Vertragslebenszyklusmanagement: 6 Phasen + bewährte Vorgehensweisen

Das Corporate Legal Operations Consortium berichtet, dass 68 % der Vertragsfachleute mindestens einmal pro Woche nach einem abgeschlossenen Vertrag suchen. Selbst wenn Sie nur fünf Minuten benötigen, um das benötigte Dokument zu finden, verbringen Sie dadurch jährlich mehr als vier Stunden damit, Ihre Festplatte zu durchsuchen und unter Papierstapeln nach wichtigen Informationen zu suchen. Glücklicherweise optimiert das Vertragslebenszyklusmanagement die Prozesse, die nicht nur das Auffinden, sondern auch die Erstellung und Ausführung von Verträgen umfassen.

Bei The CRO Club setzen wir uns leidenschaftlich dafür ein, Unternehmen dabei zu helfen, ihr Umsatzpotenzial zu maximieren. Es ist jedoch schwierig, Ihren Umsatz zu steigern, wenn Sie Zeit mit Aufgaben wie der Suche nach Verträgen und der Nachverfolgung verschwenden, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen. Deshalb haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen dabei hilft, Ihren eigenen CLM-Prozess zu implementieren und einige der häufigsten Engpässe im Vertragsmanagement zu vermeiden.

Was ist Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)?

Das Vertragslebenszyklusmanagement, allgemein als CLM bezeichnet, umfasst die Nachverfolgung eines Vertrags während seines gesamten Lebenszyklus – von der Angebotsphase bis zum Ablauf oder zur Verlängerung. CLM ist einer der wichtigsten Aspekte der Vertragsverwaltung, da es sicherstellt, dass jede Vertragspartei ihre Verpflichtungen erfüllt.

Das Vertragslebenszyklusmanagement minimiert außerdem Risiken, indem es die Einhaltung staatlicher Vorschriften und die Überwachung wichtiger Fristen erleichtert. Nahezu jedes Unternehmen kann von CLM profitieren, insbesondere Unternehmen mit internen Rechts- oder Beschaffungsteams.

Phasen des Vertragslebenszyklusmanagementprozesses

Der Lebenszyklus des Vertragsmanagements beginnt mit der Inhaltserstellung, auch als Vertragserstellung bezeichnet, und endet mit der Vertragsverlängerung. Alle Beteiligten sollten verstehen, was in jeder Phase geschieht, auch wenn sie nicht direkt an jedem Aspekt der Vertragserstellung und -ausführung beteiligt sind.

Vertragserstellung und -ausarbeitung

Bei der Vertragserstellung werden die Bedingungen einer Vereinbarung schriftlich festgehalten – oder auf Ihrem Bildschirm, wenn Sie elektronische Signaturen verwenden möchten. Welche Inhalte Sie in den Vertrag aufnehmen, hängt davon ab, was Sie mit der anderen Partei besprochen haben. Ein guter Vertrag enthält in der Regel wesentliche rechtliche Anforderungen:

• Namen der Vertragsparteien (Einzelpersonen oder Unternehmen)
• Preisgestaltung (Gesamtkosten, Preis pro Einheit, Preis pro Stunde usw.)
• Meilensteine
• Zahlungsbeträge und Fälligkeitstermine (z. B. vier Zahlungen über jeweils $2,500, fällig am 1. Mai, 1. Juni, 1. Juli und 31. Juli)
• Ablaufdatum
• Was geschieht, wenn eine der Parteien den Vertrag verletzt (z. B. Verzugsgebühren, Beendigung des Vertrags)

Vertragsverhandlung

Nachdem Sie einen Vertrag ausgearbeitet haben, müssen Sie die Bedingungen verhandeln, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten vom Gleichen ausgehen. Jede Vertragspartei möchte ihr Risiko minimieren und Bedingungen aushandeln, die ihren Interessen zugutekommen. Daher müssen Sie in dieser Phase des Vertragsmanagementlebenszyklus besonders aufmerksam sein.

Beispielsweise möchten Sie einem Lieferanten möglicherweise 25 % im Voraus zahlen und die Qualität seiner Waren prüfen, bevor Sie die verbleibenden 75 % bezahlen. Der Anbieter wird wahrscheinlich eine Anzahlung von mindestens 50 % verlangen. Bei der Vertragsverhandlung werden diese Bedingungen ausgehandelt, um einen Vertrag zu erreichen, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind.

Während des Verhandlungsprozesses müssen Sie möglicherweise einige Zugeständnisse machen. Wenn Sie eine Anzahlung von 25 % leisten möchten und der Anbieter 50 % verlangt, können Sie sich vielleicht auf 35 % einigen. Es ist außerdem wichtig, einen Punkt festzulegen, an dem Sie die Verhandlungen abbrechen. Dies ist der Punkt, an dem Sie nicht länger bereit sind, mit der anderen Partei zu verhandeln.

Vertragsgenehmigung

Nachdem Sie sich alle auf die Bedingungen des Vertrags geeinigt haben, ist es Zeit für die Vertragsgenehmigung. Jede an diesem Genehmigungsprozess beteiligte Person sollte die Vertragsdaten sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass sie mit den Vereinbarungen aus der Verhandlungsphase übereinstimmen.

Der Vertragsprüfungsprozess kann das Redigieren umfassen, also die Prüfung eines Vertrags und die erforderlichen Änderungen. Das Redigieren ist in der Regel ein gemeinschaftlicher Prozess. Stellen Sie sich daher darauf ein, mit anderen Beteiligten zusammenzuarbeiten, um den neuen Vertrag unterschriftsreif zu machen.

Vertragsabschluss

Wenn Sie keine CLM-Lösung implementiert haben, müssen Sie möglicherweise mehrere Kopien des Vertrags ausdrucken und jede Partei unterschreiben lassen. Eine Alternative besteht darin, eine Papierkopie auszudrucken, sie einzuscannen und anschließend per E-Mail an alle Beteiligten zu senden oder einen Dienst wie DocuSign zu verwenden, um elektronische Unterschriften einzuholen.

Software für das Vertragslebenszyklusmanagement macht diesen Prozess wesentlich einfacher. Anstatt mehrere Kopien auszudrucken oder einzuscannen, können Sie den Vertrag einfach erstellen und ihn zur elektronischen Signatur an alle Parteien senden.

Vertragsüberwachung

Während der Phase der Vertragsüberwachung müssen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten die Vertragsbedingungen einhalten. In vielen Fällen ist dies die schwierigste Phase des Vertragsmanagementzyklus – sogar schwieriger als die Verhandlung!

Der Überwachungsprozess unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, umfasst aber in der Regel den Vergleich der Leistung der anderen Partei mit den im Vertrag festgelegten Bedingungen. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag mit einem IT-Unternehmen abschließen, enthält die Vereinbarung wahrscheinlich Bedingungen zur Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems. Erbringt das Unternehmen seine Leistung nicht gemäß diesen Bedingungen, kann dies zu einem nichtigen und unwirksamen Vertrag führen, wodurch Sie Anspruch auf eine Gutschrift oder ein anderes Rechtsmittel haben können.

Die Überwachung ist besonders schwierig, wenn Sie über kein Vertragsmanagementsystem verfügen, da Sie Zeit damit verbringen müssen, nach dem Vertrag zu suchen und ihn durchzusehen, um die benötigten Informationen zu finden. Mit einer leistungsfähigen Softwarelösung können Sie den Vertrag innerhalb weniger Sekunden finden und die Suchfunktion verwenden, um wichtige Meilensteine und Änderungen zu finden.

Vertragsverlängerung

Wenn Sie das Ende eines Vertrags erreichen, möchten Sie möglicherweise weiterhin mit der anderen Partei zusammenarbeiten. Sie können entweder weiterhin die Bedingungen des ursprünglichen Vertrags befolgen oder neue Bedingungen aushandeln. In einigen Fällen verlängert sich der Vertrag automatisch.

Engpässe im CLM, auf die Sie achten sollten

Wie Sie wissen, sind Engpässe Probleme, die Ihren Arbeitsablauf verlangsamen oder zum Stillstand bringen. Wenn Sie Ihr Umsatzpotenzial maximieren möchten, müssen Sie so viele Engpässe wie möglich beseitigen. Hier sind einige der häufigsten Probleme im Zusammenhang mit dem Vertragsmanagementzyklus.

Vertragspartner benötigen Zeit für die Prüfung

Denken Sie daran, dass wir gesagt haben, dass jeder den Vertrag sorgfältig prüfen muss? Der Prüfprozess ist wichtig, kann aber auch einen Engpass in Ihrem Prozess verursachen. Wenn Sie kein CLM-System haben, müssen Sie möglicherweise Vertragskopien per Post versenden oder per E-Mail an mehrere Personen schicken. Beides kann den Prozess verlangsamen.

Verzögerungen durch die Rechtsabteilung

Obwohl Verträge wichtig sind, haben Unternehmensjuristen viele Aufgaben. Sie können am Schutz der Marke eines Unternehmens, an der Verhandlung einer Übernahme oder an der Verwaltung externer Rechtsberater beteiligt sein. Wenn sie sich mit diesen Angelegenheiten befassen, prüfen sie Ihre Verträge nicht. Daher ist die Rechtsabteilung ein häufiger Engpass im Vertragsmanagementprozess.

Schwierigkeiten bei der Ablage manueller Verträge

Ohne ein Vertragsmanagementtool ist es schwierig, wichtige Dokumente zu finden, wenn Sie sie benötigen. Wenn Sie über ein zentrales Archiv für Papierkopien verfügen, muss jemand dorthin gehen und Kartons oder Aktenschränke durchsuchen, um den richtigen Vertrag zu finden. Selbst wenn Sie über ein digitales Vertragsarchiv verfügen, kann dieses etwas unübersichtlich sein, sodass Teammitglieder Tausende elektronischer Dateien durchsuchen müssen.

Unwirksame Präsentationsmethoden

Viele Unternehmen machen den Fehler, umfangreiche Verträge zu erstellen und sie zur Prüfung per E-Mail an alle Beteiligten zu senden. Dies führt aus mehreren Gründen zu einem Engpass. Erstens sehen einige Empfänger ihre E-Mail-Benachrichtigungen möglicherweise nicht sofort, wodurch sich ihre Prüfung des Dokuments verzögert. Zweitens kann die Prüfung eines so langen Vertrags etwas einschüchternd sein. Ein oder zwei Empfänger sehen möglicherweise, wie lang er ist, und entscheiden, dass sie erst in einigen Tagen Zeit für die Prüfung haben.

Mangelnder Einblick in den Vertragsprozess

Viele Personen sind am Vertragsmanagementzyklus beteiligt, aber nicht alle von ihnen sind Vertragsexperten. Ihr leitender Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise sehr versiert im Umgang mit Salesforce und darin sein, herauszufinden, wie sich unterschiedlichste Geschäftsanforderungen erfüllen lassen, verfügt aber möglicherweise über keine formale Ausbildung in der Vertragsprüfung oder in der Aushandlung vorteilhafter Bedingungen. Hier können Kurse zum Vertragsmanagement dabei helfen, die Wissenslücke zu schließen.

Auch wenn alle am Prozess Beteiligten umfangreiche Erfahrung mit Verträgen haben und über Zertifizierungen im Vertragsmanagement verfügen, kennen sie möglicherweise aufgrund fehlender Einblicke in den Prozess nicht den Status jedes Vertrags. Wenn der Vertrag beispielsweise auf dem Schreibtisch Ihres unternehmensinternen Anwalts liegt, wissen andere Benutzer im Unternehmen nicht, was mit ihm geschieht, bis der Anwalt die rechtliche Prüfung endlich abgeschlossen hat.

Bewährte Methoden für das Vertragslebenszyklusmanagement

Ein effektives Vertragsmanagement ist für Organisationen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Sie können den Prozess etwas einfacher gestalten, indem Sie diese bewährten Methoden befolgen.

Arbeitsabläufe automatisieren

Wie bereits oben erwähnt, nehmen manuelle Prozesse viel Zeit in Anspruch, die besser für umsatzgenerierende Aktivitäten eingesetzt werden könnte. Um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, ist es wichtig, Arbeitsabläufe so weit wie möglich zu automatisieren. Eine leistungsfähige Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement kann Ihnen dabei helfen, umständliche Prozesse zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle auf demselben Stand sind. Insbesondere, wenn Sie wissen, worauf Sie bei einer Vertragsmanagementsoftware achten sollten, um die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen.

Eine Möglichkeit zur Automatisierung von Arbeitsabläufen besteht darin, eine Klauselbibliothek mit häufig verwendeten Vertragsbedingungen zu erstellen. Anstatt bei jedem neuen Vertrag dieselben Bedingungen zu formulieren, können Sie Standardbedingungen aus Ihrer benutzerdefinierten Bibliothek einfügen. Tools zur Vertragsautomatisierung eignen sich hervorragend für diese Art der Optimierung von Arbeitsabläufen.

Vorlagen standardisieren

Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie einen neuen Vertrag abschließen. Verwenden Sie einfach Vertragsvorlagen, die mit Standardinformationen vorausgefüllt sind, wie den Kontaktdaten Ihres Unternehmens, den Namen wichtiger Mitarbeiter und standardmäßigen Meilensteinen.

Nahtlose Zusammenarbeit

Manuelle Prozesse behindern auch eine effektive Zusammenarbeit, da sie alles verlangsamen und es schwierig machen, dass mehr als eine Person gleichzeitig einen Vertrag prüft und überwacht. Verbessern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie eine cloudbasierte CLM-Lösung implementieren, auf die Teammitglieder von überall mit einer Internetverbindung zugreifen können.

Transparenz in jeder Phase

Ein Mangel an Transparenz kann in Ihrer Organisation verheerende Folgen haben, insbesondere wenn er zu einem Vertragsbruch führt. Um dies zu verhindern, verpflichten Sie sich zu Transparenz in jeder Phase. Ein CLM-System kann Sie dabei unterstützen, dieses Ziel zu erreichen, indem es Ihnen erleichtert festzustellen, welche Version des Vertrags die aktuellste ist, oder die letzte Person zu ermitteln, die das Dokument bearbeitet hat.

Angemessene Nachbetreuung

Viele Menschen glauben, dass die Unterzeichnung eines Vertrags der letzte Schritt im Lebenszyklus ist, aber wie Sie wissen, ist das nicht der Fall. Sie müssen regelmäßig nachfassen, um sicherzustellen, dass alle die Vertragsbedingungen einhalten. Es ist außerdem wichtig, Ablauf- und Verlängerungstermine zu überprüfen.

Rechtssicherheit und Datensicherheit

Regierungen verabschieden ständig neue Gesetze oder ändern bestehende, wodurch die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen noch schwieriger wird. Leider ist es nicht die beste Methode, unterzeichnete Verträge in überfüllten Aktenordnern aufzubewahren, um Ihre Compliance-Bemühungen zu verwalten.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform bleibt, besteht darin, CLM-Software für mehr Rechtssicherheit einzusetzen. Mit dieser Art von Software ist es einfach, Zugriffsberechtigungen zu verwalten und festzustellen, wer Änderungen an einem Vertrag vorgenommen hat.

CLM-Software kann helfen

Software für das Vertragslebenszyklusmanagement kann viele der in diesem Leitfaden behandelten Probleme lösen, die Effizienz steigern und es einfacher machen, Ihr Umsatzpotenzial zu maximieren. Diese Art von Software ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, ein zentrales Archiv für Verträge und andere Dokumente zu erstellen, sodass keine Papierkopien ausgedruckt und zur Aufbewahrung abgelegt werden müssen.

Cloudbasierte CLM-Software ermöglicht außerdem die Zusammenarbeit, indem sie Beteiligten erlaubt, Verträge von überall auf der Welt einzusehen und zu unterzeichnen. Einige Systeme verfügen sogar über mobile Anwendungen, sodass Teammitglieder Verträge problemlos unterwegs prüfen können.

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