Informes de CRM: Cómo crear 6 de los informes más útiles
La elaboración de informes en CRM es la puerta de entrada a la toma de decisiones estratégicas, utilizando la información del cliente que ya está disponible en tu software CRM.
Te mostraré cómo configurar 6 de los informes de CRM más útiles para brindar a tus equipos de salida al mercado un conocimiento clave sobre clientes, evaluar el progreso e impulsar el crecimiento de los ingresos.
¿Qué es la elaboración de informes en CRM?
La elaboración de informes en CRM es una función estándar en la mayoría del software CRM que sintetiza los datos en gráficos, tablas y otras visualizaciones de datos fáciles de entender para seguir los principales indicadores de rendimiento.
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Los informes de CRM pueden ayudarte a monitorizar ciclos de ventas, previsiones de ingresos, desempeño de campañas de marketing, salud del cliente y mucho más.
La elaboración efectiva de informes en CRM muestra el avance hacia los objetivos empresariales, el ROI del CRM y áreas de mejora de procesos. Aquí tienes algunos de mis CRMs favoritos con sólidas capacidades de informes:
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Informes de CRM vs. Paneles de CRM
Tanto los informes de CRM como los paneles de CRM visualizan datos complejos del CRM, sin embargo, existen diferencias clave en sus casos de uso.
Informes de CRM
Los informes de CRM son instantáneas estáticas de los datos en un período definido de tiempo. Te mostrarán lo que sucedió en ese intervalo y presentan tendencias usando datos históricos.
| Ventajas | Desventajas |
| Visualizan datos históricos y muestran tendencias a lo largo del tiempo | Deben ser regenerados con frecuencia |
| Altamente personalizables y filtrables | |
| Fáciles de automatizar |
Paneles de CRM
Los paneles de CRM extraen datos en tiempo real para visualizar lo que está ocurriendo en el momento. Esto es especialmente útil para seguir el progreso diario de métricas específicas.
| Ventajas | Desventajas |
| Vista en tiempo real de datos puntuales | La ausencia de datos históricos puede provocar sobrecorrecciones |
| Muy visuales e interactivos | Los datos granulares suelen carecer de contexto general |
6 Informes de CRM Para Equipos de Go-To-Market
1. Informe de fuente de leads
Es necesario comprender qué fuentes de generación de leads son más efectivas para tu organización. Tu software CRM puede ayudarte a obtener información relevante sobre el origen de tus leads.
Este tipo de informe ayuda a tu organización de marketing a entender el desempeño de los canales. Con este nivel de información, tu equipo de marketing puede ser más estratégico en la asignación del presupuesto de marketing.
Un análisis de fuentes de leads también puede ayudar a perfeccionar tu estrategia de ventas. Al comprender de dónde provienen los leads, puedes alentar a tu equipo comercial a enfocar sus esfuerzos de manera más efectiva y mejorar sus tasas de conversión en todo el embudo de ventas.
| Ventajas | Desventajas |
| Gestión de canales: Ayuda a los marketers a entender qué canales de marketing funcionan mejor. | No cuenta toda la historia: Medir el volumen de leads es útil, pero asegúrate también de medir la calidad. |
| Medición del ROI: Permite a los líderes empresariales vincular el ROI a las inversiones realizadas en canales específicos. |
2. Informe de desempeño de campaña
Si quieres entender el éxito de tus campañas de marketing y cómo estas campañas están impactando el pipeline de ventas, no busques más allá de los informes de rendimiento de campaña.
Establecer una base en torno al rendimiento de campaña ayudará a tu organización de marketing a planificar e implementar estrategias para futuras campañas. Al adoptar este enfoque basado en datos, tu equipo de marketing puede invertir de manera más eficiente y predecir mejor los resultados futuros de esas inversiones.
| Ventajas | Desventajas |
| Optimización del presupuesto: Reinvertir en campañas que tienen un alto rendimiento para lograr eficiencia en el gasto de marketing. | Indicador rezagado: Los informes de rendimiento de campaña suelen usarse para describir lo que ocurrió, no lo que está sucediendo actualmente. |
3. Informe de pipeline de ventas
En ventas, asegurar una visibilidad clara sobre el estado de tu pipeline es esencial. Un informe de pipeline de CRM ayuda a las empresas a entender el progreso y el estado de las oportunidades de ventas de su equipo.
Este tipo de informe puede incluir diferentes puntos de datos, como la suma de oportunidades que se encuentran en etapas específicas de tu proceso de ventas que se espera que se cierren en un período determinado, un componente crucial de una fórmula de previsión de ventas.
Los informes de pipeline de ventas pueden ayudar a las empresas a identificar proactivamente tendencias de ventas. Estos datos pueden ser útiles para informar a los líderes si tienen suficiente cobertura de pipeline en su embudo para alcanzar sus previsiones de ingresos.
| Ventajas | Desventajas |
| Fácil de interpretar: Poder visualizar cuánta pipeline tiene tu equipo es una forma fácil de interpretar si las cosas van en la dirección correcta. | Requiere rigor en ventas: Si tus representantes no siguen los procesos de ventas y actualizan sus oportunidades de manera consistente, tus informes serán inexactos. |
| Salud del pipeline: Al informar sobre variables como el número de días abiertos o la etapa de ventas, puedes obtener una visión general de la salud del pipeline de tu equipo. |
4. Informe de desempeño de ventas
Uno de los informes de ventas más importantes en la caja de herramientas de cualquier líder de ventas es el informe de desempeño de ventas. Este informe proporcionará a tus líderes de ventas una visión sobre las tendencias de los principales indicadores clave de desempeño.
Por ejemplo, un informe de desempeño de ventas que mide el cumplimiento de la cuota normalmente incluye el número total de acuerdos cerrados, tiempo de ciclo de ventas, ingresos ganados y el nivel de cumplimiento de la cuota de ventas.
Los informes de desempeño también se pueden usar para medir otros indicadores que muestran cómo está rindiendo un representante o equipo de ventas. Por ejemplo, podrías querer medir el desempeño de ventas con indicadores estratégicos como la cantidad total de llamadas realizadas, reuniones celebradas o el número total de oportunidades creadas.
| Ventajas | Desventajas |
| Fomenta la competencia: Los informes de desempeño de ventas pueden ser una excelente forma de generar una competencia amistosa entre tu equipo de ventas. | Se requieren múltiples informes: Informar sobre una sola métrica de ventas solo proporciona una parte de la historia. Necesitarás configurar varios informes para seguir realmente el desempeño de tu equipo. |
| Tanto predictivo como retrospectivo: Dependiendo del desempeño que estés midiendo, los informes de desempeño de ventas pueden ayudarte a rastrear indicadores tanto predictivos como retrospectivos del éxito. |
5. Razones de abandono de clientes
Aumentar las tasas de retención de clientes en un 5% aumenta los beneficios entre un 25% y un 95%. Por eso, entender por qué los clientes abandonan es un paso fundamental para optimizar tus estrategias de retención.
Los mejores CRMs facilitan la configuración y simplifican la elaboración de informes sobre las razones de abandono. El resultado de estos informes te ayudará a mejorar tus estrategias organizacionales vinculadas al desarrollo de producto o al servicio al cliente que impactarán directamente en tus resultados.
Un consejo importante en todo esto es segmentar y agrupar a tus clientes según rasgos específicos. Por ejemplo, analizar el abandono de clientes por tamaño de empresa, ingresos, industria y/o ubicación geográfica puede conducir a acciones más significativas que tu equipo de éxito del cliente pueda tomar para retener clientes.
En una época en la que las empresas están redoblando sus estrategias de retención para mantener y hacer crecer su base de clientes, el reporte de motivos de baja de clientes debe ser parte de tus actividades de informes de CRM.
| Pros | Contras |
| Optimización de productos y servicios: Los detalles sobre la baja de clientes ayudan a mejorar tu oferta de productos para atraer y retener más clientes. | Indicador rezagado: El reporte de bajas mide cosas que ya han sucedido en el pasado. |
| Incrementa las ganancias: Cuanto más tiempo puedas retener a tus clientes, más beneficio puede generar tu negocio. | Requiere iteración constante: A medida que crece tu empresa, necesitarás incluir nuevas razones de baja como parte de la medición. |
6. Reporte de renovación y expansión
Según Gartner, el 80% de los ingresos futuros provendrán del 20% de tus clientes. Por lo tanto, contar con sistemas que midan tus tasas de renovación y los ingresos por expansión de clientes es fundamental.
Para la mayoría de los equipos de éxito del cliente que gestionan sus cuentas dentro del sistema CRM, los informes de renovación son una parte crítica de su proceso diario. Dado que las tasas de renovación son indicativas de la satisfacción y lealtad del cliente, este tipo de informes puede ayudarte a entender cómo está desempeñándose tu equipo de éxito del cliente.
Para informar de manera efectiva sobre métricas como NRR (retención neta de ingresos), las empresas deben poder reportar ingresos de expansión.
Los CRM de hoy facilitan distinguir las ventas de nuevos negocios de los ingresos por expansión. Crear procesos sobre cómo se registran y reportan estos distintos tipos de oportunidades te ayudará a evaluar mejor el desempeño de ventas.
| Pros | Contras |
| Crecimiento eficiente en costos: Los ingresos por expansión son una de las formas más eficientes de hacer crecer una empresa, ya que no requiere que las empresas gasten en adquisición de clientes. | Gestión de Datos CRM: Si reportas las renovaciones desde tu CRM, necesitarás un equipo de operaciones sólido que garantice el mantenimiento eficiente de las fechas contractuales. |
| Relación LTV y CAC: Las empresas más eficientes que miden estas relaciones están impulsando su eficiencia a través de los ingresos por expansión. |
Mejores Prácticas para Maximizar la Adopción
Establecer rigor y procesos sobre cómo debe utilizarse el reporte CRM requiere un enfoque intencional de la gestión del cambio y debe formar parte de tu estrategia CRM general.
Seamos sinceros, todos hemos visto ese panel del gerente de ventas que no se ha actualizado en semanas.
Los informes personalizados que son relevantes un día pueden olvidarse unas semanas después. Por eso, RevOps debe establecer mejores prácticas para maximizar la adopción y el uso de estos informes, creando una cultura organizacional centrada en la toma de decisiones basada en datos.
Aquí tienes tres pasos útiles que he utilizado para superar la resistencia al cambio organizacional y maximizar el uso de los informes.
Comprende a tus stakeholders
Asegurarse de que tus paneles e informes de CRM están alineados con las necesidades y prioridades específicas de los líderes de negocio es un primer paso vital en el proceso. Este paso garantiza que los informes sean altamente relevantes y accionables para cada stakeholder.
Este paso del proceso ayuda a establecer credibilidad para ti y tu equipo de operaciones de ingresos. Si quieres cambiar la narrativa de tu equipo de RevOps de constructores tácticos de reportes a socios estratégicos de negocio, no te saltes este paso.
Enfócate en la relevancia y la simplicidad
Una vez comprendas las necesidades específicas de tus principales stakeholders, es momento de convertir esa información en informes relevantes y sencillos que puedan usarse para ayudarles a ejecutar su estrategia.
La relevancia garantiza que los datos reportados aborden directamente los objetivos de cada equipo. Por ejemplo, si tu equipo de ventas está segmentado por región geográfica o tamaño de empresa, usa esa información para proporcionar a tus líderes de ventas los datos relevantes para sus equipos.
La simplicidad no implica falta de sofisticación, sino presentar datos complejos de manera sencilla de interpretar.
Utiliza visualizaciones de datos para transmitir mejor los resultados. Limita el número total de informes a la información más crítica que impulse a los líderes a tomar decisiones de negocio. Reduce el exceso de informes que puede llevar a tus líderes a la parálisis por análisis.
Incorpóralo en los flujos de trabajo diarios
Un rasgo clave de cualquier buen equipo de operaciones de ingresos es qué tan bien integran los informes en los flujos de trabajo diarios de las partes interesadas. Al trabajar con los líderes de tu empresa, asegúrate de abordar cómo se utilizarán estos informes.
Aquí tienes tres ejemplos de cómo puedes incorporar los informes de CRM en los flujos de trabajo diarios:
Pronóstico de ventas semanal
Pide a tus líderes de ventas que muestren los informes de CRM mientras realizan sus llamadas semanales de pronóstico de ventas. Esta visualización adicional ayudará a asegurar que los datos de tu CRM sean precisos y también puede impulsar acciones específicas como pedir a los representantes que actualicen información clave de oportunidades o registren actividades de ventas faltantes.
Reunión de desempeño de campañas
Pide a tus líderes de marketing que pre-socialicen los informes de campaña antes de las reuniones de desempeño de campañas. Esta pre-socialización ayudará a preparar a tu equipo de marketing para tener conversaciones más significativas sobre los resultados de las campañas.
Informes ejecutivos
Incorpora los informes de CRM en los informes ejecutivos semanales para ofrecer una visión de tendencias de ingresos como el desempeño de ventas y la pérdida de clientes. Hipervincula tus informes de CRM en estos informes para ayudar en la planificación estratégica y la asignación de recursos.
Superar los desafíos en los informes de CRM
Los informes de CRM ofrecen a las empresas varios beneficios clave. Para aprovechar estos beneficios, existen un par de desafíos y cuellos de botella clave que las empresas deben abordar.
Ingreso de datos inexactos
Este será el desafío más común al escalar tu estrategia de informes de CRM. Los datos erróneos siempre conducirán a informes engañosos e impedirán tu capacidad de realizar análisis avanzados de CRM.
Registros duplicados
Los datos duplicados de clientes pueden distorsionar cualquiera de tus análisis, llevando a una representación incorrecta de los hechos.
Solución: Aprovecha las reglas de gestión de duplicados dentro de tu CRM. Configura reglas de coincidencia que puedan marcar registros duplicados. Ofrece formas en que los usuarios finales puedan fusionar información duplicada.
Datos incompletos
La información faltante puede ser un dolor de cabeza serio al buscar establecer informes de CRM. Estos datos faltantes también pueden tener efectos significativos en otros departamentos que requieren detalles específicos para realizar su trabajo.
Solución: Para cualquier dato crítico, haz que esos campos de CRM sean obligatorios. Configura automatización de CRM o utiliza herramientas de enriquecimiento automático para actualizar registros de CRM automáticamente y reducir el trabajo administrativo manual.
Información desactualizada
Tener información desactualizada puede dar lugar a informes que no reflejen el estado actual. Este problema suele ser un síntoma de falta de procesos estandarizados.
En resumen: Invierte en informes de CRM
Los CRMs sin duda han evolucionado mucho a lo largo de los años. Elige un CRM con sólidas capacidades de informes y podrás aprovechar los datos de tus clientes para descubrir insights valiosos que impulsen el crecimiento de ingresos y la rentabilidad de tu negocio.
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