¿Qué es CPQ? Guía Completa para Equipos de Operaciones de Ingresos
Nadie te avisa que cuando decides convertirte en consultor de RevOps una gran parte del trabajo consiste en hacer de detective para tus clientes y averiguar si la aplicación X o la plataforma Y cumplirá con la optimización prometida. O, antes de eso, si siquiera se integra con lo que ya utilizan. Así que, cuando mis clientes empezaron a preguntarme ¿Qué es CPQ? y ¿Deberíamos comprarlo?, me puse el sombrero de detective y agarré mi lupa.
¿Qué es CPQ?
CPQ significa Configurar, Precios y Cotizar: básicamente una abreviatura para cualquier software de cotización más sofisticado que lo que viene integrado en tu CRM. Lo que diferencia a una herramienta CPQ de esas opciones incluidas es que típicamente va mucho más allá de la capacidad de añadir conceptos y un precio a una plantilla que luego envías por Outlook.
Desglosemos cada uno de los elementos de CPQ por separado.
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C de Configurar
Configurar una cotización consiste en decidir qué servicios y componentes se necesitan para satisfacer las necesidades del cliente. Hablando desde la experiencia, esto es sencillo para un consultor independiente, donde la cotización puede ser solo una línea con un precio fijo por un taller o una sesión de capacitación. Sin embargo, para algo como un fabricante de bicicletas personalizadas que ofrece productos altamente personalizados, esto puede ser una lista con cientos de componentes y opciones individuales, además de mano de obra, envío y una serie de otras variables involucradas con productos configurables.
Sin una solución CPQ, la labor de configurar el producto recae en los representantes de ventas, lo que consume mucho tiempo y abre la puerta a errores y los costos asociados. Lo más probable es que termines asumiendo estos costos, ya que no hay manera más rápida de molestar a un cliente que sumando cosas a una cotización ya aprobada.
Una buena solución CPQ se conecta a tu catálogo de productos y agiliza ese proceso agrupando, recomendando o agregando productos y servicios automáticamente para crear cotizaciones sin errores, mientras le da libertad a los representantes de ventas para personalizar, omitir o añadir a lo que ha incluido el sistema. También puede incorporar lógica de venta guiada, la cual fomenta oportunidades de venta adicional y venta cruzada.
P de Precio
Varias monedas, descuentos de temporada, socios preferentes. Hay infinidad de razones por las que no puedes vender un artículo por un precio fijo. Lamentablemente, todos esos diferentes modelos de precios dificultan que los sistemas de cotización simples—y, francamente, tu equipo de ventas—puedan seguir el ritmo.
El componente de precios de una solución CPQ utiliza reglas para gestionar esta complejidad y garantizar precios exactos, con funciones como la gestión de descuentos por volumen, descuentos fijos por porcentaje, precios para socios de canal y mucho más. Incluso puede incluir flujos de trabajo de aprobación, para que tengas algo de control sobre los descuentos que tu equipo de ventas ofrece cuando se acerca el final del trimestre y todos buscan mejorar sus números.
Q de Cotizar
La última y más sencilla parte de CPQ es la cotización. En resumen, el sistema puede tomar ese laberinto complicado de precios, productos y cantidades, y crear propuestas comerciales que un vendedor esté orgulloso de enviar al cliente.
Puedes acabar con un PDF, o puede ser un enlace a una cotización en la nube. Puede que el cliente tenga la opción de aceptar y firmar desde la propia cotización, pero también podría no ser así. En cualquier caso, es lo que verá tu cliente, por lo que es una parte crucial de la ecuación CPQ.
¿Necesita mi empresa CPQ?
Probablemente esa pregunta es la que te llevó por este camino.
Desafortunadamente, no existe una prueba clara que te diga si ha llegado la hora de implementar CPQ. Sin embargo, hay algunos escenarios comunes que suelo encontrar que me indican que una empresa podría beneficiarse de incorporar una aplicación CPQ en su stack tecnológico.
Escenario 1: Han intentado usar cotización estándar y fracasaron
La mayoría de los CRMs incluyen algún tipo de función de cotización por defecto, aunque estas herramientas rara vez cumplen las necesidades de las empresas, principalmente por dos razones:
- No eliminan suficientes procesos manuales como para compensar el trabajo administrativo extra que requieren para su uso.
- No pueden gestionar el proceso de pedido complejo que involucran las cotizaciones más complicadas.
Por supuesto, el hecho de que venga incluido en tu suscripción lo convierte en el punto lógico para empezar a optimizar el proceso de cotización. Por eso veo tantos CRMs con varias cotizaciones abiertas desde marzo de hace dos años, y luego nada más.
Si te has visto intentando aprovechar las funciones de cotización nativas de tu plataforma CRM solo para toparte con fricción, frustración y fracaso, esa es la señal de alarma más cercana que tendrás para saber que ha llegado el momento del software CPQ.
Escenario 2: Cada representante tiene su propio proceso de cotización
Esto es más difícil de diagnosticar que el escenario 1, pero es mucho más común. Es la pesadilla de los gerentes de ventas y los equipos de RevOps, y puede manifestarse como diferentes plantillas de cotización, demasiadas hojas de cálculo, cotizaciones provenientes de diferentes aplicaciones o cualquier otro de un centenar de síntomas.
Independientemente de cómo se vea, casi con certeza está afectando negativamente la experiencia de tus clientes y es casi imposible satisfacer consistentemente sus necesidades sin algún proceso de ventas estandarizado. Implementar software CPQ no resolverá ese problema por sí solo. Aun así, sí obliga a un nivel de consistencia en el proceso de cotización que nunca se logrará enviando plantillas de Excel y listas de precios en PDF por correo electrónico.
Escenario 3: Tu sistema de cotización es tu CRM
La realidad es que lograr enviar cotizaciones a los clientes es más importante que hacer el seguimiento del avance de esos acuerdos en el camino a convertirse en cotizaciones. Puedes hacer negocios sin una proyección precisa de tu pipeline, pero no puedes sobrevivir si nunca presentas una cotización a tu cliente.
Esa es la razón por la que, en especial en industrias tradicionales como la manufactura o la agricultura, suelo ver el CPQ convirtiéndose en el CRM de facto. Ya tiene las cotizaciones dentro, probablemente tiene un lugar para ingresar cierta información de contacto y de empresa, y el equipo gestiona el resto desde Outlook.
Si te ves forzado a improvisar un CRM a partir de una plataforma que nunca estuvo destinada a gestionar todo el recorrido de ventas y marketing, hay muchas probabilidades de que necesites un CPQ.
¿Está mi empresa lista para CPQ?
Algo de lo que no se habla lo suficiente en cualquier discusión sobre software es si la empresa está lista para el producto. No es sorprendente, ya que no está en el interés de un vendedor de software rechazar a un cliente, pero también es una de las razones por las que algunas estimaciones sitúan las tasas de fracaso de proyectos empresariales en un sorprendente 70%.
Un proceso CPQ bien implementado tiene el potencial de mejorar la vida de ventas, servicios, marketing y más allá, pero también está profundamente ligado a finanzas, inventario y cumplimiento. Eso significa mucha colaboración entre departamentos que, históricamente, no han sido los mejores compartiendo recursos. También podría implicar invertir en capacitaciones y cursos de CPQ para tu equipo. Así que, antes de empezar, hazte estas preguntas.
¿Confío en la configuración de mi ERP?
Para tener éxito, necesitas confiar en tu sistema de gestión de inventarios. Un sistema CPQ probablemente extraiga cantidades, SKUs y un sinfín de información importante directamente de tu sistema ERP. Si tu equipo no siente que esa información es precisa en tiempo real o fácil de manejar, no van a adoptar una herramienta de ventas que dependa de ello.
¿Pueden integrarse mis sistemas?
Como mencioné antes, la integración es clave para el éxito del software CPQ. Por eso es tan importante que verifiques la compatibilidad de todas las plataformas en tu stack. Si usas algo como Salesforce o HubSpot como tu CRM, probablemente no haya problema, pero aun así vale la pena confirmar que es posible (o si costará extra).
¿Estoy listo para la resistencia al cambio?
Esta es la pregunta más importante porque, incluso si todo lo técnico está en orden, todavía habrá resistencia al cambio. Estás pidiendo a tu equipo que cambie su proceso para lo que, en su mente, probablemente sea una de las cosas más importantes que hacen. Eso nunca es sencillo, y puedes resaltar todos los beneficios de las herramientas CPQ que quieras, pero deberás supervisar a tu equipo al menos por un tiempo.
¿Cuáles son los beneficios de CPQ?
1. Cotizaciones más precisas
Como dije antes, nada molesta más a un cliente que tener que realizar cambios en una cotización que ya fue aprobada. Con frecuencia, es la razón por la que las empresas simplemente asumen el costo de esos errores. El software CPQ minimiza el potencial de que estas situaciones ocurran estandarizando todos los elementos (como precios, inventario y dependencias) que generan esos errores desde el inicio.
2. Plazos de respuesta más cortos
Crear cotizaciones consume mucho tiempo. Parte de eso se debe al deseo de evitar errores a toda costa, pero sobre todo porque tanto los productos como las necesidades de los clientes son complicados. Sin embargo, también necesitamos presentar las cotizaciones a los clientes lo antes posible. El software CPQ facilita la gestión de configuraciones complejas y soluciones únicas mediante agrupaciones y automatización.
3. Incorporación más sencilla
Los procesos de realización de presupuestos complicados, fragmentados e inconsistentes son problemas autoperpetuados. Tu sistema es deficiente, por lo tanto es difícil de aprender. Al ser difícil de aprender, las personas desarrollan sus propias maneras de hacer las cosas. Esto, a su vez, lo vuelve aún más difícil de aprender para la siguiente persona.
Dado que requiere un proceso coherente, el software CPQ reduce la cantidad de conocimientos periféricos que un nuevo integrante necesita para empezar a presupuestar de forma efectiva.
4. Mejor imagen de marca
Las plantillas son geniales, pero incluso las mejores plantillas no resisten la vida real en el mundo de las ventas. Ya sea por logotipos obsoletos, colores fuera de la marca o simplemente por presentarse en Excel, si tu equipo no está usando un software CPQ, seguramente hay ahora mismo una cotización poco atractiva en la bandeja de entrada de un potencial cliente.
Una cotización es el documento definitivo en la parte más baja del embudo de ventas, por lo que presentar una imagen de marca pulida es fundamental.
5. ROI rápido
Un software CPQ bien implementado puede proporcionar un retorno de inversión rápidamente. Esa es la ventaja de realizar mejoras en los procesos tan cerca del fondo del embudo de ventas. Mejores tasas de cierre, mayor volumen de cotizaciones, ciclos de ventas más rápidos y menos errores: este conjunto de beneficios se traduce en ROI más rápido que prácticamente cualquier otro software en tu ecosistema tecnológico.
¿Cuál es la mejor plataforma CPQ?
Existen cientos de aplicaciones CPQ en el mercado, desde nombres ampliamente reconocidos hasta plataformas de nicho. Elegir al ganador definitivo para tu empresa requiere analizar en profundidad tus necesidades y hacer algunas preguntas directas a la persona que intenta venderte la plataforma. Sin embargo, hay algunos líderes de mercado claros, así que empecemos por ahí.
1. Salesforce Revenue Cloud
No es sorprendente que Salesforce CPQ sea un líder en la industria, con una excelente reputación y una sólida comunidad de usuarios. Si ya usas Salesforce, casi con certeza será un fuerte candidato para tu negocio.
Las reseñas suelen destacar el poder, la flexibilidad y el impacto positivo que Salesforce CPQ tiene en la eficiencia de los representantes. Sin embargo, la gran advertencia es que depende de si ya eres usuario plenamente de Salesforce. Si usas otro CRM o simplemente no estás listo para adentrarte en todo lo que implica Salesforce, probablemente esta no es la opción para ti.
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2. HubSpot Sales Hub
HubSpot es otro gran competidor en el espacio de CPQ. Al igual que Salesforce, tiene reconocimiento de marca, una comunidad sólida y mucha credibilidad. También tiene el mismo inconveniente: es poco probable que adquieras HubSpot sólo por las funciones CPQ. Por otro lado, si HubSpot ya es el núcleo de tus procesos empresariales, muchas funciones CPQ pueden estar incluidas en la misma licencia que ya estás pagando.
La facilidad de uso es el gran punto a favor según las reseñas de la plataforma, y la integración nativa entre Ventas, Servicio y Marketing es otro beneficio considerable. Entre las desventajas más frecuentes se mencionan la falta de personalización y una estructura de precios que parece ofrecer pocas funciones en los niveles más bajos.
3. DealHub.io
DealHub es una empresa mucho más pequeña que HubSpot o Salesforce, pero a pesar de una comunidad de usuarios menor, su propuesta CPQ recibe muchos elogios. Además, a diferencia de los dos grandes competidores, esta es la primera plataforma que analizamos que no se encierra en su propio ecosistema. DealHub se integra con HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamic y muchos más.
Esa comunidad también menciona de forma consistente lo fácil que fue configurar la plataforma y lo dispuestos que están en el equipo de DealHub a trabajar con los clientes para satisfacer sus requerimientos a medida.
4. PandaDoc
A diferencia de otras plataformas de esta lista, PandaDoc proviene del mundo de la gestión documental en vez de la automatización de ventas. Es una plataforma que destacó en la parte de generación de presupuestos de CPQ y ofrece muchas integraciones —incluida Canva—, por lo que probablemente se lleve bien con cualquier CRM que decidas usar.
Esa especialización en un elemento de la trilogía CPQ significa que no cuenta con tantas funciones relacionadas con agrupamiento, automatización y precios como sus competidores.
¿Cómo empiezo con CPQ?
A estas alturas, deberías tener una idea básica de lo que ofrece CPQ, cómo funciona, si es lo adecuado para ti y algunas de las plataformas más comunes en el mercado. Es mucho que asimilar y es comprensible si no sabes bien por dónde comenzar.
En mi experiencia, si ya estás usando una plataforma que tiene funciones de generación de cotizaciones, comienza por ahí. Mencioné antes que esas funciones con frecuencia no satisfacen las necesidades de los clientes, pero eso no significa que no valga la pena explorarlas. Al menos, te harás una idea de qué necesidades no cubren, lo que te ayudará cuando evalúes otras opciones.
Si las funciones nativas de cotización de tu CRM han resultado inadecuadas en el pasado, comienza con una revisión para entender por qué. Puede que la información no sea la más reciente, pero deberías aprender tanto como sea posible de esos fracasos.
Si tu sistema no cuenta con funciones nativas, la mejor manera de tantear el terreno es con un proyecto piloto. Encuentra una plataforma que parezca prometedora y recluta a un representante de ventas entusiasta para que empiece a usarla para enviar cotizaciones simples. Obtendrás mucha más información que con unas pocas demostraciones y recibirás comentarios reales antes de desplegarla a otros miembros del equipo.
Alternativamente, si no necesitas la funcionalidad completa de CPQ, podrías beneficiarte de un software de precios o un software de cotizaciones implementado por separado.