Contractlevenscyclusbeheer: 6 fasen + beste praktijken

Contractlevenscyclusbeheer beperkt ook risico's doordat het eenvoudiger wordt om aan overheidsvoorschriften te voldoen en belangrijke deadlines in de gaten te houden. Vrijwel elk bedrijf kan profiteren van CLM, met name ondernemingen met interne juridische of inkoopteams.

Fasen van het contractlevenscyclusbeheerproces

De levenscyclus van contractbeheer begint met het creëren van inhoud, ook wel opstellen genoemd, en eindigt met contractverlenging. Alle belanghebbenden moeten begrijpen wat er in elke fase gebeurt, ook als ze niet rechtstreeks betrokken zijn bij elk aspect van het opstellen en uitvoeren van contracten.

Contractcreatie en opstellen

Het opstellen van een contract is het proces waarbij de voorwaarden van een overeenkomst op papier worden gezet—of op uw scherm als u van plan bent elektronische handtekeningen te gebruiken. Wat u in het contract opneemt, hangt af van wat u met de andere partij hebt besproken. Een sterk contract bevat doorgaans essentiële wettelijke vereisten:

• Namen van de partijen bij het contract (personen of bedrijven)
• Prijsstelling (totale kosten, prijs per eenheid, prijs per uur, enz.)
• Mijlpalen
• Betalingsbedragen en vervaldatums (bijv. vier betalingen van $2,500 die verschuldigd zijn op 1 mei, 1 juni, 1 juli en 31 juli)
• Vervaldatum
• Wat er gebeurt als een van de partijen het contract schendt (bijv. kosten voor te late betaling, beëindiging van het contract)

Contractonderhandeling

Nadat u een contract hebt opgesteld, moet u over de voorwaarden onderhandelen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Elke partij bij een contract wil haar risico beperken en voorwaarden onderhandelen die gunstig zijn voor haar belangen. Daarom moet u tijdens deze fase van de levenscyclus van contractbeheer goed voorbereid zijn.

U wilt bijvoorbeeld mogelijk 25% vooraf aan een leverancier betalen en wachten met het betalen van de resterende 75% totdat u de kwaliteit van de goederen hebt gecontroleerd. De leverancier zal waarschijnlijk een aanbetaling van minstens 50% willen. Tijdens contractonderhandelingen onderhandelt u over deze voorwaarden en probeert u een contract op te stellen waar iedereen tevreden mee is.

Tijdens het onderhandelingsproces moet u mogelijk enkele concessies doen. Als u een aanbetaling van 25% wilt betalen en de leverancier 50% wil, kunt u misschien akkoord gaan met 35%. Het is ook belangrijk om een punt in gedachten te hebben waarop u zich terugtrekt. Dit is het punt waarop u niet langer bereid bent om met de andere partij te onderhandelen.

Contractgoedkeuring

Nu u het allemaal eens bent over de voorwaarden van het contract, is het tijd voor contractgoedkeuring. Iedereen die bij het goedkeuringsproces betrokken is, moet de contractgegevens zorgvuldig controleren en ervoor zorgen dat deze overeenkomen met wat u tijdens de onderhandelingsfase allemaal bent overeengekomen.

Het contractbeoordelingsproces kan het markeren van wijzigingen omvatten. Dit is het beoordelen van een contract en het aanbrengen van aanpassingen wanneer dat nodig is. Het markeren van wijzigingen is doorgaans een samenwerkingsproces, dus bereid u erop voor om met andere belanghebbenden samen te werken om het nieuwe contract klaar te maken voor ondertekening.

Contractuitvoering

Als u geen CLM-oplossing hebt geïmplementeerd, moet u mogelijk meerdere exemplaren van het contract afdrukken en elke partij laten ondertekenen. Een alternatief is om een papieren exemplaar af te drukken, dit te scannen en het vervolgens naar iedereen te e-mailen, of een dienst zoals DocuSign te gebruiken om elektronische handtekeningen te verzamelen.

Software voor contractlevenscyclusbeheer maakt dit proces veel eenvoudiger. In plaats van meerdere exemplaren af te drukken of te scannen, kunt u eenvoudig het contract opstellen en naar alle partijen sturen voor hun elektronische handtekeningen.

Contractbewaking

Tijdens de fase van contractbewaking moet u ervoor zorgen dat iedereen de voorwaarden van de overeenkomst naleeft. In veel gevallen is dit de moeilijkste fase van de contractbeheercyclus — zelfs moeilijker dan de onderhandelingen!

Het bewakingsproces verschilt per bedrijf, maar houdt meestal in dat de prestaties van de andere partij worden vergeleken met de voorwaarden die in het contract zijn vastgelegd. Als u bijvoorbeeld een contract sluit met een IT-bedrijf, bevat de overeenkomst waarschijnlijk voorwaarden met betrekking tot de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van het systeem. Als het bedrijf niet volgens deze voorwaarden presteert, kan dit leiden tot een nietig contract, waardoor u in aanmerking komt voor een krediet of een andere oplossing.

Bewaking is vooral moeilijk als u geen contractbeheersysteem hebt, omdat u tijd moet besteden aan het zoeken naar het contract en het doorbladeren ervan om de benodigde informatie te vinden. Met een robuuste softwareoplossing kunt u het contract binnen enkele seconden vinden en de zoekfunctie gebruiken om belangrijke mijlpalen en wijzigingen te vinden.

Contractverlenging

Wanneer u het einde van een contract bereikt, wilt u mogelijk zaken blijven doen met de andere partij. U kunt de voorwaarden van het oorspronkelijke contract blijven volgen of nieuwe voorwaarden onderhandelen. In sommige gevallen wordt het contract automatisch verlengd.

Knelpunten in CLM waarvan u zich bewust moet zijn

Zoals u weet, zijn knelpunten problemen die uw werkproces vertragen of stilleggen. Wanneer u uw omzetpotentieel wilt maximaliseren, moet u zoveel mogelijk knelpunten elimineren. Hier volgen enkele van de meest voorkomende problemen die verband houden met de contractbeheercyclus.

Wederpartijen die tijd nodig hebben voor beoordeling

Weet u nog dat we zeiden dat iedereen het contract zorgvuldig moet beoordelen? Het beoordelingsproces is belangrijk, maar het kan ook een knelpunt in uw proces vormen. Als u geen CLM-systeem hebt, moet u mogelijk kopieën van het contract per post versturen of het naar meerdere personen e-mailen, waardoor het proces in beide gevallen kan vertragen.

Vertragingen bij de juridische afdeling

Hoewel contracten belangrijk zijn, hebben bedrijfsjuristen veel verantwoordelijkheden. Ze kunnen betrokken zijn bij het beschermen van een handelsmerk van het bedrijf, het onderhandelen over een overname of het aansturen van externe juridische adviseurs. Wanneer ze deze zaken afhandelen, beoordelen ze uw contracten niet. Als gevolg daarvan vormt de juridische afdeling vaak een knelpunt in het contractbeheerproces.

Moeite met het opslaan van handmatige contracten

Zonder een contractbeheertool is het moeilijk om belangrijke documenten te vinden wanneer u ze nodig hebt. Als u een centrale opslagplaats voor papieren exemplaren hebt, moet iemand daarheen gaan en dozen of archiefkasten doorzoeken om het juiste contract te vinden. Zelfs als u een digitale contractopslagplaats hebt, kan deze enigszins ongeordend zijn, waardoor teamleden duizenden elektronische bestanden moeten doorzoeken.

Ineffectieve methoden voor het presenteren

Veel bedrijven maken de fout lange contracten op te stellen en deze ter beoordeling naar iedereen te e-mailen. Dit creëert om meerdere redenen een knelpunt. Ten eerste zien sommige ontvangers hun e-mailmeldingen mogelijk niet meteen, waardoor hun beoordeling van het document wordt vertraagd. Ten tweede kan het beoordelen van zo'n lang contract nogal ontmoedigend zijn. Een of twee ontvangers zien mogelijk hoe lang het is en besluiten dat ze pas over enkele dagen tijd hebben om het te beoordelen.

Gebrek aan inzicht in het contractproces

Veel mensen zijn betrokken bij de contractbeheercyclus, maar niet allemaal zijn ze contractexperts. Uw belangrijkste verkoper kan bijvoorbeeld uitstekend zijn in het gebruik van Salesforce en het bepalen hoe aan uiteenlopende zakelijke behoeften kan worden voldaan, maar mogelijk geen formele opleiding hebben in het beoordelen van contracten of het onderhandelen over gunstige voorwaarden. Dit is waar cursussen contractbeheer kunnen helpen de kenniskloof te overbruggen.

Zelfs als iedereen die bij het proces betrokken is uitgebreide ervaring met contracten heeft, weten ze mogelijk niet wat de status van elk contract is vanwege een gebrek aan inzicht in het proces. Als het contract bijvoorbeeld op het bureau van uw interne advocaat ligt, weten andere zakelijke gebruikers niet wat ermee gebeurt totdat de advocaat de juridische beoordeling uiteindelijk heeft afgerond.

Beste praktijken voor contractlevenscyclusbeheer

Effectief contractbeheer is van cruciaal belang voor organisaties van elke omvang. U kunt het proces een beetje eenvoudiger maken door deze beste praktijken te volgen.

Werkstromen automatiseren

Zoals we hierboven hebben aangegeven, nemen handmatige processen veel tijd in beslag die beter kan worden besteed aan activiteiten die inkomsten genereren. Om tijd te besparen en de efficiëntie te verhogen, is het belangrijk om workflows zoveel mogelijk te automatiseren. Een robuuste oplossing voor contractlevenscyclusbeheer kan u helpen omslachtige processen te elimineren en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Vooral als u weet waar u op moet letten bij software voor contractbeheer om aan de specifieke behoeften van uw organisatie te voldoen.

Een manier om workflows te automatiseren is door een clausulebibliotheek met veelgebruikte contractvoorwaarden aan te leggen. In plaats van telkens dezelfde voorwaarden op te stellen wanneer u een nieuw contract maakt, kunt u standaardvoorwaarden uit uw aangepaste bibliotheek invoegen. Tools voor contractautomatisering zijn uitstekend geschikt voor dit type workflowoptimalisatie.

Sjablonen standaardiseren

U hoeft niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden wanneer u een nieuw contract aangaat. Gebruik gewoon contractsjablonen die vooraf zijn ingevuld met standaardinformatie, zoals de contactgegevens van uw bedrijf, de namen van belangrijke medewerkers en standaardmijlpalen.

Naadloze samenwerking

Handmatige processen staan ook effectieve samenwerking in de weg, omdat ze alles vertragen en het moeilijk maken voor meer dan één persoon om een contract tegelijkertijd te beoordelen en te controleren. Verbeter de samenwerking door een cloudgebaseerde CLM-oplossing te implementeren waartoe teamleden overal met een internetverbinding toegang hebben.

Transparantie in elke fase

Een gebrek aan transparantie kan grote problemen veroorzaken binnen uw organisatie, vooral als dit leidt tot een contractbreuk. Om dit te voorkomen, moet u zich in elke fase inzetten voor transparantie. Een CLM-systeem kan u helpen dit doel te bereiken door het eenvoudig te maken om te bepalen welke versie van het contract de meest recente is of wie het document als laatste heeft bewerkt.

Goede nazorg

Veel mensen denken dat het ondertekenen van een contract de laatste stap in de levenscyclus is, maar zoals u weet, is dat niet zo. U moet regelmatig opvolgen om ervoor te zorgen dat iedereen de voorwaarden van het contract naleeft. Het is ook belangrijk om de verval- en verlengingsdatums te controleren.

Rechtszekerheid en beveiliging

Overheden nemen voortdurend nieuwe wetten aan of wijzigen bestaande wetten, waardoor het nog moeilijker wordt om aan wettelijke en regelgevende vereisten te voldoen. Helaas is het opbergen van ondertekende contracten in overvolle ordners niet de beste manier om uw nalevingsinspanningen te beheren.

Een manier om ervoor te zorgen dat uw bedrijf aan de voorschriften blijft voldoen, is CLM-software gebruiken voor rechtszekerheid. Met dit type software is het eenvoudig om toegangsautorisaties te beheren en te achterhalen wie wijzigingen in een contract heeft aangebracht.

CLM-software kan helpen

Software voor contractlevenscyclusbeheer kan veel van de problemen oplossen die in deze gids worden besproken, de efficiëntie verhogen en het eenvoudiger maken om uw omzetpotentieel optimaal te benutten. Met dit type software kunnen bedrijven van elke omvang een centrale opslagplaats voor contracten en andere documenten creëren, waardoor het niet meer nodig is om papieren exemplaren af te drukken en ergens op te slaan.

Cloudgebaseerde CLM-software maakt samenwerking ook mogelijk doordat belanghebbenden overal ter wereld contracten kunnen bekijken en ondertekenen. Sommige systemen hebben zelfs mobiele applicaties, waardoor teamleden onderweg eenvoudig contracten kunnen beoordelen.

Wilt u meer tips? Abonneer u op onze nieuwsbrief om u te helpen een succesvol bedrijf te runnen.