti.

Che cos’è la gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)?

La gestione del ciclo di vita dei contratti, comunemente nota come CLM, consiste nel monitorare un contratto durante l’intero ciclo di vita, dalla fase di proposta fino alla scadenza o al rinnovo. La CLM è uno degli aspetti più importanti dell’amministrazione dei contratti, poiché garantisce che ogni parte di un contratto mantenga il proprio impegno.

La gestione del ciclo di vita dei contratti riduce inoltre al minimo i rischi, semplificando la conformità alle normative governative e il rispetto delle scadenze importanti. Quasi ogni azienda può trarre vantaggio dalla CLM, in particolare le imprese dotate di team legali interni o di team addetti agli approvvigionamenti.

Fasi del processo di gestione del ciclo di vita dei contratti

Il ciclo di vita della gestione dei contratti inizia con la creazione dei contenuti, nota anche come redazione, e termina con il rinnovo del contratto. Tutte le parti interessate dovrebbero comprendere cosa accade in ogni fase, anche se non sono direttamente coinvolte in ogni aspetto della creazione e dell’esecuzione del contratto.

Creazione e redazione del contratto

La redazione di un contratto è il processo con cui si mettono per iscritto i termini e le condizioni di un accordo, oppure sullo schermo se si prevede di utilizzare firme elettroniche. Ciò che includi nel contratto dipende da quanto hai discusso con l’altra parte. Un contratto solido include generalmente requisiti legali essenziali:

• Nomi delle parti del contratto (persone fisiche o aziende)
• Prezzi (costo totale, prezzo per unità, prezzo orario, ecc.)
• Traguardi
• Importi dei pagamenti e relative scadenze (ad es. quattro pagamenti di $2,500 dovuti il 1° maggio, il 1° giugno, il 1° luglio e il 31 luglio)
• Data di scadenza
• Cosa accade se una delle parti viola il contratto (ad es. penali per ritardo, risoluzione del contratto)

Negoziazione del contratto

Dopo aver redatto un contratto, devi negoziarne i termini per assicurarti che tutti siano d’accordo. Ogni parte di un contratto vuole ridurre al minimo i propri rischi e negoziare condizioni favorevoli ai propri interessi, quindi durante questa fase del ciclo di vita della gestione dei contratti devi dare il meglio di te.

Ad esempio, potresti voler pagare a un fornitore il 25% in anticipo e aspettare di verificare la qualità dei suoi prodotti prima di pagare il restante 75%. È probabile che il fornitore voglia un deposito di almeno il 50%. La negoziazione del contratto è il momento in cui si discutono questi termini e si cerca di arrivare a un contratto che soddisfi tutti.

Durante il processo di negoziazione, potresti dover fare alcune concessioni. Se vuoi pagare un deposito del 25% e il fornitore vuole il 50%, forse potete accordarvi sul 35%. È inoltre importante avere in mente un punto oltre il quale sei disposto ad abbandonare la trattativa. Questo è il punto in cui non sei più disposto a negoziare con l’altra parte.

Approvazione del contratto

Ora che siete tutti d’accordo sui termini e sulle condizioni del contratto, è il momento di approvarlo. Ogni persona coinvolta nel processo di approvazione dovrebbe esaminare attentamente i dati del contratto e assicurarsi che corrispondano a quanto concordato durante la fase di negoziazione.

Il processo di revisione del contratto può includere la revisione con modifiche evidenziate, ovvero la pratica di esaminare un contratto e apportare le modifiche necessarie. La revisione con modifiche evidenziate è solitamente un processo collaborativo, quindi preparati a lavorare con le altre parti interessate per rendere pronto alla firma il nuovo contratto.

Esecuzione del contratto

Se non disponi di una soluzione CLM, potrebbe essere necessario stampare più copie del contratto e farle firmare a ciascuna parte. Un'alternativa consiste nello stampare una copia cartacea, scansionarla e poi inviarla via e-mail a tutti oppure utilizzare un servizio come DocuSign per raccogliere le firme elettroniche.

Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti rende questo processo molto più semplice. Invece di stampare o scansionare più copie, puoi creare facilmente il contratto e inviarlo a tutte le parti per la firma elettronica.

Monitoraggio del contratto

Durante la fase di monitoraggio del contratto, devi assicurarti che tutti rispettino i termini dell'accordo. In molti casi, questa è la fase più impegnativa del ciclo di vita della gestione dei contratti, persino più difficile della negoziazione!

Il processo di monitoraggio varia da un'azienda all'altra, ma di solito consiste nel confrontare le prestazioni dell'altra parte con i termini indicati nel contratto. Ad esempio, se stipuli un contratto con un'azienda informatica, è probabile che l'accordo includa termini relativi all'affidabilità e alla disponibilità del sistema. Se l'azienda non rispetta tali termini, il contratto potrebbe risultare nullo e privo di validità, dandoti diritto a un credito o a un altro rimedio.

Il monitoraggio è particolarmente difficile se non disponi di un sistema di gestione dei contratti, poiché dovrai dedicare del tempo a cercare il contratto e a sfogliarlo per trovare le informazioni necessarie. Con una soluzione software completa, puoi trovare il contratto in pochi secondi e utilizzare la funzione di ricerca per individuare tappe fondamentali e modifiche.

Rinnovo del contratto

Quando arrivi alla scadenza di un contratto, potresti voler continuare a fare affari con l'altra parte. Puoi continuare a seguire i termini del contratto originale oppure negoziare nuovi termini. In alcuni casi, il contratto si rinnova automaticamente.

Colli di bottiglia CLM di cui essere consapevoli

Come sai, i colli di bottiglia sono problemi che rallentano o bloccano il flusso di lavoro. Quando cerchi di massimizzare il potenziale dei tuoi ricavi, devi eliminare il maggior numero possibile di colli di bottiglia. Ecco alcuni dei problemi più comuni associati al ciclo di vita della gestione dei contratti.

Le controparti impiegano tempo per la revisione

Ricordi che abbiamo detto che tutti devono esaminare attentamente il contratto? Il processo di revisione è importante, ma può anche creare un collo di bottiglia nel processo. Se non disponi di un sistema CLM, potresti dover inviare copie del contratto per posta o tramite e-mail a più persone, e in entrambi i casi il processo potrebbe rallentare.

Ritardi da parte dell'ufficio legale

Sebbene i contratti siano importanti, gli avvocati aziendali hanno molte responsabilità. Potrebbero occuparsi della protezione del marchio di un'azienda, della negoziazione di un'acquisizione o della gestione di consulenti legali esterni. Quando gestiscono queste attività, non stanno esaminando i tuoi contratti. Di conseguenza, l'ufficio legale è un collo di bottiglia comune nel processo di gestione dei contratti.

Difficoltà nella conservazione manuale dei contratti

Senza uno strumento di gestione dei contratti, è difficile trovare i documenti importanti quando ne hai bisogno. Se disponi di un archivio centrale per le copie cartacee, qualcuno deve recarsi sul posto e cercare tra scatole o schedari per trovare il contratto corretto. Anche se disponi di un archivio digitale dei contratti, potrebbe essere un po' disorganizzato, costringendo i membri del team a cercare tra migliaia di file elettronici.

Metodi di presentazione inefficaci

Molte aziende commettono l'errore di creare contratti lunghi e inviarli via e-mail a tutti per la revisione. Questo crea un collo di bottiglia per diversi motivi. Innanzitutto, alcuni destinatari potrebbero non vedere subito le notifiche e-mail, ritardando la revisione del documento. In secondo luogo, esaminare un contratto così lungo può essere piuttosto impegnativo. Uno o due destinatari potrebbero vedere quanto è lungo e decidere di non avere il tempo di esaminarlo per alcuni giorni.

Mancanza di visibilità sul processo contrattuale

Molte persone sono coinvolte nel ciclo di vita della gestione dei contratti, ma non tutte sono esperte di contratti. Ad esempio, il tuo principale responsabile delle vendite potrebbe essere molto abile nell'utilizzo di Salesforce e nell'individuazione di soluzioni per soddisfare diverse esigenze aziendali, ma potrebbe non aver ricevuto una formazione formale sulla revisione dei contratti o sulla negoziazione di condizioni vantaggiose. È qui che i corsi di gestione dei contratti possono aiutare a colmare il divario di conoscenze.

Anche se tutte le persone coinvolte nel processo hanno una vasta esperienza con i contratti e possiedono certificazioni nella gestione dei contratti, potrebbero non conoscere lo stato di ciascun contratto a causa della scarsa visibilità sul processo. Ad esempio, se il contratto si trova sulla scrivania del legale interno, gli altri utenti aziendali non sapranno cosa sta succedendo finché il legale non avrà finalmente completato la revisione legale.

Migliori pratiche per la gestione del ciclo di vita dei contratti

Una gestione efficace dei contratti è fondamentale per le organizzazioni di qualsiasi dimensione. È possibile semplificare il processo seguendo queste migliori pratiche.

Automatizzare i flussi di lavoro

Come abbiamo sottolineato in precedenza, i processi manuali richiedono molto tempo che potrebbe essere impiegato meglio in attività generatrici di ricavi. Per risparmiare tempo e aumentare l'efficienza, è importante automatizzare i flussi di lavoro il più possibile. Una solida soluzione per la gestione del ciclo di vita dei contratti può aiutare a eliminare i processi macchinosi e garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Soprattutto se sai cosa cercare in un software per la gestione dei contratti per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione

Un modo per automatizzare i flussi di lavoro consiste nel creare una libreria di clausole con i termini contrattuali più comuni. Invece di riscrivere gli stessi termini ogni volta che crei un nuovo contratto, puoi inserire i termini standard dalla tua libreria personalizzata. Gli strumenti di automazione dei contratti sono particolarmente efficaci per questo tipo di ottimizzazione dei flussi di lavoro.

Standardizzare i modelli

Non è necessario reinventare la ruota ogni volta che stipuli un nuovo contratto. Utilizza semplicemente modelli di contratto precompilati con informazioni standard, come i dati di contatto della tua azienda, i nomi del personale chiave e le scadenze standard.

Collaborazione senza interruzioni

I processi manuali ostacolano anche una collaborazione efficace, poiché rallentano tutto e rendono difficile per più persone esaminare e monitorare contemporaneamente un contratto. Migliora la collaborazione implementando una soluzione CLM basata sul cloud a cui i membri del team possano accedere da qualsiasi luogo con una connessione internet.

Trasparenza in ogni fase

La mancanza di trasparenza può creare gravi problemi alla tua organizzazione, soprattutto se provoca una violazione del contratto. Per evitare che ciò accada, impegnati a garantire la trasparenza in ogni fase. Un sistema CLM può aiutarti a raggiungere questo obiettivo rendendo semplice determinare quale versione del contratto sia la più recente o individuare l'ultima persona che ha modificato il documento.

Assistenza successiva adeguata

Molte persone credono che la firma di un contratto sia l'ultimo passaggio del ciclo di vita, ma come sai non è così. Devi effettuare controlli regolari per assicurarti che tutti rispettino i termini del contratto. È inoltre importante verificare le date di scadenza e rinnovo.

Certezza giuridica e sicurezza

I governi approvano continuamente nuove leggi o modificano quelle esistenti, rendendo ancora più difficile rispettare i requisiti legali e normativi. Purtroppo, avere contratti firmati stipati in cartelle di file stracolme non è il modo migliore per gestire gli sforzi di conformità.

Un modo per assicurarsi che la tua azienda rimanga conforme consiste nell'utilizzare un software CLM per garantire la certezza giuridica. Con questo tipo di software, è facile gestire le autorizzazioni di accesso e scoprire chi ha apportato modifiche a un contratto.

Il software CLM può aiutare

Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti può risolvere molti dei problemi affrontati in questa guida, aumentando l'efficienza e semplificando la massimizzazione del potenziale di ricavi. Questo tipo di software consente alle aziende di qualsiasi dimensione di creare un archivio centralizzato per contratti e altri documenti, eliminando la necessità di stampare copie cartacee e trovare un luogo in cui conservarle.

Il software CLM basato sul cloud consente inoltre la collaborazione, permettendo agli interessati di visualizzare e firmare i contratti da qualsiasi parte del mondo. Alcuni sistemi dispongono persino di applicazioni mobili, rendendo semplice per i membri del team esaminare i contratti in mobilità.

Vuoi altri suggerimenti? Iscriviti alla nostra newsletter per gestire un'attività di successo.