Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos: 6 Fases + Melhores Práticas

O Corporate Legal Operations Consortium indica que 68% dos profissionais de contratos procuram um contrato concluído pelo menos uma vez por semana. Mesmo que demore apenas cinco minutos a encontrar o documento de que precisa, isso representa mais de quatro horas por ano passadas a procurar no disco rígido e debaixo de pilhas de papel para encontrar informações críticas. Felizmente, a gestão do ciclo de vida dos contratos simplifica os processos envolvidos não só na localização, mas também na criação e execução de contratos.

Na The CRO Club, somos apaixonados por ajudar as empresas a maximizar o seu potencial de receita, mas é difícil aumentar a receita quando se perde tempo em tarefas como procurar contratos e fazer o acompanhamento necessário para garantir que todas as partes cumprem as suas obrigações. Por isso, elaborámos este guia para o ajudar a implementar o seu próprio processo de CLM e a evitar alguns dos obstáculos mais comuns na gestão de contratos.

O que é a gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM)?

A gestão do ciclo de vida dos contratos, habitualmente conhecida como CLM, envolve acompanhar um contrato durante todo o seu ciclo de vida, desde a fase de proposta até à fase de expiração ou renovação. A CLM é um dos aspetos mais importantes da administração de contratos, uma vez que garante que todas as partes de um contrato cumprem os seus compromissos.

A gestão do ciclo de vida dos contratos também minimiza os riscos, facilitando o cumprimento das regulamentações governamentais e o acompanhamento de prazos importantes. Praticamente qualquer empresa pode beneficiar da CLM, especialmente as empresas com equipas jurídicas internas ou equipas de compras.

Fases do processo de gestão do ciclo de vida dos contratos

O ciclo de vida da gestão de contratos começa com a criação do conteúdo, também conhecida como redação, e termina com a renovação do contrato. Todas as partes interessadas devem compreender o que acontece em cada fase, mesmo que não estejam diretamente envolvidas em todos os aspetos da criação e execução do contrato.

Criação e redação do contrato

A redação de contratos é o processo de passar os termos e condições de um acordo para o papel — ou para o ecrã, se planear utilizar assinaturas eletrónicas. O que inclui no contrato depende do que discutiu com a outra parte. Um contrato sólido inclui normalmente requisitos legais essenciais:

• Nome das partes do contrato (pessoas singulares ou empresas)
• Preços (custo total, preço por unidade, preço por hora, etc.)
• Marcos
• Montantes e datas-limite de pagamento (por exemplo, quatro pagamentos de $2,500 devidos a 1 de maio, 1 de junho, 1 de julho e 31 de julho)
• Data de expiração
• O que acontece se alguma das partes violar o contrato (por exemplo, taxas por atraso, resolução do contrato)

Negociação do contrato

Depois de elaborar um contrato, precisa de negociar os termos para garantir que todos estão de acordo. Todas as partes de um contrato querem minimizar os seus riscos e negociar termos favoráveis aos seus interesses, pelo que precisa de estar no seu melhor durante esta fase do ciclo de vida da gestão de contratos.

Por exemplo, pode querer pagar 25% adiantados a um fornecedor e esperar para inspecionar a qualidade dos seus produtos antes de pagar os 75% restantes. É provável que o fornecedor queira um depósito de pelo menos 50%. A negociação do contrato é o momento em que negoceia estes termos e tenta chegar a um contrato que agrade a todos.

Durante o processo de negociação, poderá ter de fazer algumas concessões. Se quiser pagar um depósito de 25% e o fornecedor quiser 50%, talvez possam chegar a um acordo de 35%. Também é importante ter em mente um ponto a partir do qual está disposto a desistir. Esse é o ponto em que já não está disposto a negociar com a outra parte.

Aprovação do contrato

Agora que todos concordam com os termos e condições do contrato, é altura de proceder à aprovação do contrato. Cada pessoa envolvida no processo de aprovação deve analisar cuidadosamente os dados do contrato e garantir que correspondem ao que foi acordado durante a fase de negociação.

O processo de revisão do contrato pode incluir a revisão com marcações, que consiste em analisar um contrato e efetuar as alterações necessárias. A revisão com marcações é normalmente um processo colaborativo, por isso, esteja preparado para trabalhar com outras partes interessadas a fim de preparar o novo contrato para assinatura.

Execução do contrato

Se não tiver uma solução de CLM implementada, poderá ter de imprimir várias cópias do contrato e pedir a cada parte que o assine. Uma alternativa consiste em imprimir uma cópia em papel, digitalizá-la e, em seguida, enviá-la por e-mail a todos, ou utilizar um serviço como o DocuSign para recolher assinaturas eletrónicas.

O software de gestão do ciclo de vida dos contratos torna este processo muito mais simples. Em vez de imprimir ou digitalizar várias cópias, pode criar facilmente o contrato e enviá-lo a todas as partes para que o assinem eletronicamente.

Monitorização dos contratos

Durante a fase de monitorização do contrato, tem de garantir que todos cumprem os termos do acordo. Em muitos casos, esta é a fase mais difícil do ciclo de vida da gestão de contratos — ainda mais difícil do que a negociação!

O processo de monitorização varia de empresa para empresa, mas geralmente envolve comparar o desempenho da outra parte com os termos estabelecidos no contrato. Por exemplo, se celebrar um contrato com uma empresa de TI, é provável que o acordo inclua termos relacionados com a fiabilidade e a disponibilidade do sistema. Se a empresa não cumprir esses termos, isso poderá resultar num contrato nulo e sem efeito, dando-lhe direito a um crédito ou a outra forma de reparação.

A monitorização é especialmente difícil se não tiver um sistema de gestão de contratos, uma vez que terá de passar tempo a procurar o contrato e a folheá-lo para encontrar as informações de que precisa. Com uma solução de software robusta, pode encontrar o contrato em questão de segundos e utilizar a função de pesquisa para localizar marcos importantes e alterações.

Renovação dos contratos

Quando chega ao fim de um contrato, poderá querer continuar a fazer negócios com a outra parte. Pode continuar a cumprir os termos do contrato original ou negociar novos termos. Em alguns casos, o contrato é renovado automaticamente.

Obstáculos do CLM a ter em conta

Como sabe, os obstáculos são problemas que abrandam ou interrompem o seu fluxo de trabalho. Quando está a tentar maximizar o seu potencial de receitas, precisa de eliminar o maior número possível de obstáculos. Eis alguns dos problemas mais comuns associados ao ciclo de vida da gestão de contratos.

Demora das contrapartes a analisar o contrato

Lembra-se de termos dito que todos têm de analisar cuidadosamente o contrato? O processo de análise é importante, mas também pode criar um obstáculo no seu processo. Se não tiver um sistema de CLM, poderá ter de enviar cópias do contrato por correio ou por e-mail a várias pessoas, sendo que ambas as opções podem tornar o processo mais lento.

Atrasos por parte do departamento jurídico

Embora os contratos sejam importantes, os advogados de empresas têm muitas responsabilidades. Podem estar envolvidos na proteção da marca comercial de uma empresa, na negociação de uma aquisição ou na gestão de assessores jurídicos externos. Quando estão a tratar destes assuntos, não estão a analisar os seus contratos. Como resultado, o departamento jurídico é um obstáculo comum no processo de gestão de contratos.

Dificuldade em armazenar contratos manualmente

Sem uma ferramenta de gestão de contratos, é difícil encontrar documentos importantes quando precisa deles. Se tiver um arquivo central para cópias em papel, alguém terá de se deslocar até lá e procurar em caixas ou armários de arquivo para encontrar o contrato certo. Mesmo que tenha um arquivo digital de contratos, este poderá estar um pouco desorganizado, obrigando os membros da equipa a procurar entre milhares de ficheiros eletrónicos.

Métodos de apresentação ineficazes

Muitas empresas cometem o erro de criar contratos extensos e enviá-los por e-mail a todos para análise. Isto cria um obstáculo por várias razões. Em primeiro lugar, alguns dos destinatários poderão não ver imediatamente as notificações de e-mail, atrasando a análise do documento. Em segundo lugar, analisar um contrato tão extenso pode ser um pouco intimidante. Um ou dois destinatários poderão ver o tamanho do documento e decidir que não têm tempo para o analisar durante alguns dias.

Falta de conhecimento sobre o processo contratual

Muitas pessoas estão envolvidas no ciclo de vida da gestão de contratos, mas nem todas são especialistas em contratos. Por exemplo, o seu vendedor principal pode ser excelente a utilizar o Salesforce e a descobrir como satisfazer diversas necessidades empresariais, mas poderá não ter formação formal na análise de contratos ou na negociação de termos favoráveis. É aqui que os cursos de gestão de contratos podem ajudar a colmatar a lacuna de conhecimento.

Mesmo que todas as pessoas envolvidas no processo tenham uma vasta experiência com contratos e possuam certificações em gestão de contratos, podem não conhecer o estado de cada contrato devido à falta de visibilidade sobre o processo. Por exemplo, se o contrato estiver na secretária do advogado interno da sua empresa, os restantes utilizadores empresariais não saberão o que está a acontecer até que o advogado termine finalmente a análise jurídica.

Melhores práticas de gestão do ciclo de vida dos contratos

Uma gestão eficaz dos contratos é fundamental para organizações de todas as dimensões. Pode tornar o processo um pouco mais simples seguindo estas melhores práticas.

Automatizar os fluxos de trabalho

Como referimos acima, os processos manuais consomem muito tempo que poderia ser mais bem utilizado em atividades geradoras de receita. Para poupar tempo e aumentar a eficiência, é importante automatizar os fluxos de trabalho tanto quanto possível. Uma solução robusta de gestão do ciclo de vida dos contratos pode ajudar a eliminar processos morosos e garantir que todos estão alinhados. Especialmente se souber o que procurar num software de gestão de contratos para satisfazer as necessidades específicas da sua organização

Uma forma de automatizar os fluxos de trabalho consiste em criar uma biblioteca de cláusulas com termos contratuais comuns. Em vez de redigir os mesmos termos sempre que cria um novo contrato, pode inserir termos padrão da sua biblioteca personalizada. As ferramentas de automatização de contratos são excelentes neste tipo de otimização de fluxos de trabalho.

Uniformizar os modelos

Não precisa de reinventar a roda sempre que celebra um novo contrato. Basta utilizar modelos de contratos previamente preenchidos com informações padrão, como os dados de contacto da sua empresa, os nomes dos principais colaboradores e os marcos padrão.

Colaboração sem interrupções

Os processos manuais também dificultam uma colaboração eficaz, pois tornam tudo mais lento e dificultam a análise e o acompanhamento simultâneos de um contrato por mais do que uma pessoa. Melhore a colaboração implementando uma solução CLM baseada na nuvem, à qual os membros da equipa possam aceder a partir de qualquer lugar com ligação à Internet.

Transparência em todas as etapas

A falta de transparência pode causar sérios problemas à sua organização, especialmente se provocar uma violação contratual. Para evitar que isso aconteça, comprometa-se com a transparência em todas as etapas. Um sistema CLM pode ajudá-lo a alcançar este objetivo, facilitando a determinação da versão mais recente do contrato ou a identificação da última pessoa a editar o documento.

Acompanhamento adequado

Muitas pessoas acreditam que a assinatura de um contrato é a última etapa do ciclo de vida, mas, como sabe, não é. É necessário fazer um acompanhamento regular para garantir que todos estão a cumprir os termos do contrato. Também é importante verificar as datas de expiração e renovação.

Segurança e certeza jurídica

Os governos estão constantemente a aprovar novas leis ou a alterar as existentes, tornando ainda mais difícil cumprir os requisitos legais e regulamentares. Infelizmente, ter contratos assinados guardados em pastas de arquivo a transbordar não é a melhor forma de gerir os seus esforços de conformidade.

Uma forma de garantir que a sua empresa continua em conformidade consiste em utilizar software CLM para assegurar a certeza jurídica. Com este tipo de software, é fácil gerir as autorizações de acesso e descobrir quem fez alterações a um contrato.

O software CLM pode ajudar

O software de gestão do ciclo de vida dos contratos pode resolver muitos dos problemas abordados neste guia, aumentando a eficiência e facilitando a maximização do potencial de receita. Este tipo de software permite às empresas de todas as dimensões criar um repositório centralizado para contratos e outros documentos, eliminando a necessidade de imprimir cópias em papel e de encontrar um local para as armazenar.

O software CLM baseado na nuvem também possibilita a colaboração, permitindo que as partes interessadas consultem e assinem contratos a partir de qualquer lugar do mundo. Alguns sistemas dispõem ainda de aplicações móveis, facilitando a análise de contratos pelos membros da equipa enquanto estão em movimento.

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