Gestion du cycle de vie des contrats : 6 étapes + meilleures pratiques
Le Corporate Legal Operations Consortium rapporte que 68 % des professionnels des contrats recherchent un contrat finalisé au moins une fois par semaine. Même si cela ne vous prend que cinq minutes pour trouver le document qu’il vous faut, cela représente plus de quatre heures par an passées à fouiller votre disque dur ou à chercher sous des piles de papiers pour trouver une information critique. Heureusement, la gestion du cycle de vie des contrats rationalise les processus impliqués non seulement dans la recherche, mais aussi dans la création et l’exécution des contrats.
Au sein de The CRO Club, nous sommes passionnés par l’accompagnement des entreprises pour maximiser leur potentiel de revenus, mais il est difficile d’augmenter son chiffre d’affaires si l’on perd du temps à chercher des contrats et à vérifier que toutes les parties remplissent bien leurs obligations. C’est pourquoi nous avons préparé ce guide pour vous aider à mettre en place votre propre processus de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) et éviter certains des blocages les plus fréquents en gestion contractuelle.
Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
La gestion du cycle de vie des contrats, communément appelée CLM, consiste à suivre un contrat tout au long de sa vie, depuis la phase de proposition jusqu’à l’expiration ou le renouvellement. La CLM est l’un des aspects les plus importants de l’administration des contrats, car elle garantit que chaque partie respecte ses engagements contractuels.
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La gestion du cycle de vie des contrats réduit également les risques en facilitant le respect des réglementations gouvernementales et en assurant le suivi des échéances importantes. Presque toute entreprise peut bénéficier de la CLM, notamment celles disposant d’équipes juridiques internes ou de services achats.
Les étapes du processus de gestion du cycle de vie d’un contrat
Le cycle de vie de la gestion contractuelle démarre par la création de contenu, appelée aussi rédaction, et s’achève par le renouvellement du contrat. Tous les intervenants doivent comprendre ce qui se passe à chaque étape, même s’ils ne sont pas impliqués directement dans l’ensemble du processus de création et d’exécution du contrat.
Création et rédaction du contrat
La rédaction de contrat consiste à formaliser, sur papier ou à l’écran si vous prévoyez des signatures électroniques, les termes et conditions d’un accord. Ce que vous incluez dans le contrat dépend de ce qui a été discuté avec l’autre partie. Un contrat solide comporte généralement les exigences juridiques essentielles :
- Noms des parties au contrat (personnes physiques ou entreprises)
- Tarification (coût total, prix à l’unité, tarif horaire, etc.)
- Échéances importantes
- Montants et dates d’échéance des paiements (par ex., quatre paiements de 2,500 $ exigés le 1er mai, 1er juin, 1er juillet et 31 juillet)
- Date d’expiration
- Ce qui se passe en cas de non-respect du contrat par l’une des parties (ex. : pénalités de retard, résiliation du contrat)
Négociation du contrat
Après avoir rédigé un contrat, il faut en négocier les conditions afin de s’assurer que tout le monde est d’accord. Chaque partie cherche à limiter ses risques et à négocier des conditions qui lui sont favorables, donc vous devez être bien préparé lors de cette étape de la gestion contractuelle.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être ne verser que 25 % d’acompte à un fournisseur, puis attendre de vérifier la qualité de ses produits avant de payer les 75 % restants. Le fournisseur, lui, exigera probablement un acompte d’au moins 50 %. C’est lors de la négociation que vous discutez ces points et tentez d’aboutir à un contrat satisfaisant pour tous.
Pendant la négociation, il se peut que vous deviez faire des concessions. Si vous souhaitez payer 25 % d’acompte et que le fournisseur en exige 50 %, vous pouvez par exemple vous accorder sur 35 %. Il est aussi important de savoir à quel moment vous êtes prêt à « faire marche arrière », c’est-à-dire le point à partir duquel vous n’êtes plus disposé à négocier.
Approbation du contrat
Maintenant que tout le monde s’accorde sur les conditions, il est temps de passer à l’approbation du contrat. Chaque personne participant à l’approbation doit réviser attentivement les éléments du contrat et s’assurer qu’ils correspondent bien à ce qui a été validé lors de la négociation.
La phase de revue du contrat peut inclure la relecture et la révision du document, pratique souvent appelée « redlining », qui permet de corriger ou d’ajuster le contenu si nécessaire. Ce processus se veut en général collaboratif : soyez prêt à travailler avec les autres parties prenantes pour que le contrat finalisé soit prêt à être signé.
Exécution du contrat
Si vous ne disposez pas d’une solution CLM, il peut être nécessaire d’imprimer plusieurs exemplaires du contrat et de faire signer chaque partie. Une alternative consiste à imprimer une copie papier, la numériser, puis l’envoyer par courriel à tous les intéressés, ou bien à utiliser un service tel que DocuSign pour recueillir les signatures électroniques.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats simplifient grandement ce processus. Au lieu d’imprimer ou de scanner de multiples exemplaires, vous pouvez facilement créer le contrat et l’envoyer à toutes les parties pour leurs signatures électroniques.
Surveillance des contrats
Lors de la phase de surveillance du contrat, vous devez vous assurer que chacun respecte les termes de l’accord. Dans de nombreux cas, c’est l’étape la plus difficile du cycle de gestion des contrats—encore plus que la négociation !
Le processus de surveillance varie d’une entreprise à l’autre, mais il implique généralement de comparer les performances de l’autre partie aux termes stipulés dans le contrat. Par exemple, si vous concluez un contrat avec une entreprise informatique, l’accord inclura probablement des clauses concernant la fiabilité et la disponibilité du système. Si l’entreprise ne respecte pas ces conditions, cela peut aboutir à un contrat nul et non avenu, vous donnant droit à un avoir ou à une autre mesure corrective.
La surveillance est particulièrement difficile si vous ne disposez pas d’un système de gestion des contrats, car vous devrez passer du temps à chercher le contrat et à le feuilleter pour trouver les informations nécessaires. Avec une solution logicielle performante, vous pouvez localiser le contrat en quelques secondes et utiliser la fonction de recherche pour retrouver les étapes clés et les avenants.
Renouvellement du contrat
Lorsque vous arrivez à la fin d’un contrat, vous pouvez souhaiter poursuivre la collaboration avec l’autre partie. Vous pouvez continuer à appliquer les termes du contrat initial ou négocier de nouvelles conditions. Dans certains cas, le contrat est renouvelé automatiquement.
Goulots d’étranglement de la gestion du cycle de vie des contrats à connaître
Comme vous le savez, les goulots d’étranglement sont des problèmes qui ralentissent ou interrompent votre flux de travail. Lorsque vous cherchez à maximiser votre potentiel de chiffre d’affaires, vous devez éliminer autant de ces freins que possible. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants liés au cycle de vie de la gestion des contrats.
Les contreparties prennent du temps pour réviser
Vous vous souvenez que nous avons dit que chacun devait revoir attentivement le contrat ? Ce processus de relecture est important, mais il peut aussi générer un goulot d’étranglement. Sans système CLM, vous devrez parfois envoyer le contrat par courrier postal ou l’adresser par email à plusieurs personnes, ce qui ralentit la procédure.
Retards dus au service juridique
Bien que les contrats soient essentiels, les juristes d’entreprise ont de nombreuses responsabilités. Ils peuvent être impliqués dans la protection de la marque de l’entreprise, la négociation d’une acquisition ou la gestion d’avocats externes. Lorsqu’ils gèrent ces dossiers, ils ne relisent pas vos contrats. Par conséquent, le service juridique est souvent une source importante de blocages dans le processus de gestion contractuelle.
Difficulté à stocker les contrats papier
Sans outil de gestion des contrats, il est difficile de retrouver les documents importants au moment voulu. Si vous détenez un dépôt central pour les versions papier, quelqu’un doit se rendre sur place et fouiller des boîtes ou des armoires pour trouver le contrat adéquat. Même avec un dépôt numérique des contrats, il peut régner une certaine désorganisation, obligeant les membres de l’équipe à parcourir des milliers de fichiers électroniques.
Méthodes de présentation inefficaces
Beaucoup d’entreprises commettent l’erreur de créer des contrats volumineux et de les envoyer par email à tous pour révision. Cela crée un goulot d’étranglement pour plusieurs raisons. Premièrement, certains destinataires risquent de ne pas voir leur notification email tout de suite, ce qui retarde leur relecture du document. Deuxièmement, relire un contrat aussi long peut s’avérer intimidant. Un ou deux destinataires peuvent voir sa longueur et décider qu’ils n’ont pas le temps de s’y plonger avant quelques jours.
Manque de visibilité sur le processus contractuel
Beaucoup de personnes interviennent dans le cycle de gestion des contrats, mais tous ne sont pas des spécialistes du contrat. Par exemple, votre responsable commercial peut être un expert de Salesforce et savoir répondre à divers besoins métier, sans avoir pour autant été formé formellement à la relecture ou la négociation de contrats avantageux. C’est là que les formations en gestion contractuelle peuvent combler le manque de connaissances.
Même si tous les intervenants ont une solide expérience des contrats, il se peut qu’ils ignorent l’état d’avancement de chacun faute de visibilité sur le processus. Par exemple, si le contrat attend sur le bureau de votre juriste interne, les autres utilisateurs ne sauront pas ce qu’il devient avant que le juriste n’ait achevé sa relecture juridique.
Bonnes pratiques de la gestion du cycle de vie des contrats
Une gestion efficace des contrats est essentielle pour toute organisation, quelle que soit sa taille. Vous pouvez simplifier le processus en suivant ces bonnes pratiques.
Automatiser les workflows
Comme nous l’avons souligné plus haut, les processus manuels prennent beaucoup de temps qui pourrait être mieux utilisé pour des activités génératrices de revenus. Pour gagner du temps et accroître l’efficacité, il est important d’automatiser les flux de travail autant que possible. Une solution robuste de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) peut vous aider à éliminer les tâches fastidieuses et à garantir que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Surtout si vous savez ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion de contrats pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
Une manière d’automatiser les flux de travail consiste à créer une bibliothèque de clauses avec les termes contractuels courants. Plutôt que de rédiger les mêmes clauses à chaque création de contrat, vous pouvez insérer les clauses standards depuis votre bibliothèque personnalisée. Les outils d’automatisation des contrats excellent dans ce type d’optimisation de flux de travail.
Standardiser les modèles
Vous n’avez pas besoin de réinventer la roue à chaque fois que vous concluez un nouveau contrat. Utilisez simplement des modèles de contrat pré-remplis avec les informations standard, telles que les coordonnées de votre entreprise, les noms des personnes clés et les étapes importantes habituelles.
Collaboration sans faille
Les processus manuels entravent également la collaboration efficace, car ils ralentissent tout et compliquent la relecture ou le suivi d’un contrat par plusieurs personnes en même temps. Améliorez la collaboration en mettant en place une solution CLM basée sur le cloud, à laquelle les membres de l’équipe peuvent accéder de n’importe où avec une connexion Internet.
Transparence à chaque étape
Un manque de transparence peut semer le chaos dans votre organisation, notamment s’il conduit à une violation contractuelle. Pour éviter cela, engagez-vous pour la transparence à chaque étape. Un système CLM peut vous aider à atteindre cet objectif en permettant d’identifier facilement la version la plus récente d’un contrat ou la dernière personne qui l’a modifié.
Un suivi approprié
Beaucoup pensent que la signature d’un contrat est la dernière étape du cycle de vie, mais comme vous le savez, ce n’est pas le cas. Il faut effectuer des suivis réguliers pour s’assurer que tout le monde respecte les termes du contrat. Il est aussi important de vérifier les dates d’expiration et de renouvellement.
Certitude et sécurité juridiques
Les gouvernements adoptent sans cesse de nouvelles lois ou modifient les existantes, rendant le respect des obligations légales et réglementaires encore plus complexe. Malheureusement, entasser les contrats signés dans des classeurs débordants n’est pas le meilleur moyen de maîtriser votre conformité.
Une façon d’assurer la conformité de votre entreprise est d’utiliser un logiciel CLM pour renforcer la sécurité juridique. Avec ce type de solution, il devient facile de gérer les autorisations d’accès et d’identifier qui a apporté des modifications à un contrat.
Un logiciel CLM peut vous aider
Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats peut résoudre nombre des problèmes évoqués dans ce guide, tout en augmentant l’efficacité et facilitant l’optimisation de votre potentiel de revenus. Ce type de logiciel permet aux entreprises de toutes tailles de créer un référentiel centralisé pour les contrats et autres documents, éliminant ainsi le besoin d’imprimer des copies papier ou de leur trouver une place d’archivage.
Un logiciel CLM basé sur le cloud permet également la collaboration en autorisant les parties prenantes à consulter et à signer les contrats depuis n’importe quel endroit du monde. Certains systèmes proposent même des applications mobiles, ce qui facilite la relecture des contrats en déplacement par les membres de l’équipe.
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