Kurumsal Hukuk Operasyonları Konsorsiyumu, sözleşme uzmanlarının %68'inin tamamlanmış bir sözleşmeyi haftada en az bir kez aradığını bildiriyor. İhtiyacınız olan belgeyi bulmanız yalnızca beş dakikanızı alsa bile bu, kritik bilgileri bulmak için sabit diskinizde arama yaparak ve kâğıt yığınlarının altına bakarak yılda dört saatten fazla zaman harcadığınız anlamına gelir. Neyse ki sözleşme yaşam döngüsü yönetimi, yalnızca sözleşmeleri bulmakla kalmayıp oluşturma ve yürütme süreçlerini de kolaylaştırır.
The CRO Club olarak işletmelerin gelir potansiyellerini en üst düzeye çıkarmalarına yardımcı olma konusunda tutkuluyuz; ancak sözleşmeleri aramak ve tüm tarafların yükümlülüklerini yerine getirdiğinden emin olmak için takipte bulunmak gibi işlerle zaman kaybediyorsanız gelirinizi artırmanız zordur. Bu nedenle kendi CLM sürecinizi uygulamanıza ve sözleşme yönetimindeki en yaygın darboğazlardan bazılarını önlemenize yardımcı olmak için bu kılavuzu hazırladık.
Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi (CLM) Nedir?
Yaygın olarak CLM adıyla bilinen sözleşme yaşam döngüsü yönetimi, bir sözleşmenin teklif aşamasından sona erme veya yenileme aşamasına kadar tüm yaşam döngüsü boyunca izlenmesini içerir. CLM, sözleşme yönetiminin en önemli unsurlarından biridir; çünkü sözleşmenin her tarafının taahhüdünü yerine getirmesini sağlar.
Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi, devlet düzenlemelerine uyumu ve önemli son tarihleri takip etmeyi kolaylaştırarak riski de en aza indirir. Özellikle kurum içi hukuk ekipleri veya satın alma ekipleri bulunan şirketler olmak üzere neredeyse her şirket CLM'den yararlanabilir.
Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi Sürecinin Aşamaları
Sözleşme yönetimi yaşam döngüsü, içerik oluşturmayla, yani taslak hazırlamayla başlar ve sözleşmenin yenilenmesiyle sona erer. Her paydaş, sözleşme oluşturma ve yürütmenin her aşamasına doğrudan dâhil olmasa bile her aşamada neler olduğunu anlamalıdır.
Sözleşme Oluşturma ve Taslak Hazırlama
Sözleşme taslağı hazırlama, bir anlaşmanın hüküm ve koşullarını kâğıda dökme veya elektronik imza kullanmayı planlıyorsanız ekranınıza aktarma sürecidir. Sözleşmeye dâhil edeceğiniz unsurlar, karşı tarafla neleri görüştüğünüze bağlıdır. Güçlü bir sözleşme genellikle şu temel hukuki gereklilikleri içerir:
- Sözleşmenin taraflarının adları (kişiler veya işletmeler)
- Fiyatlandırma (toplam maliyet, birim fiyat, saatlik ücret vb.)
- Kilometre taşları
- Ödeme tutarları ve vade tarihleri (ör. 1 Mayıs, 1 Haziran, 1 Temmuz ve 31 Temmuz'da ödenmek üzere $2,500 tutarında dört ödeme)
- Sona erme tarihi
- Taraflardan herhangi biri sözleşmeyi ihlal ederse ne olacağı (ör. gecikme ücretleri, sözleşmenin feshi)
Sözleşme Müzakeresi
Bir sözleşme taslağı hazırladıktan sonra herkesin aynı fikirde olduğundan emin olmak için şartları müzakere etmeniz gerekir. Bir sözleşmenin her tarafı kendi riskini en aza indirmek ve çıkarlarına uygun şartları müzakere etmek ister; bu nedenle sözleşme yönetimi yaşam döngüsünün bu aşamasında işinizi çok iyi takip etmeniz gerekir.
Örneğin bir tedarikçiye %25 peşin ödeme yapmak ve kalan %75'i ödemeden önce ürünlerinin kalitesini kontrol etmek isteyebilirsiniz. Satıcı muhtemelen en az %50 oranında bir depozito talep edecektir. Sözleşme müzakeresi, bu şartlar üzerinde pazarlık yaptığınız ve herkesi memnun eden bir sözleşme hazırlamaya çalıştığınız aşamadır.
Müzakere sürecinde bazı tavizler vermeniz gerekebilir. %25 depozito ödemek istiyor ve satıcı %50 talep ediyorsa belki %35 üzerinde anlaşabilirsiniz. Ayrıca aklınızda bir "masadan kalkma” noktası bulundurmanız da önemlidir. Bu, artık karşı tarafla müzakere etmeye istekli olmadığınız noktadır.
Sözleşme Onayı
Artık sözleşmenin hüküm ve koşulları üzerinde hepiniz anlaşmaya vardığınıza göre sözleşmeyi onaylama zamanı gelmiştir. Onay sürecine dâhil olan herkes sözleşme verilerini dikkatlice incelemeli ve bunların müzakere aşamasında hep birlikte üzerinde anlaştığınız hususlarla örtüştüğünden emin olmalıdır.
Sözleşme inceleme süreci, bir sözleşmeyi inceleme ve gerektiğinde düzenleme yapma uygulaması olan kırmızı kalemle incelemeyi içerebilir. Kırmızı kalemle inceleme genellikle iş birliğine dayalı bir süreçtir; bu nedenle yeni sözleşmeyi imzaya hazır hâle getirmek için diğer paydaşlarla çalışmaya hazırlıklı olun.
Have an account? Log In
Sözleşmenin Yürütülmesi
Yerleşik bir CLM çözümünüz yoksa sözleşmenin birden fazla kopyasını yazdırmanız ve her bir tarafın imzalamasını sağlamanız gerekebilir. Bunun yerine basılı bir kopya alıp tarayabilir ve ardından bunu herkese e-postayla gönderebilir veya elektronik imzaları toplamak için DocuSign gibi bir hizmet kullanabilirsiniz.
Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi yazılımı bu süreci çok daha kolaylaştırır. Birden fazla kopya yazdırmak veya taramak yerine sözleşmeyi kolayca oluşturabilir ve elektronik imzalarını atmaları için tüm taraflara gönderebilirsiniz.
Sözleşme İzleme
Sözleşme izleme aşamasında herkesin anlaşmanın koşullarına uyduğundan emin olmanız gerekir. Birçok durumda bu, sözleşme yönetimi yaşam döngüsünün en zorlu aşamasıdır; hatta müzakere aşamasından bile daha zordur!
İzleme süreci bir şirketten diğerine değişir, ancak genellikle karşı tarafın performansının sözleşmede belirtilen koşullarla karşılaştırılmasını içerir. Örneğin, bir BT şirketiyle sözleşme yaptığınızda anlaşmanın sistem güvenilirliği ve kullanılabilirliğiyle ilgili koşullar içermesi muhtemeldir. Şirket bu koşullara uygun performans göstermezse bu durum hükümsüz ve geçersiz bir sözleşmeyle sonuçlanabilir ve size kredi veya başka bir telafi hakkı sağlayabilir.
Bir sözleşme yönetim sisteminiz yoksa izleme özellikle zordur; çünkü sözleşmeyi bulmak ve ihtiyacınız olan bilgileri bulmak için sayfalarını çevirmek üzere zaman harcamanız gerekir. Güçlü bir yazılım çözümüyle sözleşmeyi saniyeler içinde bulabilir ve önemli kilometre taşlarını ve değişiklikleri bulmak için arama işlevini kullanabilirsiniz.
Sözleşme Yenileme
Bir sözleşmenin sonuna geldiğinizde karşı tarafla iş yapmaya devam etmek isteyebilirsiniz. Ya asıl sözleşmenin koşullarına uymaya devam edebilir ya da yeni koşullar üzerinde müzakere edebilirsiniz. Bazı durumlarda sözleşme otomatik olarak yenilenir.
Farkında Olmanız Gereken CLM Darboğazları
Bildiğiniz gibi darboğazlar, iş akışınızı yavaşlatan veya durduran sorunlardır. Gelir potansiyelinizi en üst düzeye çıkarmaya çalışırken mümkün olduğunca çok darboğazı ortadan kaldırmanız gerekir. Sözleşme yönetimi yaşam döngüsüyle ilişkili en yaygın sorunlardan bazıları şunlardır.
Karşı Tarafların İnceleme İçin Zaman Harcaması
Herkesin sözleşmeyi dikkatlice incelemesi gerektiğini söylediğimizi hatırlıyor musunuz? İnceleme süreci önemlidir, ancak sürecinizde bir darboğaz da oluşturabilir. Bir CLM sisteminiz yoksa sözleşmenin kopyalarını posta yoluyla göndermeniz veya birden fazla kişiye e-postayla iletmeniz gerekebilir; her iki yöntem de işleri yavaşlatabilir.
Hukuk Departmanından Kaynaklanan Gecikmeler
Sözleşmeler önemli olsa da şirket avukatlarının birçok sorumluluğu vardır. Bir şirketin ticari markasını korumak, bir satın almayı müzakere etmek veya şirket dışı hukuk danışmanlarını yönetmekle ilgileniyor olabilirler. Bu konularla ilgilenirken sözleşmelerinizi incelemiyor olurlar. Sonuç olarak hukuk departmanı, sözleşme yönetimi sürecinde yaygın bir darboğazdır.
Manuel Sözleşmeleri Saklamanın Zorluğu
Bir sözleşme yönetimi aracı olmadan, ihtiyaç duyduğunuzda önemli belgeleri bulmak zordur. Basılı kopyalar için merkezi bir arşiviniz varsa doğru sözleşmeyi bulmak üzere birinin oraya gidip kutuları veya dosya dolaplarını araması gerekir. Dijital bir sözleşme arşiviniz olsa bile bu arşiv biraz düzensiz olabilir ve ekip üyelerini binlerce elektronik dosyanın içinde arama yapmaya zorlayabilir.
Etkisiz Sunum Yöntemleri
Birçok şirket uzun sözleşmeler hazırlayıp incelemeleri için bunları herkese e-postayla gönderme hatasına düşer. Bu, birkaç nedenden dolayı bir darboğaz oluşturur. İlk olarak, alıcılardan bazıları e-posta bildirimlerini hemen görmeyebilir ve bu da belgeyi incelemelerini geciktirir. İkinci olarak, bu kadar uzun bir sözleşmeyi incelemek biraz göz korkutucu olabilir. Bir veya iki alıcı sözleşmenin ne kadar uzun olduğunu görüp birkaç gün boyunca incelemek için zamanları olmadığına karar verebilir.
Sözleşme Süreci Hakkında İçgörü Eksikliği
Sözleşme yönetimi yaşam döngüsünde birçok kişi yer alır, ancak bunların hepsi sözleşme uzmanı değildir. Örneğin, baş satış temsilciniz Salesforce kullanma ve çeşitli iş ihtiyaçlarını nasıl karşılayacağını belirleme konusunda çok başarılı olabilir, ancak sözleşmeleri inceleme veya elverişli koşulları müzakere etme konusunda herhangi bir resmi eğitim almamış olabilir. Sözleşme yönetimi kursları bilgi açığını kapatmaya yardımcı olabilir.
Sürece dahil olan herkes sözleşmeler konusunda kapsamlı deneyime sahip olsa ve sözleşme yönetimi sertifikalarına sahip olsa bile, sürece ilişkin görünürlük eksikliği nedeniyle her sözleşmenin durumunu bilmiyor olabilir. Örneğin, sözleşme şirket içi avukatınızın masasındaysa, diğer iş kullanıcıları avukat hukuki incelemeyi tamamlayana kadar sözleşmeye ne olduğunu bilemez.
Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetiminde En İyi Uygulamalar
Etkili sözleşme yönetimi, her büyüklükteki kuruluş için kritik öneme sahiptir. Bu en iyi uygulamaları izleyerek süreci biraz daha kolaylaştırabilirsiniz.
İş Akışlarını Otomatikleştirin
Yukarıda belirttiğimiz gibi, manuel süreçler gelir getiren faaliyetlere harcanabilecek çok fazla zaman alır. Zaman kazanmak ve verimliliği artırmak için iş akışlarını mümkün olduğunca otomatikleştirmek önemlidir. Güçlü bir sözleşme yaşam döngüsü yönetimi çözümü, zahmetli süreçleri ortadan kaldırmanıza ve herkesin aynı bilgiye sahip olmasını sağlamanıza yardımcı olabilir. Özellikle kuruluşunuzun özel ihtiyaçlarını karşılayacak bir sözleşme yönetimi yazılımında nelere dikkat etmeniz gerektiğini biliyorsanız
İş akışlarını otomatikleştirmenin bir yolu, yaygın sözleşme koşullarından oluşan bir madde kütüphanesi oluşturmaktır. Yeni bir sözleşme oluşturduğunuz her seferde aynı koşulları yeniden yazmak yerine, özel kütüphanenizdeki standart koşulları girebilirsiniz. Sözleşme otomasyonu araçları, bu tür iş akışı optimizasyonunda başarılıdır.
Şablonları Standartlaştırın
Yeni bir sözleşme imzaladığınız her seferde her şeyi yeniden oluşturmanız gerekmez. Şirketinizin iletişim bilgileri, kilit personelin adları ve standart kilometre taşları gibi standart bilgilerle önceden doldurulmuş sözleşme şablonlarını kullanmanız yeterlidir.
Sorunsuz İş Birliği
Manuel süreçler, her şeyi yavaşlattığı ve birden fazla kişinin aynı anda bir sözleşmeyi incelemesini ve izlemesini zorlaştırdığı için etkili iş birliğinin de önüne geçer. Ekip üyelerinin internet bağlantısı olan her yerden erişebileceği bulut tabanlı bir CLM çözümü uygulayarak iş birliğini geliştirin.
More Articles
Aşamalar Boyunca Şeffaflık
Şeffaflık eksikliği, özellikle sözleşme ihlaline neden oluyorsa kuruluşunuzda büyük sorunlara yol açabilir. Bunun olmasını önlemek için her aşamada şeffaflığı esas alın. Bir CLM sistemi, sözleşmenin hangi sürümünün en güncel olduğunu belirlemeyi veya belgeyi en son düzenleyen kişiyi bulmayı kolaylaştırarak bu hedefe ulaşmanıza yardımcı olabilir.
Uygun Sözleşme Sonrası Takip
Birçok kişi sözleşmeyi imzalamanın yaşam döngüsündeki son adım olduğuna inanır, ancak bildiğiniz gibi bu doğru değildir. Herkesin sözleşme koşullarına uyduğundan emin olmak için düzenli olarak takip yapmanız gerekir. Sözleşmenin sona erme ve yenileme tarihlerini kontrol etmek de önemlidir.
Hukuki Kesinlik ve Güvenlik
Hükümetler sürekli olarak yeni yasalar çıkarıyor veya mevcut yasaları değiştiriyor; bu da hukuki ve düzenleyici gerekliliklere uyumu daha da zorlaştırıyor. Ne yazık ki imzalanmış sözleşmeleri ağzına kadar dolu dosya klasörlerine tıkıştırmak, uyum çalışmalarınızı yönetmenin en iyi yolu değildir.
Şirketinizin uyumlu kalmasını sağlamanın bir yolu, hukuki kesinlik için CLM yazılımı kullanmaktır. Bu tür bir yazılımla erişim yetkilendirmelerini yönetmek ve bir sözleşmede kimin değişiklik yaptığını öğrenmek kolaydır.
CLM Yazılımı Yardımcı Olabilir
Sözleşme yaşam döngüsü yönetimi yazılımı, bu kılavuzda ele alınan sorunların çoğunu çözebilir; verimliliği artırabilir ve gelir potansiyelinizi en üst düzeye çıkarmanızı kolaylaştırabilir. Bu tür bir yazılım, her büyüklükteki işletmenin sözleşmeler ve diğer belgeler için merkezi bir arşiv oluşturmasını sağlar; böylece basılı kopyaları alma ve bunları depolayacak bir yer bulma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Bulut tabanlı CLM yazılımı, paydaşların dünyanın her yerinden sözleşmeleri görüntülemesine ve imzalamasına olanak tanıyarak iş birliğini de mümkün kılar. Hatta bazı sistemlerde mobil uygulamalar bulunur; bu da ekip üyelerinin hareket hâlindeyken sözleşmeleri incelemesini kolaylaştırır.
Daha fazla ipucu mu istiyorsunuz? Başarılı bir işletme yürütmenize yardımcı olması için bültenimize abone olun.