7 métodos probados de pronóstico de ventas para mejorar tu precisión
Estadísticamente, la mayoría de los líderes de ventas tienen dificultades con la precisión de los pronósticos, ¿y no es frustrante? Trabajas arduamente, pero tus cifras no cuadran, tu equipo está adivinando y te ves obligado a explicar por qué no se alcanzaron los objetivos.
La verdad es que el 93% de los equipos no aciertan dentro del 5% de sus pronósticos. Pero no tiene por qué ser así. Con la fórmula adecuada para pronosticar ventas, puedes dejar de depender de suposiciones y crear informes en los que confíes para tomar decisiones más inteligentes, alcanzar metas y fomentar el crecimiento.
Vamos a desglosarlo juntos.
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¿Qué es una fórmula de pronóstico de ventas y por qué es importante para el crecimiento de ingresos?
A simple vista, un pronóstico de ventas es casi vergonzosamente sencillo. En realidad, es solo un cálculo para predecir ventas futuras basado en datos históricos y tendencias del mercado.
Toma la cantidad de clientes que esperas el próximo mes/trimestre/año, multiplica ese número por lo que crees que gastarán y listo: tienes un pronóstico de ventas. Obviamente, en la práctica no es tan simple, y el diablo está en los detalles, ya que incluso pequeños errores pueden echar por tierra toda la ecuación.
Todo tipo de factores pueden afectar tus ventas futuras. La estacionalidad, las fluctuaciones del mercado, naufragios en el Canal de Suez, guerras comerciales repentinas, que el público de Twitter decida que tu marca es inmoral por alguna razón, o una crisis bancaria inesperada que te deje sin crédito suficiente pueden arruinar tus premisas centrales y hacer que tu pronóstico de ventas fracase.
Muchas de las cosas que aprenderás sobre las diferentes fórmulas de pronóstico de ventas tratan realmente de introducir suposiciones inteligentes, considerar las variables y obtener una cifra fiable incluso cuando el mundo está patas arriba.
¿Por qué es importante un pronóstico de ventas preciso?
Esto importa por muchas razones. Aunque es cierto que el 93% de los equipos de ventas trabajan sin una metodología estructurada de pronóstico, eso no significa que sea la mejor forma de proceder o que puedas arreglártelas sin una.
Métodos sólidos de pronóstico de ventas proporcionan una base igualmente sólida para establecer cuotas de ventas alcanzables. Te ayudan a quedar bien ante tu jefe y facilitan el desarrollo y lanzamiento de nuevos productos mientras cumples plazos una y otra vez.
Pronosticar las ventas con precisión ayuda en muchos otros aspectos también. Aquí tienes algunos.
Crear y publicar documentos financieros precisos
Tus finanzas deberían estar en orden, pero un número sorprendente de equipos de ventas parece no saberlo. Mantener registros precisos es un fin en sí mismo, pero también es un requisito básico de tu departamento de ventas. La capacidad de predecir adecuadamente hacia dónde van las ventas año tras año es una de las principales justificaciones para contar con un equipo de gestión de ventas.
Mantener la disciplina presupuestaria
El presupuesto del próximo año siempre parece un pote de oro al final del arcoíris, y todas las empresas sufren la tentación de perseguirlo sin fin. Todas esas pequeñas cosas que sería bueno tener, desde donuts gratis los lunes hasta una gran inversión de capital en equipos enormes, deben tener su lugar en el presupuesto del próximo año, y debe haber dinero para pagarlas. Invertir tiempo este año en obtener una visión realista de los recursos que realmente tendrás, en vez de los que esperas tener, consolida el proceso de presupuesto y mantiene las expectativas en su sitio.
Gestión de inventario
Si vendes artículos físicos, desde cordones hasta aviones de combate, esos productos ocupan espacio en algún almacén, y eso no es gratuito. Un pronóstico de ventas preciso orienta tus decisiones de compra y ayuda a crear un flujo de productos fluido de la fábrica al envío, minimizando lo que se pierde en cargos de almacenamiento. Acercarte hasta un 5% en tu pronóstico también ayuda a prevenir un costoso exceso de inventario que te obligue a liquidar miles de unidades del producto del año pasado para hacer espacio para el modelo más reciente.
Mantenerse fuera de problemas legales
Regular negocios es una gran parte de lo que hacen los gobiernos. Aunque probablemente no vayas a ir a la cárcel por datos de pronóstico de ventas descuidados, causa mala impresión si los reguladores revisan tus libros y encuentran inexactitudes constantes en tus proyecciones. Las partes interesadas externas, como accionistas y firmas de auditoría independientes, o la alta dirección que quiere ver los informes antes de firmarlos, también esperan recibir números realistas. Los inversores, especialmente, pueden argumentar que solo compraron acciones porque preveías ventas récord.
Crecimiento inteligente
Las empresas necesitan datos realistas para crecer de manera inteligente. Si bien cualquier compañía puede tropezar con algunos buenos ciclos de ventas, las marcas que obtienen resultados de manera constante, trimestre tras trimestre y año tras año, normalmente lo hacen a propósito. Hacer pronósticos precisos y fiables es una parte fundamental para tomar decisiones inteligentes de crecimiento, entrar en nuevos mercados, establecer puntos de referencia para el éxito y asignar los recursos a los mejores lugares.
7 métodos infalibles de previsión de ventas para mejorar la precisión y los ingresos
Bien, te has convencido de la importancia de la previsión de ventas. ¿Cómo se hace? Hay varias formas de hacerlo, y algunas son mejores que otras, dependiendo de cómo esté organizada tu empresa. Aquí tienes las siete mejores fórmulas para la previsión de ventas, comenzando por las más sencillas para que puedas probarlas si eres nuevo en esto.
Recuerda, sin importar cómo llegues a la proyección final de ventas, lo que realmente estás haciendo es multiplicar el número de clientes por el volumen medio de ventas. Estos son solo métodos para asegurarte de que tus números no sean un desastre al iniciar el proceso. Elige algunos y prueba a ver con cuáles puedes contar.
La sencilla fórmula de previsión de ventas en 3 pasos
Esta es la más fácil, así que pruébala primero.
Consulta tu CRM para obtener tus datos de ventas actuales, ajusta los números por estacionalidad, añade un margen del 10% porque todo es más caro en el futuro, y proyecta lo que sumó el año pasado para el próximo año. La fórmula es:
- Paso 1: Tasa promedio de ventas mensuales = Ventas totales hasta la fecha, dividido entre el número total de meses
- Paso 2: Tasa promedio de ventas mensuales por 12 (meses) = Ingresos posibles para el próximo año
- Paso 3: Ingresos totales por ventas más los ingresos posibles para el próximo año = Previsión de ventas anual
Te darás cuenta de que esto supone que nada cambia demasiado—que el año próximo será una repetición de este año—y que los números que figuran en tu CRM son 100% fiables. Son tres suposiciones que no han sido nada seguras para nadie desde 2019.
El método histórico
Este es un proceso de cinco pasos y resulta más científico por defecto. Además, parece más complicado, aunque no lo es tanto, así que puedes usarlo en presentaciones para el CFO:
- Paso 1: Reúne datos de ventas de varios años para obtener una base de referencia suficientemente representativa.
- Paso 2: Calcula la curva de crecimiento de ventas durante el periodo analizado.
- Paso 3: Saca el viejo Excel y grafica la curva para ver la tendencia que has tenido.
- Paso 4: Haz anotaciones al margen sobre los factores que afectaron a tus ventas (por ejemplo, la guerra comercial, pandemias globales, disturbios en tu ciudad, compras de pánico de tu marca de papel higiénico/mascarillas quirúrgicas). Esto te permite ajustar las cifras en función de si esos factores siguen presentes o podrían repetirse.
- Paso 5: Haz estimaciones sobre cuál será el crecimiento futuro.
Esto no es una especulación totalmente infundada, especialmente si eres honesto y cuidadoso con el paso 4, pero aún hay conjeturas y es fácil equivocarse según tus expectativas y temores.
El método de etapas de oportunidad
Esta fórmula de previsión de ventas funciona según la probabilidad de que tu representante de ventas cierre una operación, basada en el éxito histórico en cada etapa del ciclo de ventas. La cifra clave que proporciona es la tasa de cierre de tu empresa. Funciona mejor cuando tienes un solo producto (por ejemplo, aviones de combate), o un solo tipo de producto, como autos, ya que el proceso de venta será básicamente igual para todo lo que haya en el inventario. Así funciona:
- Paso 1: Registra cuántas interacciones de venta realizaron tus representantes en cada etapa, desde llamadas en frío hasta la financiación y el cierre del trato. Calcula el porcentaje de ventas que avanzó en cada etapa del embudo hasta el cierre.
- Paso 2: Consulta el valor total de los acuerdos cerrados.
- Paso 3: Previsión de ventas = Valor total de los acuerdos actuales x tasa de cierre
Esta fórmula tiene la ventaja de ser muy detallada, por lo que puedes detectar áreas de mejora. Su punto débil es que, como las demás, básicamente supone que el próximo año será igual al anterior. Puede quedarse corta en una industria dinámica, de rápido movimiento o con variaciones salvajes en la demanda (como los aviones de combate).
Previsión intuitiva
Vale, este método es, en parte, una broma, pero es sorprendentemente preciso porque requiere que preguntes a verdaderos expertos sobre su experiencia y que confíes en las respuestas. Aquí va:
- Paso 1: Pregunta a tus representantes cuánto creen que van a vender en el próximo ciclo.
- Paso 2: Suma las respuestas de todos.
En serio, eso es todo. Funciona muy bien, y como parece demasiado simple para funcionar, tienes una excusa incorporada si falla. Usa esto solo para fines internos, y nunca le digas a la alta dirección que simplemente preguntaste para hacer tus proyecciones.
Análisis Multivariante
No solo es el método con el nombre más impresionante, también es el más complicado y, por lo tanto, el más científico. No existe una única forma aprobada para realizar un análisis multivariante, pero puedes usar tu criterio para incluir algunos o todos los otros métodos, promediarlos, realizar un análisis de valor P, calcular la probabilidad estadística, promediar datos por trimestres o décadas (como prefieras) y tomar en cuenta el análisis de expertos sobre variables externas.
Elige este método si tu departamento tiene presupuesto para un consultor. Tiene la ventaja de que puedes realmente llegar a los números que necesitas y, aun así, pasar una auditoría porque las cifras muestran que hiciste un esfuerzo de buena fe por lograr precisión.
El Método de Abajo hacia Arriba
El método de abajo hacia arriba es bueno para empresas de rápido crecimiento y negocios que acaban de asegurar su primera ronda de financiación. Se trata de estimaciones de crecimiento y funciona bien cuando tienes márgenes de error con los que puedes jugar. Aquí tienes la fórmula:
- Paso 1: Estima cuántos clientes puedes alcanzar en el próximo ciclo.
- Paso 2: Calcula cuánto van a gastar.
- Paso 3: Multiplica estos resultados: Número de clientes (proyectado) x volumen promedio de ventas (también proyectado)
Existen problemas aquí con las estimaciones, pero suponiendo que haces supuestos conservadores, no deberías estar demasiado lejos de la realidad. El método de abajo hacia arriba es una buena aproximación rápida para el desarrollo de nuevos productos y debe usarse principalmente de forma interna.
El Método de Nuevo Negocio
Tu marca es completamente nueva y no tienes idea de cuáles serán tus ventas. Si eres una startup sin ningún dato histórico, pide prestado alguno de un competidor. El método de nuevo negocio simplemente se basa en los datos de ventas de empresas similares en sectores similares, ajustados en comparación con sus ventas reales durante un periodo determinado.
Cómo Mejorar la Precisión en la Proyección de Ventas: Herramientas y Consejos que Funcionan
Elige el Mejor Método
El método que elijas dependerá de muchos factores. Si usarás la proyección de ventas de manera interna o externa, el tamaño y la naturaleza de tu marca, e incluso si puedes confiar en las estimaciones de tu equipo, todo influye en la elección del método de proyección. No existe un único método mejor para proyectar ventas, pero con algo de prueba y error (especialmente error), puedes encontrar el que más se ajuste a tus necesidades.
Califica Continuamente tu Embudo de Ventas
Por supuesto, todas las proyecciones del mundo no significan nada si en realidad no, ya sabes, vendes. Recuerda calificar continuamente tu embudo de ventas y estar atento a los cambios que pueden desbaratar tus resultados. Cualquier gran interrupción puede echar por tierra hasta la proyección más precisa y hacer que todo tu trabajo no sirva para nada. Ten presente que una oportunidad no es una venta hasta que se concreta el trato.
Considera Herramientas de Proyección de Ventas
Necesitas las herramientas adecuadas para el trabajo. Esto aplica tanto para los gerentes de ventas como para los carpinteros y mecánicos. Existen muchos programas para proyectar ventas que pueden automatizar tus estimaciones y quitar mucho del trabajo pesado y la adivinanza. Echa un vistazo a nuestra lista del mejor software de proyección de ventas disponible en el mercado actualmente.
Hojas de cálculo, datos históricos, esta plantilla, aquella plantilla, negocios nuevos, pequeños negocios, negocios en rojo, negocios en azul—no importa cuánta experiencia tengas en el proceso de ventas, siempre hay más por aprender. Ahora que formas parte del selecto 7% que sabe lo que hace con las proyecciones de ventas, mantente actualizado suscribiéndote a nuestro boletín.