Comment créer un tableau de suivi des prospects
Que vous soyez un responsable commercial expérimenté, que vous commenciez tout juste un nouveau poste ou que vous preniez en charge la prospection commerciale dirigée par le fondateur, un tableur de suivi des prospects commerciaux est un outil que vous pouvez créer rapidement afin d’améliorer immédiatement les résultats de vos efforts commerciaux.
Je travaille dans la vente depuis plus de 10 ans. J’ai constaté directement qu’un commercial exceptionnel ne disposant d’aucune méthode de suivi est surpassé par un commercial moyen utilisant un processus de suivi des prospects.
Ce guide vous expliquera comment commencer à utiliser un tableur de suivi, mettre en place un petit processus autour de ce tableau et l’utiliser efficacement pour développer votre activité.
Qu’est-ce qu’un tableur de suivi des prospects ?
Un tableur de suivi des prospects est un outil principalement utilisé par les personnes et les équipes commerciales, marketing et de développement commercial pour surveiller et gérer les clients potentiels. Considérez-le comme un mini outil de gestion de la relation client (CRM).
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Pour les entreprises qui débutent, les personnes qui vendent leurs services ou même les vendeurs de produits ou services à forte valeur qui n’ont pas beaucoup de prospects, un tableur de suivi peut être un excellent outil, essentiellement gratuit, qui n’impose pas les longues courbes d’apprentissage de la plupart des CRM.
Qui devrait utiliser un tableur de suivi ?
Il est particulièrement utile pour les petites entreprises qui souhaitent commencer à recueillir des données commerciales, mais qui ne veulent pas supporter les coûts ou les difficultés liés à la mise en place d’un logiciel de suivi des ventes complexe, d’un CRM ou d’un système de gestion des prospects.
En général, ce tableur sera créé dans Excel ou Google Sheets. Les logiciels de gestion de projets en ligne comme ClickUp et Monday.com sont également de bons choix pour créer des tableurs de prospection.
Même lorsqu’une équipe dispose d’un CRM complet, les feuilles de suivi restent utiles aux personnes chargées de prendre les rendez-vous, afin qu’elles puissent suivre leurs indicateurs commerciaux et atteindre leurs objectifs. Les responsables commerciaux peuvent s’assurer que leurs équipes commerciales de première ligne réalisent suffisamment d’activités pertinentes chaque jour ou chaque semaine, sans devoir consacrer du temps à la microgestion ou à la vérification des calendriers.
Voici un exemple de tableur de suivi des appels particulièrement efficace, utilisé dans le cadre d’une campagne de prospection semi-automatisée pour les personnes chargées de prendre les rendez-vous. Elles y suivent quotidiennement leurs nouveaux points de contact commerciaux et ceux en cours, qui peuvent être des messages directs, des SMS, des e-mails et des appels.
Cet outil permet à la personne chargée de prendre les rendez-vous de rester organisée et, plus important encore, permet à mon responsable commercial d’examiner les progrès de toute notre équipe chargée de la prise de rendez-vous en environ 20 minutes chaque matin.
Quelles données recueillir ?
Colonnes et informations essentielles
Les colonnes peuvent inclure des éléments tels que l’identifiant du prospect, le nom de l’entreprise, le nom du contact, l’adresse e-mail du contact, le numéro de téléphone du contact, le secteur d’activité, la source du prospect, la date du premier contact, la date du dernier contact, le statut, la priorité et les notes. Mais, au minimum, recueillez les informations suivantes :
- Coordonnées
- Prénom
- Nom
- Nom de l’entreprise
- Informations sur l’entreprise
- Numéro de téléphone
- Adresse
- Profil LinkedIn
- Autres profils sur les réseaux sociaux
- Historique des interactions
- Niveau d’intérêt
- Statut de la conversation ou du prospect
- Étape de la transaction
- Prochaines étapes
- Intéressé
- Appel
- Proposition
- DND
Améliorer la qualité des données de suivi
La régularité est essentielle
Lorsque vous saisissez les données de chaque prospect dans le tableur, veillez à leur exactitude et à leur exhaustivité afin de préserver l’utilité du système de suivi. Si vous êtes responsable commercial, veillez à ce que votre équipe commerciale soit formée à des normes de données cohérentes afin que toutes les données puissent être facilement regroupées pour un examen ultérieur.
Utilisez les fonctionnalités à votre avantage
Utilisez les fonctionnalités de validation des données de votre logiciel de tableur afin de préserver l’intégrité des données (par exemple, des menus déroulants pour le statut et la priorité).
Google Sheets propose désormais des fonctionnalités basées sur des modèles rapides utilisant « @dropdown » pour créer rapidement une mise en forme conditionnelle dans votre tableur.
Utiliser ces fonctionnalités (autant que possible) plutôt que du texte brut est une bonne idée. Les saisies en texte brut comportent généralement de nombreuses erreurs d’orthographe et de syntaxe qui peuvent compliquer le regroupement des données.
Exemple :
- Pour le statut, créez une liste déroulante avec des options telles que Nouveau, Contacté, Intéressé, Pas intéressé, Converti.
- Pour la priorité, les options peuvent être Élevée, Moyenne, Faible.
Comment créer un tableur de suivi des prospects
1. Définissez vos objectifs et vos KPI
Commencez par clarifier ce que vous souhaitez accomplir avec ce tableur. Suivez-vous la génération de prospects, les taux de conversion des ventes ou les relances clients ? Vos objectifs détermineront les données à inclure.
2. Configurez la structure du tableur
En vous servant de la section ci-dessus comme guide, créez votre tableau avec des colonnes qui vous aideront à suivre les informations nécessaires sur chaque prospect. Suivez les principes fondamentaux de la gestion des prospects pour vous aider à établir les bases dont vous aurez besoin pour réussir.
3. Remplissez le tableur
Commencez à remplir le tableur avec les données de vos prospects actuels. Vous pouvez le faire manuellement ou importer les données depuis d’autres systèmes si vous abandonnez une autre méthode de suivi.
4. Configurez la mise en forme conditionnelle
Utilisez la mise en forme conditionnelle pour évaluer plus facilement et visuellement le statut et la priorité des prospects. Par exemple, définissez un arrière-plan rouge pour les prospects hautement prioritaires et un arrière-plan vert pour les prospects faiblement prioritaires, ou triez par « Date du dernier contact » afin d’afficher les entrées les plus anciennes en premier.
Remarque concernant la colonne « Dernier contact » : tirez les leçons de mes erreurs.
Cela peut sembler être un tout petit détail, mais si vous avez décidé de ne pas encore utiliser de CRM, je vous promets que ce petit détail vous évitera des HEURES de frustration. La colonne « Dernier contact » vous permet automatiquement de voir qui, au sein de votre équipe commerciale, a été contacté récemment. Voici le problème : je vous garantis que votre équipe commerciale ne la remplira pas après chaque appel ou message, elle ne le fera tout simplement pas, alors n’essayez pas de l’y obliger.
J’ai plutôt inclus un script pratique pour Google Sheets qui met automatiquement à jour la « colonne de dernière mise à jour » si l’une des autres colonnes de la même ligne est modifiée. J’ai trouvé ce petit bout de code extrêmement utile, car il évite aux commerciaux de devoir se rappeler de renseigner la cellule de dernière mise à jour.
Guide étape par étape pour installer le script dans Google Sheets
Ouvrez votre feuille Google.
- Accédez à Extensions → Apps Script.
- Supprimez tout code présent dans l’éditeur de script et remplacez-le par le script suivant :
- Modifiez le tableau watchColumns afin d’y inclure les numéros d’index commençant à 1 des colonnes que vous souhaitez surveiller pour détecter les modifications.
- Modifiez dateColumn pour indiquer le numéro de la colonne dans laquelle vous souhaitez afficher la date lorsque des modifications sont effectuées.
- Enregistrez le script à l’aide de l’icône d’enregistrement ou via Fichier → Enregistrer, puis donnez un nom à votre projet.
- Fermez l’onglet Apps Script et retournez à votre feuille.
Utilisez ce bloc de code dans l’onglet Apps Script pour vous assurer qu’il fonctionne. Vous devrez simplement mettre à jour les colonnes et supprimer les notes annotées après les //.
function onEdit(e) {
// Définissez les colonnes que vous souhaitez surveiller pour détecter les modifications
const watchColumns = [2, 3]; // Exemple : surveiller les colonnes B et C (qui correspondent à 2 et 3 dans un index commençant à 1)
const dateColumn = 4; // Colonne dans laquelle inscrire la date (D dans ce cas, soit 4)
const range = e.range;
const sheet = range.getSheet();
if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {
// Inscrire la date dans la « dateColumn » désignée lorsqu’une colonne surveillée est modifiée
const row = range.getRow();
const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);
dateCell.setValue(new Date());
}
}
5. Créez des filtres et des options de tri
Activez des filtres pour chaque colonne afin d’aider les utilisateurs à parcourir facilement les données, par exemple pour afficher tous les prospects qui se trouvent à une étape donnée du processus de vente ou ceux qui sont attribués à un commercial spécifique.
Qu’est-ce qu’un segment ?
Un segment est une barre d’outils interactive qui vous permet de trier votre feuille de calcul en fonction de valeurs et de données spécifiques. Vous pouvez l’utiliser pour modifier les informations visibles dans votre feuille de calcul grâce à un widget facilement accessible.
J’aime beaucoup les segments : ils permettent de manipuler les données directement sur la page.
6. Créez un module de formation pour votre équipe
La formation d’une nouvelle équipe commerciale à l’utilisation efficace d’un tableau de suivi des prospects peut être structurée en une série de modules pédagogiques. Voici des titres suggérés ainsi qu’un bref aperçu de chaque module pour vous guider dans le processus de formation :
Introduction au suivi des prospects
- Comprendre le tableur de suivi des prospects
- Bonnes pratiques de saisie des données
- Gérer et mettre à jour les prospects
- Utiliser les filtres et le tri pour l’analyse
- Rapports et informations clés
- Application concrète et jeux de rôle
- Session de questions-réponses et de retours
7. Examiner et analyser
L’un des grands avantages de l’utilisation de Google Sheets réside dans la synchronisation facile avec Google Lookerstudio. Cet outil permet à un responsable commercial d’avoir des discussions plus claires sur les performances commerciales et d’utiliser la visualisation pour suivre les tendances plus facilement et plus efficacement.
Qui est impliqué ?
Maintenant que vous avez créé votre tableur dans Excel ou Sheets, vous aurez besoin de personnes pour gérer votre processus commercial. Vous trouverez ci-dessous les personnes, rôles et fonctions habituels associés au tableur.
Commercial
Dans tout processus commercial impliquant des ventes, le commercial fait le lien entre les offres de l’entreprise et les besoins du client. Il joue un rôle essentiel non seulement dans l’exécution des stratégies commerciales, mais aussi dans leur élaboration à partir des retours directs du marché. Son adhésion garantit sa motivation et sa proactivité, des caractéristiques essentielles pour obtenir les meilleurs résultats commerciaux.
Les commerciaux sont chargés de remplir quotidiennement leur partie du tableur. Moins les indicateurs clés de performance sont nombreux et plus ils sont simples, mieux c’est.
Pour un processus commercial classique, je voudrais que mon équipe suive les indicateurs suivants :
- Appels par jour
- Appels avec des prospects qualifiés par jour
- Pipeline qualifié total
- Chiffre d’affaires total
- Ratio prospects qualifiés/ventes conclues
Ces indicateurs doivent être intégrés à un tableau de bord principal du tableur, totalement ouvert afin que tous les commerciaux puissent voir les performances de chacun.
Responsable commercial
Une chose que je ne saurais trop répéter à propos d’un responsable commercial est qu’il ne devrait presque jamais être le meilleur vendeur. Pensez à Michael Scott dans Le Bureau. Excellent vendeur ; mauvais patron.
Gérer une équipe commerciale signifie être responsable de l’atteinte des indicateurs clés de performance par l’ensemble de l’équipe. Cela implique un suivi constant des indicateurs avancés, l’accompagnement des commerciaux en difficulté et l’élaboration de nouvelles stratégies pour améliorer les ventes conclues.
Le strict respect du tableur de suivi est très important pour permettre au responsable commercial de maintenir l’équipe sur la bonne voie afin d’atteindre ses objectifs de vente. En veillant à ce que la saisie des données soit correcte et effectuée en temps voulu, il peut éliminer tout risque de microgestion ; ou, comme je l’appelle, « la mort du moral ».
Lorsque les données commerciales indiquent qu’un commercial fait son travail au-dessus des objectifs définis par les indicateurs clés de performance, le responsable commercial devrait simplement le laisser travailler. Ce n’est que lorsque ces indicateurs commencent à baisser qu’il devrait intervenir et travailler directement avec le commercial pour améliorer ses résultats.
Leader commercial
Vous êtes probablement dirigeant d’une petite entreprise ; dans ce cas, vous êtes sans doute également le leader commercial de votre entreprise. Dans le cas d’équipes commerciales dirigées par leur fondateur, il est essentiel de suivre quelques étapes :
- Donnez le ton et instaurez une certaine régularité au sein de votre équipe en organisant une réunion exclusivement consacrée aux ventes au moins une fois par semaine. Ne faites pas des réunions commerciales une partie des réunions générales.
- Veillez à ce que les réunions commerciales soient concises et ciblées. Marcus Chan a écrit un bon livre intitulé Les secrets des ventes à six chiffres, dans lequel vous pourrez trouver des conseils très pratiques pour organiser une réunion commerciale efficace.
- Déléguez les victoires faciles. Si vous êtes le fondateur, votre rôle consiste à gérer les comptes clés et à développer ces relations au fil du temps. Votre rôle n’est PAS d’être le meilleur commercial. Confiez les meilleurs prospects et clients à votre équipe commerciale afin de renforcer le moral et la cohésion.
Si vous êtes dirigeant, consultez notre article, « Comment organiser les prospects (et préparer votre équipe commerciale à la réussite) en 3 étapes », pour découvrir quelques conseils utiles afin de commencer à organiser les prospects avec votre équipe.
Conseils et erreurs à éviter dans le suivi des prospects
Conseils
1. Intégrez dès que possible le système de marketing par e-mail (EMS)
L’e-mail est l’un des outils de vente les plus puissants. Un outil comme ActiveCampaign ou MailChimp devrait être utilisé immédiatement. Grâce à l’automatisation via Zapier, vous pouvez facilement récupérer les informations pertinentes sur les contacts dans l’EMS sans avoir à saisir les données deux fois.
2. Automatisez lorsque c’est possible
Utilisez des formules et des fonctions pour automatiser les calculs, comme le nombre de jours écoulés depuis le dernier contact, afin de gagner du temps et de réduire les erreurs manuelles.
3. Effectuez constamment des sauvegardes
Les feuilles de calcul en ligne comme Google Sheets sont toujours sauvegardées, c’est pourquoi je préfère les feuilles de calcul à Excel pour mes modèles de suivi.
Erreurs à éviter
1. La complexité excessive
Gardez la feuille de calcul simple et facile à utiliser. Évitez les champs trop nombreux, les formules complexes et les mises en page encombrées.
2. La saisie incohérente des données
Standardisez la saisie des données à l’aide de directives claires et utilisez des listes déroulantes pour réduire les erreurs. Veillez à ce que tous les membres de l’équipe soient formés à l’utilisation correcte de la feuille de calcul.
3. Négliger les mises à jour et la maintenance
Mettez régulièrement à jour et entretenez la feuille de calcul afin qu’elle reste pertinente et utile. Mettez en place une stratégie de sauvegarde pour éviter toute perte de données.
Quand ai-je besoin d’un logiciel de gestion des prospects ?
Signes indiquant que votre entreprise a dépassé le modèle des feuilles de calcul
- Augmentation du volume de prospects : La gestion d’un grand nombre de prospects au moyen de feuilles de calcul peut devenir fastidieuse et sujette aux erreurs. Si vous avez du mal à suivre efficacement les interactions ou les mises à jour, c’est le signe qu’il est temps de changer. L’un des avantages des logiciels de suivi des ventes est qu’ils peuvent également aider à gérer un volume plus important de prospects.
- Besoin d’un accès aux données en temps réel : Si plusieurs membres de l’équipe doivent accéder simultanément aux informations sur les prospects et les gérer, les feuilles de calcul peuvent devenir limitées et ne pas prendre efficacement en charge les mises à jour en temps réel.
- Processus de vente complexes : À mesure que les processus de vente se complexifient, avec de nombreux points de contact et des suivis personnalisés, les feuilles de calcul peuvent ne pas permettre de les gérer efficacement.
- Limites en matière de rapports et d’analyses : Lorsque des analyses et des rapports avancés sont nécessaires pour prendre des décisions éclairées et que les feuilles de calcul sont trop rudimentaires pour fournir ces informations, un système CRM peut s’avérer nécessaire.
Comment passer d’une feuille de calcul à un CRM ou à un système de gestion des prospects
- Évaluez vos besoins : Déterminez ce dont vous avez besoin dans un CRM en identifiant les difficultés liées à votre système actuel basé sur une feuille de calcul et en précisant les fonctionnalités qui permettront d’y remédier.
- Choisissez le CRM adapté : Sélectionnez un CRM qui correspond à votre budget, évolue avec votre croissance, s’intègre à vos outils existants et est facile à utiliser.
- Planifiez la migration des données : Préparez vos données pour la migration en nettoyant les données existantes (suppression des doublons, correction des erreurs) et en déterminant quelles données doivent être transférées.
- Formez votre équipe : Veillez à ce que toutes les personnes qui utiliseront le CRM soient formées à son utilisation efficace. Cela peut nécessiter plusieurs sessions de formation ou un accompagnement continu.
Passer d’une feuille de calcul de base à un CRM dédié ou à un système de gestion des prospects représente une avancée considérable dans la gestion des relations clients et l’amélioration de l’efficacité commerciale, en particulier lorsque l’entreprise se développe et que ses processus deviennent plus complexes.
Suivi des prospects — le fondement d’une croissance durable
Un tableur de suivi des prospects ne sert pas uniquement à garder une trace des personnes à qui vous avez parlé : il s’agit de créer les bases d’une croissance durable. Grâce à des fonctionnalités telles que les rappels automatisés de suivi, les mises à jour de statut et la priorisation des prospects les plus prometteurs, ce tableur devient un mini-CRM spécialement adapté aux besoins uniques des startups.
À mesure que vous saisissez les informations de chaque prospect, observez votre connaissance de l’activité se développer. Cela vous permet d’affiner vos techniques de vente au fil de l’eau, en vous concentrant sur ce qui fonctionne réellement. De plus, c’est un excellent moyen pour toute votre équipe de rester alignée sur les objectifs commerciaux, de comprendre la situation actuelle et d’avancer collectivement vers les objectifs fixés.
Le passage ultérieur d’un tableur à un CRM complet devient nettement plus fluide une fois ces processus en place. Il s’agit de bien plus qu’un simple outil : c’est votre premier guide dans le vaste océan de l’entrepreneuriat, qui vous oriente vers des réussites commerciales plus systématiques et fondées sur les données. Commencez par cette étape simple et préparez le terrain pour des opérations commerciales avancées qui feront progresser votre entreprise. Que l’aventure de la croissance et de l’efficacité commence !
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