5 maneras de mejorar la gestión del gasto en SaaS con RevOps
Tanto los CRO actuales como los líderes empresariales comprenden la importancia crítica de las aplicaciones SaaS para el éxito de sus negocios. Con el software y las personas adecuados, las empresas pueden mejorar gradualmente la productividad de toda su plantilla y crear una ventaja competitiva en su mercado.
Con este aumento del gasto en SaaS, es más importante que nunca que los equipos de finanzas y operaciones de ingresos cuenten con procesos estratégicos de adquisición y gestión que ayuden a maximizar el retorno de la inversión (ROI) de su organización.
Me llamo Mohammed y lidero la estrategia de tecnología de ventas en TELUS, una de las principales empresas de telecomunicaciones y tecnología de Canadá. Durante casi una década, he sido testigo privilegiado del auge del gasto en SaaS en las funciones de marketing, ventas y, ahora, atención al cliente.
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Este auge de la inversión ha impulsado la capacidad de algunas organizaciones para crecer rápida y eficientemente. Por desgracia, también ha afectado negativamente a otras debido a unas prácticas deficientes de gestión del gasto y a inversiones desaprovechadas.
En este artículo, analizaré en qué consiste la gestión del gasto, exploraré el estado actual del gasto en SaaS y expondré cinco formas de mejorar la gestión del gasto en SaaS de su empresa desde la perspectiva de las operaciones de ingresos.
¿Qué es la gestión del gasto en SaaS?
La gestión del gasto en SaaS es el proceso estratégico de optimizar y controlar el gasto de su organización en aplicaciones SaaS. Esto incluye todos los aspectos de la adquisición, la relación con los proveedores y la negociación.
Las prácticas eficaces de gestión del gasto van más allá del concepto tradicional de reducción de costes. Las prácticas eficaces también se centran en los beneficios. Por eso es fundamental invertir en recursos y personas que se centren en la capacitación y las operaciones.
La capacitación en ingresos ayudará a garantizar que sus empleados cuenten con los conocimientos y la capacidad necesarios para adoptar nuevas aplicaciones de software. Por su parte, el equipo de operaciones tecnológicas garantizará que los sistemas funcionen eficientemente en todo momento. Ambos recursos desempeñan un papel fundamental para garantizar que el gasto en aplicaciones SaaS contribuya al crecimiento, la eficiencia y las ventas de la organización.
Estado actual del gasto en SaaS
Las organizaciones actuales están inundadas de una cantidad interminable de opciones SaaS, cada una de las cuales promete beneficios transformadores. Como ocurre con cualquier cosa buena, las empresas también tienden a acumular estas aplicaciones con el tiempo.
Según este informe de Estado de SaaSOps, las empresas jóvenes, de uno o dos años de antigüedad, suelen comenzar con una media de 29 aplicaciones SaaS. Esta cifra aumenta hasta 103 cuando tienen entre tres y seis años.
Con el crecimiento del gasto en SaaS, no es de extrañar que las ventas de software de gestión del gasto también hayan aumentado. Según Business Research Insights, los ingresos del mercado de ventas de software de gestión del gasto en SaaS alcanzarán los $624 millones USD en 2028, con una tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 21,2 % entre 2023 y 2028.
Gastos ocultos de SaaS
Si tenemos en cuenta este crecimiento, es fácil entender cómo surgen las complejidades cuando estas aplicaciones se utilizan poco, se vuelven redundantes o no se integran eficazmente en una hoja de ruta tecnológica más amplia. El resultado son gastos ocultos que podrían no ser evidentes de inmediato. Estos son algunos de los gastos de SaaS más habituales que debe tener en cuenta:
Redundancia
Esto es demasiado habitual, especialmente entre los equipos de ventas, marketing y éxito del cliente. Cuando distintas unidades de negocio adoptan herramientas similares de forma independiente, las organizaciones terminan pagando por funcionalidades duplicadas.
Sin una supervisión centralizada por parte de las operaciones de ingresos, los sistemas redundantes inflarán considerablemente sus costes e incluso pueden reducir la productividad.
Utilización
La utilización suele ser un aspecto del gasto en SaaS que se pasa por alto y que provoca un desperdicio de recursos. Con frecuencia, los equipos no cuentan con la formación y la capacitación necesarias para aprovechar plenamente las herramientas, lo que se traduce en un uso deficiente y una disminución del retorno de la inversión (ROI).
Apoyo estratégico
La gestión del cambio es una función fundamental para garantizar la reducción de los costes desperdiciados y maximizar el ROI. Como parte de cualquier buen plan de gestión del cambio, el patrocinio y el apoyo de los directivos suelen ser componentes ausentes que pueden dificultar la capacidad de su organización para adoptar y utilizar plenamente las nuevas aplicaciones.
Gasto ascendente
Con el avance de muchas empresas hacia un modelo de crecimiento liderado por el producto (PLG), cada vez es más habitual que las unidades de negocio y las personas compren licencias individuales con tarjetas de crédito en lugar de hacerlo mediante un proceso formal de adquisición.
A medida que evoluciona el comportamiento de compra, es fundamental garantizar que tu organización cuente con las mejores prácticas para gestionar esta nueva forma de adquirir tecnología.
5 formas de mejorar la gestión del gasto en SaaS mediante RevOps
Como marco de trabajo, las operaciones de ingresos pueden ayudar a integrar tu estrategia de gestión del gasto en SaaS en tu estrategia general de ingresos. RevOps se centra en alinear las ventas, el marketing y el éxito del cliente mediante personas, procesos, datos y tecnología, al tiempo que garantiza que los precios de SaaS sigan siendo competitivos.
Al incorporar estos principios fundamentales a tu estrategia de gestión del gasto, las organizaciones pueden garantizar que los sistemas en los que invierten tengan un impacto directo en iniciativas empresariales de gran alcance. RevOps puede ayudar a agilizar los procesos y los flujos de trabajo para garantizar un uso eficiente del conjunto de tecnologías. También es la capacidad que puede ayudar a evaluar el impacto (ROI) en las métricas de SaaS.
Estas son mis 5 formas principales en las que las operaciones de ingresos pueden mejorar tu gestión del gasto en SaaS:
1. Definir tu estrategia de compras
Como función empresarial, RevOps puede ayudar a definir la estrategia de compras de las aplicaciones SaaS. Dentro de esta estrategia, tu equipo de RevOps puede ayudar a centrarse en los objetivos de reducción de costes. Por ejemplo, cómo aprovechar los descuentos por volumen o incluso cómo negociar mejor las condiciones contractuales.
La gestión de riesgos también debería formar parte de tu estrategia de compras. Céntrate en factores como la seguridad de los datos, el cumplimiento normativo y la estabilidad de los proveedores.
Asegúrate de que tus acuerdos sean sólidos. Consulta qué puede invalidar un contrato.
2. Centralizar tus contratos
Como equipo de RevOps, deberías tratar de centralizar la gestión de tus contratos para garantizar la viabilidad y la supervisión adecuadas. Dado que los equipos de GTM utilizan decenas de herramientas, cada vez es más difícil hacerlo sin la plataforma adecuada.
Una solución de gestión de contratos puede ayudar a respaldar esta estrategia y ayudar a tu organización a agilizar el proceso de renovación, comprender las condiciones de negociación y cumplir las normas de conformidad.
3. Controlar el gasto de abajo arriba
El beneficio de permitir que tus empleados compren soluciones más rápidamente puede tener un impacto positivo en el crecimiento. La otra cara de la moneda es que el gasto no controlado también puede tener efectos negativos en el rendimiento general de tu empresa.
Con las nuevas formas de adquirir tecnología, como PLG, asegúrate de que tu organización cuente con una política clara que se deba seguir. Asegúrate de que existan flujos de trabajo de aprobación en los que participen las partes interesadas pertinentes para evitar gastos de software ad hoc.
4. Invertir en capacitación para generar ingresos
La formación y la capacitación siempre han desempeñado un papel fundamental en la maximización del uso del software. Tradicionalmente, no todos los equipos de ingresos tenían el privilegio de contar con profesionales del aprendizaje a su lado.
Con el objetivo de acabar con los compartimentos estancos, la capacitación para generar ingresos adopta una perspectiva más amplia y abarca a todos los equipos centrados en los ingresos. Estos equipos son tu arma secreta para garantizar que los empleados tengan las habilidades, los conocimientos y los recursos necesarios para adoptar eficazmente el nuevo software.
Este equipo te ayudará a implementar políticas de uso, crear material de capacitación, como guías de usuario, e incorporar formación tecnológica periódica. La capacitación para generar ingresos permitirá a los usuarios aprovechar plenamente las capacidades del nuevo software y ayudará a impulsar un mayor ROI.
5. Consolidar siempre que sea posible
Como parte de tu estrategia de gestión del gasto, tu equipo de operaciones de ingresos puede ayudar a garantizar que las auditorías tecnológicas se completen con frecuencia. Las auditorías tecnológicas son una oportunidad para que tu organización dé un paso atrás, evalúe el panorama actual del software e identifique la deuda tecnológica.
Como parte de esta auditoría, querrás asegurarte de evaluar tu conjunto de tecnologías de software para detectar solapamientos y redundancias. Lo que buscarás es un solapamiento de funcionalidades que quizá no sea necesario mantener. Como función centralizada con una visión de toda la tecnología que utilizan los equipos de marketing, ventas y atención al cliente, RevOps puede desempeñar un papel fundamental en la reducción del gasto innecesario y la maximización del uso de la tecnología existente.
Habilitar el marco de RevOps
A medida que las empresas siguen acelerando su dependencia de los productos SaaS, la gestión del gasto en SaaS se convierte en un imperativo estratégico. Para garantizar que las inversiones realizadas en soluciones SaaS tengan un impacto directo en los ingresos, las operaciones de ingresos deben integrarse en la estrategia general de gestión financiera de estas plataformas.
Al definir una estrategia integral de gestión del gasto en SaaS mediante etapas estructuradas de análisis del gasto, las organizaciones podrán optimizar sus gastos e impulsar el crecimiento de los ingresos de manera integral. Incorporar la gestión del gasto al marco de Operaciones de Ingresos garantizará que se respete la responsabilidad fiscal mientras alcanzan sus objetivos organizativos.
