Gestión del Ciclo de Vida del Contrato: 6 Etapas + Mejores Prácticas

La gestión del ciclo de vida de los contratos también minimiza el riesgo al facilitar el cumplimiento de las normativas gubernamentales y mantener el control de plazos importantes. Prácticamente cualquier empresa puede beneficiarse del CLM, especialmente aquellas con equipos legales internos o equipos de compras.

Etapas del proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos

El ciclo de vida de la gestión de contratos comienza con la creación del contenido, también conocida como redacción, y termina con la renovación del contrato. Todos los involucrados deben comprender lo que ocurre en cada etapa, aunque no participen directamente en todos los aspectos de la creación y ejecución del contrato.

Creación y redacción del contrato

La redacción de contratos es el proceso de establecer los términos y condiciones de un acuerdo por escrito —o en tu pantalla si planeas usar firmas electrónicas—. Lo que incluyas en el contrato dependerá de lo que hayas acordado con la otra parte. Un contrato sólido suele incluir requisitos legales esenciales:

• Nombres de las partes del contrato (individuos o empresas)
• Precios (costo total, precio por unidad, precio por hora, etc.)
• Hitos
• Montos de pago y fechas de vencimiento (por ejemplo, cuatro pagos de $2,500 con vencimiento el 1 de mayo, 1 de junio, 1 de julio y 31 de julio)
• Fecha de expiración
• Qué sucede si alguna de las partes incumple el contrato (por ejemplo, cargos por demora, rescisión del contrato)

Negociación del contrato

Después de redactar un contrato, necesitas negociar los términos para asegurarte de que todos estén de acuerdo. Cada parte de un contrato quiere minimizar su riesgo y negociar términos que favorezcan sus intereses, así que debes estar bien preparado durante esta etapa del ciclo de vida de la gestión de contratos.

Por ejemplo, puede que quieras pagar a un proveedor el 25% por adelantado y esperar a inspeccionar la calidad de sus productos antes de pagar el 75% restante. El proveedor probablemente querrá un depósito de al menos el 50%. La negociación es el momento de debatir estos términos y tratar de llegar a un contrato que deje satisfechos a todos.

Durante el proceso de negociación, puede que tengas que hacer algunas concesiones. Si quieres pagar un depósito del 25% y el proveedor quiere el 50%, tal vez puedan acordar el 35%. También es importante tener en mente un "punto de retirada". Este es el momento en el que ya no estás dispuesto a negociar con la otra parte.

Aprobación del contrato

Ahora que todos están de acuerdo con los términos y condiciones del contrato, llega el momento de la aprobación. Cada persona involucrada en el proceso de aprobación debe revisar cuidadosamente los datos del contrato y asegurarse de que coincidan con lo acordado durante la negociación.

El proceso de revisión puede incluir la marcación de cambios, que consiste en revisar un contrato y hacer las ediciones necesarias. Esta suele ser una labor colaborativa, así que prepárate para trabajar con otros involucrados para tener el nuevo contrato listo para firmar.

Ejecución del contrato

Si no cuentas con una solución CLM, puede que tengas que imprimir varias copias del contrato y hacer que cada parte firme. Una alternativa es imprimir una copia física, escanearla y luego enviarla por correo electrónico a todos o usar un servicio como DocuSign para recolectar firmas electrónicas.

El software de gestión del ciclo de vida de los contratos facilita mucho este proceso. En lugar de imprimir o escanear múltiples copias, puedes crear fácilmente el contrato y enviarlo a todas las partes para sus firmas electrónicas.

Supervisión de Contratos

Durante la fase de supervisión del contrato, debes asegurarte de que todos cumplan con los términos del acuerdo. En muchos casos, esta es la etapa más difícil del ciclo de gestión de contratos; ¡incluso más difícil que la negociación!

El proceso de supervisión varía de una empresa a otra, pero generalmente implica comparar el desempeño de la otra parte con los términos establecidos en el contrato. Por ejemplo, si celebras un contrato con una empresa de TI, es probable que el acuerdo incluya términos relacionados con la fiabilidad y disponibilidad del sistema. Si la empresa no cumple con estos términos, podría resultar en un contrato nulo, calificarte para un crédito o algún otro remedio.

La supervisión es especialmente difícil si no cuentas con un sistema de gestión de contratos, ya que tendrás que pasar tiempo buscando el contrato y hojeándolo para encontrar la información que necesitas. Con una solución de software robusta, puedes encontrar el contrato en cuestión de segundos y utilizar la función de búsqueda para localizar hitos clave y enmiendas.

Renovación de Contratos

Cuando llegas al final de un contrato, es posible que desees seguir haciendo negocios con la otra parte. Puedes continuar siguiendo los términos del contrato original o negociar nuevos términos. En algunos casos, el contrato se renueva automáticamente.

Cuellos de Botella en la Gestión de Contratos Que Debes Tener en Cuenta

Como sabes, los cuellos de botella son problemas que ralentizan o detienen tu flujo de trabajo. Cuando intentas maximizar tu potencial de ingresos, necesitas eliminar la mayor cantidad posible de cuellos de botella. Aquí tienes algunos de los problemas más comunes asociados con el ciclo de gestión de contratos.

Las Contrapartes Tardan en Revisar

¿Recuerdas que dijimos que todos tienen que revisar cuidadosamente el contrato? El proceso de revisión es importante, pero también puede crear un cuello de botella en tu proceso. Si no tienes un sistema CLM, puede que tengas que enviar copias del contrato por correo postal o enviarlas por correo electrónico a varias personas, lo cual puede ralentizar las cosas.

Retrasos del Departamento Legal

Aunque los contratos son importantes, los abogados corporativos tienen muchas responsabilidades. Pueden estar ocupados protegiendo la marca registrada de la empresa, negociando una adquisición o gestionando asesores externos. Cuando se ocupan de estos asuntos, no están revisando tus contratos. Como resultado, el departamento legal es un cuello de botella común en el proceso de gestión de contratos.

Dificultad para Almacenar Contratos Manuales

Sin una herramienta de gestión de contratos, es difícil encontrar documentos importantes cuando los necesitas. Si tienes un repositorio central para copias físicas, alguien debe ir allí y buscar entre cajas o archivos para encontrar el contrato correcto. Incluso si tienes un repositorio digital de contratos, puede estar algo desorganizado, obligando a los miembros del equipo a buscar entre miles de archivos electrónicos.

Métodos de Presentación Ineficaces

Muchas empresas cometen el error de crear contratos extensos y enviarlos por correo electrónico a todos para su revisión. Esto crea un cuello de botella por varias razones. Primero, algunos de los destinatarios tal vez no vean sus notificaciones de correo electrónico de inmediato, aplazando su revisión del documento. Segundo, revisar un contrato tan largo puede resultar un poco abrumador. Uno o dos destinatarios pueden ver lo extenso que es y decidir que no tienen tiempo para revisarlo durante unos días.

Falta de Visibilidad en el Proceso de Contratación

Muchas personas participan en el ciclo de gestión de contratos, pero no todas son expertas en contratos. Por ejemplo, tu principal vendedor puede ser un experto en usar Salesforce y saber cómo satisfacer diversas necesidades comerciales, pero puede que no tenga ninguna formación formal en revisar contratos o negociar términos favorables. Aquí es donde los cursos de gestión de contratos pueden ayudar a cerrar la brecha de conocimiento.

Incluso si todos los involucrados en el proceso tienen amplia experiencia con contratos, es posible que no sepan el estado de cada contrato por la falta de visibilidad en el proceso. Por ejemplo, si el contrato está sobre el escritorio del abogado interno, otros usuarios de la empresa no sabrán qué está pasando con él hasta que el abogado finalmente termine la revisión legal.

Mejores Prácticas para la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos

Una gestión de contratos eficaz es fundamental para organizaciones de cualquier tamaño. Puedes hacer el proceso un poco más sencillo siguiendo estas mejores prácticas.

Automatizar Flujos de Trabajo

Como señalamos anteriormente, los procesos manuales consumen mucho tiempo que podría emplearse mejor en actividades que generen ingresos. Para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia, es importante automatizar los flujos de trabajo tanto como sea posible. Una solución robusta de gestión del ciclo de vida del contrato puede ayudarte a eliminar procesos engorrosos y asegurar que todos estén alineados. Especialmente si sabes qué buscar en un software de gestión de contratos para satisfacer las necesidades específicas de tu organización.

Una forma de automatizar los flujos de trabajo es crear una biblioteca de cláusulas con términos contractuales comunes. En lugar de redactar las mismas cláusulas cada vez que creas un nuevo contrato, puedes ingresar los términos estándar desde tu biblioteca personalizada. Las herramientas de automatización de contratos sobresalen en este tipo de optimización de flujos de trabajo.

Estandarizar plantillas

No necesitas reinventar la rueda cada vez que formalizas un nuevo contrato. Solo utiliza plantillas de contratos que ya estén rellenadas con información estándar, como los datos de contacto de tu empresa, los nombres del personal clave y los hitos habituales.

Colaboración sin fisuras

Los procesos manuales también obstaculizan la colaboración efectiva, ya que ralentizan todo y dificultan que más de una persona revise y supervise un contrato al mismo tiempo. Mejora la colaboración implementando una solución CLM basada en la nube a la que los miembros del equipo puedan acceder desde cualquier lugar con conexión a internet.

Transparencia en todas las etapas

La falta de transparencia puede causar estragos en tu organización, especialmente si provoca un incumplimiento contractual. Para evitar que esto ocurra, comprométete con la transparencia en cada etapa. Un sistema CLM puede ayudarte a lograr este objetivo al facilitar la identificación de cuál es la versión más reciente del contrato o encontrar a la última persona que editó el documento.

Cuidado posterior adecuado

Mucha gente cree que firmar un contrato es el último paso del ciclo de vida, pero como bien sabes, no lo es. Necesitas hacer un seguimiento regular para asegurarte de que todos cumplen con los términos del acuerdo. También es importante revisar las fechas de expiración y renovación.

Certeza legal y seguridad

Los gobiernos siempre están aprobando nuevas leyes o modificando las existentes, lo que dificulta aún más cumplir con los requisitos legales y regulatorios. Desafortunadamente, tener contratos firmados almacenados en archivadores desbordados no es la mejor manera de gestionar tus esfuerzos de cumplimiento.

Una forma de asegurarte de que tu empresa se mantenga en cumplimiento es utilizar software CLM para proporcionar certeza legal. Con este tipo de software, es fácil gestionar autorizaciones de acceso y descubrir quién realizó cambios en un contrato.

El software CLM puede ayudar

El software de gestión del ciclo de vida de los contratos puede resolver muchos de los problemas tratados en esta guía, incrementando la eficiencia y facilitando la maximización del potencial de ingresos. Este tipo de herramienta permite que empresas de todos los tamaños creen un repositorio centralizado para contratos y otros documentos, eliminando la necesidad de imprimir copias físicas y buscar un lugar donde almacenarlas.

El software CLM basado en la nube también facilita la colaboración al permitir a las partes interesadas ver y firmar contratos desde cualquier lugar del mundo. Algunos sistemas incluso cuentan con aplicaciones móviles, lo que facilita a los miembros del equipo revisar contratos mientras están en movimiento.

¿Quieres más consejos? Suscríbete a nuestro boletín para ayudarte a operar un negocio exitoso.