Comment créer un tableau de suivi des prospects
Que vous soyez un responsable des ventes chevronné, que vous commenciez un nouveau poste ou même que vous vous lanciez dans la vente en tant que fondateur, un tableau de suivi des prospects est un outil que vous pouvez rapidement créer pour améliorer immédiatement les résultats de vos efforts commerciaux.
J'ai plus de 10 ans d'expérience dans la vente. J'ai vu de mes propres yeux qu'un commercial exceptionnel sans méthode de suivi se fait dépasser par un vendeur moyen qui suit un processus de suivi des prospects.
Ce guide va vous expliquer comment commencer avec un tableau de suivi, mettre en place un petit processus autour de cette feuille, et comment l’utiliser efficacement pour développer votre activité.
Qu’est-ce qu’un tableau de suivi des prospects ?
Un tableau de suivi des prospects est un outil utilisé principalement par les personnes et équipes en vente, marketing, et développement commercial pour surveiller et gérer les clients potentiels. Considérez-le comme un mini outil de gestion de la relation client (CRM).
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Pour les entreprises qui débutent, les indépendants qui vendent leurs services ou même les vendeurs de grosses prestations qui n’ont pas beaucoup de prospects, un tableau de suivi peut être un excellent outil qui est essentiellement gratuit et ne comporte pas la courbe d’apprentissage compliquée de la plupart des CRM.
Qui devrait utiliser un tableau de suivi ?
Il est particulièrement utile pour les petites entreprises qui souhaitent commencer à recueillir des données commerciales sans avoir à supporter les coûts ou la complexité de la mise en place d’un CRM complet ou d’un système de gestion des leads.
Généralement, ce tableau sera construit sous Excel ou Google Sheets. Les logiciels de gestion de projet cloud comme ClickUp et Monday.com sont également de bons choix pour créer des feuilles de prospection.
Même si une équipe utilise un CRM complet, les tableaux de suivi restent utiles pour les personnes chargées de fixer les rendez-vous afin de suivre leurs indicateurs et atteindre leurs objectifs. Les responsables commerciaux peuvent s’assurer que leurs collaborateurs effectuent suffisamment d’activités significatives par jour ou par semaine sans devoir passer du temps à tout contrôler ou à vérifier les agendas.
Ci-dessus, un exemple d’un tableau de suivi des appels très efficace, utilisé lors d’une campagne de prospection semi-automatisée par mes fixeurs de rendez-vous. Ils y consignent chaque jour leurs points de contact commerciaux nouveaux ou en cours, comme : messages directs, SMS, e-mails et appels.
Cet outil permet au fixeur de rester organisé et, surtout, il permet à mon responsable commercial de contrôler les progrès de toute l’équipe de prise de rendez-vous en environ 20 minutes chaque matin.
Quelles données collecter
Colonnes et informations clés
Les colonnes peuvent inclure des éléments comme l’ID du lead, le nom de l’entreprise, le nom du contact, l’email du contact, le téléphone du contact, le secteur d’activité, la source du lead, la date du premier contact, la dernière date de contact, le statut, la priorité et les notes. Mais, au minimum, collectez :
- Informations de contact
- Prénom
- Nom
- Nom de l’entreprise
- Détails de l’entreprise
- Numéro de téléphone
- Adresse
- Profil LinkedIn
- Autres profils sur les réseaux sociaux
- Historique des interactions
- Niveau d’intérêt
- Statut de la conversation/prospect
- Étape de la transaction
- Prochaines étapes
- Intéressé
- Appel
- Proposition
- DND
Améliorer la qualité des données de suivi
La constance est essentielle
Lorsque vous saisissez des données dans le tableau pour chaque prospect, veillez à l’exactitude et à l’exhaustivité afin de préserver l’utilité du système de suivi. Si vous êtes responsable commercial, assurez-vous que votre équipe commerciale soit formée à des standards de saisie cohérents afin de pouvoir agréger toutes les données facilement lors des bilans à venir.
Utilisez les fonctionnalités à votre avantage
Utilisez les fonctionnalités de validation de données de votre logiciel de tableur afin de conserver une bonne intégrité des données (par exemple, les menus déroulants pour les statuts et priorités).
Google Sheets propose désormais des fonctionnalités rapides basées sur les modèles, utilisant le « @menu déroulant » pour créer rapidement une mise en forme conditionnelle dans votre feuille de calcul.
Utiliser ces fonctionnalités (autant que possible) plutôt que du texte brut est une bonne idée. Les saisies en texte brut comportent souvent de nombreuses fautes d’orthographe et de syntaxe qui peuvent compliquer l’agrégation des données.
Exemple :
- Pour Statut, créez une liste déroulante avec des options comme Nouveau, Contacté, Intéressé, Non intéressé, Converti.
- Pour Priorité, les options pourraient être Élevée, Moyenne, Faible.
Comment créer un tableau de suivi des prospects
1. Définissez vos objectifs & indicateurs clés de performance (KPI)
Commencez par clarifier ce que vous souhaitez atteindre avec ce tableau. Suivez-vous la génération de prospects, les taux de conversion des ventes, ou les relances clients ? Vos objectifs détermineront les données à inclure.
2. Structurez le tableau
En vous basant sur la section ci-dessus, créez votre tableau avec des colonnes qui vous aideront à suivre les informations nécessaires sur chaque prospect. Respectez les principes fondamentaux de la gestion des prospects pour construire la base de votre réussite.
3. Renseignez le tableau
Commencez à remplir le tableau avec les données concernant vos prospects actuels. Cela peut se faire manuellement ou en important des données d’autres systèmes, si vous passez d’un autre mode de suivi.
4. Mettez en place une mise en forme conditionnelle
Utilisez la mise en forme conditionnelle pour évaluer visuellement plus facilement le statut et la priorité des prospects. Par exemple, attribuez un fond rouge aux prospects à forte priorité, un vert pour ceux à faible priorité ou triez par « Date du dernier contact » pour faire apparaître d’abord les entrées les plus anciennes.
Une note à propos de la colonne « Dernier contact » : apprenez de mes erreurs.
Cela peut sembler un détail insignifiant, mais si vous n’utilisez pas encore de CRM, je vous assure que ce tout petit détail vous fera gagner des HEURES de frustration. La colonne « dernier contact » est un moyen automatisé de voir qui a été récemment contacté par votre équipe commerciale. Voici la réalité ; je vous garantis que votre équipe commerciale ne remplira pas cette colonne après chaque appel ou message, ils ne le feront tout simplement pas, ne vous fatiguez pas.
J’ai donc inclus un script pratique pour Google Sheets qui met automatiquement à jour la colonne « dernier contact » dès qu’une autre colonne de la même ligne est modifiée. J’ai trouvé ce petit bout de code extrêmement utile car il évite aux commerciaux d’avoir à se souvenir de remplir cette cellule.
Guide étape par étape pour installer le script dans Google Sheets
Ouvrez votre feuille Google Sheets.
- Allez dans Extensions → Apps Script.
- Supprimez tout code présent dans l’éditeur de script et remplacez-le par le script suivant :
- Modifiez le tableau watchColumns pour inclure les numéros de colonnes (index en partant de 1) que vous souhaitez surveiller.
- Modifiez dateColumn pour spécifier le numéro de colonne où la date doit apparaître lors des modifications.
- Enregistrez le script via l’icône de sauvegarde ou via Fichier → Enregistrer, donnez un nom à votre projet.
- Fermez l’onglet Apps Script et retournez sur votre feuille.
Collez ce bloc de code dans l’onglet Apps Script pour vous assurer qu’il fonctionne. Vous n’aurez qu’à adapter les numéros de colonnes et à supprimer les notes commentaires derrière les //.
function onEdit(e) {
// Définir les colonnes à surveiller pour les modifications
const watchColumns = [2, 3]; // Exemple : surveiller la colonne B et C (soit 2 et 3 en index 1-based)
const dateColumn = 4; // Colonne dans laquelle placer la date (ici D = 4)
const range = e.range;
const sheet = range.getSheet();
if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {
// Inscrire la date dans la colonne "dateColumn" lors de l’édition d’une colonne surveillée
const row = range.getRow();
const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);
dateCell.setValue(new Date());
}
}
5. Créez des filtres et des options de tri
Activez les filtres sur chaque colonne pour aider les utilisateurs à trier facilement les données, par exemple pour afficher tous les prospects à un stade particulier du processus commercial ou ceux attribués à un commercial spécifique.
Qu’est-ce qu’un segment ?
Un segment (ou slicer) est une barre d’outils interactive qui vous permet de filtrer votre feuille de calcul en fonction de valeurs et de données spécifiques. Vous pouvez les utiliser pour modifier les informations visibles dans votre feuille de calcul via un widget facilement accessible.
J’apprécie beaucoup les segments : ils permettent de manipuler les données directement sur la page.
6. Créez un module de formation pour votre équipe
Former une nouvelle équipe commerciale à l’utilisation efficace d’un tableur de suivi des prospects peut s'organiser sous forme de modules éducatifs. Voici des titres suggérés ainsi qu’un bref aperçu de chaque module pour guider la formation :
Introduction au suivi des prospects
- Comprendre la feuille de suivi des prospects
- Bonnes pratiques de saisie des données
- Gérer et mettre à jour les prospects
- Utilisation des filtres et du tri pour l'analyse
- Rapports et analyses
- Application réelle et jeu de rôle
- Session de questions-réponses et retours
7. Revoir & Analyser
L’un des grands avantages de l’utilisation de Google Sheets est la synchronisation facile avec Google Lookerstudio. Cet outil permet à un responsable commercial d’avoir des discussions plus claires sur la performance des ventes et d’utiliser la visualisation pour suivre les tendances plus facilement et efficacement.
Qui est impliqué ?
Maintenant que vous avez construit votre feuille de calcul dans Excel ou Sheets, vous aurez besoin de personnes pour mettre en place votre processus de vente. Vous trouverez ci-dessous les personnes, rôles et fonctions types en lien avec la feuille de suivi.
Représentant commercial
Dans tout processus commercial impliquant la vente, le représentant commercial fait le lien entre les offres de l’entreprise et les besoins des clients. Il joue un rôle essentiel non seulement dans l’exécution des stratégies commerciales, mais aussi dans leur évolution grâce aux retours directs du marché. Son adhésion garantit sa motivation et son dynamisme, des caractéristiques essentielles pour atteindre les meilleurs résultats en vente.
Les commerciaux sont responsables de remplir quotidiennement leur partie de la feuille de suivi. Moins il y a d’indicateurs clés de performance (KPI) et plus ils sont simples, mieux c’est.
Pour un processus de vente typique, je demanderais à mon équipe de suivre :
- Appels par jour
- Appels avec des prospects qualifiés par jour
- Total du pipeline qualifié
- Chiffre d’affaires total
- Ratio prospects qualifiés / ventes conclues
Ces KPIs doivent être intégrés dans un tableau de bord principal sur la feuille de calcul, totalement ouvert afin que tous les commerciaux puissent voir la performance de chacun.
Responsable commercial
Une chose à ne jamais oublier à propos d’un responsable commercial : il ne devrait presque jamais être le meilleur vendeur. Pensez à Michael Scott dans The Office. Super vendeur ; mauvais chef.
Gérer une équipe commerciale signifie être responsable de l’atteinte des KPIs par l’équipe. Cela implique un suivi constant des indicateurs avancés, un accompagnement des commerciaux en difficulté et l’élaboration de nouvelles stratégies pour augmenter le nombre de ventes conclues.
Une conformité stricte au tableau de suivi est très importante pour le responsable afin de maintenir l’équipe sur la bonne voie pour atteindre les objectifs. En garantissant que la saisie des données est correcte et effectuée dans les temps, il peut éliminer tout risque de microgestion ; ou comme je l’appelle « la mort du moral ».
Lorsque les données de vente montrent qu’un commercial dépasse ses KPIs, le manager doit le laisser tranquille. Ce n'est que lorsque ces indicateurs chutent qu’il doit intervenir et travailler directement avec le commercial pour améliorer ses résultats.
Responsable des ventes
Vous êtes probablement propriétaire d’une petite entreprise ; dans ce cas, vous êtes sans doute aussi le responsable des ventes de votre société. Dans le cas d’équipes commerciales dirigées par le fondateur, il est essentiel de suivre quelques étapes :
- Donnez le ton et instaurez de la régularité dans votre équipe avec une réunion uniquement dédiée à la vente, au moins une fois par semaine. Ne mélangez pas réunion commerciale et réunion générale.
- Gardez les réunions commerciales concises et ciblées. Marcus Chan a écrit un bon livre intitulé « 6-figure Sales Secrets » qui propose des conseils facilement applicables pour diriger une réunion commerciale efficace.
- Déléguez les victoires faciles. Si vous êtes le fondateur, votre rôle se concentre sur les comptes clés et le développement de ces relations dans la durée. Votre travail n’est PAS d’être le meilleur vendeur. Confiez les meilleurs prospects et clients à votre équipe commerciale pour développer la cohésion et le moral.
Si vous êtes dirigeant, consultez notre article « Comment garder les prospects organisés (et mettre votre équipe commerciale sur la voie du succès) en 3 étapes » pour obtenir des conseils utiles sur la mise en place d’un suivi efficace des leads avec votre équipe.
Astuces et erreurs à éviter dans le suivi des prospects
Astuces
1. Intégrez-vous avec un système de marketing par email (EMS) dès que possible
L’email est l’un des outils de vente les plus puissants. Un outil comme ActiveCampaign ou MailChimp doit être utilisé immédiatement. Grâce à l’automatisation avec Zapier, vous pouvez facilement transférer les informations de contact pertinentes vers l’EMS sans avoir à effectuer une double saisie.
2. Automatisez autant que possible
Utilisez des formules et des fonctions pour automatiser les calculs, comme le nombre de jours depuis le dernier contact, afin de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles.
3. Sauvegardez constamment
Les tableurs basés sur le cloud comme Google Sheets sont toujours sauvegardés, c’est pourquoi je préfère Sheets à Excel pour mes modèles de suivi.
Erreurs à éviter
1. Surcomplexification
Gardez le tableur simple et convivial. Évitez trop de champs, de formules complexes et une mise en page encombrée.
2. Saisie de données incohérente
Standardisez la saisie des données à l’aide de directives claires et de listes déroulantes pour minimiser les erreurs. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont formés à l’utilisation correcte du tableur.
3. Négliger les mises à jour et la maintenance
Mettez régulièrement à jour et maintenez le tableur pour qu’il reste pertinent et utile. Mettez en place une stratégie de sauvegarde pour éviter la perte de données.
Quand ai-je besoin d’un logiciel de gestion des prospects ?
Signes que votre entreprise a dépassé le modèle du tableur
- Augmentation du volume de prospects : Gérer un grand nombre de prospects via des tableurs peut devenir fastidieux et propice aux erreurs. Si vous avez du mal à suivre efficacement les interactions ou les mises à jour, c’est le signe qu’il est temps de changer.
- Besoins d’accès aux données en temps réel : Si plusieurs membres de l’équipe doivent accéder et gérer les informations prospects simultanément, les tableurs peuvent devenir limitants et peuvent ne pas permettre des mises à jour en temps réel de manière efficace.
- Processus de vente complexes : Lorsque les processus de vente deviennent plus complexes, impliquant plusieurs points de contact et des suivis personnalisés, les tableurs peuvent ne pas être en mesure de les gérer efficacement.
- Limites en matière de reporting et d’analyses : Lorsque des analyses et des rapports avancés sont requis pour prendre des décisions éclairées mais que les tableurs sont trop basiques pour fournir ces informations, un système CRM est probablement nécessaire.
Comment passer d’un tableur à un CRM ou un système de gestion des prospects
- Évaluez vos besoins : Déterminez ce dont vous avez besoin dans un CRM en identifiant les points faibles de votre système de tableur actuel et en indiquant les fonctionnalités qui y répondront.
- Choisissez le CRM adapté : Sélectionnez un CRM qui correspond à votre budget, évolue avec votre croissance, s’intègre à vos outils existants et reste facile à utiliser.
- Planifiez la migration des données : Préparez vos données pour la migration en nettoyant les données existantes (suppression des doublons, correction des erreurs) et décidez des informations à transférer.
- Formez votre équipe : Assurez-vous que toute personne qui utilisera le CRM est formée à son utilisation efficace. Cela peut nécessiter plusieurs sessions de formation ou un accompagnement continu.
Passer d’un simple tableur à un CRM ou un système de gestion de prospects dédié marque une étape significative dans la gestion de la relation client et l’optimisation de l’efficacité commerciale, surtout à mesure que l’entreprise grandit et que les processus se complexifient.
Le suivi des prospects—La base d’une croissance durable
Un tableur de suivi des prospects ne sert pas seulement à garder une trace des personnes que vous avez contactées ; il s’agit de créer une base pour une croissance durable. Avec des fonctionnalités comme les rappels de suivi automatisés, les mises à jour de statut et la priorisation des prospects « chauds », ce tableur devient un mini-CRM parfaitement adapté aux besoins uniques des startups.
Au fur et à mesure que vous renseignez les informations de chaque prospect, voyez votre intelligence commerciale grandir. Cela vous permet d’ajuster vos tactiques de vente en temps réel, en vous concentrant sur ce qui fonctionne vraiment. C’est aussi un excellent moyen pour toute votre équipe de rester alignée sur les objectifs commerciaux, de comprendre la situation actuelle et d’avancer collectivement vers les cibles.
Passer plus tard d'un tableur à un CRM complet devient nettement plus fluide une fois que vous avez mis en place ces processus. C’est bien plus qu’un simple outil : c’est votre premier guide dans le vaste océan de l’entrepreneuriat, vous orientant vers des succès commerciaux plus systématiques et axés sur les données. Commencez par cette étape simple et préparez le terrain pour des opérations de vente avancées qui propulseront votre entreprise vers l’avant. Que le voyage vers la croissance et l’efficacité commence !
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