¿Cuánto cuesta un CRM?
El precio varía en función de características como la automatización, los flujos de trabajo y el equipo de asistencia que elijas, así que compara estos elementos para encontrar la opción que mejor se adapte a tus equipos de ventas.
El coste inicial no muestra toda la realidad; presta atención a los complementos, como el almacenamiento adicional, las aplicaciones o la asistencia al cliente premium, que aumentan el gasto total.
Céntrate en el ROI y la escalabilidad. Elige una solución CRM que pueda optimizar tus procesos de ventas, crecer con pequeñas empresas y adaptarse tanto a empresas emergentes como a grandes empresas.
Un sistema CRM (gestión de relaciones con los clientes) es un software que centraliza los datos de los clientes, realiza un seguimiento de las interacciones y ayuda a gestionar todo el embudo de ventas. Es vital para los CRO porque proporciona la visibilidad, los análisis y la automatización necesarios para alinear a los equipos, optimizar los procesos de ventas e impulsar un crecimiento predecible de los ingresos.
Los proveedores de CRM son las empresas que desarrollan y ofrecen plataformas CRM, proporcionando las herramientas y el soporte que los CRO necesitan para gestionar los datos de los clientes, agilizar los procesos de ventas y escalar eficazmente las operaciones de ingresos. Muchos proveedores de CRM no publican sus precios, lo que aumenta la confusión.
En esta guía, explicaré los costes habituales, los modelos de precios de CRM y las posibles tarifas ocultas. También te daré consejos para evaluar el ROI, de modo que puedas tomar decisiones informadas.
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Calculadora de costes y precios de CRM de The CRO Club
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¿Qué factores influyen en los precios de los CRM?
Al elegir un software CRM, factores como el número de usuarios, las funciones y las tarifas de incorporación pueden marcar la diferencia. Este es el desglose:
| Factor | Cómo afecta a los precios |
| Usuarios incluidos | El número de usuarios puede aumentar los costes, y cada usuario adicional suma $10–$50/mes. |
| Etapas del embudo | Un mayor número de etapas del embudo de ventas puede requerir niveles superiores, añadiendo $20–$100/mes. |
| Funciones de informes | Las funciones avanzadas de análisis, paneles o previsión de ventas suelen añadir $20–$50/mes. |
| Personalización | La adaptación con datos personalizados, permisos o automatización de flujos de trabajo puede añadir $500–$2000 en tarifas de configuración. |
| Nivel de soporte | El soporte técnico premium o el acceso a un equipo de soporte 24/7 pueden añadir $50–$200/mes. |
Comprender los modelos de precios
Al evaluar los precios de un CRM, es importante comprender los modelos de precios disponibles. Estos modelos, como el precio por usuario o los presupuestos personalizados, son diferentes del coste total y pueden afectar a tu presupuesto. Exploremos los distintos modelos que puedes encontrar:
| Modelo de precios | Cómo funciona | Qué debes tener en cuenta |
| Por usuario/plaza | Se cobra en función del número de usuarios o plazas | Los costes pueden aumentar rápidamente a medida que crecen tus equipos de ventas |
| Por uso | Tarifas vinculadas al volumen del ciclo de ventas o a las funciones de previsión de ventas | Un uso intensivo puede generar gastos inesperados |
| Suscripción por niveles | Inicial frente a Profesional frente a Empresarial. Comprueba la funcionalidad y el acceso a la automatización de marketing. | Asegúrate de que el nivel que elijas incluya todas las funciones necesarias |
| Presupuesto personalizado | Adaptado a tus necesidades específicas; requiere negociación. | La facturación mensual es flexible; una suscripción anual suele ser más barata, pero implica un compromiso mayor con la tarjeta de crédito |
| Paga según uso o anual | La facturación mensual es flexible; una suscripción anual suele ser más barata, pero requiere un compromiso mayor con la tarjeta de crédito | Ten en cuenta el compromiso y el posible ahorro de los pagos anuales |
Precios habituales según el tamaño de la empresa
Los precios de los CRM aumentan según el tamaño de la empresa, lo que afecta a la planificación presupuestaria y al acceso a las funciones. Comprender cómo varían los costes según el tamaño te ayuda a elegir la opción más adecuada para tu equipo:
| Tamaño de la empresa | Rango de precios habitual | Lo que suele incluirse | Casos de uso y proveedores habituales |
| Pequeñas empresas | $20–$100/mes | Análisis basados en IA, gestión de la cartera de ventas, gestión de proyectos y también una experiencia del cliente prémium | Seguimiento sencillo de ventas, Zoho CRM, HubSpot, Freshsales |
| Empresa mediana | $100–$500/mes | Aplicaciones, previsiones y asistencia moderada al cliente | Equipos de ventas en crecimiento, Salesforce, Pipedrive, Insightly |
| Gran empresa | $500–$1000/mes | Análisis basados en IA, gestión de la cartera de ventas, gestión de proyectos y también una experiencia del cliente prémium | Procesos de ventas complejos, Microsoft Dynamics, SugarCRM, NetSuite |
| Empresa corporativa | $1000+/mes | Software CRM integral personalizado, integraciones de extremo a extremo y autenticación avanzada | Gestión a nivel corporativo, Oracle CRM, SAP, Salesforce Enterprise |
Costes ocultos y adicionales que debes tener en cuenta
Al decidir el precio de un CRM, los costes ocultos pueden aparecer inesperadamente y afectar a tu presupuesto más de lo previsto. Por ejemplo, las tarifas de incorporación pueden pillarte por sorpresa y la asistencia prémium puede añadir gastos mensuales imprevistos.
Y mientras calculas los costes ocultos del CRM, también deberías preguntarte: ¿cuánto cuesta el software de gestión de contratos? Si tu herramienta de contratos debe integrarse con tu CRM, esos costes de licencia e integración deben incluirse en tu presupuesto total.
Esto es lo que debes tener en cuenta:
| Coste oculto/adicional | Descripción |
| Tarifas de incorporación/configuración | La configuración inicial puede tener un coste adicional; algunos proveedores, como Salesforce, cobran por configurar el sistema e importar datos. |
| Formación o certificaciones | La formación continua puede requerir un pago, como ocurre con los programas de certificación de HubSpot, que pueden aumentar el coste total. |
| Asistencia prémium al cliente | Una respuesta más rápida del equipo de asistencia suele implicar cargos adicionales; proveedores como Zoho CRM ofrecen niveles de pago. |
| Integraciones más allá del conjunto estándar Aplicaciones adicionales/aplicaciones móviles | Añadir integraciones no incluidas en el paquete básico puede generar tarifas adicionales, como ocurre con las amplias opciones de integración de Microsoft Dynamics. Para redes sociales, correos electrónicos masivos o formularios web |
| Excesos de uso | Notificaciones, llamadas a la API o seguimientos adicionales (algo habitual con proveedores como Pipedrive). |
| Mínimos contractuales | Compromisos que perjudican a las empresas emergentes o a las organizaciones sin ánimo de lucro. Algunos proveedores, como SAP, exigen mínimos contractuales que te obligan a mantener un determinado nivel de gasto, lo que podría no adaptarse a tus necesidades cambiantes. |
| Actualizaciones normativas o legales | Mantener el cumplimiento de la normativa del sector puede requerir actualizaciones, y algunos proveedores cobran por ello, como ocurre con las mejoras relacionadas con el cumplimiento normativo de Oracle CRM. |
Tipos de precios de CRM: planes de suscripción y factores que motivan la actualización
Los precios de los CRM suelen seguir un modelo de suscripción con planes escalonados, cada uno de los cuales ofrece distintas funciones y límites:
- Inclusiones del plan: Básico = contactos y marketing por correo electrónico. Profesional/Empresarial = automatización del marketing, automatización de flujos de trabajo, previsión de ventas y recorridos del cliente. HubSpot y Zoho CRM son transparentes sobre sus ofertas escalonadas.
- Factores que motivan la actualización: Más aplicaciones, número de usuarios o gestión avanzada de la cartera de ventas. Salesforce suele exigir actualizaciones para acceder a funcionalidades más completas. Los límites de usuarios, el acceso a funciones o los límites de integración suelen determinar cuándo necesitas actualizarte. Por ejemplo, Salesforce exige una actualización para acceder a informes y automatización más avanzados.
- Facturación anual frente a mensual: La facturación mensual ofrece flexibilidad; las suscripciones anuales fijan el ahorro. Insightly y Pipedrive ofrecen información clara sobre sus precios con descuentos anuales.
- Transparencia: Proveedores como Zoho CRM y HubSpot son transparentes con sus planes de precios, mientras que otros exigen negociar.
Para evitar gastar de más, evalúa las necesidades de tu equipo en relación con las funciones que ofrece cada plan. Alinea tu elección con tus requisitos actuales para evitar actualizaciones innecesarias.
Maximizar el retorno de la inversión de tu inversión en CRM
El retorno de la inversión debe guiar tus decisiones de compra de un CRM, ya que realizar su seguimiento ayuda a garantizar que tu inversión sea rentable con el tiempo. Debes sopesar las ventajas y desventajas de un CRM y tomar una decisión informada. Así es como puedes hacerlo:
Tiempo ahorrado
La automatización y los flujos de trabajo reducen los procesos manuales de ventas. Considera qué procesos manuales sustituirá este CRM y cuánto tiempo podría ahorrar tu equipo. Pide a los proveedores que demuestren estas funciones de ahorro de tiempo en un caso de uso habitual. Esta evaluación te ayuda a medir las posibles ganancias de productividad y a justificar la inversión.
Reducción de errores
Mejores permisos y controles de validación. Reducir las transferencias o los cálculos manuales con un CRM puede minimizar los errores costosos. Identifica dónde se producen actualmente los errores y cómo podría reducirlos este sistema. Pide a los proveedores que muestren cómo funcionan la validación de datos y el control en toda la plataforma. Esta información te ayuda a determinar el impacto del CRM en la precisión y la fiabilidad.
Evitar incumplimientos normativos
Funciones integradas de auditoría y autenticación. Las funciones del CRM que se ajustan a las normas legales, financieras o del sector pueden reducir el riesgo de multas o auditorías. Infórmate sobre las funciones de cumplimiento normativo integradas en la plataforma y sobre si admite los requisitos específicos de tu sector. Solicita ejemplos de cómo el CRM ha ayudado a evitar deficiencias de cumplimiento. Comprender este aspecto garantiza que tu sistema cumpla las normativas necesarias.
Adopción entre equipos o consolidación
Sustituye las aplicaciones aisladas por una solución CRM todo en uno. Evalúa si esta herramienta podría sustituir a otras y qué equipos la utilizarían realmente. Pide a los proveedores ejemplos de implementaciones exitosas en distintos departamentos. Esto te ayuda a valorar el potencial del CRM para unificar procesos y reducir gastos.
Preguntas que debes hacer a los proveedores durante las demostraciones de precios
Las demostraciones son la mejor oportunidad que tiene tu equipo para aclarar los precios, explorar qué incluye el servicio y evitar costes inesperados. Ven preparado con preguntas para asegurarte de que entiendes todos los aspectos del acuerdo y considera la posibilidad de preparar una solicitud de propuesta de precios de CRM para cubrir todos los aspectos. Estas son algunas preguntas clave:
- ¿Cómo están estructurados los planes de precios y cuál es el coste del CRM por usuario?
- ¿Admiten la automatización del marketing, las notificaciones y la automatización de flujos de trabajo?
- ¿Cuál es la diferencia de funcionalidad entre los niveles?
- ¿Hay límites de uso y qué ocurre si los superamos?
- ¿Qué tarifas de incorporación están incluidas y cómo se facturan?
- ¿Puedo pagar con tarjeta de crédito, PayPal o mediante factura?
- ¿Ofrecen descuentos para organizaciones sin ánimo de lucro o empresas emergentes?
- ¿Se integran con Salesforce, Zoho CRM u otros programas de CRM?
- ¿Pueden compartir casos prácticos o preguntas frecuentes de compradores similares?
- ¿Podemos elegir entre una facturación mensual y anual y existen condiciones de renovación?
- ¿Cómo gestionan la facturación de usuarios o funciones adicionales a mitad del contrato?
- ¿Hay alguna tarifa oculta que debamos conocer?
Consejos para negociar el precio de un CRM
El precio suele ser flexible y estar bien preparado te da ventaja para conseguir mejores ofertas. Unas buenas tácticas de negociación pueden ayudar a tu equipo a obtener precios y condiciones contractuales favorables, manteniendo al mismo tiempo las funciones necesarias. Estos son algunos consejos para guiar tu proceso de negociación:
- Comparar con la competencia: Compara los precios de los CRM entre proveedores como Zoho CRM, HubSpot y Salesforce. Utiliza esta información para negociar con los proveedores y demostrarles que conoces las tarifas del mercado.
- Oportunidades de descuento: Pregunta por ofertas para organizaciones sin ánimo de lucro, empresas emergentes o compromisos anuales. Algunos proveedores ofrecen tarifas especiales para conseguir fidelidad, lo que puede reducir considerablemente los costes.
- Programas piloto: Prueba las aplicaciones y los flujos de trabajo antes de comprometerte con un plan de pago. Este enfoque a veces puede dar lugar a tarifas reducidas durante el periodo de prueba.
- Cláusulas de renovación y permanencia: Evita los compromisos de permanencia prolongados y reevalúa la situación en cada ciclo de ventas. Asegúrate de tener la flexibilidad necesaria para volver a evaluar tus necesidades y renegociar las condiciones antes de que se renueve el contrato.
- Compras conjuntas: Aprovecha el poder de compra para reducir el coste del CRM. Unirte a otros departamentos o empresas puede aumentar tu poder de negociación y dar lugar a mejores ofertas de precios.
Qué viene después
Si estás investigando los precios de los CRM, conecta con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones gratuitas.
Rellena un formulario y mantén una breve conversación en la que se concretan los detalles de tus necesidades. Recibirás:
- Una selección de las mejores opciones de CRM adaptadas a tus procesos de ventas.
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- Orientación para realizar integraciones con aplicaciones, Zoho CRM o Salesforce.
- Asistencia completa durante el proceso de incorporación, negociación y puesta en marcha.
